裴藝澤

摘要：檔案是人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中逐漸積累形成的各種具有保存價(jià)值的原始記錄和文獻(xiàn)資料等，它是社會(huì)發(fā)展的真實(shí)記錄，是厚重的歷史積淀下留給我們的寶貴財(cái)富。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案工作也發(fā)生了深刻的變化，檔案資料的來(lái)源更為廣泛，內(nèi)容更為豐富，形式也更為多樣，這些都對(duì)我們當(dāng)前的檔案管理工作提出了更新、更高的要求。信息化時(shí)代背景下，如何提高檔案管理的科學(xué)化水平，促進(jìn)檔案規(guī)范化管理，則成為新時(shí)期檔案管理工作的重要任務(wù)。本文主要分析了當(dāng)前檔案管理工作中存在的問(wèn)題，對(duì)新時(shí)期如何實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理提出了相關(guān)對(duì)策和建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；科學(xué)化

檔案是信息資源的重要組成部分，當(dāng)今世界已進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代，信息已成為與資產(chǎn)一樣占據(jù)重要戰(zhàn)略位置的資源。檔案作為與企業(yè)同步發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn)，記錄著企業(yè)的發(fā)展歷史，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)者在瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中進(jìn)行決策提供可靠依據(jù)。規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是企業(yè)的基礎(chǔ)性工作，我們應(yīng)建立一套適應(yīng)本公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)、體現(xiàn)公司規(guī)范化、科學(xué)化管理水平的檔案體系，使得檔案工作與企業(yè)同步發(fā)展，為企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)和研究工作的開(kāi)展創(chuàng)造必要條件，規(guī)避和抵御市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中企業(yè)所可能面臨的各種風(fēng)險(xiǎn)。

1.檔案在企業(yè)管理中的作用

1.1檔案的載體作用

一個(gè)沒(méi)有檔案的企業(yè)就像一個(gè)沒(méi)有歷史的國(guó)家，沒(méi)有歷史的國(guó)家注定會(huì)如流星一般轉(zhuǎn)瞬即逝。沒(méi)有檔案的企業(yè)是根本無(wú)法積累企業(yè)歷史、總結(jié)企業(yè)成功經(jīng)驗(yàn)的。如何讓新員工以最快速度了解一個(gè)企業(yè)的歷史呢？ 檔案特別是信息化了的檔案，是一個(gè)快捷而有效的途徑。一個(gè)企業(yè)的檔案記載著這個(gè)企業(yè)成長(zhǎng)的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，我們可以從檔案中了解這個(gè)企業(yè)的詳細(xì)情況。

1.2檔案的憑證作用

中國(guó)人常說(shuō)：“空口無(wú)憑，立字為據(jù)”。檔案是自然形成的，這種形成的自然性決定了檔案記錄歷史情況的客觀性。檔案是是令人信服的歷史證據(jù)，具有一定的法律效用。當(dāng)企業(yè)發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛時(shí)或其他風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，檔案能起到至關(guān)重要的作用，是保護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的有力武器。

1.3檔案的參考作用

檔案作為一種歷史記錄，不僅具有憑證作用，也具有參考作用。歷史學(xué)家稱(chēng)檔案是“沒(méi)有摻過(guò)水的史料”，它比其他資料來(lái)源可靠。如某地要修地鐵，在規(guī)劃之初就需要查閱大量的各種檔案，包括地質(zhì)水文、地下管網(wǎng)、沿線建筑基礎(chǔ)、區(qū)域人口密度及流量等，以便確定材料及工藝的選擇、地鐵的線路走向、站點(diǎn)的選擇等方案。否則，地鐵的安全就難以得到保證，施工中就有可能出現(xiàn)破壞地下管網(wǎng)的情況，造成無(wú)法估量的損失。

2.目前企業(yè)中檔案管理的通病

目前，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立和不斷完善，企業(yè)為了在競(jìng)爭(zhēng)中取勝，以體制、機(jī)制、機(jī)構(gòu)的變革應(yīng)對(duì)市場(chǎng)的風(fēng)云變幻，在這個(gè)過(guò)程中，企業(yè)注重的是直觀的經(jīng)濟(jì)效益，看重的是與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)直接相關(guān)的部門(mén)或機(jī)構(gòu)的工作，往往會(huì)出現(xiàn)很多企業(yè)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)上的疏忽，忽略了文件收集、利用、歸檔工作，伴隨人員的流動(dòng)，出現(xiàn)的是文件資料、技術(shù)資料流失的現(xiàn)象。

