周 丹
(湖南工學(xué)院,湖南 衡陽 421001)
高校聲像檔案能直觀、形象地再現(xiàn)高校教學(xué)、科研、學(xué)生管理、學(xué)校發(fā)展等各個(gè)方面的工作,記載著高校發(fā)展的歷史,是學(xué)校重要的檔案資源和寶貴財(cái)富。隨著數(shù)字技術(shù)的發(fā)展,聲像檔案數(shù)量和種類在不斷增加,但也存在著一些問題,直接影響了高校檔案工作的管理質(zhì)量和發(fā)展態(tài)勢,全面規(guī)范聲像檔案管理意義重大、刻不容緩。
眾所周知,紙質(zhì)檔案的保存時(shí)間短,數(shù)字化檔案是用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行保存,雖然比紙質(zhì)檔案的保存時(shí)間長得多,但由于諸多因素的影響,還是存在不能永久保存的問題。一方面,一般的硬盤存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)在不動(dòng)用數(shù)據(jù)的情況下,可以保留三四十年。但是高校聲像檔案需要經(jīng)常讀取,由于硬盤的損耗等物理因素,硬盤的存儲(chǔ)期限會(huì)大大減少。另一方面,在人員工作交接的時(shí)候,由于一些人為的因素,也會(huì)存在檔案資料丟失的可能。
目前,很多高校檔案專業(yè)人員稀缺,從事檔案工作的人員老齡化日益嚴(yán)重,很少有年輕的專業(yè)人員來從事檔案工作。在數(shù)字化檔案處理中,對專業(yè)化要求非常高,如對數(shù)據(jù)的錄入、數(shù)據(jù)的處理、數(shù)據(jù)的保存等,需要專業(yè)知識(shí)的專業(yè)人員進(jìn)行處理,并且還要求專業(yè)人員有足夠的耐心,做事要細(xì)心、謹(jǐn)慎。許多現(xiàn)任檔案人員不懂信息技術(shù),沒有接受過專業(yè)培訓(xùn),導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)錄入、處理及保存存在這樣或那樣的問題,檔案資料的存檔形同虛設(shè)。
高校數(shù)字化聲像檔案建設(shè)程序復(fù)雜、工作繁瑣,并且還需要耗費(fèi)較大的人、財(cái)、物等資源,但是大部分高校檔案利用都比較少,有人甚至不知道有數(shù)字化檔案存在,到用的時(shí)候還會(huì)去以前的檔案室找紙質(zhì)檔案。加之很多高校領(lǐng)導(dǎo)不重視,老師不精通業(yè)務(wù),也導(dǎo)致數(shù)字化檔案的利用率一直偏低。很多高校教師和學(xué)生在查閱聲像檔案時(shí),嫌麻煩,又不愿意用網(wǎng)絡(luò)查找,加之每次查找都需要有專業(yè)的人幫助,導(dǎo)致很可能難以找到自己所需要的聲像檔案資料。
在一些高校,由于思想認(rèn)識(shí)不到位,沒有充分認(rèn)識(shí)到聲像檔案管理工作的重要性,導(dǎo)致高校在實(shí)際工作中對聲像檔案的管理存在一些漏洞。一是聲像檔案管理制度不健全。許多高校沒有制定關(guān)于聲像檔案管理的規(guī)范性文件制度,沒有實(shí)行統(tǒng)一規(guī)范管理,聲像檔案分散在學(xué)校各個(gè)二級學(xué)院(系、部、處、中心),而這些部門單位的檔案管理人員對檔案工作的認(rèn)識(shí)模糊、收集管理意識(shí)談薄,有的同志和部門單位甚至認(rèn)為聲像檔案屬于個(gè)人作品,不應(yīng)整理歸入學(xué)校檔案,導(dǎo)致很多聲像檔案沒有及時(shí)歸檔管理,散存于學(xué)校相關(guān)業(yè)務(wù)部門單位和個(gè)別老師學(xué)生手上,使這部分聲像檔案一直處于分散、凌亂的“無家可歸”狀態(tài),甚至可能損壞、丟失。二是有的高校雖然建立了相關(guān)管理制度,但由于制度執(zhí)行不嚴(yán),甚至根本沒有執(zhí)行,導(dǎo)致聲像檔案的管理極不規(guī)范,隨意性很大,聲像檔案管理事故時(shí)有發(fā)生。
目前數(shù)字檔案記錄載體有磁性、光學(xué)性、磁光性等幾種類型。一般而言,我們不會(huì)使用軟磁盤來作為數(shù)據(jù)的載體,而是選擇光盤或者磁帶。我們對于永久性這個(gè)問題,可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行分類,把那些特別重要的數(shù)據(jù)分為一類,將他們放在較好的載體中。另一方面,由于對存儲(chǔ)環(huán)境的要求比較高,數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)空間要防塵、防磁、避高溫、避潮濕。還有就是要有專業(yè)人員定期進(jìn)行檢測數(shù)據(jù)的情況,能及時(shí)發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)的變化,看是否存在損壞、丟失的現(xiàn)象。一旦發(fā)現(xiàn)損壞丟失,應(yīng)立即采取專業(yè)措施,進(jìn)行防范或者補(bǔ)救。比如,數(shù)據(jù)重新錄入,改變數(shù)據(jù)的載體,改變載體的環(huán)境等等。此外,數(shù)字化聲像檔案管理還需要利用云存儲(chǔ)功能,將所有的檔案資料上傳到云數(shù)據(jù)庫中,利用網(wǎng)絡(luò)就能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的上傳和下載,實(shí)現(xiàn)檔案保存的長久性。
