摘 要：檔案是人類社會(huì)活動(dòng)的歷史記錄，記載著無數(shù)的成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)，而檔案利用就是實(shí)現(xiàn)其價(jià)值的基本手段，所以如何借助檔案利用和服務(wù)活動(dòng)，最大限度發(fā)揮檔案的價(jià)值，成為了現(xiàn)在檔案管理人員需要認(rèn)真考慮解決的問題。因此，本文對(duì)目前檔案利用中的特點(diǎn)和遇到的問題進(jìn)行了分析，并結(jié)合當(dāng)前時(shí)代的特色，制定提升利用效率的新策略。

關(guān)鍵詞：檔案；利用；管理；策略

檔案是人類社會(huì)活動(dòng)的歷史記錄，記載著無數(shù)的成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)，而檔案利用就是實(shí)現(xiàn)其價(jià)值的基本手段，所以如何借助檔案利用和服務(wù)活動(dòng)，最大限度發(fā)揮檔案的價(jià)值，成為了現(xiàn)在檔案管理人員需要認(rèn)真考慮解決的問題。因此，本文對(duì)目前檔案利用中的特點(diǎn)和遇到的問題進(jìn)行了分析，并結(jié)合當(dāng)前時(shí)代的特色，制定提升利用效率的新策略。

1 檔案利用的內(nèi)涵及意義

檔案利用是指檔案機(jī)構(gòu)依托所保管的檔案，采取一定的方式向檔案利用者提供檔案及其信息、滿足利用者的不同需求，為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)[1]。檔案利用是檔案管理的重要環(huán)節(jié)之一，其重要意義主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：首先，對(duì)于檔案本身來說，檔案利用是實(shí)現(xiàn)其價(jià)值或者說發(fā)揮其作用的基本手段。其次，對(duì)于檔案用戶和社會(huì)大眾來說，檔案利用是滿足其廣泛利用需求的基本途徑。最后，對(duì)于檔案機(jī)構(gòu)來說，檔案利用是自身工作的最終目的，是自身存在價(jià)值的重要證明，也是塑造自身社會(huì)形象的最佳手段[2]。

2 檔案利用管理現(xiàn)狀和存在的問題

在現(xiàn)階段，大多數(shù)檔案管理人員還是被傳統(tǒng)思維模式因素限制，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也不給予重視，投入的經(jīng)費(fèi)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，使得檔案數(shù)字化建設(shè)的遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于時(shí)代的步伐。因此，在檔案利用管理過程中，就暴露了不少的問題，具體表現(xiàn)為以下三個(gè)方面：

2.1 檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)和意識(shí)不到位

在檔案管理中任職的管理人員，很多都是跨行業(yè)，半路出家而來的，很多管理人員沒經(jīng)過系統(tǒng)專業(yè)培訓(xùn)就上崗。如今，檔案信息與廣大人民群眾的關(guān)系越來越密切，檔案資料調(diào)用會(huì)越來越頻繁，由于管理人員工作業(yè)務(wù)不熟練，這樣就會(huì)導(dǎo)致工作效率和工作質(zhì)量大大降低。一些檔案館上級(jí)管理部門和一線的檔案工作者對(duì)檔案自身的文化使命認(rèn)識(shí)不夠充分，對(duì)于檔案事業(yè)缺乏足夠的理解信任，對(duì)于檔案文化價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，惰性對(duì)待自已的文化職責(zé)，采取回避和得過且過的態(tài)度對(duì)待工作。檔案館努力摸索獲得的寶貴經(jīng)驗(yàn)也沒有得到認(rèn)真的總結(jié)并廣泛推廣[3]。

2.2 重保管、輕利用，檔案的價(jià)值沒有得到充分發(fā)揮

不少檔案管理工作者一直存在重保管輕利用思想，覺得安全保管好檔案才是自已的主要職責(zé)，沒有真正認(rèn)識(shí)到建檔管檔的根本目的是在用檔，這樣會(huì)使得很多有價(jià)值的檔案被束之高閣，有價(jià)值的檔案資源無法及時(shí)的充分利用。對(duì)外宣傳服務(wù)的重視不夠，有效的信息化服務(wù)平臺(tái)尚未搭建完整或還僅僅只是一個(gè)框架結(jié)構(gòu)，這樣無形中使檔案工作與社會(huì)隔離開來，由于開放程度不高，利用手續(xù)煩瑣，導(dǎo)致公眾的檔案利用認(rèn)知和熱情度較低[4]。社會(huì)對(duì)于檔案文化價(jià)值缺乏認(rèn)識(shí)，多數(shù)公眾不清楚檔案館的文化性質(zhì)，不了解自已的檔案權(quán)益，不熟悉如何從檔案部門中獲得文化服務(wù)。

2.3 檔案利用管理手段落

當(dāng)前還有不少檔案館仍采用紙質(zhì)案卷為主，即便引進(jìn)了檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)，也僅僅能對(duì)檔案目錄進(jìn)行檢索，檔案資料的查詢?nèi)匀恍枰獧n案人員從檔案庫中人工查找。各部門各單位的信息化管理系統(tǒng)都是各自獨(dú)立的，不能與檔案管理系統(tǒng)互為兼容，致使他們之間不能相互查閱數(shù)據(jù)信息資料，這種弊端會(huì)嚴(yán)重阻礙了檔案管理建設(shè)，也會(huì)不利于檔案信息資源的共享利用。

