■李清芳 王利芳 侯瑾

山西北方機(jī)械制造有限責(zé)任公司

現(xiàn)代化的企業(yè)管理越來(lái)越趨向于自動(dòng)化程序化，很多企業(yè)都有自己獨(dú)特的信息管理平臺(tái)并根據(jù)社會(huì)和科技的發(fā)展不斷的更新?lián)Q代，檔案管理作為功能模塊之一，在利用、傳遞、形成和存儲(chǔ)方面都發(fā)生了翻天覆地的變化，這就要求企業(yè)必須充分利用信息技術(shù)積極探索企業(yè)檔案管理的新模式和新方法，企業(yè)檔案管理的主要對(duì)象是人事信息、項(xiàng)目資料和一些具體的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，涉及的內(nèi)容比較紛繁復(fù)雜，規(guī)模也十分驚人，如果是規(guī)模較大的企業(yè)，那么檔案管理的工作量就往往會(huì)消耗掉大量的資源，在這一背景下促進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)的融入是十分有必要的，若是沒(méi)有現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，在查閱、檢索和管理方面的工作都十分困難。

1 企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

如今各個(gè)企業(yè)都迎來(lái)了檔案管理的關(guān)鍵期，傳統(tǒng)的檔案管理方式不能滿足企業(yè)發(fā)展的需求，這就要求企業(yè)的檔案管理工作需要整合信息技術(shù)，幫助企業(yè)的管理者能夠從一大堆的檔案中解脫出來(lái)，更準(zhǔn)確地挖掘到更有效的信息，方便對(duì)企業(yè)資源進(jìn)行整合，在經(jīng)濟(jì)全球化的浪潮中市場(chǎng)正在不斷變化，企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力也在慢慢過(guò)渡到面向國(guó)際化，逐漸脫離了政府的幫助，政府不再幫助企業(yè)進(jìn)行檔案資料管理工作，某些企業(yè)也不太重視檔案的管理工作，這就會(huì)使得一些關(guān)鍵資料在需要用到的時(shí)候發(fā)現(xiàn)缺失，這幾乎是我國(guó)大多數(shù)企業(yè)檔案管理制度中存在的致命弱點(diǎn)，在這樣不容樂(lè)觀的現(xiàn)狀中企業(yè)檔案管理的信息化管理需要一定的適應(yīng)過(guò)程才能夠逐步完善，首當(dāng)其沖就是要改變檔案管理人員的觀念，很多檔案管理人員受傳統(tǒng)觀念的思想認(rèn)為紙質(zhì)文本使用起來(lái)更加得心應(yīng)手，這就會(huì)導(dǎo)致他們不能夠很好的跟隨時(shí)代的發(fā)展進(jìn)行信息化辦公，其次企業(yè)要認(rèn)識(shí)到信息化辦公也是有利有弊的，雖然節(jié)省了大量的人力物力資源，但是一旦網(wǎng)絡(luò)上存在漏洞就會(huì)導(dǎo)致機(jī)密檔案資料存在資料泄露的問(wèn)題，進(jìn)行檔案管理信息化首先對(duì)硬件設(shè)備的要求就比較高，這對(duì)于很多企業(yè)來(lái)說(shuō)都是一筆不菲的開支，引入相關(guān)的電子設(shè)備之后也不是一勞永逸的，還要定期的對(duì)其進(jìn)行更新和維護(hù)，同時(shí)電子化的檔案資料如果突然遇到機(jī)器故障或者斷電情況，就會(huì)導(dǎo)致之前的工作付之東流，這些也是企業(yè)在進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理時(shí)不能逃避的問(wèn)題。

2 現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理產(chǎn)生的影響

2.1 推動(dòng)檔案管理方式的變革

現(xiàn)代信息技術(shù)彌補(bǔ)了傳統(tǒng)工作模式的不足，同時(shí)也賦予了相關(guān)工作的實(shí)施人員更多的自主權(quán)可以把創(chuàng)新和發(fā)展理念融入到實(shí)際的工作中來(lái)，現(xiàn)代化的信息技術(shù)給了傳統(tǒng)的檔案管理人員以新的企業(yè)檔案管理工作思路，讓企業(yè)檔案管理的模式產(chǎn)生了巨大的變革，對(duì)工作效率和工作質(zhì)量也會(huì)有較大的提升，這也有利于把檔案管理工作的價(jià)值最大化，員工的工作效率有顯著的提升。

