史宏珍

（寧夏銀星煤業(yè)有限公司，寧夏靈武750408）

1 引言

文書檔案是企業(yè)各項經(jīng)營生產(chǎn)活動的有效記錄文件，對于企業(yè)后續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的制定有著不可忽視的重要作用。在文書檔案管理的各個環(huán)節(jié)中，檔案資源的收集是最重要，也是最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)，它對于豐富文書檔案資源、合理開發(fā)利用有著重要的現(xiàn)實意義。相對比其他類型的檔案資源，文書檔案涉及內(nèi)容較廣，檔案收集難度較大，特別是隨著社會的經(jīng)濟水平的不斷提升，企業(yè)文書檔案朝著多樣化方向發(fā)展，給文書檔案收集工作提出了更高的要求，如何在新形勢下做好企業(yè)文書檔案的收集工作，這就成為企業(yè)相關(guān)檔案管理人員需要思考的一大難題，必須要給予足夠的重視。

2 新形勢下企業(yè)文書檔案收集工作存在的問題

隨著社會的不斷發(fā)展以及信息技術(shù)的不斷推廣，給企業(yè)文書檔案管理創(chuàng)造了巨大的便利，例如相關(guān)計算機軟件的應(yīng)用，提高了文書檔案管理效率和質(zhì)量，但是總體而言，新形勢下企業(yè)文書檔案收集工作還存在一些問題，詳細包括以下幾點：第一，在企業(yè)日常的文書檔案收集工作中，管理人員僅僅將重點放在紅頭文件的收集上，而對于其他檔案資源重視力度較低，例如公司簡報、生產(chǎn)性合同等，這些檔案資源在新形勢下對于企業(yè)發(fā)展有著重要的制約作用，一旦檔案收集忽略了這些資源，就會導(dǎo)致嚴(yán)重的檔案丟失問題，無法指導(dǎo)企業(yè)進行后續(xù)的生產(chǎn)和經(jīng)營管理；第二，新形勢下很多企業(yè)檔案管理人員在進行文書檔案管理收集時，沒有注重收集內(nèi)容的完整性和系統(tǒng)性，而是盲目的開展檔案收集和整理，使得各類檔案資源交叉現(xiàn)象嚴(yán)重，一方面破壞了檔案資源之間的關(guān)聯(lián)性，另一方面也給后續(xù)的歸檔造成壓力。由于文書檔案收集缺乏系統(tǒng)性指導(dǎo)，使得文書檔案管理進度緩慢，無法發(fā)揮出實質(zhì)性效果。

3 企業(yè)文書檔案收集問題產(chǎn)生的原因分析

對于企業(yè)文書檔案管理工作而言，由于其無法直接對企業(yè)產(chǎn)生經(jīng)濟效益，所以很多企業(yè)都沒有對其給予足夠的重視，使得文書檔案管理逐漸缺乏可靠性，這就進一步限制了文書檔案收集工作的有效開展，最終導(dǎo)致收集環(huán)節(jié)出現(xiàn)諸多問題?？傮w而言，造成文書檔案管理出現(xiàn)問題的原因包括以下幾點：第一，企業(yè)相關(guān)管理人員缺乏足夠的檔案管理意識和理論知識，往往認為文書檔案就是紅頭文件，沒有很好的掌握其重要性和復(fù)雜性，導(dǎo)致文書檔案收集出現(xiàn)不完整的現(xiàn)象，最終造成重要檔案資源信息的丟失。第二，管理制度不健全。科學(xué)有效的文書檔案管理制度是確保收集工作順利進行的關(guān)鍵，但是就當(dāng)下而言，很多企業(yè)缺乏健全完善的文書檔案管理制度，使得檔案收集沒有相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范可循，例如對于收集時間、注意事項等沒有明確，最終導(dǎo)致檔案收集極度混亂。第三，領(lǐng)導(dǎo)層面的不重視同樣是導(dǎo)致文書檔案收集出現(xiàn)問題的原因，由于資金、技術(shù)、設(shè)備和人員等方面投入不到位，所以導(dǎo)致文書檔案收集工作效率和質(zhì)量較低，無法發(fā)揮出實質(zhì)性效果。第四，當(dāng)下很多企業(yè)文書檔案管理人員大都不是專業(yè)的檔案專業(yè)人才，有的甚至是身兼多職，由于檔案收集專業(yè)知識匱乏，所以導(dǎo)致質(zhì)量和效率達不到規(guī)范要求，最終給企業(yè)的發(fā)展造成嚴(yán)重的影響。[4]

