黃曉紅

摘 要：項目檔案在城市建設(shè)中具有重要的作用，是國家檔案工作的一項重要內(nèi)容，做好項目檔案的管理工作，對于推動城市建設(shè)發(fā)展和檔案事業(yè)的發(fā)展具有舉足輕重的作用和意義。本文從昆山市城市建設(shè)中形成的項目檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，進(jìn)行了分析，并提出了相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：項目建設(shè)檔案；檔案管理；建議

從1978年到2018年，中國改革開放已經(jīng)走過了將近40個年頭，這40年來，全國上下可謂發(fā)生了翻天覆地的變化，無論是城市，還是農(nóng)村，面貌的煥然一新是有目共睹的。而昆山，作為全國百強(qiáng)縣之首，在城市的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目上投入了大量的人力、物力和財力，期間也形成了大量的城市基本建設(shè)項目（以下簡稱：項目）檔案。項目檔案是國家檔案的重要組成部分，是城市建設(shè)的記錄。做好對項目檔案的管理，對于項目后期的檢查、維護(hù)、使用改造的起到了至關(guān)重要的作用，也是相關(guān)部門進(jìn)行監(jiān)督、審計、管理、驗收的依據(jù)和憑證。

1 項目檔案的基本內(nèi)容

國家檔案局， 國家計委1988年頒布的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》（以下簡稱：規(guī)定）中定義基本建設(shè)項目檔案資料是指：在整個建設(shè)項目從醞釀、策劃到建成投產(chǎn)（使用）的全過程中形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件，包括基本建設(shè)項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計劃；測設(shè)計、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工、試生產(chǎn)（使用）等工活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料。

各級基本建設(shè)主管部門、檔案行政管理部門要負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)本部門、本地區(qū)建設(shè)項目的檔案資料工作。檔案行政管理部門應(yīng)參加重點建設(shè)項目檔案資料的檢查驗收。

2 做好項目檔案管理的意義

項目檔案是在整個工程建設(shè)過程中形成的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種文件材料，是工程建設(shè)及竣工投產(chǎn)、交付使用的必備條件，是對工程進(jìn)行檢查、維護(hù)、管理、使用、改建、擴(kuò)建的依據(jù)和憑證。因此，做好項目檔案的收集和管理，合理地利用這些檔案可以為項目的科學(xué)管理、正常運行養(yǎng)護(hù)、維修改造等工作提供重要的參考作用，從而產(chǎn)生巨大的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益；可以為項目的稽查監(jiān)管、責(zé)任追究提供依據(jù)；可以保證工程質(zhì)量、保障城市秩序、維護(hù)公共安全、解決經(jīng)濟(jì)社會糾紛，促進(jìn)社會和諧發(fā)展有著重要的意義。

3 昆山城市建設(shè)項目檔案管理現(xiàn)狀和原因

昆山的城市建設(shè)開工量在江蘇省范圍內(nèi)是排在前列的，對于城市基本建設(shè)的項目也涉及到多個領(lǐng)域，包括：城市建設(shè)、市政道路、水利管網(wǎng)、軌道交通等多個方面。這些利用了政府財政資金的項目涉及到的主管部門比較分散，長期以來，由于專業(yè)限制等原因，項目檔案的收集和管理也經(jīng)歷了一個逐步規(guī)范的過程。目前在實際過程中有以下3類：

1）對于房建類項目，如果涉及到不動產(chǎn)權(quán)證辦理的，則可以通過不動產(chǎn)登記中心辦理進(jìn)行把關(guān)，要求建設(shè)單位將項目檔案移交市城建檔案館后，再辦理相關(guān)的手續(xù)。

2）對于那些無需辦理不動產(chǎn)權(quán)證的項目，類似市政道路項目檔案，因為無需辦理不動產(chǎn)權(quán)證，在很長一段時間內(nèi)，未能及時將項目檔案移交城建檔案館。造成部分項目檔案的遺失。對此，在2009年，由市檔案局牽頭、聯(lián)合財政局、住建局頒發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)我市重點項目檔案管理的通知》（昆檔發(fā)﹝2009﹞28號）文件明確“納入市重點工程項目在5000萬以上，并由財政撥付資金的項目，建設(shè)單位在組織竣工驗收前，應(yīng)當(dāng)提請市檔案局和城建檔案管理機(jī)構(gòu)對工程檔案驗收。工程竣工后建設(shè)單位向城建檔案管理機(jī)構(gòu)報送一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的建設(shè)工程檔案資料?！?010年，昆山市住建局印發(fā)了《關(guān)于昆山市政府投資建設(shè)項目檔案管理暫行辦法的通知》（昆住建﹝2010﹞337號），進(jìn)一步明確“政府投資項目竣工后，工程資料要經(jīng)市城建檔案館驗收合格，作為建設(shè)項目審計或者評審的必備條件，做到檔案項目管理和建設(shè)項目“三同步””。通過財政、審計部門對無需辦理不動產(chǎn)權(quán)證的項目（主要是市政工程項目）進(jìn)行把關(guān)，保證項目檔案的及時進(jìn)館。

