李正瑩 吳秀花 姜春梅

電子檔案是指通過計算機(jī)磁盤等電子設(shè)備存儲的信息檔案，與紙質(zhì)檔案相比其具有可以將相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件等進(jìn)行整合、功能模塊布局合理、操作方便、節(jié)省空間以及能夠?qū)崿F(xiàn)大容量的信息管理等優(yōu)勢[1-2]。數(shù)字醫(yī)學(xué)主要研究數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)、人工智能等技術(shù)在醫(yī)學(xué)領(lǐng)域的應(yīng)用規(guī)律和發(fā)展趨勢，是探索數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)領(lǐng)域的信息采集、處理、傳遞、存儲、利用、共享和實現(xiàn)等方面的一門科學(xué)。數(shù)字醫(yī)學(xué)電子檔案是一種通過計算機(jī)等電子設(shè)備對患者檔案進(jìn)行存儲的技術(shù)，主要致力于將醫(yī)院的多種文件檔案實現(xiàn)數(shù)字化，以期應(yīng)用數(shù)字化的技術(shù)來解釋醫(yī)學(xué)現(xiàn)象、探討醫(yī)學(xué)機(jī)制。

近年來，隨著醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展，數(shù)字醫(yī)學(xué)電子檔案的建立也逐漸增加，醫(yī)院的檔案管理逐步由紙質(zhì)文書發(fā)展為多層次、大容量及多形式的檔案模式，電子檔案文檔逐步占據(jù)醫(yī)院檔案管理中的主要形式[3]。但是，醫(yī)院電子檔案建設(shè)中仍然存在諸多問題亟待解決，強(qiáng)化醫(yī)療行業(yè)數(shù)字醫(yī)學(xué)檔案的建立，使得數(shù)字檔案現(xiàn)代化、準(zhǔn)確化及正確化，并增加其實用性是醫(yī)院數(shù)字檔案建設(shè)的根本任務(wù)[4-5]。本研究通過對現(xiàn)存的醫(yī)學(xué)電子檔案的不足及相應(yīng)的對策進(jìn)行探討，為實現(xiàn)電子檔案的科學(xué)化管理盡一份力。

1 醫(yī)學(xué)電子檔案在醫(yī)院發(fā)展中的重要作用

隨著科學(xué)的進(jìn)步和發(fā)展，電子檔案也逐漸被普及，在醫(yī)院電子檔案的實施中具有重要的作用。電子檔案滿足了各種科研數(shù)據(jù)的處理，尤其是科研數(shù)據(jù)中比較復(fù)雜的圖表和數(shù)據(jù)的處理及存儲，都可以由各種計算機(jī)軟件及繪圖工具完成，極大減少了手工勞動，節(jié)省人力支出，提高工作效率[6]。同時，對不同患者的病情、治療情況以及隨訪情況進(jìn)行記錄，將情況相近的患者資料進(jìn)行匯總和統(tǒng)計，能夠及時有效地對同類型患者采取的治療方法的效果進(jìn)行統(tǒng)計比較，有利于醫(yī)院醫(yī)療水平的提高[7]。當(dāng)發(fā)生緊急情況時，翻閱電子檔案能夠極大減少尋找時間，有利于及時有效地控制病情，找到合適的治療方式[8]。為此，醫(yī)院電子檔案的建立能夠完善紙質(zhì)檔案的不足，提高工作效率及工作效果，體現(xiàn)醫(yī)院科研工作的全部情況，有利于醫(yī)院長期發(fā)展。

2 醫(yī)學(xué)電子檔案管理現(xiàn)狀

2.1 管理制度有待細(xì)化及責(zé)任化

對于醫(yī)院電子檔案的管理，一般采取行政人員負(fù)責(zé)的制度，但由于醫(yī)院資料的特殊性，如一些病理切片的檔案、X射線的檔案以及各種影像檢查的檔案，在各個科室中都會用到，且通常情況下都由本科室進(jìn)行管理。但電子病歷及醫(yī)療電子信息則由信息科管理，存在管理多線條的現(xiàn)象，使得電子檔案的管理很難做到細(xì)致化。更重要的是電子檔案的建立，不能形成立竿見影地體現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益，從而造成了許多醫(yī)院管理層對電子檔案的不重視，管理人員對電子檔案的管理不細(xì)心[9]。因此，應(yīng)當(dāng)充分將醫(yī)學(xué)電子檔案的管理制度進(jìn)一步細(xì)化及責(zé)任化，以保證電子檔案的價值得到充分開發(fā)，為醫(yī)院的診療系統(tǒng)服務(wù)。

