王雯

摘 要：檔案是一項工作或者工程的基礎(chǔ)材料，它可以為我們提供各種數(shù)據(jù)和原始材料，它可以幫我們有效還原整個工作或者工程的發(fā)生和發(fā)展情況。隨著社會的不斷發(fā)展，水利工程建設(shè)已經(jīng)成了我國重點工程之一，如何確保水利工程資料檔案的及時收集、整理和歸檔，為水利工程建設(shè)提供真實、可靠、全面的數(shù)據(jù)時本文論述的出發(fā)點，希望為水利工程建設(shè)中的資料檔案管理提供借鑒。

關(guān)鍵詞：水利工程；檔案管理；重要性

水利工程建設(shè)過程中的資料檔案管理是整個過程中重要的管理環(huán)節(jié)之一，這項工作屬于基礎(chǔ)工作，需要各個部門的全力配合，還需要有專業(yè)、專職的相關(guān)人員進(jìn)行具體操作，有效的資料檔案管理可以為水利工程建設(shè)的發(fā)展提供保障，總之，該項工作的重要性是毋庸置疑的，但是目前我國水利工程建設(shè)中的資料檔案管理工作還存在一些問題，這也是本文的研究重點。

一、水利工程資料檔案管理的重要性體現(xiàn)

（一）可以用有效、及時記錄水利工程建設(shè)的整個過程

資料檔案的管理最大的特點就是完整、及時、詳細(xì)，它可以真實、有效、及時的記錄水利工程全過程的發(fā)生與發(fā)展，我們通過這些資料可以了解工程材料的選取和使用情況、工程建設(shè)的進(jìn)展情況以及工程管理和負(fù)責(zé)人員的情況等等。此外，后來開展的各種水利工程也可以以此為借鑒，取其精華去其糟粕，將最有用的歷史經(jīng)驗和相關(guān)數(shù)據(jù)應(yīng)用于建設(shè)當(dāng)中，促進(jìn)水利工程建設(shè)的不斷發(fā)展，最終服務(wù)于我國水利建設(shè)的長遠(yuǎn)發(fā)展和科學(xué)研究。

（二）為工程竣工交付之后的后期管理、維護(hù)、運行提供借鑒

相關(guān)部門可以通過資料檔案來了解某項水利工程的進(jìn)展，同樣也需要根據(jù)這些材料對該項工程的各項指標(biāo)進(jìn)行檢驗，確定水利工程的級別、使用注意事項、抗災(zāi)防洪能力、使用期限等等，離開這些資料上述幾個指標(biāo)將無從查證。此外，資料檔案的有效管理還可以為日后項目的使用和維修提供依據(jù)，比如，工程遇險之時，相關(guān)人員可以及時查閱相關(guān)資料對危險發(fā)生的原因進(jìn)行分析，提出最有效的排除措施。再者，資料檔案還可以有效的記錄工程建設(shè)過程中的機構(gòu)設(shè)置、管理人員和工作人員配備以及他們的詳細(xì)信息，這些也是重要材料之一。這些都為日后工程的檢驗、維護(hù)、管理和日常運行提供了重要的借鑒。

（三）為印證水利工程管理建設(shè)質(zhì)量的終身責(zé)任制提供依據(jù)

我國對于水利工程建設(shè)的質(zhì)量實行的是終身責(zé)任制度，該制度的建立有效的保證了我國水利工程建設(shè)過程中的質(zhì)量提升，為我國水利發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。那么終身責(zé)任制度的實現(xiàn)就需要有相關(guān)的材料作為支撐，這就是水利工程資料檔案管理工作存在的重要意義之一，通過這些資料我們可以很容易確定某個工程某個環(huán)節(jié)的責(zé)任人，推進(jìn)責(zé)任追究的工作。最終可以有效推進(jìn)我國水利工程建設(shè)安全、高質(zhì)、有效進(jìn)行。為人們的日常生活提供更多精品、高質(zhì)的工程。

（四）是水利工程竣工、驗收的最后一個環(huán)節(jié)之一

所有工程建設(shè)，尤其是水利工程建設(shè)必須建立相關(guān)資料檔案，對檔案管理工作的驗收是項目竣工、投入使用之前的最后環(huán)節(jié)之一，對于檔案收集整理不合格、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確以及不利于日后查詢的均不得給予該工程竣工的批準(zhǔn)，把該項工作作為工程竣工投入使用的最后一項檢驗標(biāo)準(zhǔn)有利于督促資料檔案管理的開展和完成，為日后水利工程的正常投入使用提供借鑒。

