連　欣

（福建商學(xué)院經(jīng)濟(jì)貿(mào)易系，福建 福州 350108）

高校行政秘書不僅僅是學(xué)校行政管理層的助手和參謀，也是學(xué)校行政管理層與教師、學(xué)生、員工間的紐帶和橋梁，并且具有深厚的內(nèi)涵、承上啟下、傳遞性以及多樣性等特征。在高校建設(shè)和發(fā)展的過程中，行政秘書工作發(fā)揮著十分重要的作用，有效地協(xié)調(diào)和維持著日常工作、部門內(nèi)部以及部門之間的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，同時(shí)也積極貫徹和宣傳著高校的工作精神。伴隨高等教育大眾化的速度加快，我國各大高校也得到了飛快的發(fā)展，但是由于資源緊張、時(shí)間不足等問題，高校普遍將注意力放在了教學(xué)基礎(chǔ)的設(shè)施建設(shè)以及師資力量的培養(yǎng)上，而嚴(yán)重忽略了對(duì)教學(xué)管理隊(duì)伍的建設(shè)?，F(xiàn)階段，高校行政秘書隊(duì)伍依舊存在許多的問題，本文將就其現(xiàn)狀展開探討，進(jìn)而提出有效的素質(zhì)提升路徑。

一、高校行政秘書隊(duì)伍的現(xiàn)狀

1、缺乏較強(qiáng)的創(chuàng)新意識(shí)和專業(yè)素養(yǎng)

在現(xiàn)階段的高校行政秘書隊(duì)伍中，大部分的人都沒有經(jīng)歷教育學(xué)專業(yè)的學(xué)習(xí)，并且缺乏一定協(xié)調(diào)管理能力與文秘寫作能力，很難勝任高校行政秘書的工作。一方面，高校行政秘書需要一定的專業(yè)能力，而高校行政秘書隊(duì)伍素質(zhì)不高的主要原因是人員素質(zhì)構(gòu)成參差不齊。大部分從事行政秘書工作的人并沒有將其視為愿意一生為之努力的事業(yè)，而只是將其看作維持生計(jì)的工作罷了。另一方面，行政秘書人數(shù)過少，導(dǎo)致秘書經(jīng)常被日常繁瑣的事務(wù)和管理所困，很難進(jìn)行在職學(xué)習(xí)和脫產(chǎn)進(jìn)修。但是，現(xiàn)在更多的情況是，繁雜的行政事務(wù)擠占了高校行政秘書的理論思考和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的時(shí)間，沒有精力去潛心學(xué)習(xí)和研究理論。所以，相當(dāng)大部分的行政秘書缺乏一定的技能訓(xùn)練和專業(yè)知識(shí)，大多停留在解決問題和就事論事的管理層面上。

2、缺乏高校領(lǐng)導(dǎo)的重視和合理的隊(duì)伍結(jié)構(gòu)

大多數(shù)的高校都存在著輕管理、重教學(xué)的現(xiàn)象。與此同時(shí)，高校并沒有意識(shí)到行政秘書隊(duì)伍建設(shè)的重要性，在相當(dāng)長的一段時(shí)間里，都只是將行政秘書看作事務(wù)性的工作，很輕易地就可以被替代。有些高校在行政秘書的配備上具有較強(qiáng)的隨意性，人員來源也十分地復(fù)雜，主要是由以下兩種類型的人員構(gòu)成：一是為了引進(jìn)高層次的人才而調(diào)動(dòng)的人員，甚至有一些是領(lǐng)導(dǎo)的親屬，進(jìn)而造成專業(yè)不對(duì)口、年齡較低、職稱與學(xué)歷不對(duì)稱等問題；二是為了減少其他崗位或者是加強(qiáng)師資力量而調(diào)動(dòng)的人員，進(jìn)而造成專業(yè)不對(duì)口的問題。這種做法對(duì)高校行政秘書隊(duì)伍良性發(fā)展造成了嚴(yán)重的影響，并且在一定程度上導(dǎo)致了高校行政秘書隊(duì)伍結(jié)構(gòu)的不合理性。種種問題都說明了高校行政秘書工作得不到相應(yīng)的重視，沒有良好的職業(yè)發(fā)展前景，并且行政秘書工作缺乏合理的科學(xué)評(píng)價(jià)考核標(biāo)準(zhǔn)，很難衡量其工作業(yè)績，從而造成工作干得好也得不到領(lǐng)導(dǎo)表揚(yáng)的情況。

3、缺乏一定的服務(wù)意識(shí)和工作意識(shí)

