顧昊旻+胡婷+方梅+趙葉燕+查淑青

摘要：文章研究了ERP系統(tǒng)中的項目預(yù)算管控，SAP系統(tǒng)通過項目管理模塊來對各類項目進(jìn)行管理，項目管理模塊通過配置預(yù)算參數(shù)文件、容差限制等后臺參數(shù)來實現(xiàn)項目預(yù)算管控的目標(biāo)，從而實現(xiàn)項目的采購管理、合同管理和成本管理都能在ERP信息系統(tǒng)層面達(dá)到事前控制的效果，幫助管理者提升項目管理水平。

關(guān)鍵詞：SAP系統(tǒng)；項目管理；預(yù)算管控

企業(yè)資源計劃（EnterpriseResoursePlanning，ERP）系統(tǒng)是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺。信息技術(shù)與先進(jìn)管理思想在ERP系統(tǒng)中得到了融合。ERP蘊(yùn)含了當(dāng)今最先進(jìn)的管理思想，反映了時代對企業(yè)資源的合理配置的要求，其己逐漸成為企業(yè)在信息時代生存和發(fā)展的重要基礎(chǔ)，是現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)營模式。

全球領(lǐng)先的商用軟件廠商，是一家在全球50多個國家和地區(qū)有分支機(jī)構(gòu)的跨國公司，也是在ERP系統(tǒng)全球市場占有率最高的軟件產(chǎn)品，對于大型、集團(tuán)性企業(yè)，企業(yè)管理系列軟件（SystemApplicationandProductsinDataProcessing，SAP）往往是其首選[1]。本文主要對SAP系統(tǒng)中的項目預(yù)算管控進(jìn)行討論。

1項目預(yù)算管控的對象——WBS

SAP系統(tǒng)中使用項目管理模塊（ProjectSystem，PS）來

對各類項目進(jìn)行管理，項目是為完成某一獨(dú)特的產(chǎn)品和服務(wù)所做的一次性努力，其具有如下特性[2]。

一次性：項目有明確的開始時間和結(jié)束時間。當(dāng)項目目標(biāo)己經(jīng)實現(xiàn)，或因項目目標(biāo)不能實現(xiàn)而項目被終止時，就意味著項目的結(jié)束。

獨(dú)特性：項目所創(chuàng)造的產(chǎn)品或服務(wù)與己有的相似產(chǎn)品或服務(wù)相比較，在有些方面有明顯的差別。項目要完成的是以前未曾作過的工作，所以它是獨(dú)特的。SAP系統(tǒng)中，一個項目由項目定義和若干個工作細(xì)分結(jié)構(gòu)（WorkBreakdownStructure，WBS）組成。

項目定義是一個總括的項目描述。項目定義為將來項目計劃階段所要創(chuàng)建的所有項目管理對象提供了一個框架。

WBS是以層次結(jié)構(gòu)的形式將完成一個項目所要執(zhí)行的任務(wù)層層細(xì)分所形成的項目結(jié)構(gòu)。同時提供了關(guān)于項目的概覽并且構(gòu)筑了項目的組織結(jié)構(gòu)和協(xié)調(diào)合作的基礎(chǔ)，同時顯示了項目在工作時間和金錢上的實際花費(fèi)，可以應(yīng)用它來計劃時間、成本和分配預(yù)算。項目預(yù)算控制由WBS上的預(yù)算參數(shù)文件進(jìn)行控制，在SAP中項目的預(yù)算分為年度預(yù)算和總體預(yù)

算兩種，通過配置預(yù)算參數(shù)文件實現(xiàn)項目的預(yù)算管控模式。通過預(yù)算參數(shù)文件中的可用性控制選項進(jìn)行配置實現(xiàn)，因WBS的形式為層次結(jié)構(gòu)，子層的預(yù)算受到父級WBS的影響。若預(yù)算僅分配在父級WBS，則所有子層WBS的預(yù)算均受到總體預(yù)算控制。年度預(yù)算控制模式下，WBS受到年度預(yù)算控制，其中年度預(yù)算受到總體預(yù)算控制。若預(yù)算僅分配在父級WBS，則所有子層WBS的預(yù)算均受到父級WBS的預(yù)算控制。