3 加強(qiáng)檔案利用管理的對(duì)策

3.1 樹立“以人為本”觀念

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，對(duì)檔案從業(yè)人員的職業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求，檔案管理人員不僅掌握現(xiàn)代新技術(shù)新技能，還應(yīng)具有現(xiàn)代服務(wù)意識(shí)。檔案管理工作者必須掌握現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)以及現(xiàn)代辦公設(shè)備來進(jìn)行電子文件的制作、使用、立卷歸檔和維護(hù)，才能勝任新時(shí)代檔案管理工作。檔案部門應(yīng)設(shè)置人才培養(yǎng)專項(xiàng)資金，保證每位檔案從業(yè)人員都有參加培訓(xùn)和外出交流學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)[5]，構(gòu)建一套完整的繼續(xù)教育機(jī)制，對(duì)檔案工作者分層次分專業(yè)進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)及檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，建設(shè)一支業(yè)務(wù)精通、作風(fēng)過硬、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。

3.2 樹立文化服務(wù)觀念

檔案文化價(jià)值作為社會(huì)主義核心價(jià)值體系中的重要一員，時(shí)代要求我們必須把檔案文化價(jià)值觀念融入檔案工作方方面面，滲透到檔案文化資源保護(hù)、開發(fā)、利用、產(chǎn)業(yè)性轉(zhuǎn)化等各個(gè)組成部分中。檔案事業(yè)的一切建設(shè)與運(yùn)行用的都是納稅人的稅款，所以滿足社會(huì)公眾的直接文化需求，是檔案館最主要服對(duì)象和服務(wù)方式[6]。貼近實(shí)際、貼近生活、貼近群眾，是有效實(shí)現(xiàn)檔案利用館服務(wù)職能的唯一辦法，比如，云南省檔案信息網(wǎng)站開辟“云南記憶”、四川省檔案局網(wǎng)站“天府文化”、廣東省檔案信息網(wǎng)“南粵春秋”等網(wǎng)上文化綜合平臺(tái)，他們的成功經(jīng)驗(yàn)，向我們展示了檔案館網(wǎng)站所蘊(yùn)含的無限潛力。各檔案館應(yīng)根據(jù)自已地方或單位的風(fēng)俗人情，人物歷史，推行出有自已特色的檔案館相關(guān)網(wǎng)站，在人們?cè)诳臻e時(shí)上網(wǎng)站隨時(shí)一目了然了解歷史、人物、地方志、網(wǎng)上展覽館或博物館等，讓檔案走進(jìn)普通老百姓的生活中，記憶中。

3.3 樹立創(chuàng)新觀念

隨著互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境已融入現(xiàn)實(shí)社會(huì)的各個(gè)層面，以及逐漸成熟的大數(shù)據(jù)環(huán)境，這些都成為檔案工作電子化、網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化的基礎(chǔ)條

件[7]。首先，檔案館在提供利用和手段上引入高科技技術(shù)，提高服務(wù)效率和質(zhì)量。比如借助計(jì)算機(jī)提供各種途徑的檢索服務(wù)； 用電話、傳真和電子郵件滿足用戶的咨詢要求[8]；設(shè)置觸屏向用戶展示檔案館的機(jī)構(gòu)設(shè)置和館藏等內(nèi)容。其次，開展豐富多樣的利用形式。在館內(nèi)設(shè)立環(huán)境舒適的閱覽室、配備各種設(shè)施方便用戶閱覽、咨詢和檢索；定期編制和出版各種檢索工具，方便用戶迅速而準(zhǔn)確地查詢檔案；提供各種復(fù)制服務(wù)；在館內(nèi)設(shè)陳列室、介紹館藏和接待用戶參觀；在館內(nèi)外舉辦檔案展覽、報(bào)告會(huì)或座談會(huì)、增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)；還可定期組織學(xué)生到檔案館上歷史課，從學(xué)生時(shí)代抓社會(huì)檔案意識(shí)，普及檔案文化資源的重要性。

綜上所述，隨著文化建設(shè)的高潮到來，檔案館也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，加快腳步進(jìn)行創(chuàng)新與改革，對(duì)檔案文化價(jià)值加以最大限度利用，讓檔案館在社會(huì)文化領(lǐng)域做出自已應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]張麗君.淺談電子文件的歸檔案管理[J].石河子科技，2006（6），9-10.

[2]黃霄羽.外國檔案管理學(xué)（第二版）[M]北京：中國人民大學(xué)出版社，185-186.

[3]王旭東.檔案文化資源開發(fā)利用研究[M].北京：中國社會(huì)科學(xué)出版社，2016，232-233.

[4]徐駿.如何走出檔案利用與保密的困境，檔案管理理論與實(shí)踐-浙江省基層檔案工作者論文集，2012（08），326-329.

[5]陳秀云.優(yōu)化高校檔案人才隊(duì)伍建設(shè)[J].蘭臺(tái)世界，2017（04），33-35.

[6]王旭東.檔案文化資源開發(fā)利用研究[M].北京：中國社會(huì)科學(xué)出版社，2016，232-233.

[7]胡維維.大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校電子檔案工作的思考[J].中國高等教育，2017.12，61-63.

[8]果越.我國公共檔案館建設(shè)對(duì)策探討[J].蘭臺(tái)世界，2010（10月下），8-9.

作者簡介

蔣碧蓉（1973-），女，漢族，湖南省耒陽市，經(jīng)濟(jì)師，本科，研究方向：綜合檔案管理。