■梁偉杰

欽州學(xué)院

1 引言

高?；n案是高等學(xué)校在基建管理和基建工程項目活動中直接形成的、有保存價值的文字、圖表及聲像載體等材料。它既是高校建設(shè)過程、發(fā)展歷程的真實記錄，又是高校進一步發(fā)展的重要基礎(chǔ)和依據(jù)。隨著我國高等教育事業(yè)的迅速發(fā)展，特別是不少高校的擴建、新建項目，基建工程增加?；üぷ魇菍W(xué)校建設(shè)的重要組成部分，怎樣科學(xué)、規(guī)范管理好基建檔案，使其在新的平臺上更好地發(fā)揮作用，服務(wù)于學(xué)校的發(fā)展，是當前高校檔案部門、基建部門思考的問題。

2 基建檔案的特點

基建檔案除了具有一般檔案的信息性、價值性、原始記錄性等特點以外，還存在以下特點。

2.1 成套性

每一個項目的基建檔案，都由各部分工程文件的每一個環(huán)節(jié)的文字、圖紙記錄而成，整體工程項目之間的檔案文件材料是一個相對獨立、不可分割的有機整體，一個完整的基本建設(shè)項目檔案，符合它所反映的客觀實體。這是高?；n案成套整體性的特點。

2.2 專業(yè)性

在基建工作中形成的材料，涉及到設(shè)計、勘探、施工、安裝、消防等專業(yè)技術(shù)活動，產(chǎn)生的歷史記錄不僅是不變的，在以后項目的維修、驗收、審查都是以它為唯一的依據(jù)，基建檔案的內(nèi)容性質(zhì)及其形成領(lǐng)域，專業(yè)性很鮮明。

2.3 實用性

基建項目完成后，基建檔案可以體現(xiàn)出建筑物的性質(zhì)、結(jié)構(gòu)等，特別是以后建筑物需要維修、擴建、改建，或產(chǎn)權(quán)認定、解決相關(guān)的土地糾紛等管理工作時，基建檔案起到的作用是其他材料不可替代的；此外，基建檔案既能為技術(shù)交流和科學(xué)研究服務(wù)，也能為現(xiàn)實生產(chǎn)服務(wù)，基建檔案具有實效實用性。

2.4 滯后性

一般來說，基本建設(shè)項目的建設(shè)完成，需要有一個周期，特別是投資大，涉及面廣的基建項目，周期會更長。項目的建設(shè)過程，存在一定的彈性因素（例如資金不到位等）影響，因而形成一套完整的基建檔案，也就滯后于它所反映的基建項目本身的完成時間[1]，只有等基建工程驗收工作完成后，才能把全部資料整理完畢進行歸檔。

3 基建檔案的重要性

作為高校檔案的一部份，基建檔案有其不可替代的作用，其意義主要如下：

3.1 是高校建筑使用維護的有效工具

在校園建筑需要改建擴建、裝修維修、線路鋪設(shè)等工程中，為確保工程的安全、施工的準確、竣工的順利等，都要利用基建檔案；此外，在一些搬遷至新建校區(qū)的大學(xué)，其老校區(qū)的基建檔案，是新用單位進行改造、改建、裝修校園建筑的參考依據(jù)，基建檔案為學(xué)校建設(shè)提供了周密嚴謹?shù)姆?wù)。

3.2 是高校建設(shè)項目合法性的重要體現(xiàn)

基建檔案包含了高?；üこ谈鱾€階段的材料，包括工程預(yù)算、工程施工及竣工文件等，另外，基建工程的設(shè)計方案和圖紙，基建檔案的重點內(nèi)容，其中有關(guān)基礎(chǔ)建設(shè)的設(shè)計圖、施工和竣工圖，還有相應(yīng)的文字說明，都為高校的已有建筑的維護、管理及合理使用提供有力依據(jù)，除此之外，基建檔案中的建設(shè)許可證、用地批準及項目立項等文件，也是高校建設(shè)項目合法性的體現(xiàn)，是維護高校建設(shè)合法權(quán)益的憑證。

