王阿帆

摘 要：隨著信息云時代的來臨，紙質(zhì)檔案已經(jīng)完全不能滿足現(xiàn)代科技發(fā)展的需求，數(shù)字化已經(jīng)成為當(dāng)今世界檔案管理的必然?！皵?shù)字化檔案管理”的關(guān)鍵首先是信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字，也就是信息的數(shù)字化，什么是數(shù)字化，指將用紙張、磁帶、錄像帶為存儲介質(zhì)的以前的資料，通過現(xiàn)代化的技術(shù)手段轉(zhuǎn)變成現(xiàn)代的存儲文件即數(shù)字文件，再利用現(xiàn)代數(shù)字存儲管理技術(shù)將圖片和索引字段存儲于大規(guī)模數(shù)據(jù)庫中及各種大容量存儲介質(zhì)上，通過現(xiàn)代計算機(jī)的查詢技術(shù)迅速檢索，可以發(fā)布到各種數(shù)據(jù)平臺，實現(xiàn)“數(shù)字化檔案”管理。本文在此基礎(chǔ)上主要研究了數(shù)字化檔案管理的有關(guān)內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；檔案管理；應(yīng)用；發(fā)展趨向

1 高職檔案數(shù)字化管理的具體含義

據(jù)調(diào)查可知，檔案數(shù)字化是隨著計算機(jī)技術(shù)、OCR技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)以及存儲技術(shù)的不斷發(fā)展而衍生的一種新型檔案信息形態(tài)，能夠把各種各樣載體的高職檔案資源巧妙轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，存儲方式呈現(xiàn)數(shù)字化趨勢，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化的形式將諸多檔案信息進(jìn)行連接，進(jìn)而結(jié)合計算機(jī)系統(tǒng)來統(tǒng)一進(jìn)行管理，形成一個有結(jié)構(gòu)性、有序性的高職院校檔案信息庫，能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，推動高職的進(jìn)一步發(fā)展。顯而易見，改制檔案管理數(shù)字化建設(shè)是必然發(fā)展趨勢，能夠緊跟時代發(fā)展的腳步，順應(yīng)時代潮流，高職檔案是一種原生資源，其重要程度不言而喻。

2 高職數(shù)字化檔案管理的系統(tǒng)設(shè)計

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計需要考慮數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)和教學(xué)的行為特征。其中數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)性特征反映的是教學(xué)各部門之間的靜態(tài)聯(lián)系。數(shù)據(jù)庫的設(shè)計需要對數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析，決定數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)的內(nèi)容。教學(xué)的行為特征與數(shù)據(jù)庫中所包含信息的連接有關(guān)，它包含了系統(tǒng)的功能和應(yīng)用。一般教學(xué)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)可以分為以下幾類：第一，描述檔案的基本信息數(shù)據(jù)。一份文件被接收后，用來描述該文件的基本情況的信息被視為描述檔案的基本信息數(shù)據(jù)。包括文件號生成時間，標(biāo)題等數(shù)據(jù)。第二，文件被分發(fā)的數(shù)據(jù)。學(xué)校的許多文件是用于教學(xué)的，檔案管理部門需要根據(jù)文件上的要求，將資料分發(fā)到不同的部門單位，包括文件號，頒發(fā)單位，分發(fā)份數(shù)等數(shù)據(jù)。第三，描述檔案情況的數(shù)據(jù)。同一類型的檔案在同一目錄當(dāng)中，就會產(chǎn)生許多相關(guān)的文件。描述案件情況的數(shù)據(jù)，包括案卷號、題名、卷內(nèi)文件的份數(shù)。第四，描述檔案借閱的數(shù)據(jù)。當(dāng)文件被借閱時，就會產(chǎn)生相關(guān)的數(shù)據(jù)，包括文件號、借閱時間、借閱人信息等數(shù)據(jù)。第五，描述電子文件的數(shù)據(jù)。當(dāng)一份紙質(zhì)的檔案被掃描后，形成多份電子文檔在數(shù)據(jù)庫中，這份紙質(zhì)文檔是一條記錄，描述電子文件的數(shù)據(jù)作用，就是將這條記錄對應(yīng)的多份電子文件連接起來，描述電子文件的數(shù)據(jù)包括文件號，電子文件名，電子文件，存放路徑等數(shù)據(jù)。

3 數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用

截至目前，檔案管理涉及到的各項措施正在實現(xiàn)全面創(chuàng)新。但從整體來看，檔案管理仍然欠缺完善性，與之相應(yīng)的各項機(jī)制也并沒有真正達(dá)到健全。究其根源，就在于很多高職院校并沒有把數(shù)字化運(yùn)用于檔案收集、檔案存儲以及檔案查閱等各個環(huán)節(jié)中。因此為了改進(jìn)現(xiàn)狀，針對檔案管理有必要推廣數(shù)字化，具體而言涉及到如下措施：

3.1 完善數(shù)字化平臺基礎(chǔ)建設(shè)

數(shù)字化運(yùn)用于現(xiàn)階段的檔案管理，此項舉措不能缺少數(shù)字化平臺作為支撐。這是由于，數(shù)字化平臺能夠密切連接各個流程，確保各方在相互配合的前提下做好多層次的檔案管理。作為管理人員來講，應(yīng)當(dāng)運(yùn)用數(shù)字化的手段來收集實時性的檔案信息，確保各項信息的精準(zhǔn)性，避免某些檔案信息出現(xiàn)失真。同時，針對信息歸檔以及檔案存儲等關(guān)鍵性的環(huán)節(jié)也要推廣數(shù)字化，運(yùn)用多樣化的手段來提供精確度更高的檔案信息，輔助高職院校的各項決策。

