牛靜麗

【摘 要】 在信息技術(shù)飛速發(fā)展的現(xiàn)代，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的要求，醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)摒棄過(guò)去紙質(zhì)檔案的一些管理理念和模式，采用科學(xué)、有效的數(shù)字化方法進(jìn)行檔案管理，這是醫(yī)院檔案管理改革的必然趨勢(shì)。文章闡述了醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的價(jià)值和意義，并提出了醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的有效措施和策略。

【關(guān)鍵詞】 醫(yī)院 檔案管理 數(shù)字化

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速普及，全球數(shù)字化時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨，醫(yī)院檔案數(shù)字化管理是發(fā)展的必然趨勢(shì)。醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足社會(huì)和醫(yī)院發(fā)展的需求，亟待改革創(chuàng)新。紙質(zhì)檔案當(dāng)前已經(jīng)逐漸被現(xiàn)代數(shù)字化管理方式所取代。醫(yī)院檔案管理從存儲(chǔ)到保管、分類等方面發(fā)生了巨大變化，需要我們不斷的總結(jié)、改進(jìn)管理模式，探索出有效的數(shù)字化管理措施和策略。

一、醫(yī)院檔案數(shù)字化管理價(jià)值

醫(yī)院檔案實(shí)施數(shù)字化管理模式可以簡(jiǎn)化檔案管理中的工作流程。醫(yī)學(xué)檔案管理是醫(yī)院檔案管理中最為繁雜和龐大的一項(xiàng)管理項(xiàng)目，往往需要大量的人工、物力和財(cái)力來(lái)進(jìn)行整理和登記，而且出錯(cuò)率也非常高，是檔案管理工作中的難點(diǎn)。數(shù)字化檔案管理模式可以在很大程度上簡(jiǎn)化工作流程。數(shù)字化檔案管理使用當(dāng)前最先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、掃描攝影技術(shù)以及多媒體等技術(shù)，把過(guò)去的紙質(zhì)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息。醫(yī)院檔案數(shù)字管理把過(guò)去的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為機(jī)讀檔案，有效的節(jié)約了保管成本，縮減了存儲(chǔ)空間，而且查閱方便，有利于數(shù)據(jù)信息共享，為醫(yī)學(xué)研究、醫(yī)療、教學(xué)提供了有利的條件，對(duì)檔案的使用和傳播也有著重要的價(jià)值意義。

醫(yī)院檔案數(shù)字化管理能夠充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)容量大、處理速度快、查閱便捷等優(yōu)勢(shì)，有利于醫(yī)院各部門間傳輸信息，增加了檔案信息的實(shí)效性，為領(lǐng)導(dǎo)階層做決策提供了更為準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)。另外，數(shù)字化檔案管理模式的靈活性和直觀性較強(qiáng)，便于隨時(shí)調(diào)動(dòng)、修改、查閱，節(jié)約了管理時(shí)間，提高了檢索速度和準(zhǔn)確率，查閱時(shí)由于不用直接接觸檔案資料，對(duì)檔案原件起到了極大的保護(hù)作用，延長(zhǎng)了紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)時(shí)間。

二、醫(yī)院檔案數(shù)字化管理策略

2.1 建設(shè)醫(yī)院檔案數(shù)字管理平臺(tái)，優(yōu)化檔案管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。要想實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案數(shù)字化管理，醫(yī)院就需要配備與檔案數(shù)字化管理相關(guān)的硬件設(shè)施，建立和開(kāi)發(fā)適合本院實(shí)際情況的檔案管理軟件系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備雙服務(wù)器、雙備份光盤以及高速掃描儀進(jìn)行集中掃描，保障檔案資料能夠及時(shí)、準(zhǔn)確、真實(shí)的入檔。醫(yī)院要定期優(yōu)化和檢查檔案管理系統(tǒng)，保證檔案管理的安全性能。其次醫(yī)院要提高檔案管理意識(shí)，建立完善的檔案管理體系，把檔案管理與醫(yī)院發(fā)展緊密的聯(lián)系在一起，促進(jìn)檔案管理工作人員的法制意識(shí)，建立統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，加強(qiáng)檔案法的學(xué)習(xí)與貫徹，確保檔案管理工作的嚴(yán)密性和保護(hù)性。