二、水利工程中資料檔案管理存在的問題

（一）資料檔案管理制度不健全

無規(guī)矩不成方圓這是一個亙古不變的道理，在水利工程建設(shè)中的資料檔案管理也是離不開相關(guān)制度的，但是由于我國人們長期重實踐輕理論的習(xí)慣，導(dǎo)致相關(guān)水利建設(shè)部門并沒有給予資料檔案管太大的重視，尤其是在相關(guān)制度建設(shè)方面更是落后，這就導(dǎo)致相關(guān)的資料檔案管理不能滿足實際需要，很多資料整理已經(jīng)流于形式，失去了原有存在的價值。再者，即使有些部門建立了相關(guān)的規(guī)章制度，但是由于其不完善性和缺乏有效的監(jiān)督制度，還是不能起到很好的指導(dǎo)作用。缺失了制度性的指導(dǎo)，很多檔案資料沒有得到及時的收集、整理和歸檔，阻礙了我國水利工程建設(shè)的長期發(fā)展。

（二）資料不能及時整理歸檔

水利工程建設(shè)中很多資料或者文件都需要經(jīng)過一個自下而上的流程：業(yè)主——監(jiān)理——設(shè)計——施工——地質(zhì)部門，文件在每個環(huán)節(jié)都不一定被及時簽字、同意，如果遇到某些情況被耽誤了或者沒有得到同意再返回來修改，就會造成該文件不能快速的回到資料整理人員的手中，甚至在這個過程中還會出行丟失的情況，這就給資料的完整性帶來威脅。再加上水利工程建設(shè)資料檔案管理人員存在不專業(yè)、不專職等情況，再加上責(zé)任心要素，資料不能及時整理歸檔的情況經(jīng)常出現(xiàn)，這給水利工程建設(shè)資料檔案的使用造成不便。

（三）資料存在虛構(gòu)的問題

既然是資料就離不開人為的操作，那么在這個操作過程中資料的原始性和真實性就有可能被破壞，導(dǎo)致資料虛構(gòu)的原因有很多，比如，資料收集人員不能時刻跟隨現(xiàn)場，對于不在場的相關(guān)記錄就只能后補，那么真實性就很有可能遭到破壞；由于關(guān)于水利工程施工的表格有很多，而且在竣工檢驗中又必須存在，相關(guān)人員在填表過程中就存在應(yīng)付心理，不能準(zhǔn)確的填寫相關(guān)數(shù)據(jù)，尤其是在工程檢驗和投入使用之前，相關(guān)的表格更是不計其數(shù)，這些記錄都存在很多的應(yīng)付現(xiàn)象，這種應(yīng)付和后補現(xiàn)象都導(dǎo)致資料檔案可參考性下降，更嚴(yán)重的還會直接導(dǎo)致各種梳理工程安全事故的發(fā)生。

（四）水利工程檔案管理觀念還比較傳統(tǒng)

目前，我國水利工程建設(shè)中的檔案管理依然采取原始的手工記錄方式，但是隨著科技的發(fā)展，時代的進(jìn)步，這種原始的管理理念已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會的需要。再加上這種傳統(tǒng)的的管理觀念存在很多弊端：浪費人力物力、不利于查閱、不利于保存、不利于再次使用等等。此外，這種傳統(tǒng)的管理觀念導(dǎo)致的水利工程建設(shè)也很難與國際接軌，最終還會制約我國水利的建設(shè)和發(fā)展。

三、水利工程建設(shè)中檔案管理完善措施

（一）完善水利工程檔案管理制度措施endprint

制度是一種指導(dǎo)性的規(guī)范，尤其是國家相關(guān)的法律制度和規(guī)范更是一種強制性的保障，因此面對我國水利工程資料檔案的缺失和歸檔不及時現(xiàn)象，我們必須盡快完善我國水利工程建設(shè)相關(guān)的法律規(guī)章制度。具體而言：制定并完善基本的管理制度和監(jiān)督機制；根據(jù)具體情況出具指導(dǎo)性的規(guī)范意見；加大水利工程建設(shè)項目在審批上的革新制度；廢除不適應(yīng)時代發(fā)展的舊制度。最重要的還是對制度加大宣傳，提高相關(guān)人員對我國水利工程建設(shè)中資料檔案管理制度的意識和認(rèn)識。