2項目預(yù)算控制實現(xiàn)方式

SAP系統(tǒng)的預(yù)算可以實現(xiàn)按照項目對應(yīng)的WBS來實現(xiàn)項目成本管控，也可以通過基金中心和承諾項目來控制預(yù)算，這兩種類型的預(yù)算控制方式在安徽繼遠(yuǎn)軟件有限公司均有實現(xiàn)。目前安徽繼遠(yuǎn)軟件有限公司項目類型按照投資種類主要分為投資類項目及成本類項目，投資類項目受到項目預(yù)算的管控，成本性項目受到項目預(yù)算及基金預(yù)算的控制。通過基金中心、承諾項目實現(xiàn)成本性項目的基金預(yù)算控制，與此同時通過WBS的預(yù)算設(shè)置使其受到項目預(yù)算控制。項目在創(chuàng)建之時，系統(tǒng)會創(chuàng)建一個項目定義，若干個WBS元素，其中WBS元素層級根據(jù)對應(yīng)的預(yù)算參數(shù)文件進(jìn)行預(yù)算控制。WBS的層級結(jié)構(gòu)決定了預(yù)算控制的細(xì)度[3]。

2.1總體預(yù)算控制方案

SAP系統(tǒng)中通過OPS9預(yù)算參數(shù)文件的配置，可以僅實現(xiàn)總體預(yù)算的管控而忽略每個年度的預(yù)算控制。在項目實施周期內(nèi)，只制定一個總體預(yù)算額度，不論項目進(jìn)行到哪個年度，只要不超總體預(yù)算則可以正常進(jìn)行收采購、入賬等發(fā)生預(yù)算消耗的業(yè)務(wù)操作。

2.2年度預(yù)算控制方案

在SAP的系統(tǒng)中進(jìn)行年度維度預(yù)算控制的配置，也是使用OPS9配置預(yù)算參數(shù)文件來實現(xiàn)的。此項配置的重點(diǎn)是預(yù)算可用性控制，其中分配控制是否勾選決定著總體和年度預(yù)算控制維度的不同。如勾選分配控制總體選項，則表明該預(yù)算方案忽略年度控制；如果不勾選，則表明當(dāng)前配置的預(yù)算方案為年度維度啟用狀態(tài)，即項目的預(yù)算需要每年都分配，且每年的預(yù)算數(shù)合計不得超過項目的總體預(yù)算。

2.3預(yù)算容差限制

可以在后臺配置中對預(yù)算設(shè)定容差限制，針對不同的預(yù)算參數(shù)文件，在相應(yīng)的控制范圍內(nèi)按照預(yù)算消耗的百分比設(shè)置對應(yīng)的預(yù)警信息。例如，可以配置容差為：當(dāng)預(yù)算花費(fèi)達(dá)到90%時進(jìn)行預(yù)警提示，在達(dá)100%時進(jìn)行系統(tǒng)報錯并執(zhí)行剛性預(yù)算控制。

2.4激活預(yù)算有效性控制

預(yù)算有效性控制如何激活可以在預(yù)算參數(shù)文件中配置，一般選擇在預(yù)算分配期間自動激活，如果配置成不激活，則需在項目創(chuàng)建后使用CJBV進(jìn)行手工激活。

2.5科目設(shè)置元素

在標(biāo)準(zhǔn)WBS架構(gòu)中進(jìn)行配置，設(shè)置此標(biāo)識后方能夠?qū)υ揥BS元素進(jìn)行實際成本記賬，可以根據(jù)業(yè)務(wù)需求對特定WBS設(shè)置不能記賬。

3某些特定WBS不能記賬的實現(xiàn)途徑

3.1增強(qiáng)實現(xiàn)

事物碼opsi配置標(biāo)準(zhǔn)校驗，在預(yù)留出口“UF001”中實現(xiàn)當(dāng)前WBS的驗證，當(dāng)前WBS如果符合配置表中的配置則校驗該WBS是否為最底層，如果不是，則給出報錯，如果配置表為空則報錯提示維護(hù)配置表，報錯提示信息可以根據(jù)具體業(yè)務(wù)需求在程序里設(shè)定。

