楊志惠

摘 要：傳統(tǒng)檔案查閱、保存不便，編目不夠清晰，需要檔案工作者較高的責(zé)任心和工作素質(zhì)，逐漸不能滿足數(shù)字化時(shí)代的需要。但是關(guān)于如何完善檔案管理數(shù)字化是一個(gè)龐大工程，面臨海量數(shù)據(jù)的錄入、處理、校驗(yàn)，需要多方配合協(xié)調(diào)，可以說是一個(gè)系統(tǒng)工程。本文工作國網(wǎng)慈溪市供電公司在檔案電子化過程中的實(shí)踐，總結(jié)了部分經(jīng)驗(yàn)對策，以供交流學(xué)習(xí)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)字化；對策；模塊建設(shè)

檔案管理數(shù)字化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要長期開展并多方籌措。檔案管理數(shù)字化的實(shí)施對策，可以從相關(guān)資源配置、體制機(jī)制建設(shè)、人員能力打造三個(gè)方面進(jìn)行考慮。以相關(guān)資源配置作為基礎(chǔ)、以體制機(jī)制完善作為保障、以人員能力提升作為重點(diǎn)、檔案管理的數(shù)字化將得以順利實(shí)施。在檔案管理工作中，數(shù)字化是信息化的主要內(nèi)容和重要體現(xiàn)。數(shù)字化在檔案管理工作中的普遍應(yīng)用，將大幅度提高檔案管理的效率和水平。如何在檔案管理工作中實(shí)施數(shù)字化，其主要對策應(yīng)從哪些角度進(jìn)行考慮，將是檔案管理部門值得深入思考的重要問題。

1 相關(guān)資源配置

檔案管理數(shù)字化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，不僅需要全方位、多層面的籌措，還應(yīng)持續(xù)、長期的開展。與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，數(shù)字化的檔案管理在精度、效率、質(zhì)量等方面的特征，決定了其實(shí)現(xiàn)必然對硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)等核心資源具有較高的要求，因而，在以一定的資金投入作為保障的情況下，各種資源的有效、合理配置就成了首要問題。

對于檔案管理數(shù)字化所需的硬件設(shè)備，應(yīng)采取分類的原則進(jìn)行配備和更新；對于檔案管理人員日常操作和使用的硬件（計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等）應(yīng)以配置和性能作為主要的參考指標(biāo)；對于檔案管理單位整體應(yīng)用的系統(tǒng)設(shè)備（存儲設(shè)備、備份設(shè)備、服務(wù)器、交換機(jī)等）應(yīng)以穩(wěn)定性、安全性作為主要的參考指標(biāo)；對于一些與主設(shè)備配套的工具（硬盤、磁帶、磁盤等）應(yīng)以便捷適用為主要的參考指標(biāo)。當(dāng)然，檔案管理數(shù)字化除了需要在硬件設(shè)備方面進(jìn)行資金投入外，還需要進(jìn)行科學(xué)有效的管理。

檔案管理數(shù)字化的軟件要求包括應(yīng)用軟件和專業(yè)軟件兩部分。應(yīng)用軟件主要包括操作軟件、掃描軟件、文字軟件、圖像處理軟件等，專業(yè)軟件主要包括用于電子檔案存儲、檢索、處理、分析等的各類信息系統(tǒng)和應(yīng)用平臺。檔案管理數(shù)字化要求各種軟件能夠在兼容的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)有效整合，因此，數(shù)字化檔案管理的軟件原則上應(yīng)由統(tǒng)一的專業(yè)部門（通常為上級部門或監(jiān)管部門）制定技術(shù)規(guī)范、明確功能要求、提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)，然后各個(gè)單位自行進(jìn)行軟件的研發(fā)和配置，以便在規(guī)范化的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)個(gè)性化。

檔案管理數(shù)字化對于網(wǎng)絡(luò)的要求主要包括網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)互通和網(wǎng)路間的信息交互兩個(gè)方面，涉及內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)。整體而言，數(shù)字化檔案管理的網(wǎng)絡(luò)搭建應(yīng)以高質(zhì)量、安全化的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和設(shè)施為基礎(chǔ)；對于網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)互通而言，檔案管理應(yīng)具備一定的獨(dú)立性，與外部的公共網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)物理隔離，以保證數(shù)據(jù)的隱密性；對于網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)交互而言，應(yīng)對用戶進(jìn)行分級授權(quán)，并由專業(yè)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行監(jiān)控，以保證數(shù)據(jù)的安全性。

2 體制機(jī)制建設(shè)

