倪小紅
摘 要:所謂涉密檔案就是企業(yè)最核心的秘密,它涉及的范圍很廣,包括企業(yè)發(fā)展經(jīng)濟的成功或是失敗,甚至是企業(yè)的安全;因此,為了促進企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展,提高企業(yè)的經(jīng)濟利益,必須規(guī)范化管理企業(yè)的涉密檔案,確保企業(yè)內(nèi)部信息的安全。本文以中國石油企業(yè)為例,簡要概括中國石油企業(yè)涉密檔案管理存在的一些問題,提出管理涉密檔案的一系列措施,希望對以后的研究能有所幫助。
關(guān)鍵詞:檔案管理;涉密檔案;石油企業(yè)
1 中國石油企業(yè)涉密檔案管理存在的問題
1.1 硬件設(shè)備缺乏
有部分石油企業(yè)在對涉密檔案進行管理時有很大的疏忽,所以檔案管理中會出現(xiàn)很多問題;例如,存放涉密檔案的地點與管理涉密檔案地點之間的距離太遠;庫房內(nèi)沒有質(zhì)量過硬的監(jiān)控系統(tǒng)、報警系統(tǒng)及最基礎(chǔ)的防護門,這些問題對管理涉密檔案來說都十分重要,如果不能及時解決好這些問題,那會給企業(yè)帶來不小的損失。因此應(yīng)當增加硬件設(shè)備,防止安全隱患的發(fā)生。
1.2 檔案管理人員缺乏安全責任意識
檔案管理人員是管理涉密檔案過程中較為重要的一環(huán),若是管理人員沒有較強的專業(yè)水平、缺乏安全意識、或是在工作中比較懶散,那么就會導(dǎo)致涉密檔案信息的丟失,給企業(yè)帶來無法挽回的后果。
1.3 文件登記手續(xù)不規(guī)范
在石油企業(yè)涉密檔案管理中,檔案文件登記時會出現(xiàn)文件分類不細致、記錄不標準、或是不及時等現(xiàn)象,這些都容易導(dǎo)致文件丟失或是遺漏,甚至是涉密檔案登記混亂。
1.4 管理功能不健全
在部分石油企業(yè)涉密檔案管理的過程中,對人員的分配極不合理,在相同區(qū)域內(nèi)由同一批檔案管理人員進行整理和儲存的工作,部分人員在閱讀時也沒有遮擋,這很容易導(dǎo)致在管理過程中出現(xiàn)涉密檔案信息丟漏的問題。
2 加強涉密檔案管理的措施
2.1 配備完善的硬件設(shè)施,做好安全管理基礎(chǔ)工作
無論何種企業(yè)在管理涉密檔案過程中,應(yīng)該把企業(yè)普通的檔案與涉密檔案進行分離,分成不同的區(qū)域進行管理,必要時要設(shè)立專門的場所,用來存放涉密檔案。存放涉密檔案的區(qū)域或是房間必須要安裝防盜門、防護欄,還要有質(zhì)量過硬的硬件設(shè)備,如除濕設(shè)備、監(jiān)控系統(tǒng)、報警裝置等。另外,普通檔案與涉密檔案的存儲區(qū)域要分隔一段距離,所有需要進入管理涉密檔案區(qū)域的人員必須要進行身份確認,有條件的可以采用面部識別、指紋識別等高科技技術(shù),以防止不相關(guān)的人員進入?yún)^(qū)域。為了確保涉密檔案的安全管理,需要有專業(yè)水平較高的人員進行管理。
2.2 提高檔案管理人員的安全意識,做好保密工作
檔案管理人員要有良好的全局意識、保密安全責任意識及政治意識,這是企業(yè)做好保密工作最重要的環(huán)節(jié);因此,要對檔案管理人員進行專業(yè)的培訓(xùn),提高管理人員的專業(yè)水平,在日常工作中,要大力宣傳保密工作的重要性,領(lǐng)導(dǎo)人員也要在平時的工作中注意觀察,將專業(yè)水平較高和安全意識較強的管理人員安排在涉密檔案管理工作中。加強對涉密檔案的管理工作,通過各種培訓(xùn)提高管理人員安全責任意識,管理檔案的相關(guān)部門要善于總結(jié),總結(jié)每年在涉密檔案管理過程中出現(xiàn)的問題并進行歸納,提出有效的解決方案;同時,在整個部門做好宣傳教育工作,通過專題性的教育,提高員工的安全意識,使管理人員深刻意識到涉密檔案對企業(yè)甚至是國家的重要意義。
