馬中林

辦會是黨辦人必備的基本功之一。黨的“十八大”以來，特別是中央“八項規(guī)定”出臺后，精簡、務實、高效成為黨辦會議的主流。在新形勢下，如何籌辦一場讓領導、參會人員和基層群眾都滿意的會議，是黨辦人“三服務”能力水平的具體體現(xiàn)，也是我們追求和奮斗的目標。

一、充分做好會前謀化，奏好“準備曲”

做好會議前期準備工作是會議成功的基礎。俗話說，“臺上一分鐘，臺下十年功”，會議前期準備工作重點應在“早、細、勤、實”上下功夫。

（一）早介入早謀化。會議不管大與小，繁與簡，對于辦會人來說，越早介入越占得先機。早介入能夠盡早領會上級精神，把握領導意圖，知曉會議主題，了解會議時間、地點、參會對象和會議議程，形成辦會思路，從而提前拿出“時間表”、繪出“路線圖”、掛出“責任書”。

（二）細分工勤督查。辦會是一項系統(tǒng)工程，也是一項細致工作，來不得半點粗心大意。從會議方案制定，下發(fā)會議通知，起草會議材料，會場布置等，都要周密思考，不遺漏任何一個環(huán)節(jié)。重大會議方案具體包括前期銜接、制發(fā)通知、收集名單、安排座次、擬制文案、布置會場、后勤保障等，有的會議還需要提前進行人員崗前培訓。工作任務實行菜單式管理，把責任細化分解到人，所有辦會人員要強化守好責任田意識，推行交辦負責制，限時辦結制，實行掛圖作戰(zhàn)的工作方式和掛賬銷號的落實機制，一項一項抓落實，一條一條抓推進，一個一個抓細化。例如就“落實參會人員”這一環(huán)節(jié)，又可細化分解為：列出參會名單、確認通知接收、接收參會反饋、交接核查簽字等。做到會議籌備不漏項、不出錯、不誤事，確保辦會工作有章可循、有條不紊、高效運行。

（三）講政治重實效。我們黨歷來把會風視為作風的重要內容，而作風又直接關系與人民群眾的密切聯(lián)系，關系到人心向背。作為黨辦人，應該忠實履行中央“八項規(guī)定”精神和省市委相關規(guī)定，堅持從緊從嚴從簡辦會，首先，從緊會議審批。建立健全會議審批制度，堅持能不開的會議堅決不開，能合并的會議堅決合并，能減掉的議程堅決減掉。嚴格控制會議數(shù)量和規(guī)模，讓領導從“文山會?！敝薪夥懦鰜?。其次，從簡辦會原則。學會去繁從簡，簡化不必要的環(huán)節(jié)和項目，摒棄一些陳舊觀念，甚至與黨紀法規(guī)不相符合的做法，例如會前迎來送往、會場擺放鮮花，會后贈送禮品等，不鋪張，不浪費，保證會風風清氣正。最后，從嚴會議紀律。忠誠自身崗位，嚴格遵守會議紀律，注重保守黨的秘密，特別是事關人事任免、重大事項決策等。

二、全力做好會中服務，奏好“進行曲”

做好會中服務是會議成功舉辦的關鍵。辦會人員應當具備“身在兵位，胸為帥謀”素質。

（一）要有統(tǒng)籌協(xié)調的能力。一場重大會議一般由多個單位、部門人員組成，一般分為會務組、現(xiàn)場參觀組、材料組、后勤接待組、宣傳報道組、安全保衛(wèi)組等若干個工作組，作為會議組織者在具體工作中，既強調一個口子進出，又推行分工協(xié)作、分塊負責、分兵作戰(zhàn)。對于固定步驟，要按部就班開展，做到忙而不亂，忙而有序；對于突發(fā)狀況，要主動介入，盡快統(tǒng)籌協(xié)調解決，切不可視而不見，或者繞而行之，讓小問題釀成大事故。同時應當提前制定好會議應急預案，以便不測之需。

（二）要有務求實效的作風。對于辦會人員來說，會場如戰(zhàn)場，辦會人員即要當好指揮員，又要當好戰(zhàn)斗員。這就對我們提出了較高要求。所有人必須有落地有聲、有令必行的執(zhí)行力，踏石留印、抓鐵有痕的落實力，遇河架橋、逢山開路的戰(zhàn)斗力。要有“會交我辦無差錯、會交我辦出精品、會交我辦請放心”的工作理念。只有以極端負責、極其用心、極為精細的工作態(tài)度將各個環(huán)節(jié)落到實處，才能保證會議的圓滿成功。

（三）要有關注細節(jié)的意識。會務工作無小事。會議期間小到服務員倒水時間的把握，大到會議整體組織程序，會場內外有千百雙眼睛在盯著，不能有一點瑕疵，這不僅是辦會人員能力水平的體現(xiàn)，也代表了單位部門的對外形象，容不得有半點疏忽，因此要將“細節(jié)決定成敗”這句話入腦入心，在細節(jié)上下功夫，每一次會議，每一篇講話稿件，每一個環(huán)節(jié)都要謹小慎微，考慮的細而再細，杜絕浮躁、粗枝大葉的習慣，在關注細節(jié)中體現(xiàn)認真、細致、嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，決不能因為細節(jié)上的小問題而影響整體會議效果。

（四）是要有勇于創(chuàng)新的勇氣。充分利用電視電話、網絡視頻等多媒體工具，在提高辦會智能化水平的同時，降低會議支出成本。例如前期在承辦全國農業(yè)現(xiàn)代化規(guī)劃工作會議期間，針對參會代表對我區(qū)不熟悉的實際，實施“一對一”對口引導機制，按照“對口引導、熱情周到、來賓至上”的原則，從出發(fā)至到達目的地，都專門起草了會議溫馨提醒短信模板，讓參會對象有了賓至如歸的感覺。到達目的地后通過建立微信群，辦會人員在線及時答疑解惑，掌握參會人員需求，了解會議請銷假情況，在保證參會對象能按時參會，放心參會的同時，辦會人員能夠及時掌握情況，調整座次，確保開會時一個不少、一個不漏。同時通過微信群、QQ群等可以幫助辦會人員隨時傳遞信息，提醒注意事項，掌握會議進程，應對突發(fā)狀況。此外，一些普通會議資料也可以通過手機網絡下發(fā)到位。

三、精心做好會后跟蹤，奏好“總結曲”

在會議結束后，用心做好相關后繼工作。一是做好會務總結。“前事不忘，后事之師”。會議中一些經驗做法值得總結保留學習，工作失誤同樣是寶貴財富。學會客觀公正地分析錯誤產生的內在原因，拿出切實可行的改正措施，以“吾日三省吾身”的精神，經常反思，防止日后重復犯錯。二是及時收集整理會議資料和物品。做好會議文件資料的回收、整理、歸檔，以及相關會務物品的清點、回收和返還工作，認真搞好財務結算。三是做好跟蹤督辦和考核驗收工作。依據(jù)時間節(jié)點和目標要求，及時對會議落實效果進行考核驗收，加大會議催辦力度，嚴格實行問責制度，對未能按期落實到位的單位和個人，責令限期落實到位。建立健全鞏固拓展會議成果的長效機制。endprint