3.新時(shí)期國(guó)企總部及對(duì)子公司檔案科學(xué)化、規(guī)范化管理監(jiān)管

3.1將檔案的規(guī)范化管理作為提高檔案管理水平的重要手段所謂 “無(wú)規(guī)矩不成方圓”，要建立符合企業(yè)業(yè)務(wù)特點(diǎn)的一系列檔案的管理制度、標(biāo)準(zhǔn)和流程，并將這些制度、標(biāo)準(zhǔn)和流程固化于檔案管理的具體工作中，把檔案規(guī)范工作列入企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計(jì)劃和季度、月度計(jì)劃，作為一項(xiàng)重要的內(nèi)容納入年度目標(biāo)，真正做到人員認(rèn)識(shí)到位，工作措施到位。運(yùn)用健全的組織機(jī)構(gòu)和管理網(wǎng)絡(luò)，對(duì)企業(yè)科技、文書(shū)、會(huì)計(jì)、聲像、實(shí)物檔案集中統(tǒng)一管理。同時(shí)，繪制檔案管理流程圖，明晰檔案人員工作職責(zé)、任務(wù)及歸檔范圍、整理等要求，將檔案的形成、積累及歸檔工作納入科技、經(jīng)營(yíng)管理環(huán)節(jié)，使檔案的收集、整理有據(jù)可依。結(jié)合企業(yè)實(shí)際，加強(qiáng)檔案室的更新改造，實(shí)現(xiàn)庫(kù)房、辦公室、查閱室的“三分開(kāi)”，檔案保管條件符合國(guó)家要求，檔案保管安全可靠。

3.2實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案目標(biāo)管理企業(yè)檔案工作只有緊跟形勢(shì)，不斷創(chuàng)新 ，達(dá)到與企業(yè)管理相適應(yīng)的管理水平，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的不斷積累和有效的流動(dòng)。通過(guò)檔案工作目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)升級(jí)活動(dòng)，不僅可以實(shí)行檔案的綜合管理，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，改善檔案工作條件，提高檔案開(kāi)發(fā)利用的水平，還可以使企業(yè)的檔案工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，更好地為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)。

3.3綜合利用各種資源，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理隨著改革的深入發(fā)展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問(wèn)題，諸如檔案數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來(lái)困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形勢(shì)下出現(xiàn)的新問(wèn)題。檔案匯集豐富的信息，其整理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大。利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。如手工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)，盡管都依照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解能力不同，對(duì)同一個(gè)文件有不同的分類(lèi)，因此不可避免的產(chǎn)生分類(lèi)不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來(lái)不便。因此。要發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少手工操作，提高工作效率。

3.4加強(qiáng)檔案信息化資源的開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用是檔案收集整理工作的最終目的。只有把檔案信息作為依據(jù)、憑證或參考資料主動(dòng)、及時(shí)、準(zhǔn)確地服務(wù)于生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、維權(quán)等實(shí)際工作之中，指導(dǎo)、促進(jìn)各項(xiàng)工作任務(wù)的完成。不斷提升企業(yè)生產(chǎn)、管理部門(mén)工作效率，贏得最佳效益，才能充分實(shí)現(xiàn)檔案信息的使用價(jià)值，并使企業(yè)全新的發(fā)展環(huán)境下正確認(rèn)識(shí)面臨的形勢(shì)，合理評(píng)估企業(yè)的自身實(shí)力和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中所處的位置，正確決定企業(yè)的發(fā)展方向和經(jīng)營(yíng)思路，有效維護(hù)企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正當(dāng)權(quán)利和利益。

3.5加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高管理人員綜合素質(zhì)企業(yè)的專(zhuān)（兼）職檔案人員是規(guī)范檔案管理的核心，要積極組織檔案人員參加各類(lèi)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，持證上崗，提高檔案人員的思想認(rèn)識(shí)和業(yè)務(wù)技能水平。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動(dòng)性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識(shí)水平和管理能力。由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類(lèi)和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對(duì)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高的要求。原來(lái)那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法已不能適應(yīng)新的形勢(shì)，所以必須對(duì)檔案人員加強(qiáng)繼續(xù)教育，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。在一日千里的經(jīng)濟(jì)發(fā)展節(jié)奏中，我們要擺脫傳統(tǒng)檔案觀念的束縛，以科學(xué)發(fā)展觀規(guī)范檔案管理工作，使企業(yè)的檔案信息充分滿(mǎn)足經(jīng)營(yíng)發(fā)展的需要，充分發(fā)揮其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)“助推器”的作用，為企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中贏得勝利作出新的更大的貢獻(xiàn)。

4.結(jié)語(yǔ)

新的時(shí)期，面對(duì)檔案工作新的要求，我們必須改變過(guò)去對(duì)檔案管理的錯(cuò)誤理念，加大管理投入，加強(qiáng)對(duì)檔案人員的教育培訓(xùn)，逐步完善管理制度體系，不斷提高檔案管理信息化水平，才能使檔案管理真正走上科學(xué)化、規(guī)范化管理的道路。

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