在檔案管理數(shù)字化的體制機(jī)制建設(shè)中，科學(xué)地處理保密性與開放性的關(guān)系是至關(guān)重要的，即應(yīng)建立一套能夠在開放環(huán)境下保障檔案安全的數(shù)字化管理體制。檔案管理數(shù)字化的本質(zhì)應(yīng)是開放的，能夠吸收和輸出各種各樣的信息資源，但同時(shí)數(shù)字化也應(yīng)能夠?yàn)樾畔①Y源的使用提供安全保密措施。首先，要制定電子文檔的安全管理制度、檢索安保鑒權(quán)管理制度等規(guī)章制度。其次，應(yīng)根據(jù)規(guī)章制度匹配相應(yīng)的技術(shù)措施進(jìn)行控制，并輔以相應(yīng)的人員進(jìn)行監(jiān)管，以保障體制正常運(yùn)轉(zhuǎn)。再次，建立和實(shí)施一系列的激勵(lì)機(jī)制和考核機(jī)制。例如，系統(tǒng)的培訓(xùn)機(jī)制能有效促進(jìn)檔案管理人員對數(shù)字化和信息化進(jìn)行學(xué)習(xí)和體驗(yàn)；完善的研發(fā)機(jī)制能鼓勵(lì)檔案管理人員對數(shù)字化的應(yīng)用進(jìn)行研究和創(chuàng)新；運(yùn)營管理激勵(lì)機(jī)制能激勵(lì)檔案管理人員進(jìn)行數(shù)據(jù)的收集和積累，以便進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和挖掘。對于考核機(jī)制而言，可通過制定相關(guān)人員數(shù)字化使用頻率、效率、效果的評價(jià)機(jī)制，促進(jìn)檔案管理工作數(shù)字化的應(yīng)用；或者將數(shù)字檔案的歸檔等工作與歸檔負(fù)責(zé)人的績效進(jìn)行掛鉤，以提高檔案管理數(shù)字化的使用效率，逐步深化檔案管理數(shù)字化的使用程度。

3 人員能力打造

檔案管理要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，就需要培養(yǎng)和打造一批具有現(xiàn)代化檔案管理能力的從業(yè)人員。檔案管理數(shù)字化人員能力打造的內(nèi)容，主要包括管理者意識的轉(zhuǎn)變、工作人員觀念的培養(yǎng)、從業(yè)者工作素質(zhì)的提升三個(gè)方面。

對于檔案管理者而言，首先，要具有憂患意識和全局意識。數(shù)字化檔案管理的開展，要求管理者重視對工作人員在培訓(xùn)、進(jìn)修、學(xué)習(xí)、福利、待遇、環(huán)境等方面進(jìn)行投入，為檔案從業(yè)者創(chuàng)造良好的工作條件，使他們能夠盡快適應(yīng)數(shù)字化檔案管理工作，不斷提升檔案管理信息化業(yè)務(wù)水平和工作能力。其次，要具有創(chuàng)新意識，將應(yīng)用數(shù)字化和信息化逐步實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享、管理服務(wù)能力的提升作為主要方向。再次，應(yīng)樹立產(chǎn)業(yè)意識，以信息化帶動檔案管理產(chǎn)業(yè)化，以數(shù)字化推動檔案管理集聚化，創(chuàng)造實(shí)際效益.形成產(chǎn)業(yè)優(yōu)勢。

對于檔案具體工作人員而言，應(yīng)主動根據(jù)信息化技術(shù)與手段的變化，與時(shí)俱進(jìn)地實(shí)現(xiàn)自我提升。首先，檔案從業(yè)者應(yīng)有意識地強(qiáng)化信息化的相關(guān)知識和數(shù)字化的相關(guān)技能，主動進(jìn)行學(xué)習(xí)和研究，充分發(fā)揮“干中學(xué)”的精神，盡快適應(yīng)檔案數(shù)字化管理的工作要求。其次，專業(yè)檔案管理者應(yīng)創(chuàng)造條件，有計(jì)劃、系統(tǒng)持續(xù)地開展信息化和數(shù)字化應(yīng)用的培訓(xùn)與研討，擴(kuò)充從業(yè)人員的知識結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)在職人員的應(yīng)用技能，向著知識多元化架構(gòu)、技能多樣化的方向努力。再次，檔案部門應(yīng)注意引進(jìn)部分較高素質(zhì)的信息化和數(shù)字化的專業(yè)人員，加速推進(jìn)檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程，同時(shí)充分利用其輔導(dǎo)和帶動其他人員共同適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的要求。

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