2.2 缺乏專業(yè)的電子檔案管理人員

電子檔案自身具有載體的依賴性、信息載體分離性、所含信息不可識別性以及可共享性等特點。電子檔案的特點能夠極大地降低醫(yī)院科研工作及患者管理工作的中間步驟，科研工作進(jìn)度及成果可以直接在網(wǎng)上進(jìn)行匯總并匯報，患者的基本情況也能夠得到及時的更新[10]。但在享受這些便捷的同時，也對檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，重點體現(xiàn)在：①重要文件依賴載體進(jìn)行存儲，一旦載體被破壞或者遭受病毒侵染，文件也會隨之丟失；②電子檔案可以進(jìn)行修改，紙質(zhì)檔案的原始記錄及修改痕跡將不復(fù)存在，科研及患者檔案的真實性可能會相應(yīng)下降；③電子檔案是存在于電腦中的一個文本文件，則不存在正本、副本的差異，使得收集人員在進(jìn)行資料收集時的針對性下降。因此，聘請計算機(jī)學(xué)科的專業(yè)人員對電子檔案所涉及的信息采集、信息處理及信息匯總進(jìn)行監(jiān)督管理及統(tǒng)籌十分必要。由于醫(yī)學(xué)專業(yè)的特殊性，需要掌握醫(yī)學(xué)、計算機(jī)學(xué)和統(tǒng)計學(xué)等多個學(xué)科的知識方能勝任此項工作。加強(qiáng)醫(yī)學(xué)電子檔案的管理，需要提高管理人員的專業(yè)水平，聘請各學(xué)科專業(yè)人員進(jìn)行指導(dǎo)，對電子檔案的建設(shè)具有積極的意義。

2.3 管理中所需的硬件設(shè)施有待提高

電子檔案在醫(yī)學(xué)的管理中普遍存在，在各科室中應(yīng)用廣泛，但有的醫(yī)院仍存在電子檔案存儲的硬件條件不完善，投入不足，合適的計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相對匱乏的現(xiàn)象，往往導(dǎo)致電子檔案的存儲與管理不能滿足日益增長的數(shù)據(jù)需求[11]。

3 強(qiáng)化醫(yī)療行業(yè)數(shù)字醫(yī)學(xué)電子檔案建設(shè)的對策

3.1 提高管理人員的素質(zhì)及完善電子檔案管理

為了建立完善的電子檔案，必須全面提高管理人員的整體素質(zhì)：①設(shè)置專門的講座及會議，講述電子檔案存在的重要性及意義，使管理者及使用者充分認(rèn)識電子檔案存在的意義，真正將檔案的管理工作落實到個人，納入到日常；②邀請專業(yè)的電子檔案管理人員進(jìn)行授課，教授專業(yè)的計算機(jī)知識，包括數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)匯總、危急情況處理等知識，使每個管理人員能夠充分運(yùn)用計算機(jī)將電子檔案管理到位；③院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對電子檔案建立的經(jīng)濟(jì)支持，采取有效的賞罰制度，制定完善的監(jiān)督措施。只有實施對策，加強(qiáng)監(jiān)督，才能夠順利實現(xiàn)對電子檔案管理的加強(qiáng)及完善。

