侯小艷

摘 要：當代信息技術(shù)的飛速發(fā)展為大數(shù)據(jù)時代奠定了基礎，在這樣的時代背景下檔案的信息化管理也就逐步的發(fā)生改革與創(chuàng)新，對文書檔案的信息化管理，提高了管理質(zhì)量，也能促進各單位的穩(wěn)定發(fā)展。就此現(xiàn)狀，本篇文章分析了大數(shù)據(jù)時代下的檔案信息化管理，探討信息化管理工作中的對策。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)背景；檔案管理；工作

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)到來。運用大數(shù)據(jù)進行檔案管理是十分必要的。在國家政策方面對大數(shù)據(jù)的發(fā)展做出了很好地支持。在檔案管理工作中，要利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，打造網(wǎng)絡平臺，加強檔案管理的管理力度，逐漸建立起有效的檔案管理體系，使得檔案管理工作能夠充分運用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，取得新的發(fā)展，為我國各項事業(yè)的發(fā)展做出更加積極的貢獻。

1 大數(shù)據(jù)的含義

信息技術(shù)廣泛發(fā)展的今天，大數(shù)據(jù)時代普及到各行各業(yè)，作為檔案管理這一領域，也被信息技術(shù)所影響，為了適應新的時代背景，檔案管理呈現(xiàn)出全新的工作方略。大數(shù)據(jù)（BIG DATA）指無法在可承受的時間范圍內(nèi)用常規(guī)軟件工具進行捕捉、管理和處的數(shù)據(jù)集合，是需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn)。大數(shù)據(jù)的 5V 特點（IBM 提出）：VOLUME（大量）、VELOCITY（高速）、VARIETY（多樣）、VALUE（價值）、VERACITY（真實性）。大數(shù)據(jù)技術(shù)的戰(zhàn)略意義不在于掌握龐大的數(shù)據(jù)信息，而在于對這些含有意義的數(shù)據(jù)進行專業(yè)化處理。

2 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的發(fā)展機遇

1）合理配置檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作也要抓住發(fā)展的機遇，這樣才能適應時代發(fā)展的潮流，通過大數(shù)據(jù)進行檔案管理，可以有效的提升檔案管理質(zhì)量和水平，優(yōu)化檔案管理制度，降低相關部門的檔案管理成本?，F(xiàn)在，很多機構(gòu)產(chǎn)生的檔案資源非常多，傳統(tǒng)的檔案管理占用的成本非常大，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠合理配置檔案管理工作，減少檔案管理成本。

2）提升檔案保存水平一般來說，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理非常不方便，檔案保存的水平比較落后，而且紙質(zhì)檔案應對風險的能力非常弱，一旦發(fā)生火災、水災對檔案的威脅比較大，伴隨著時間推移，紙質(zhì)檔案還面臨著字跡模糊的問題，而在大數(shù)據(jù)時代背景下，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)可以提升檔案保存水平，延長檔案的使用壽命。

3 利用大數(shù)據(jù)加強檔案管理模式和服務能力

1）從技術(shù)方面分析。為了使檔案管理工作與當前大數(shù)據(jù)的時代背景相結(jié)合，就必須將涉及到檔案管理工作的技術(shù)引進到檔案管理的實際操作中來。檔案要實現(xiàn)高科技、高智能化的檔案管理模式和高效能、全方位的服務能力需要做到以下幾點：一是建設智慧檔案平臺。利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式和服務能力，需要建立智慧檔案平臺，平臺建設分為管理機制、核心系統(tǒng)和支撐框架。二是各類文字載體的檔案須由各種文字輸入工具轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化錄入，特殊載體的檔案需要數(shù)字化的錄入歸檔，為檔案數(shù)據(jù)化的實現(xiàn)奠定基礎。三是需要專業(yè)的檔案管理軟件，對各類數(shù)據(jù)的整理歸類，內(nèi)搜索引擎的利用，專業(yè)網(wǎng)絡以及服務器的架設，實現(xiàn)數(shù)字化檔案的對數(shù)據(jù)的“加工能力”，通過“加工”實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的“增值”。