3.2 檔案信息安全認(rèn)證

檔案管理數(shù)字化是以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)建設(shè)的平臺，而網(wǎng)絡(luò)作為一個開放性空間，網(wǎng)絡(luò)安全問題也頻頻出現(xiàn)。如果校內(nèi)核心數(shù)據(jù)被竊取，對學(xué)校有著很大的影響。這就需要保證信息安全性，設(shè)置信息安全認(rèn)證。信息安全包括核心數(shù)據(jù)保密、訪問身份認(rèn)證、保證數(shù)據(jù)完整等幾大內(nèi)容。其中，雖然部分檔案可對外公開，但是部分核心數(shù)據(jù)必須要做到保密和細(xì)致，要求這些數(shù)據(jù)文件不可被不法分子非法獲取，如果無法保證信息數(shù)據(jù)的安全性，那么檔案信息安全也就無從談起。不同檔案管理系統(tǒng)采用不同的解決方案，通常是應(yīng)用防火墻阻攔病毒侵入、數(shù)字加密技術(shù)提高信息傳遞安全性、病毒查殺技術(shù)檢測病毒、容災(zāi)技術(shù)備份信息、身份認(rèn)證技術(shù)限制訪問等，這些技術(shù)都可以在很大程度上保證檔案數(shù)據(jù)庫的安全。

3.3 建立強(qiáng)大的檔案信息化管理人才隊伍

第一，高職院校應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)相關(guān)的檔案管理類人才。尤其是對于一些對檔案管理有清楚的理論和實踐操作能力，對于信息的處理非常敏感且快速的綜合性人才，一定要加快引進(jìn)的速度，從而在一定程度上建立起強(qiáng)大的檔案信息化管理人才隊伍。第二，加強(qiáng)對檔案管理員的培訓(xùn)力度。高職院校應(yīng)當(dāng)定期對現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行相關(guān)信息化建設(shè)的培訓(xùn)，開展有針對性的操作技能培訓(xùn)，幫助相關(guān)管理者能夠迅速掌握最新的消息和技術(shù)技能，對檔案資源進(jìn)行開發(fā)利用，從而不斷適應(yīng)社會信息技術(shù)的發(fā)展。第三，建立健全績效考核制度，直接與員工的薪資報酬掛鉤。對檔案管理而言，績效考核的重點應(yīng)當(dāng)集中在檔案管理的創(chuàng)新和信息化建設(shè)的開展進(jìn)度上，對相關(guān)人員進(jìn)行考察、評估。同時，結(jié)合當(dāng)前的檔案管理規(guī)范和高職院校行政管理要求，制定出完善的考核制度和標(biāo)準(zhǔn)，對其行為進(jìn)行量化，并且將考核成績作為晉升和職稱評定的依據(jù)。

4 數(shù)字化檔案的未來發(fā)展趨勢

4.1 朝著市場化、信息化等方向發(fā)展

通過對數(shù)字化檔案的利用現(xiàn)狀進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)日后互聯(lián)網(wǎng)化、信息化為數(shù)字檔案化的主要發(fā)展方向。只有對其進(jìn)行全面解釋，才能保證數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用做到有的放矢，并持續(xù)提升數(shù)字化檔案應(yīng)用效率。

4.2 朝著資源共享與互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)模式發(fā)展

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化檔案勢必會向資源共享與互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)的模式發(fā)展。這主要因為只有持續(xù)利用先進(jìn)技術(shù)，才能擴(kuò)展數(shù)字化檔案的利用范圍，并將其存在的效用充分地發(fā)揮出來。

4.3 專業(yè)化的非核心工作實現(xiàn)業(yè)務(wù)外包

檔案管理當(dāng)中一些與檔案核心內(nèi)容無關(guān)，又需要專門技術(shù)人員進(jìn)行維護(hù)運(yùn)行的的外圍工作可以將其交給具備相應(yīng)運(yùn)營資質(zhì)和能力的服務(wù)供應(yīng)商進(jìn)行完成，這樣既能有效提高高職院校數(shù)字化檔案的管理，增強(qiáng)管理質(zhì)量，又可以有效降低學(xué)校的成本支出，減少一些專業(yè)化問題對檔案系統(tǒng)減少的影響。這些工作具體包含數(shù)字化檔案網(wǎng)站的建立，軟硬件的維護(hù)管理，管理平臺的研發(fā)，檔案管理系統(tǒng)各個模塊功能的整合等。

4.4 創(chuàng)設(shè)快速服務(wù)和高效使用檔案管理平臺

高職院校的檔案中有許多信息具有很強(qiáng)的應(yīng)用價值。如果僅僅將檔案收集封存就讓這些信息的價值失去作用。因此在以后的數(shù)字化檔案當(dāng)中還需要注重檔案利用平臺的建設(shè)，充分發(fā)揮檔案的利用價值。因此在以后高職院校的數(shù)字化檔案管理中應(yīng)利用網(wǎng)絡(luò)和信息化技術(shù)加強(qiáng)檔案使用信息化平臺的建設(shè)，方便學(xué)校師生對檔案的使用。教師和學(xué)生通過檔案搜索引擎利用學(xué)校提供的賬號和密碼，在搜索引擎中輸入相應(yīng)的主題就可以實現(xiàn)檔案的查找和閱讀，減少因師生查閱檔案的時間，提高檔案查詢效率。

參考文獻(xiàn)

[1]李江霞.基于高校數(shù)字化檔案安全管理體系的研究[J].中國管理信息化，2015，18（01）：206.

[2]鄭平.高校數(shù)字化檔案管理的問題及對策[J].城建檔案，2015，（05）：69-70.

[3]周芬玲.試論高校數(shù)字化檔案信息管理體系的構(gòu)建[J].青海師范大學(xué)學(xué)報（哲學(xué)社會科學(xué)版），2013，35（04）：166-168.