由于高校行政秘書自身工作的特殊性，行政秘書既需要處理辦公室的基本業(yè)務(wù)，還需要進(jìn)行監(jiān)督、協(xié)調(diào)以及會(huì)務(wù)安排等工作，所以這就要求高校行政秘書必須具備較強(qiáng)的工作責(zé)任意識(shí)。但是在實(shí)際的工作過程中，有一部分的行政秘書存在缺乏一定工作責(zé)任意識(shí)和行政道德認(rèn)識(shí)的現(xiàn)象，并且在行使自身工作責(zé)任時(shí)，缺乏為人民服務(wù)和“以人為本”的服務(wù)意識(shí)，甚至有些人認(rèn)為高校行政秘書在高校中工作任務(wù)負(fù)擔(dān)重、工資低、地位低，每天都是在做瑣碎的事情，談不上什么前途，于是就消極對(duì)待工作，往往是對(duì)付一天是一天的心態(tài)，如果一直抱有這樣的心態(tài)工作，根本無法提升高校行政秘書工作的效率，可見人們并沒有充分意識(shí)到高校行政秘書的工作和服務(wù)意義。

二、高校行政秘書現(xiàn)狀造成的心理失衡表現(xiàn)

1、職業(yè)愿景與自身抱負(fù)的矛盾所造成的動(dòng)機(jī)失衡

作為高校知識(shí)分子的主要組成部分，行政秘書能夠在高校特定的學(xué)歷層次以及工作環(huán)境中獲得與具有高學(xué)術(shù)造詣的人士的接觸機(jī)會(huì)，能夠通過耳濡目染來滿足自身在學(xué)術(shù)方面的心理需求，進(jìn)而將職業(yè)愿景規(guī)劃地較為遠(yuǎn)大。而實(shí)際上，繁雜的事務(wù)性工作占據(jù)了高校行政秘書大部分的工作時(shí)間，并且經(jīng)常會(huì)加班加點(diǎn)地趕寫材料，從而導(dǎo)致很難分出精力和時(shí)間來提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，更不要談科研工作了。所以，高校行政秘書想要在科研方面取得一定的成就是很難的。從另一個(gè)角度來說，他們很難得到心理上的滿足。這主要是因?yàn)楦咝Ｐ姓貢ǔＬ幱诰o張的工作狀態(tài)和較為嚴(yán)肅的工作環(huán)境氛圍，導(dǎo)致他們無法對(duì)工作產(chǎn)生濃厚的興趣，也就無法得到工作上的滿足與成就。由此可知，高校行政秘書很容易出現(xiàn)長久期待與現(xiàn)實(shí)嚴(yán)重脫節(jié)的心理矛盾。

2、自卑心理與渴望尊重的矛盾所造成的動(dòng)機(jī)失衡

作為高校權(quán)力機(jī)關(guān)的輔助職位，高校行政秘書的地位和身份決定了其不僅要承擔(dān)繁重的工作任務(wù)以及工作責(zé)任，還要多方位、全面地為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)。由此可見，高校行政秘書工作的核心內(nèi)容是服務(wù)性的工作。從一個(gè)角度來說，高校行政秘書與黨政機(jī)關(guān)秘書的身份與地位是有很大區(qū)別的，尤其是在晉升和待遇方面更是沒有有利的發(fā)展前景。從另一個(gè)角度來說，高校行政秘書必須肩負(fù)著社會(huì)輿論的壓力。高校內(nèi)部對(duì)于行政秘書是有一定偏見的，社會(huì)上也會(huì)對(duì)其存在一定的誤解，對(duì)高校行政秘書職業(yè)存在有失科學(xué)的想法，更是將傳統(tǒng)思想觀念深入到秘書工作之中，把高校行政秘書簡單看作為打雜、收發(fā)文檔、接打電話等，認(rèn)為只有教學(xué)能力差、學(xué)歷水平低的人才會(huì)去做這個(gè)行業(yè)，進(jìn)而導(dǎo)致高校行政秘書很容易出現(xiàn)自卑心理，形成渴望尊重與自卑心理二者之間的矛盾。

三、高校行政秘書隊(duì)伍素質(zhì)提升的主要路徑

1、為其提供學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)和良好的培訓(xùn)

高校應(yīng)對(duì)行政秘書相關(guān)的管理技能以及業(yè)務(wù)知識(shí)等方面培訓(xùn)給予高度的重視，不斷加強(qiáng)對(duì)其的培訓(xùn)力度。首先，高校應(yīng)組織和制定關(guān)于行政秘書工作培訓(xùn)的制度，并定期地在校內(nèi)開展培訓(xùn)活動(dòng)，同時(shí)時(shí)常邀請(qǐng)有關(guān)專家或是具有豐富經(jīng)驗(yàn)的校內(nèi)老師來進(jìn)行講解，有重點(diǎn)、有組織、有計(jì)劃地實(shí)施行政秘書業(yè)務(wù)技能的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。其次，高校應(yīng)積極派遣行政秘書外出參加學(xué)習(xí)和培訓(xùn)交流活動(dòng)，通過交流和學(xué)習(xí)來開闊自身的知識(shí)面，有效加強(qiáng)其業(yè)務(wù)素養(yǎng)和管理能力。

2、加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)素質(zhì)和思想道德修養(yǎng)提升的重視