3）對于城建檔案管理部門進(jìn)館以外的項目檔案，類似交通、水利等檔案，則由其檔案形成的管理部門進(jìn)行收集歸檔和管理。

縱觀昆山市目前項目檔案管理模式來看，存在項目檔案歸檔不及時，進(jìn)館不規(guī)范，口徑不統(tǒng)一的狀況，有些項目檔案甚至已經(jīng)缺失，極大的影響了該類檔案的后期利用效果，究其原因所在，本人認(rèn)為有以下3點：

1）項目檔案管理機(jī)制不夠完善。目前在昆山有2個檔案館，一是市綜合檔案館（隸屬于市檔案局）、二是市城建檔案館（隸屬于昆山市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局）。市檔案局（館）依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、和《江蘇省檔案管理條例》、《蘇州市檔案條例》等法律法規(guī)對機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織的文書檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案進(jìn)行接收管理。而市城建檔案館依據(jù)《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》和《江蘇省城建檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定對建設(shè)單位的項目檔案進(jìn)行接收和管理。綜上，類似交通、水利等工程項目未列入市檔案局（館）和城建檔案館的進(jìn)館接收范圍，也缺乏對應(yīng)的檔案接收管理辦法。

2）各管理部門的檔案管理水平參差不齊。從市檔案館和市城建檔案館的接收范圍來看，對于交通、水利等部門形成的項目檔案沒有對應(yīng)的接收依據(jù)，目前只能留存于各個專業(yè)管理部門，而這類管理部門的檔案管理水平直接影響了項目檔案的收集和管理。有些管理部門人員管理水平較差，比如：將建設(shè)項目前期文件歸入文書檔案，甚至按文件種類進(jìn)行分類排列，破壞了建設(shè)項目檔案的成套性。有的只重視紙質(zhì)文件的收集整理，而忽視聲像檔案、電子文件的收集，不利于檔案后期的開發(fā)再利用。

3）各建設(shè)單位的檔案意識不強(qiáng)。昆山每年都有幾百個甚至更多的基建項目開工實施，有些還是重點實事工程項目，關(guān)系到老百姓生活的方方面面。對于這類建設(shè)項目，很對建設(shè)單位存在“重建設(shè)、輕檔案”的觀念，忽略了對項目過程檔案的收集和整理。目前，昆山每年的重點實事工程項目進(jìn)度和資金統(tǒng)計由市重點工程指揮辦公室進(jìn)行監(jiān)督和匯總，主要側(cè)重項目的進(jìn)度和資金，對于項目檔案的收集缺未及時跟進(jìn)。

4 相關(guān)建議和意見

1）完善法律法規(guī)體系，爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視。近年來，國家對項目檔案管理工作愈來愈重視，先后出臺了《國家重點建設(shè)項目檔案管理登記辦法》、《國家重點建設(shè)項目檔案驗收辦法》、《國家重點建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等條例及規(guī)定，我們應(yīng)該抓住這個契機(jī)，由市委、市政府出臺相關(guān)管理文件，明確昆山市基建項目檔案部門管理職責(zé)，明確項目檔案的驗收流程、移交辦法、扎口收集和管理部門，以及相關(guān)單位應(yīng)承擔(dān)的法律責(zé)任。

2）提升人員綜合素質(zhì)，樹立統(tǒng)一的管理意識。從基層抓起，由業(yè)務(wù)管理部門派專人負(fù)責(zé)項目檔案的管理，做好統(tǒng)籌安排，協(xié)調(diào)推進(jìn)，從專業(yè)角度制定適合本部門的檔案歸檔流程和制度，為項目檔案的進(jìn)館奠定扎實的基礎(chǔ)。全市重點實事工程項目由市重點辦聯(lián)合市城建檔案館進(jìn)行專項驗收，其他項目則由各管理部門聯(lián)合市城建檔案館進(jìn)行專項驗收。市城建檔案館負(fù)責(zé)對全市項目檔案進(jìn)行統(tǒng)一著錄和保管，并將項目檔案的電子檔案信息共享給市檔案館和相關(guān)管理部門。從而實現(xiàn)對項目檔案的“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的格局，保證項目檔案安全、完整。

3）完善項目檔案接收歸檔內(nèi)容。項目檔案，尤其是涉及民生的重點項目檔案，建議加強(qiáng)在施工過程中的影像資料的收集和歸檔。例如：領(lǐng)導(dǎo)的視察和檢查，新工藝、新技術(shù)成果、新材料、新工藝在施工階段的使用，工程過程中展示黨和國家政治、思想工作以及體現(xiàn)時代風(fēng)采的職工面貌的資料等。另外，對于展示整個項目工程的高空影像資料也是可收集的范圍之一。