1）從人力資源方面分析。對于任何領域的發(fā)展來說，專業(yè)人才都占據(jù)著非常重要的位置，檔案管理工作也是同樣。加強大數(shù)據(jù)人才隊伍建設是利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新單位管理模式和服務能力的首要條件。大數(shù)據(jù)專業(yè)人才需要通過各種渠道招賢納士，選擇具有較好的信息數(shù)據(jù)管理素質(zhì)的人才，不僅要懂得熟練使用工具，更要懂得數(shù)據(jù)的意義和未來研究方向，以適應智慧檔案云平臺建設的需要。大數(shù)據(jù)人才隊伍，既可以是系統(tǒng)編制內(nèi)的人才隊伍，也可與具有較強的大數(shù)據(jù)開發(fā)利用能力的外部單位合作，利用現(xiàn)有的人力資源和成熟的軟件平臺，實現(xiàn)一站式管理，提高檔案管理能力。

4 大數(shù)據(jù)背景下做好檔案管理工作的對策

1）從實際出發(fā)，制定嚴謹科學的檔案管理制度在大數(shù)據(jù)背景下，為了能夠更好地推動檔案管理工作的順利進行，必須借助大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，建立起科學嚴謹?shù)臋n案管理制度，用制度的約束力推動檔案管理工作的有序發(fā)展。為此，在當前的工作當中，要從實際出發(fā)，借助電子技術(shù)，將檔案信息以圖片、視頻以及音頻等方式進行刻錄存檔，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的全面性和檔案管理的合理性。

對于各種檔案信息，要精確到存儲的申報時間、存儲的路徑和檔案信息的錄入時間，對于機密性文件的申請和加密服務要引起管理者的格外重視。除此之外，要優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)，控制管理人員的比例，提升管理效率，并構(gòu)建管理平臺，實現(xiàn)動態(tài)管理。

2）建立監(jiān)管機制，確保檔案信息安全。大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理工作既有機遇又有挑戰(zhàn)。面對大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理工作，更加開放和多樣的信息也給檔案管理工作的安全性產(chǎn)生危機。大數(shù)據(jù)給檔案管理軟件帶來很多便利，使檔案管理變得更為便捷，減輕了檔案管理人員的工作壓力，但是也給檔案信息安全帶來隱患。因此，在實行大數(shù)據(jù)時代時，檔案管理的監(jiān)管制度應當進一步加強，嚴格相關數(shù)據(jù)的準入制度，并對各類檔案信息加強監(jiān)管，實行檔案數(shù)據(jù)的保護措施，防止因為操作不當，引起的檔案信息泄露，或不法分子利用系統(tǒng)漏洞入侵檔案管理系統(tǒng)，盜取相關信息。在加強對檔案管理監(jiān)管的同時，可以降低檔案信息丟失的風險，使檔案信息的相關數(shù)據(jù)安全性得到保障。

3）提升檔案管理人員的綜合水平大數(shù)據(jù)時代的到來，除了帶來了便捷的檔案管理方法之外，也對檔案信息的管理人員提出了更高的要求，為了能夠勝任工作，需要進一步提升自身的水平。為此，不僅要通過宣傳教育，使檔案管理人員明確在大數(shù)據(jù)背景下，開展工作必須要端正工作態(tài)度，掌握更高的工作技能方法；同時，還需要對管理者進行定期培訓，對于一些具有管理經(jīng)驗的人員來講，要進行常態(tài)化教育培訓，培養(yǎng)良好的檔案管理意識，并能夠合理地應用技術(shù)手段提升管理的質(zhì)量和效率。

大數(shù)據(jù)背景之下，給檔案管理工作帶來了一定的機遇和挑戰(zhàn)，如何利用大數(shù)據(jù)的技術(shù)優(yōu)勢，提升檔案管理工作水平是當前檔案工作者應考慮的重點問題。

參考文獻

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