3.2 同步管理電子文檔與紙質(zhì)文檔

鑒于目前電子文檔保存過程中出現(xiàn)的一系列問題，如電子文件的證據(jù)性、管理人員素質(zhì)、管理方式、管理技術(shù)、管理設(shè)備、硬件設(shè)備及通訊設(shè)備等。這些問題的解決需要大量的資金支持和時間，因此，在電子檔案保存的問題未得到全面解決之前，應(yīng)保持電子文檔與紙質(zhì)文檔的同步管理。一些只存在紙質(zhì)材料的如實驗記錄、化驗結(jié)果、取樣的調(diào)查、會議資料等應(yīng)歸入紙質(zhì)文檔進(jìn)行保存；一些如課題申報、科研數(shù)據(jù)、成果匯報等材料，既可以做成紙質(zhì)材料，又可以做成電子材料，應(yīng)實行紙質(zhì)材料與電子材料的同步管理。電子文檔與紙質(zhì)文檔的同步管理應(yīng)包含以下內(nèi)容：①實現(xiàn)紙質(zhì)材料與電子材料的同步歸檔、同步整理、同步利用等過程；②在科研工作中涉及的保密數(shù)據(jù)及知識產(chǎn)權(quán)等內(nèi)容，由于電子檔案的可篡改性，易傳播性等特征，保存這些數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行紙質(zhì)文檔的存檔，并對電子檔案進(jìn)行加密處理，同時對保存硬件實施防火墻設(shè)置等。

3.3 加強(qiáng)電子檔案的技術(shù)維護(hù)及資金投入

在電子檔案保存及維護(hù)方面加強(qiáng)技術(shù)維護(hù)，并增加電子檔案管理的資金投入。加大電子檔案管理所占的資金比重，增購包括掃描儀、計算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、打印機(jī)等基本裝置。①對含有重要數(shù)據(jù)及需要?dú)w檔的電子檔案進(jìn)行通用格式的光盤存儲，對參考查閱人員實行只能夠讀取，不能夠修改的制度；②對管理軟件上的漏洞進(jìn)行及時的修補(bǔ)，全天候的升級防火墻及防病毒軟件，并對上傳下載操作進(jìn)行限制，設(shè)置復(fù)雜密碼，設(shè)置指紋解鎖等措施，增加電子檔案的真實性，限制修改及查閱權(quán)限，搞好檔案下載、上傳等的安全問題；③電子檔案管理的硬件方面，要進(jìn)一步完善計算機(jī)設(shè)施的保管環(huán)境及措施，對計算機(jī)的服務(wù)器及數(shù)據(jù)庫進(jìn)行及時的更新升級，確保電子檔案保存過程中的安全性與穩(wěn)定性。

3.4 完善電子檔案的存儲

電子文檔的存儲需要特殊的載體，且具有載體的依賴性，因此對電子檔案存儲的載體進(jìn)行合理的保管具有重要的意義。實行定期的拷貝，長久保存的檔案要以光盤等載體保存，并采取脫機(jī)方式進(jìn)行保存。保存電子檔案的載體應(yīng)存儲在干燥的環(huán)境，并由專人管理，不得進(jìn)行彎曲及摔打，不得進(jìn)行擦拭、劃刻等損傷操作。對于磁性載體應(yīng)在每2年進(jìn)行抽樣檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補(bǔ)救措施。

4 結(jié)語

加強(qiáng)醫(yī)療行業(yè)數(shù)字醫(yī)學(xué)電子檔案建設(shè)刻不容緩，要提高電子檔案的質(zhì)量，應(yīng)該明確現(xiàn)存的管理措施中存在的問題，并針對問題制定相應(yīng)的對策，完善已有的“檔案管理制度”及“科技檔案管理辦法”，增加電子檔案管理中的資金投入[12]。注重提高管理人員的認(rèn)知和能力，以各種形式傳播管理知識，使其認(rèn)識電子檔案管理的重要性，明確電子檔案的重要性，更加積極主動的進(jìn)行電子檔案的存儲及管理[13]。加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案管理者的專業(yè)知識，進(jìn)行計算機(jī)知識的培訓(xùn)，掌握過硬的技術(shù)，完善對電子檔案的管理，在出現(xiàn)緊急情況時能夠及時采取修補(bǔ)措施，不斷提高醫(yī)院電子檔案管理水平[14]。

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