馬勝軍

摘要：人力資源管理中很重要的一部分內(nèi)容就是人事檔案管理，科學(xué)的人事檔案管理能夠有效的對職工進行優(yōu)化配置，能夠大大提高工作效率。但是目前的人事檔案管理中扔存在一些不足，需要詳細(xì)了解問題根本所在，提出合理化建議。本文主要介紹了人事檔案管理對人力資源管理的作用，剖析了人事檔案管理工作中存在的問題，最后提出了對人事檔案管理的對策，對當(dāng)前人事檔案管理工作打好基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：傳統(tǒng)人事檔案；現(xiàn)代人事檔案；轉(zhuǎn)變

引言：

社會經(jīng)濟的不斷進步和科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新，為各行各業(yè)打造了新的發(fā)展局面，構(gòu)建現(xiàn)代化、信息化的運營管理模式，是各行業(yè)爭相改革的重要目標(biāo)。人力資源管理是用人單位得以長遠發(fā)展的基礎(chǔ)保障，在提升人力資源管理質(zhì)量的同時，做好人事檔案管理工作，可以為單位穩(wěn)定發(fā)展進程的加快提供積極的推動作用。而現(xiàn)在隨著計劃經(jīng)濟向市場經(jīng)濟的轉(zhuǎn)變，我國的人事檔案管理改革已經(jīng)走到了一個十字路口，必須對一些根本性的問題進行深入研究。

一、概述現(xiàn)代人事檔案管理

人事檔案是指對個人的工作業(yè)績、工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力、品德思想、政治思想、成長經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷等等方面的文字記載或電子文檔的記載。人事檔案管理是指對人事檔案進行統(tǒng)計、鑒定、保管、整理、收集等等活動。人事檔案管理的主要目的是為了保守檔案機密、確保檔案材料完整、便于檔案利用等，其一，保守檔案機密，現(xiàn)現(xiàn)代市場競爭中，了解競爭對手的情報具有極其重要的作用，有部分機密檔案是用人單位發(fā)展的機密，例如，企業(yè)成本材料，客戶信息等都是企業(yè)的機密文件。因此，檔案管理員必須具備很強的職業(yè)道德、遵守法律法規(guī)、嚴(yán)格做好檔案管理的保密工作；其二，確保檔案材料完整，在檔案日常維護和管理的工作中，管理人員必須要做到材料的完整性，防止材料遺失或遭到破壞，這是檔案管理人員日程工作中的重要任務(wù)和職責(zé)；其三，便于檔案利用，只有能夠有效的利用人事檔案管理材料，才能有利提高企業(yè)人力資源管理的效率和質(zhì)量[1]。

二、人事檔案管理對人力資源管理的重要作用

（一）科學(xué)化管理模式的改革

在人事檔案管理過程中，結(jié)合時代創(chuàng)新發(fā)展理念，構(gòu)建出科學(xué)化、現(xiàn)代化的管理體系，制定出合理的管理制度，有助于進一步提升人事檔案管理效率和管理質(zhì)量。做好基礎(chǔ)的人事檔案整理工作，能夠優(yōu)化配置人力資源管理方案，促使人力資源管理模式呈現(xiàn)出改革與創(chuàng)新的新局面。人事檔案管理工作的開展，需要依靠科學(xué)化管理制度的支持，以用人單位職工為主體，了解職工詳細(xì)的動態(tài)化信息，根據(jù)用人單位實際情況及時調(diào)整管理方案，有利于人力資源管理工作的順利實施。人力資源管理工作需要以人事檔案為參考依據(jù)，對職工的基本信息和未來的發(fā)展方向進行明確，合理配置職工的工作領(lǐng)域，從而調(diào)整用人單位內(nèi)部人力資源分配結(jié)構(gòu)，激發(fā)員工的工作熱情，提升職工的工作效率。利用人事檔案科學(xué)化管理實現(xiàn)人力資源管理模式的改革與創(chuàng)新，可以進一步加快企業(yè)的長遠發(fā)展進程。

（二）規(guī)范化管理需求的預(yù)測

人力資源管理質(zhì)量和管理效果直接影響到用人單位穩(wěn)定發(fā)展目標(biāo)的樹立。想要進一步提升工作質(zhì)量和工作效率，必須對人事檔案管理方案進行優(yōu)化，保證人力資源管理工作的順利開展，明確未來的發(fā)展方向，促使單位各項工作全面提升。在此基礎(chǔ)上，可以對人力資源管理進行統(tǒng)一、全面的規(guī)劃，制定人力資源體系。用人單位的人力資源管理離不開人事檔案的科學(xué)化管理，沒有人事檔案管理的單位人力資源的管理也一定不會很全面、規(guī)范。