4 如何做好新形勢下企業(yè)文書檔案收集工作

4.1 實行紙質(zhì)檔案和電子檔案雙套收集制

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)文書檔案管理朝著信息化方向發(fā)展，同時也使得傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。相對比紙質(zhì)檔案而言，電子檔案收集工作效率更高，可以更加快速準(zhǔn)確地進行相關(guān)資源信息的收集和存儲。但是由于網(wǎng)絡(luò)的不安全性，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)經(jīng)常面臨不法分子的入侵，使得文書檔案資料受到嚴(yán)重的威脅，給企業(yè)的發(fā)展造成嚴(yán)重影響。因此，新形勢下企業(yè)應(yīng)當(dāng)實行紙質(zhì)檔案和電子檔案的雙套收集制度，這樣就可以有效彌補彼此的缺陷，從而達到提高文書檔案收集質(zhì)量和效率的目的。[3]

4.2 健全完善的文書檔案收集制度

對于企業(yè)文書檔案收集工作而言，需要有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)制度進行規(guī)范和約束，這樣才能確保檔案收集的完整性和可靠性。因此，需要企業(yè)建立健全完善的文書檔案收集制度，同時在制度建立過程中要結(jié)合相應(yīng)的法律條例需求，實現(xiàn)制度與法律的有效結(jié)合，以確保文書檔案收集工作有條不紊進行。另外，在進行文書檔案收集制度建立時，企業(yè)相關(guān)負責(zé)人要對以往的問題進行分析和總結(jié)，將其納入到制度體系中，以避免后續(xù)出現(xiàn)同樣的問題。[2]

4.3 全面提升文書檔案收集人員綜合素質(zhì)水平

文書檔案收集作為檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，對于企業(yè)發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，所以企業(yè)負責(zé)人要特別重視，重點放在檔案收集人員素質(zhì)培養(yǎng)方面，以確保管理人員素質(zhì)符合實際需求，詳細做到以下幾方面內(nèi)容：第一，加強人員素質(zhì)培訓(xùn)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的培訓(xùn)機制，定期組織檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容重點放在檔案收集工作上，確保文書檔案收集環(huán)節(jié)不出現(xiàn)問題；第二，在招收檔案管理人員時，需要有效衡量其專業(yè)能力，不能盲目進行招收，以確保檔案資源收集的可靠性和真實性；第三，企業(yè)還需要建立和完善考核機制，對文書檔案管理人員進行定期考核，包括他們的檔案收集和管理能力以及工作態(tài)度，對于一些表現(xiàn)好的人員給予獎勵，對于能力差的進行相應(yīng)懲罰，以調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，確保文書檔案收集工作的順利進行。

4.4 完善檔案分類管理

檔案收集工作如果工作人員沒有嚴(yán)格的文檔分類意識，就會大大降低檔案管理工作的效率，影響檔案管理的質(zhì)量。因此，針對如今文書檔案收集中存在的資料分類不明等現(xiàn)象，各大企業(yè)應(yīng)該切實加強文書管理工作人員的分類和備份意識，通過對工作人員進行理論知識的學(xué)習(xí)，以及在公司進行相關(guān)新聞、實例的宣傳等，旨在時時刻刻的提醒工作人員應(yīng)該注意對檔案的歸納和整理。文書檔案收集的檔案如果能夠得到有效的歸納和整理，將會在一定程度上有效地提高檔案管理工作的工作質(zhì)量和工作效率，對企業(yè)的發(fā)展和社會的進步也有非常積極的作用[1]。

5 結(jié)語

綜上所述，文書檔案管理是企業(yè)發(fā)展歷程的真實記錄，同時也是后續(xù)發(fā)展的有效指導(dǎo)。而文書檔案收集作為檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，對其效率和質(zhì)量的提升顯得尤為關(guān)鍵，特別是新形勢下信息技術(shù)不斷推廣和應(yīng)用，使得文書檔案收集更加需要強化。針對目前企業(yè)文書檔案收集工作存在的問題，需要負責(zé)人給予足夠重視，具體結(jié)合企業(yè)自身的實際情況，通過實行紙質(zhì)檔案和電子檔案雙套收集制、健全完善的文書檔案收集制度、全面提升文書檔案收集人員綜合素質(zhì)水平以及完善檔案分類管理等手段，切實提高檔案收集效率和質(zhì)量，最終推動企業(yè)更進一步發(fā)展。