（二）提升相關(guān)人員責(zé)任心，對資料要及時整理歸檔

眾所周知，水利工程建設(shè)周期都比較長，最短的也得在三年以上，這就給相關(guān)資料檔案的整理增加了難度，比如，在這個過程中資料檔案管理人員的調(diào)動、檔案資料的更新等情況都會給資料及時整理和資料完整性帶來威脅。因此提高相關(guān)人員的責(zé)任心，確保資料檔案的及時收集、整理和歸檔是水利工程建設(shè)中不可缺少的環(huán)節(jié)，具體而言：第一，在資料檔案管理人員選拔過程中要注重責(zé)任心、細(xì)心和耐心幾個要素；第二，資料檔案管理人員要及時對發(fā)出去的文件進(jìn)行收回，對于每項文件要進(jìn)行編碼，以防遺失；第三，對于批復(fù)或者更正的文件必須與原始文件裝訂到一起，保證該文件的原始性和修正過程完整性；第四，對于比較重要的文件要進(jìn)行電腦錄入，建立相關(guān)目錄和頁碼，保證連續(xù)、真實、有效的進(jìn)行資料檔案的收集、整理和歸檔工作；第五，對于檔案管理必須有專人的負(fù)責(zé)，想要查閱必須經(jīng)過嚴(yán)格的程序，而且要及時回收。

（三）資料存在虛構(gòu)問題的完善

通過上述分析，我們可以看出水利工程建設(shè)中資料虛構(gòu)的現(xiàn)象比較普遍，這就要求相關(guān)人員必須給予關(guān)注，但是資料檔案整理的重要意義不可忽視，本文針對該問題提出了幾點完善措施：第一，確?，F(xiàn)場施工有專門的相關(guān)數(shù)據(jù)和材料記錄員，這是保證根源性資料真實性的必要手段；第二，取消一些不必要的表格和手續(xù)，讓相關(guān)人員有更多的時間專注于重要的文件整理上面；第三，對于相關(guān)數(shù)據(jù)和文件在整理之后再次進(jìn)行確認(rèn)，可以以表格形式，將文件的基本信息和要素填到表格里，讓相關(guān)人員進(jìn)行真實性的簽字確認(rèn)，這樣兩遍手續(xù)可以更有效的保證各種資料的真實性；第四，對于故意或無意造成資料虛構(gòu)問題的人員要進(jìn)行不同程度的追責(zé)，從而督促相關(guān)人員對資料的真實性收集和整理盡職盡責(zé)。

（四）更新資料檔案管理理念，科學(xué)化管理檔案

通過上面論述我們可以看出，為了緊跟時代發(fā)展，水利工程建設(shè)中資料檔案管理也必須采用高科技進(jìn)行，尤其是這種施工周期比較長的工程，檔案管理的科學(xué)化發(fā)展更是一種必然的趨勢，具體而言：第一，檔案管理者必須親臨現(xiàn)場對相關(guān)情況和材料進(jìn)行記錄和收集，這種方法雖然耗時耗力，但是確是最直接有效的；第二，針對周期較長的工程采取分階段收集材料的方法，相關(guān)人員要與相關(guān)部門保持密切聯(lián)系，對每一個階段的工程進(jìn)展、材料狀況有一個清晰的了解，盡力保持材料的及時收集整理，并且要確保每個階段材料的完整性。第三，對于施工企業(yè)規(guī)模較大，相關(guān)資料檔案管理人員懶散的企業(yè)要進(jìn)行強制性的收集方式，對于負(fù)責(zé)交材料的部門可以收取押金或者罰金，督促檔案資料的及時上交和管理。

四、總結(jié)

綜上可以看出，水利工程建設(shè)中的資料檔案管理要及時、準(zhǔn)確、完整。因此在此項工作中要配備專業(yè)的人員、實行分類管理及時保存的方法，并且還要與高新科技接軌，提高資料檔案管理的效率。隨著社會的發(fā)展，水利工程建設(shè)的不斷推進(jìn)，該類工程中資料檔案管理效率必須得到足夠的重視，再加上檔案管理信息化的要求，這些都給水利工程資料檔案的整理提出了更高的要求，本文以此為出發(fā)點，提出了幾點完善措施，希望能夠為推動我國水利工程建設(shè)中的資料檔案管理工作有所裨益。

參考文獻(xiàn)：

[1]邱金水.基于網(wǎng)絡(luò)的水利工程現(xiàn)場信息化管理[J].安徽水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報.2011年03期.

[2]鄺嘉偉.工作任務(wù)驅(qū)動教學(xué)法在《辦公設(shè)備應(yīng)用》課程中的教學(xué)實踐初探[J].才智.2011年18期.

[3]李穎慧.文書檔案以件管理之淺見[J].科技信息.2011年17期.endprint