3.3 是高校建筑質(zhì)量評估的重要依據(jù)

隨著工程建設(shè)工作的發(fā)展，其投資形式越來越多元化，高校基礎(chǔ)建設(shè)投資資金來源較多，有地方政府財政扶持，有國家撥款[3]，還有社會的捐款等模式，復(fù)雜多樣，而工程質(zhì)量如何，關(guān)系到各方安全，基建檔案是工程項目的全程記錄，是工程建設(shè)從零起步到日漸形成主體的建設(shè)質(zhì)量的反映，作為全過程記錄材料的基建檔案，對于建筑建設(shè)質(zhì)量的評估起著重要作用。

3.4 是維護教工利益的重要依據(jù)

基建檔案不僅對學(xué)校的建設(shè)發(fā)展起到積極作用，而且它所包含的文件材料，對教職員工的切身利益也帶來影響，學(xué)校為教工住房辦理房屋所有權(quán)證時，就需要利用到基建檔案中的消防驗收合格意見、建筑工程施工許可證等文件；另外，在建立健全學(xué)校公房網(wǎng)數(shù)據(jù)等工作中，也需要利用基建檔案，提供準確信息?；n案在維護教工利益等方面起到了極大作用。

4 存在的問題

4.1 檔案管理意識不足，存在“重建設(shè)，輕檔案”現(xiàn)象

由于工程項目的完成時間較長，涉及的人員、內(nèi)容較廣，材料編制周期長等原因，給基建材料收集完整增加了難度。基建項目在研究階段，文件可能會漏缺，在招標時段，由于中標單位歸檔不及時，資料容易散失，施工過程中形成的圖紙和施工日志，由于施工單位不重視資料的收集整理工作，也會造成材料保存不齊全；另外，有不少基建材料會分散在承辦人或技術(shù)員手中，他們往往將這些建設(shè)資料隨便放進自用的柜子或抽屜，沒有做到及時把資料移交給檔案管理員，最后需要向知情人詢問，催收，才得以回收歸檔，管理人員如果疏忽了跟蹤項目基建材料工作，基建檔案材料就會不完整；此外，不少高?；ú块T的檔案工作規(guī)范、制度只有大致框架，還缺少細則落實，缺少行之有效基建檔案管理制度和收集、立卷的配套辦法。檔案工作不寫進工作計劃、不列入崗位責任制的考核范圍，基建檔案管理比較隨意，工作結(jié)果難有保障，往往是要使用檔案的時候，就會出現(xiàn)查閱無果，無處可尋的無助局面?；n案的管理是基建項目管理工作的重要組成部分，但不少高校檔案管理意識較弱，特別在基建部門，普遍存在“重建設(shè)，輕檔案”的現(xiàn)象。

4.2 缺乏專業(yè)人員管理，工作較為被動

檔案管理需要專業(yè)技能，社會的發(fā)展也對檔案管理人員提出更高的要求，需要復(fù)合型的人才，但是，當前高校檔案機構(gòu)人員普遍存在進入門檻較低的現(xiàn)象，不少高校因從解決學(xué)校眼前面臨的一些困難出發(fā)，安排學(xué)校引進人才的家屬進館，而缺乏從專業(yè)角度進行考慮招聘檔案員，給檔案工作的長遠發(fā)展帶來了不利因素。目前，高校檔案部門基建工程專業(yè)或檔案專業(yè)知識的管理員較少，兩者都兼而有之的管理員更少?；n案內(nèi)容涉及的專業(yè)知識很強，檔案人員如果沒有一定的基建知識，對做好基建檔案管理工作帶來影響，給檔案管理水平的突破帶來困難，工作不僅沒有創(chuàng)新，而且容易陷入被動的局面；在基建部門，兼職檔案員大多是不熟悉基建業(yè)務(wù)或?qū)n案知識了解甚少的，加上管理人員變換頻繁，部門沒有明確相關(guān)的管理規(guī)定，難以形成一個良性的檔案管理機制，學(xué)?；ú牧系氖占c整理工作就陷入被動的局面。