2.2 實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理智能化

智能化的檔案管理工作可以通過(guò)設(shè)置進(jìn)行快速的信息提取和整合，根據(jù)管理者的需要進(jìn)行模糊邏輯的分析，這樣管理者就可以盡快的在一大堆或有效或無(wú)效的數(shù)據(jù)中篩選出需要用到的數(shù)據(jù)，信息時(shí)代的企業(yè)檔案管理工作的工作量已經(jīng)達(dá)到了井噴的狀態(tài)，各種復(fù)雜的信息數(shù)據(jù)都要通過(guò)信息化的手段來(lái)進(jìn)行處理才可以幫助企業(yè)的管理人員挖掘有效信息當(dāng)中的價(jià)值，這些數(shù)據(jù)通過(guò)智能化的處理可以挖掘其更深層次的商用價(jià)值，管理者在這些信息的輔佐下可以做出更正確的管理決策。

2.3 提高檔案管理人員的水平

企業(yè)要在千變?nèi)f化的市場(chǎng)中站穩(wěn)腳跟必須讓檔案管理者打破思維僵化的局勢(shì)給企業(yè)帶來(lái)更大的利益和產(chǎn)出，傳統(tǒng)檔案管理模式的效率與現(xiàn)代化信息技術(shù)的檔案管理模式相比自然是不足一提的，可是其最為致命的弱點(diǎn)就是讓檔案管理者的思維受到了一定的限制，傳統(tǒng)檔案管理模式的消失幾乎是必然的結(jié)果。

3 基于現(xiàn)代化信息技術(shù)如何進(jìn)行企業(yè)檔案管理

（1）做好統(tǒng)籌規(guī)劃工作,相關(guān)的管理人員要認(rèn)識(shí)到檔案的數(shù)字化并不是一朝一夕的功夫，而是需要基于企業(yè)實(shí)際出發(fā)制定的長(zhǎng)遠(yuǎn)的計(jì)劃和打算，若是想要把大量檔案信息數(shù)字化首先就要對(duì)檔案的信息有一個(gè)整體的了解和整合，制定出科學(xué)的規(guī)劃來(lái)確定數(shù)字化處理的規(guī)劃和硬件的購(gòu)置計(jì)劃，在選購(gòu)硬件設(shè)備和數(shù)字化的過(guò)程中都要求其擁有較強(qiáng)的拓展能力和支撐能力，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理規(guī)劃要循序漸進(jìn)，先把利用率比較高的檔案資源數(shù)字化以滿足大多數(shù)使用者的需求，然后逐步進(jìn)行其余資料的數(shù)字化。

（2）做好選擇，企業(yè)檔案資源要全部數(shù)字化是不可能的，部分老舊過(guò)時(shí)的信息也需要淘汰掉，這就需要相關(guān)的檔案工作人員根據(jù)一定的原則對(duì)這些信息進(jìn)行篩選和劃分，弄清楚需要進(jìn)行數(shù)字化的檔案和不需要進(jìn)行數(shù)字化的檔案，把那些高利用率、標(biāo)準(zhǔn)、有序、高價(jià)值的信息資源進(jìn)行數(shù)字化，對(duì)特色檔案、重點(diǎn)檔案和利用率高的檔案要進(jìn)行優(yōu)先數(shù)字化以盡快滿足企業(yè)管理者的需求。

（3）優(yōu)化設(shè)置掃描參數(shù)，為了加快信息錄入的速度，相關(guān)的企業(yè)檔案管理人員要對(duì)掃描儀的分辨率的選擇進(jìn)行綜合的考慮，掃描儀是信息錄入必須用到的硬件工具之一，企業(yè)檔案中文件的數(shù)字影像的清晰度和效果直接和掃描儀掃描參數(shù)的確定和選擇有關(guān)，管理人員要根據(jù)實(shí)際情況來(lái)考慮掃描文件的輸出打印質(zhì)量、存儲(chǔ)空間和可閱讀性，重要文件掃描入系統(tǒng)的影像必須十分清晰，因此掃描儀的分辨率要調(diào)高，但是相應(yīng)的存儲(chǔ)空間和掃描時(shí)間就會(huì)增加。

信息化時(shí)代高速發(fā)展的技術(shù)讓不少缺乏技術(shù)應(yīng)用的企業(yè)逐漸沒(méi)落下去，同時(shí)也為一些具備新思想新理念的企業(yè)帶來(lái)巨大的生產(chǎn)力發(fā)展，因此現(xiàn)代化的企業(yè)生產(chǎn)力強(qiáng)化不僅要在業(yè)務(wù)上融入相應(yīng)的信息技術(shù)，也需要把這些信息技術(shù)引入到包括檔案管理在內(nèi)的各項(xiàng)瑣碎工作當(dāng)中，這樣才有助于強(qiáng)化企業(yè)在市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng)力。

[1]李永元.現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的影響與對(duì)策[J].卷宗,2017,(22):88-88.

[2]王肖.現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的影響及優(yōu)化策略[J].城建檔案,2017,(7):30-31.