作為學(xué)校形象的綜合部門，學(xué)校辦公室中的行政秘書是一個(gè)重要的職位，需要時(shí)刻注意提升自身的思想道德修養(yǎng)，保持積極的心態(tài)和進(jìn)取的思想，樹立正確的工作態(tài)度和工作作風(fēng)，具備較強(qiáng)的自信心和責(zé)任感。與此同時(shí)，高校行政秘書還要注重業(yè)務(wù)能力的加強(qiáng)。大多數(shù)的高校并沒有開展具有較強(qiáng)專業(yè)性的行政秘書業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，所以高校行政秘書應(yīng)充分發(fā)揮積極性和主觀能動(dòng)性，利用業(yè)余時(shí)間來加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。例如，通過對(duì)各類秘書文本和資料的研讀，來提升自身的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)知識(shí)；通過多讀書、積極參加培訓(xùn)，來改善工作方式，提高管理能力、控制能力和協(xié)調(diào)能力等；通過網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)和向他人請(qǐng)教，來不斷加強(qiáng)自身的公文寫作水平。

3、提高組織對(duì)其的人文關(guān)懷

高校行政秘書隊(duì)伍人員調(diào)動(dòng)十分地頻繁，很容易出現(xiàn)人文關(guān)懷的缺乏，進(jìn)而導(dǎo)致高校缺乏一定的凝聚力和向心力，工作效率也會(huì)隨之降低。根據(jù)調(diào)查顯示，大約有75%的高校行政秘書認(rèn)為自己所承擔(dān)的工作對(duì)加強(qiáng)個(gè)人和學(xué)校競爭力起不到一半以上的作用，甚至是沒有作用，由此可知，高校行政秘書嚴(yán)重缺乏認(rèn)同感，再加上沒有一個(gè)科學(xué)和合理的衡量標(biāo)準(zhǔn)來體現(xiàn)高校行政秘書的工作業(yè)績，所以更加難以得到認(rèn)同。所以，高校應(yīng)不斷提高對(duì)行政秘書隊(duì)伍的人文關(guān)懷。首先，構(gòu)建有利于行政秘書發(fā)展的良好輿論氛圍。高校應(yīng)多夸贊、多鼓勵(lì)，在政策允許的范圍內(nèi)適當(dāng)?shù)亟o予他們獎(jiǎng)勵(lì)，讓其感受到領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自身的認(rèn)同感，進(jìn)而激發(fā)其進(jìn)步的信心。與此同時(shí)，高校還應(yīng)在招聘階段嚴(yán)格選拔業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的人員，有效加強(qiáng)高校行政秘書的威望。

4、不斷完善評(píng)價(jià)考核體系

根據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，普遍的高校還沒有建立起較為完善的行政秘書評(píng)級(jí)考核體系。首先，制定針對(duì)高校行政秘書的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)于考取秘書從業(yè)證一級(jí)或年度評(píng)比表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員，給予職務(wù)聘用優(yōu)先或是一定的獎(jiǎng)勵(lì)等有效方式，進(jìn)而有效激發(fā)其工作主動(dòng)性和積極性。其次，提供給高校行政秘書更多的選擇和發(fā)展機(jī)會(huì)。根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)可知，大約有一半的行政秘書是希望能夠轉(zhuǎn)到院系教學(xué)崗位的，也就表明了大多數(shù)的高校行政秘書對(duì)未來的發(fā)展前景并不看好，所以才會(huì)選擇去做院系的專任教師。針對(duì)這類高校行政秘書，高校應(yīng)鼓勵(lì)其加強(qiáng)自身職業(yè)能力和專業(yè)素養(yǎng)，為日后自我職業(yè)規(guī)劃的實(shí)現(xiàn)奠定一定的能力基礎(chǔ)。再次，采取較為完善和成熟的考核方式。例如制定民主測評(píng)與工作完成效果相結(jié)合的業(yè)績考核制度，將其工作內(nèi)容制定為考核項(xiàng)目的指標(biāo)之一。

結(jié)語

綜上所述，在高校日常的工作環(huán)節(jié)中，高校行政秘書發(fā)揮著極其重要的作用，而現(xiàn)階段高校行政秘書面臨著眾多的問題，例如：缺乏一定的服務(wù)意識(shí)和工作意識(shí)、缺乏高校領(lǐng)導(dǎo)的重視和合理的隊(duì)伍結(jié)構(gòu)、缺乏較強(qiáng)的創(chuàng)新意識(shí)和專業(yè)素養(yǎng)等問題。面對(duì)這些問題，必須尋求高校行政秘書隊(duì)伍素質(zhì)提升和能力進(jìn)步的有效路徑，在提升高校行政秘書自我專業(yè)素養(yǎng)和思想道德素質(zhì)的同時(shí)，高校還應(yīng)構(gòu)建完善且成熟的考核評(píng)價(jià)體系，加強(qiáng)對(duì)行政秘書隊(duì)伍的人文關(guān)懷，并且向他們提供良好的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)和培訓(xùn)活動(dòng)。

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