三、現(xiàn)代人事檔案管理中存在的問題

（一）現(xiàn)代檔案管理中缺乏意識

人事管理部門對人事檔案管理工作的重視度不夠，沒有將人事檔案的作用利用起來。由于人事管理部門對人事檔案的重視度不夠產(chǎn)生的不利影響主要表現(xiàn)在兩個方面：一是人事檔案管理工作缺少資金和人力的支持，許多單位沒有做好人事檔案管理工作，導(dǎo)致人事檔案信息不完善、內(nèi)容卻是甚至內(nèi)容混亂，從而不能充分發(fā)揮人事檔案的作用。二是盡管有的用人單位設(shè)立了人事檔案，但人事檔案的利用度不夠，有的人事檔案管理還出現(xiàn)了重保密、輕利用的問題。對人事檔案的管理缺乏統(tǒng)一的管理計劃，管理人員對于如何管理人事檔案以及如何充分利用人事檔案對人力資源進行高效管理的認(rèn)識度不夠。要提高人事檔案服務(wù)開發(fā)意識，統(tǒng)一對檔案進行收集、整理、保管，將人事檔案科學(xué)化管理對人力資源管理的作用發(fā)揮到最大。

（二）現(xiàn)代檔案管理方法落后

隨著科學(xué)技術(shù)的進步，人事檔案管理的方法也有了很大程度的改進。然而一些小規(guī)模或不正規(guī)的企業(yè)由于資金不足、管理水平落后，對人事檔案管理方面的資金投入較少，檔案管理的方法也較落后。甚至還有一些企業(yè)的人事檔案管理手段還是傳統(tǒng)的手工管理和經(jīng)驗管理層次，但是國際統(tǒng)一的檔案管理方法標(biāo)準(zhǔn)已有了很大程度的提升。所以，隨著人事檔案的日益增多、檔案管理事項的工序復(fù)雜程度提高，這些落后的檔案管理方法已不能滿足當(dāng)今社會對企業(yè)人事檔案管理工效率的要求。并且，手工管理和經(jīng)驗管理要耗費大量的時間和精力，不僅工作效率達不到規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，而且對人力資源和財力資源也是一種浪費。

四、現(xiàn)代人事檔案改革的解決措施

（一）建立人事檔案之外其他合適的人才評價標(biāo)準(zhǔn)和員工考核依據(jù)

傳統(tǒng)的人事檔案管理模式制約了職工的合理流動和科學(xué)考核?，F(xiàn)代人事管理部門應(yīng)該建立人事檔案之外的科學(xué)、合理、公正的人才評價標(biāo)準(zhǔn)和職工考核依據(jù)，不單純依賴于人事檔案，這樣才可以提高那些有真才實學(xué)的職工的工作積極性。

（二）政府應(yīng)正確界定人事檔案的所有權(quán)，實行無償性的管理服務(wù)

我國法規(guī)規(guī)定，以往形成的人事檔案（包括干部檔案、學(xué)生檔案、企業(yè)員工檔案、士兵檔案等）都應(yīng)屬于國家所有。這樣來說，人事檔案的管理就沒有什么理由向其相對人收取管理費，政府以及所設(shè)立的人才流動中心應(yīng)該提供無償性的管理。

（三）改革現(xiàn)行的人事檔案制度，建立公共部門與非公單位相互分離的管理制度

現(xiàn)代人事管理制度應(yīng)明確規(guī)定所有社會組織都具有建立和保管本單位人事檔案的權(quán)利和責(zé)任。對于公共部門的人事檔案管理，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級集中的管理體制；對于非公單位，實行統(tǒng)一指導(dǎo)，各司其職的管理體制；政府系統(tǒng)的檔案館應(yīng)當(dāng)成立專門負(fù)責(zé)管理人事檔案的文件信息服務(wù)中心。通過讓更多的組織和單位都享有管理人事檔案的權(quán)利，提高人事檔案管理的社會化程度，改善人事檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)狀況，增強人事檔案的社會功能，使之真正成為組織識別人才、任用人才，了解有關(guān)人員工作業(yè)績、能力和水平及其誠信情況的有效依據(jù)。

參考文獻：

[1]王英瑋.周艷.我國人事檔案管理改革若干問題的思考[J].檔案學(xué)通訊，2007（1）.

[2]王英瑋，張秋燕.關(guān)于改革我國人事檔案管理機制的幾點建議[J].檔案學(xué)通訊，2009（4）.

[3]劉琴.人事制度改革對人事檔案管理的影響[J].檔案學(xué)通訊，2005（5）.

[4]劉琴.人事檔案管理研究述評與趨勢展望[J].檔案學(xué)研究，2011（5）.endprint