胡曉東

建設(shè)項目檔案是建設(shè)項目中形成的原始和保存的實際記錄和實際反映。它記錄了建筑物和地下管道等的施工過程，是在建設(shè)項目管理中形成的檔案文件，如投資規(guī)劃，設(shè)計，施工，使用，維護和翻新。在管理建設(shè)項目質(zhì)量，總體成本和建設(shè)周期的同時，建設(shè)項目檔案管理作為建設(shè)項目管理的一部分的重要性正變得越來越重要。

1 建筑工程檔案資料的內(nèi)容

1.1 綜合文件資料

建筑工程檔案綜合文獻主要包括：上級批準文件；計劃任務書；工程地質(zhì)；水文；氣象；地震等文件；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設(shè)計文件資料；政府部門的批準文件，如規(guī)劃，消防，環(huán)境保護和衛(wèi)生；工程建設(shè)，監(jiān)督和中標文件及相關(guān)合同和協(xié)議；項目竣工驗收和質(zhì)量鑒定文件；項目完成結(jié)算及其審計報告和其他文件；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。

1.2 水，電，設(shè)備安裝工程施工文件和施工文件

主要包括：開工和竣工報告；圖紙審查，設(shè)計變更，技術(shù)記錄和材料替換等文件材料；項目的施工組織設(shè)計；監(jiān)督計劃，監(jiān)督規(guī)則，監(jiān)督月報和項目會議摘要；原材料，零件，半成品和成品的質(zhì)量認證文件或試驗材料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質(zhì)量檢驗及評定文件材料；記錄和處理工程質(zhì)量事故的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。

1.3 建筑工程中各項目圖紙

主要包括總體規(guī)劃布置圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖； 結(jié)構(gòu)工程竣工圖； 給水、排水工程竣工圖；強弱君項目的完成圖； 通風和空調(diào)項目的完成圖紙和其他特殊專業(yè)工程完成圖紙。

2 建筑工程檔案資料的特征

2.1 真實性和全面性

真實性是所有文件和檔案的共同要求，但建設(shè)項目的要求更加迫切。建設(shè)項目文件和檔案只能全面反映建設(shè)項目的各種信息，形成一個比較實用的系統(tǒng)，而片面的參考往往誤導。因此，施工項目文件和檔案必須準確反映建設(shè)項目，包括事故和隱患。

2.2 分散性和復雜性

由于一個建設(shè)項目建設(shè)周期長，受到各方面影響多，有著復雜的生產(chǎn)工藝，建筑材料種類眾多，施工階段強度大，有著非常強的互穿性。這些導致了建筑項目文件和檔案的分散和復雜性。此功能確定建筑項目文件和檔案的多級，多鏈路和相互關(guān)聯(lián)的復雜系統(tǒng)。

2.3 隨機性

在項目建設(shè)的整個過程中生成施工項目文件和檔案數(shù)據(jù)。盡管各種類型的批準文件的生成是定期的，但由于特定的工程事件，仍然會生成相當多的文檔和檔案，因此它是隨機的。

2.4 專業(yè)性和綜合性

建設(shè)項目文件和檔案涵蓋建筑，市政，消防等各種專業(yè)，以及機械，電子，聲學等各種學科。附屬于不同的專業(yè)對象，同時整合質(zhì)量，進度，成本，合同，組織，協(xié)調(diào)等方面，它還取決于不同的載體流動，因此它是專業(yè)和全面的。

3 建筑工程檔案管理存在的問題

3.1 檔案材料不完整

建筑工程檔案中的主要問題是檔案資料具有不完整性。工程項目存檔率較高的單位可達80%左右，單位差的情況也不同。許多項目完成后，沒有檔案資料，或者只有項目的主要檔案，沒有配套項目檔案，鍋爐房，地下管線，園林綠化等檔案資料很少。

3.2 缺乏統(tǒng)一的管理模式

從文件管理組織的角度來看，有些單位建立了專門的檔案，項目檔案管理得很好。有些單位沒有，項目文件由其他業(yè)務部門或文件檔案管理員管理，形成的檔案材料也各不相同。

3.3 缺乏復合型檔案管理人員

由于基層單位檔案管理人員一般都人建筑專業(yè)畢業(yè)，所以不具備專業(yè)的檔案管理資質(zhì)，缺乏相關(guān)的檔案管理知識，所以在檔案管理中容易不能很好地整理歸納檔案，容易造成檔案的遺失或損壞，給工程施工帶來一定的困難。

4 建筑工程檔案有效管理的措施

4.1 在意識形態(tài)上重視工程文件的管理

在項目建設(shè)中，一般情況不重視工程檔案的管理。主要原因是在項目施工管理過程中，企業(yè)對建筑工程檔案的重視不夠。由于瑣碎的數(shù)據(jù)收集和沒有經(jīng)濟效益，該網(wǎng)站在施工過程中非常繁忙。如果不認真進行監(jiān)督檢查，內(nèi)部行業(yè)很可能會陷入混亂，甚至更多的是缺少大量信息，因此應定期或不定期地檢查內(nèi)部信息。引起各方關(guān)注，避免大量工作積累。對于此，建筑企業(yè)管理部門和檔案管理部門應進一步加強建筑檔案管理的教育工作。

4.2 嚴格控制已完成的檢驗和驗收文件的質(zhì)量

項目建成通過后，施工單位檔案管理人員應當按照項目管理人員的要求，按照建設(shè)項目檔案的檔案范圍要求。對項目建設(shè)中形成的各項文件進行全面檢查和審核，及時發(fā)現(xiàn)問題，填補空白，使填好的材料真實，完整，及時。歸檔范圍符合要求，認真實施《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》和《工程完成驗收記錄制度》的有關(guān)規(guī)定。驗收和驗收項目的完成，接收和轉(zhuǎn)移完成的文件作為整個項目驗收的重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，項目完成驗收與文件驗收同步。如合格的項目文件被移交，施工單位應簽發(fā)建筑工程證書檔案。如項目文件不符合要求，則不得簽發(fā)建筑工程證書檔案。以確保下次施工文件的完整性和準確性。

4.3 加強對建筑工程檔案管理人員的培訓和考核

建筑工程檔案管理對施工尤其重要。但由于我們的建筑工程檔案管理人員缺乏相關(guān)的專業(yè)知識，容易造成相關(guān)檔案的遺失或遺漏。所以我們應該定期對建筑工程檔案管理人員進行相應的專業(yè)知識培訓。比如要求專業(yè)人士進行專題講座、定期對檔案管理人員進行檔案知識管理的考核。以確保我們的檔案管理人員符合檔案管理要求，從而確保工程質(zhì)量。

4.4 及時做好傳遞和變更記錄

在管理過程中，頻繁的傳輸和更改，很容易改變文件的完整性和有效性。所有檔案管理部門應及時記錄文件的增加，減少和傳輸（如傳輸狀態(tài)記錄，變更狀態(tài)記錄，修改狀態(tài)記錄，失效記錄等）。可以有效地理解文件的來龍去脈，防止文件丟失，損壞或無效。以保證后期查閱時能夠獲取準確有效的檔案信息。

5 結(jié)語

目前，中國建筑市場面臨嚴峻挑戰(zhàn)和激烈競爭，管理體制將逐步改革。檔案管理也會遇到一些危機，但同時具有很大的發(fā)展空間。所以我們應該加強對檔案管理人員的培養(yǎng)，同時也應該借鑒一些國外的檔案管理經(jīng)驗。從而保證檔案的準確性和完整性，以確保建筑施工的高質(zhì)量。

參考文獻

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