4.3 基建材料不規(guī)范，歸檔質(zhì)量受到影響

高校檔案部門在接收進館（室）的基建材料中，經(jīng)常出現(xiàn)以下問題：不少材料不符合歸檔要求，一些起著憑證作用或具有法律效力的關(guān)鍵文件，卻是復(fù)印件；有些基建材料上的蓋章、簽字等不全，失去原有的作用；不少基建材料紙張大小不一，個別材料是起著憑證作用的，卻用鉛筆、圓珠筆書寫，任意涂寫，字跡模糊；有些移交歸檔的材料內(nèi)容與實物不相符合[4]，例如設(shè)計變更、施工記錄等，等到項目竣工要歸檔材料時，發(fā)現(xiàn)問題所在，就必須用很多時間把正確的材料催收；不少高校基建檔案歸檔工作質(zhì)量不高，檔案信息化程度偏低，基建檔案歸檔目錄中，做到的只是“目錄級”的管理，在檔案信息管理系統(tǒng)上檢索到目錄，而沒有相應(yīng)的電子文件；許多高?；ú块T未能做到部門立卷，把材料上交后由檔案部門整理歸檔。

4.4 基建檔案載體單一，信息化程度不高

按檔案相關(guān)要求，基建工程檔案必須要有電子檔案，與紙質(zhì)檔案一并進行歸檔。在項目施工過程每一個階段，都留下電子文件或照片，做到管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化，使基建檔案能準確、及時、可靠、完整地為利用者提供服務(wù)。但不少高?；n案除紙質(zhì)材料外，特殊載體匱乏，存儲所占空間大；很多高校還是用傳統(tǒng)的管理方式，查檔時輔助以手工翻閱，效率較低，大多數(shù)是利用者到檔案室進行借閱,說明要利用的檔案內(nèi)容，檔案管理人通過檢索查找相應(yīng)的檔案原件，供利用者查閱或登記外借復(fù)印，存在諸多不便，整體而言，高校基建檔案的管理在管理理念、技術(shù)處理、運作設(shè)備等方面[5]，都未能跟上檔案管理現(xiàn)代化的步伐。

5 解決基建檔案管理問題的對策

5.1 提高檔案意識，重視基建檔案管理

一是高校檔案部門要從各方面提高學(xué)校整體的檔案意識，營造師生員工支持并自覺維護學(xué)校檔案工作的良好氛圍，為檔案工作的順利開展做好鋪墊；二是在基建檔案管理方面，多向領(lǐng)導(dǎo)匯報、溝通，領(lǐng)導(dǎo)認識到此項工作的重要性，特別是一些重大項目的檔案材料的管理，思想及制度上就會給予重視，加強指導(dǎo)、監(jiān)督，督促基建部門做好檔案材料收集工作；三是把檔案工作列入本部門工作計劃、納入考核范圍，特別是基建部門，要落實人員、提供條件管理基建材料，做到整個基建項目的檔案材料全程跟蹤，保證項目資料的收集完整；

5.2 基建檔案與基建項目同步進行管理

針對出現(xiàn)的問題，要使高校建設(shè)項目的檔案齊全完整，可以按以下方法處理：一是在基建工程實施的各個階段，就要同步對相關(guān)材料進行收集、整理積累，工程開始之初，必須對各方基建檔案的收集移交明確提出要求，把檢查基建檔案的情況落實到檢查工程進度與施工質(zhì)量中，包括對隱蔽工程文件材料的收集整理；二是基建部門（或能介入管理的檔案部門）要保持與設(shè)計、建設(shè)、施工單位的有機聯(lián)系[6]，以便及時解決基建材料歸檔的相關(guān)問題，嚴格要求施工方、監(jiān)理方等提供各個工作環(huán)節(jié)產(chǎn)生的材料，做好收集整理工作。學(xué)校要注意督促施工、監(jiān)理等各方配備資料管理員，明確管理責任，確保施工項目的材料完整。