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)在信息查詢程序中加入檔案資料查詢功能，加強(qiáng)醫(yī)院檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)間的信息交流，把醫(yī)院的財(cái)務(wù)管理、教研管理、辦公自動(dòng)化等系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)結(jié)合起來(lái)，這樣有利于檔案信息的收集和完善，讓醫(yī)院檔案數(shù)字化管理與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之間形成緊密的關(guān)聯(lián)。此外，醫(yī)院還應(yīng)該構(gòu)建紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的紐帶，充分解決紙質(zhì)文件與電子文件的雙重存儲(chǔ)問(wèn)題，把紙質(zhì)文件與電子文件以文本和影像等方式進(jìn)行共存，保證電子文件與紙質(zhì)文件的共享性和非重疊性。

2.2 把握醫(yī)院檔案數(shù)字管理內(nèi)涵，加強(qiáng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。醫(yī)院檔案門類較多，一些病案、電子病歷、音像資料、醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)等都需要保留完整的歸檔資料，這使得檔案信息存儲(chǔ)以及數(shù)據(jù)庫(kù)管理的形式更加豐富多樣。但是以數(shù)字為載體的檔案管理，由于時(shí)間與空間的變化性很大，容易使數(shù)字化檔案信息位置發(fā)生變化，安全性能有所降低。這就需要醫(yī)院建立起數(shù)字化管理新內(nèi)涵，制定相應(yīng)的文件保護(hù)措施。比如為了防止數(shù)字信息被人隨意改動(dòng)，醫(yī)院應(yīng)該建立規(guī)范的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，指定專門的計(jì)算機(jī)技術(shù)人員進(jìn)行檔案信息的管理工作，對(duì)重要檔案信息要通過(guò)設(shè)置文件密碼的方式來(lái)防止檔案信息資料的丟失或被盜。醫(yī)院要加強(qiáng)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，設(shè)立醫(yī)院檔案三級(jí)網(wǎng)絡(luò)化管理模式，由分管院長(zhǎng)主持全面工作，辦公室主任負(fù)責(zé)，各科室的負(fù)責(zé)人以及專職檔案管理人員為成員。此外，醫(yī)院還需要建立檔案信息安保系統(tǒng)，采用相應(yīng)的信息安全技術(shù)來(lái)保證數(shù)字化檔案信息的安全。比如可以設(shè)置防火墻，安裝認(rèn)證、防病毒軟件以及使用授權(quán)技術(shù)等，最大限度的保護(hù)醫(yī)院中價(jià)值大、保密性強(qiáng)的文件信息。

2.3 提升檔案管理人員整體素質(zhì)，增強(qiáng)檔案管理責(zé)任意識(shí)。醫(yī)院要加強(qiáng)員工的檔案管理意識(shí)，尤其是領(lǐng)導(dǎo)階層要充分意識(shí)到檔案管理對(duì)于醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展的重要性，相關(guān)部門必須認(rèn)清檔案數(shù)字化管理是當(dāng)前社會(huì)發(fā)展以及醫(yī)院發(fā)展的必然趨勢(shì)，為檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化提供各方面的支持，為檔案管理人員提供相關(guān)的學(xué)習(xí)交流機(jī)會(huì)，吸取其他醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的成功經(jīng)驗(yàn)。醫(yī)院要根據(jù)本院具體情況逐步開(kāi)展本院的檔案數(shù)字化管理建設(shè)。此外，醫(yī)院還應(yīng)該不斷提升檔案管理人員的專業(yè)技能和計(jì)算技術(shù)，強(qiáng)化檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)數(shù)字化建設(shè)的專業(yè)人才。當(dāng)前檔案管理人員多數(shù)缺乏計(jì)算機(jī)方面的專業(yè)知識(shí)，專業(yè)技能較低。雖然醫(yī)院引入了現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)和設(shè)備，但是要想真正發(fā)揮出作用，還需要檔案專職管理人員具備高知識(shí)、高技能的現(xiàn)代化檔案管理水平。因此醫(yī)院當(dāng)前的首要任務(wù)是培養(yǎng)具有較高知識(shí)水平和專業(yè)素質(zhì)的人才，加強(qiáng)現(xiàn)代化專職檔案管理隊(duì)伍的培訓(xùn)工作，強(qiáng)化電子文件管理意識(shí)，增強(qiáng)電子文件管理功能。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，數(shù)字化建設(shè)為當(dāng)前大型醫(yī)院的檔案管理提供了有利條件，使檔案在醫(yī)院的發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮了其應(yīng)有的價(jià)值。醫(yī)院檔案管理數(shù)字化程度，也客觀反映了一個(gè)醫(yī)院的管理水平和技術(shù)水平。醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)促進(jìn)了醫(yī)學(xué)教研和醫(yī)院的發(fā)展，充分發(fā)揮了社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

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