隨著社會的發(fā)展,我國已經(jīng)進入到了信息時代,隨之出現(xiàn)大量高科技手段的介入;因此,石油企業(yè)除了讓管理人員熟練掌握理論知識外,還應(yīng)鼓勵他們學習現(xiàn)代的高科技手段,做好預(yù)防竊聽等工作,從而加強對涉密檔案的管理。
2.3 完善規(guī)章制度
完善的規(guī)章制度、法律法規(guī)是企業(yè)涉密檔案管理工作最堅實的保障。有了法律法規(guī)和規(guī)章制度的約束,企業(yè)對涉密檔案進行管理才有依據(jù)。每一個優(yōu)秀的企業(yè)涉密檔案管理模式都會有一套科學合理的制度標準,我國有一句很有名的俗語:“沒有規(guī)矩,不成方圓”,用來形容企業(yè)涉密檔案管理再合適不過,科學合理的制度規(guī)范可以使管理達到事半功倍的效果。從涉密檔案的接收、整理存放到對檔案進行檢驗再到提供借閱等一系列工作,都必須要有一套科學合理的管理規(guī)范,同時要對其進行監(jiān)管工作。依照相應(yīng)的規(guī)章制度,企業(yè)要對管理工作進行不定期地抽查或是定期檢查,以確保能夠及時發(fā)現(xiàn)安全隱患,從而優(yōu)化企業(yè)管理涉密檔案的模式,不斷完善檔案管理的相關(guān)
制度。
2.4 做好對企業(yè)涉密檔案的管理工作
為了確保企業(yè)在管理涉密檔案過程中的安全性,進行企業(yè)涉密檔案管理的相關(guān)部門必須要做好自己的本職工作。
2.4.1 保管職責
企業(yè)涉密檔案管理人員在工作過程中,涉及多方面的內(nèi)容,日常工作包括涉密文件的接受、分類整理等,還有對涉密檔案管理區(qū)域的進入人員按照嚴格的制度進行登記。專業(yè)的管理人員應(yīng)當依據(jù)涉密級別的高低對涉密檔案進行分類管理,并將分類好的檔案放入不同的保險柜中,根據(jù)需要取出要進行閱讀的檔案。
2.4.2 執(zhí)行嚴格的管理制度
如果想要借閱涉密檔案或是復(fù)制涉密檔案內(nèi)的信息時,必須要按照制度填寫借閱表或者是復(fù)制審批單,填寫完畢后交由企業(yè)涉密檔案的相關(guān)部門進行審核,在經(jīng)過反復(fù)檢查后,符合相關(guān)制度規(guī)定的才能借閱。在借閱過程中,借閱者應(yīng)該在管理人員的視線范圍內(nèi)進行閱讀,不能離開制定的地點,以防止居心叵測的人泄露信息;對于級別較高的涉密檔案,應(yīng)當遵守更嚴格的規(guī)定,嚴禁出現(xiàn)損壞或者破壞甚至是偷拍的行為;如果需要復(fù)制檔案的內(nèi)容,應(yīng)在取得上級同意后,在指定的復(fù)印機上進行復(fù)印,而且旁邊要有專人進行監(jiān)管。
3 結(jié)束語
企業(yè)涉密檔案在很大程度上直接影響著企業(yè)的發(fā)展,為了確保涉密檔案管理的安全性,無論是何種企業(yè),都應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展的實際情況,配備質(zhì)量過硬的專業(yè)設(shè)備,經(jīng)常對相關(guān)的檔案管理人員進行安全責任教育,以提高涉密檔案管理人員的專業(yè)水平;企業(yè)要針對涉密檔案的具體管理情況,建立一套科學合理的管理制度,將管理責任制落在實處,盡可能做好對涉密檔案的管理工作。
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