5.3 提升檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

受客觀原因影響，目前高校檔案部門要招聘有基建專業(yè)知識的管理員存在困難，但要基建檔案科學(xué)、規(guī)范地管理好，需要管理員既有檔案業(yè)務(wù)技能，又懂基建知識，如何處理這一問題，這就要求檔案人員要有自我學(xué)習的意識，一是參加基建業(yè)務(wù)學(xué)習，多向基建專業(yè)的人員學(xué)習，熟悉了解基建項目各階段工作及形成材料情況；二是在自學(xué)、培訓(xùn)的同時，經(jīng)常向同行學(xué)習好的經(jīng)驗與管理方法，聽他們介紹行之有效的管理方法，為做好基建檔案管理打下基礎(chǔ)；三是為把好基建檔案歸檔的質(zhì)量關(guān)，基建部門的兼職的檔案員也需要具備基建知識，收集、移交好檔案材料，共同將學(xué)校的基建檔案向管理科學(xué)化、規(guī)范化方向推進。

5.4 推進基建檔案數(shù)字化工作

隨著信息時代的發(fā)展，查檔利用服務(wù)的需求，檔案數(shù)字化已成了必然趨勢。受經(jīng)費等的影響，高校檔案數(shù)字化工作啟動比較滯后。檔案部門要積極推動檔案數(shù)字化建設(shè)，將基建檔案傳統(tǒng)的手工管理改為利用計算機、數(shù)字攝影、數(shù)據(jù)庫、存儲等技術(shù)，把各種載體的材料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，然后以數(shù)字化的形式存儲、網(wǎng)絡(luò)化的形式提供服務(wù)。在數(shù)字化工作全面啟動前，高校要保證數(shù)字化需要的硬件和軟件設(shè)施投入，加強組織領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)。此外，建設(shè)單位要在基建項目管理數(shù)字化平臺上建設(shè)虛擬檔案管理中心，實現(xiàn)基建檔案數(shù)字化的前端控制。再者，基建部門、檔案部門要基建材料收集齊全，做好紙質(zhì)檔案與電子檔案同步歸檔工作。最后，繼續(xù)對現(xiàn)有的基建檔案進行數(shù)字化處理，實現(xiàn)全文（圖紙）掃描，建立基建數(shù)字檔案，盡可能減少實體利用給紙質(zhì)檔案帶來的磨損，保護好檔案。

結(jié)語

做好基建檔案管理工作是對歷史負責的具體體現(xiàn)，高校要給予足夠的重視，基建檔案數(shù)量較多，管理難度較大，檔案管理部門要根據(jù)實際工作中出現(xiàn)的問題，創(chuàng)新管理機制與服務(wù)形式，采取有效的辦法進行解決。檔案人員要與時俱進，主動作為，從各方面提高基建檔案管理與服務(wù)水平，促進檔案的科學(xué)化、標準化、規(guī)范化管理。

[1]肖宇.高校基建檔案管理中收集工作的難點研究[J].統(tǒng)計與管理，2017（11）

[2]陳晶，王寧.淺談高校基建檔案的作用[J].時代金融，2016（11）

[3]張良.高?；n案管理存在的問題與對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（11）

[4]劉赟博.如何提高高?；n案的歸檔率和完整率[J].城建檔案，2017（4）

[5]杜勇.論高校基建檔案的價值[J].蘭臺世界，2016（5）

[6]宋蕾.新形勢下高?；n案管理工作創(chuàng)新探究[J].經(jīng)貿(mào)實踐，2016（11）