高校檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作。提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì),選優(yōu)配強(qiáng)高校檔案專業(yè)人才隊(duì)伍,是做好數(shù)字化背景下高校聲像檔案管理的關(guān)鍵所在。在人員配備上,要盡量選用檔案理論知識(shí)扎實(shí)、能精通計(jì)算機(jī)使用、年齡在30歲左右、做工作細(xì)致有耐心的人。在逐步增加檔案專業(yè)人員隊(duì)伍的基礎(chǔ)上,高校還要著力解決檔案管理隊(duì)伍穩(wěn)定性差的問題,除了要改善檔案人員工作條件和福利待遇外,還要多方面關(guān)注關(guān)心他們的成長,比如,要定期不定期開展業(yè)務(wù)教育培訓(xùn),不斷拓寬渠道,打通檔案管理人員的職稱晉升通道和政治上升空間等等。
首先,要對檔案進(jìn)行數(shù)字化采集。對于聲像檔案中的照片、圖表、影像視頻資料,可以利用掃描儀、計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施,將照片圖表等資料全部輸入到專用電腦中,并對所有的資料進(jìn)行編碼、保存。同時(shí),對于數(shù)碼膠片類型的聲像檔案,可以利用轉(zhuǎn)換設(shè)備,裝換為數(shù)字格式,存于專用電腦,實(shí)現(xiàn)數(shù)字化采集。其次,要建立檔案數(shù)據(jù)庫。建立數(shù)據(jù)庫,是為了檢索、使用的方便快捷,為了更好地對聲像檔案進(jìn)行分類管理。各高??梢愿鶕?jù)實(shí)際情況,對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行分類,如教學(xué)數(shù)據(jù)庫、科研數(shù)據(jù)庫、教師學(xué)生個(gè)人信息數(shù)據(jù)庫、學(xué)校重大活動(dòng)數(shù)據(jù)庫等。最后,要對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行編目。編目工作是聲像檔案管理工作的重點(diǎn)難點(diǎn),只有管理人員有效做好著錄編目工作,利用者才能方便快速檢索到所需的資料,真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的意義與價(jià)值。比如,我們要建立學(xué)生檔案,就可以通過學(xué)生的年級、學(xué)生所在學(xué)院、學(xué)生的學(xué)號(hào)等方面來進(jìn)行分類編目。
高校檔案部門應(yīng)建立健全聲像檔案管理制度,其中,重要的制度要以學(xué)校名義下發(fā),確保制度的權(quán)威性,使聲像檔案的收集、整理、保管及開發(fā)利用等工作規(guī)范、有序開展。一方面,要健全聲像檔案管理制度,包括收集歸檔制度、整理保管制度、開發(fā)利用制度。要在現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)條件下,對聲像檔案的即時(shí)歸檔、整理保管和開發(fā)利用等工作進(jìn)行細(xì)化、提出明確要求,確保聲像檔案信息來源真實(shí)有效,對涉密資料要嚴(yán)格按照有關(guān)保密工作的法律法規(guī)進(jìn)行,確保涉密檔案資料安全。另一方面,要建立聲像檔案管理工作檢查考核制度,把該項(xiàng)工作納入各業(yè)務(wù)部門單位的管理績效考核內(nèi)容,可根據(jù)各部門檔案工作任務(wù)輕重等實(shí)際情況,適當(dāng)增加或減少分值,確??己藱?quán)重科學(xué),督促學(xué)校其他業(yè)務(wù)部門單位重視該項(xiàng)工作,有效發(fā)揮考核“指揮棒”的作用。同時(shí),學(xué)校檔案管理部門每年要對學(xué)校聲像檔案資料的收集、整理、歸檔等工作開展情況進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題,要督查有關(guān)部門單位進(jìn)行整改,確保聲像檔案管理制度落實(shí)落地。