3.2后臺配置實現(xiàn)

在搭建標(biāo)準(zhǔn)WBS架構(gòu)的時候，將不允許記賬的WBS設(shè)置為不可記賬，即“科目設(shè)置元素”的標(biāo)識不勾選。根據(jù)WBS架構(gòu)編碼規(guī)范在系統(tǒng)中創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)的WBS架構(gòu)，項目在創(chuàng)建時采用對應(yīng)WBS標(biāo)準(zhǔn)架構(gòu)，再進(jìn)行替換，故實現(xiàn)既定WBS不能記賬的功能。endprint

4常見問題及應(yīng)對策略

項目預(yù)算分配按照業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的不同，占用的形式有所不同。己分配預(yù)算分為承諾值和實際值。其中承諾是指采購申請和采購訂單的價格，實際指的是己經(jīng)記入項目實際成本的價值。項目預(yù)算承諾來自于PR和PO，在PR到PO的轉(zhuǎn)換過程中，包括刪除、修改之類的操作，項目預(yù)算都常常會被多次占用和釋放，這樣就有可能在系統(tǒng)中看到的預(yù)算分配值與實際業(yè)務(wù)不符的情況，存在傳遞錯誤和失控的風(fēng)險。如果使用中出現(xiàn)上述情況，就需要用戶手動更新預(yù)算，從而保證線上報表與實際業(yè)務(wù)的一致性。

啟用項目年度預(yù)算控制后，在實際業(yè)務(wù)中常常出現(xiàn)預(yù)算申請還未批復(fù)，即預(yù)算還未在系統(tǒng)編制就有項目采購行為發(fā)生的情況，這給用戶使用帶來了諸多不便。為了規(guī)避這種風(fēng)險，要求企業(yè)在編制預(yù)算，尤其是年度預(yù)算的時候要充分考慮預(yù)算的不確定性，提高年度預(yù)算編制的準(zhǔn)確性。為確保項目預(yù)算順利實施管控作用，建議在項目預(yù)算強(qiáng)控之前，各業(yè)務(wù)部門進(jìn)行充分溝通，制定完善的預(yù)算管理流程，避免剛性預(yù)算上線后業(yè)務(wù)流程產(chǎn)生不適應(yīng)性，從而影響工作效率。

現(xiàn)實業(yè)務(wù)中部分業(yè)務(wù)部門實操人員對ERP系統(tǒng)的WBS編碼控制預(yù)算的維度和細(xì)度不熟悉，常常將預(yù)算層層分解，甚至到最底層次，然而到實際業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)的時候，年度預(yù)算控制得過細(xì)導(dǎo)致采購和收發(fā)貨無法正常進(jìn)行。針對這種情況，需要對應(yīng)的管理部門首先要深刻理解ERP系統(tǒng)PS模塊WBS在預(yù)算管理中的作用，并且定期組織對基層人員進(jìn)行深入的宣貫和培訓(xùn)，保證用戶正確使用PS模塊的預(yù)算管理功能。

5結(jié)語

預(yù)算管理的信息化是一個長期、細(xì)致的工作，不等同于單純上線一套軟件或者把某些環(huán)節(jié)、功能等進(jìn)行簡單的電子化處理，而是需要企業(yè)的管理人員尤其是財務(wù)人員熟悉企業(yè)，深入了解企業(yè)的業(yè)務(wù)，熟悉企業(yè)的業(yè)務(wù)流、數(shù)據(jù)流，掌握流程的關(guān)鍵點(diǎn)、控制點(diǎn)。這樣才能協(xié)助企業(yè)信息部門或者外部顧問構(gòu)建信息化平臺，實現(xiàn)相關(guān)信息系統(tǒng)的無縫銜接，達(dá)到預(yù)算管理全職員、全過程、全系統(tǒng)的維度。

[參考文獻(xiàn)]

[1]姜麗.基于SAP系統(tǒng)的全面預(yù)算管理應(yīng)用研究[D].天津：天津大學(xué)，2012.

[2]王紋，孫健著.SAP財務(wù)管理大全[M].北京：清華大學(xué)出版社，2010.

[3]王化成，伶巖，李勇.全面預(yù)算管理[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2011.endprint