趙 麗

(中交第一航務(wù)工程局有限公司,天津 300461)

時(shí)間既然是一種珍貴的資源,它又無(wú)法暫停、倒流、買賣,且任何人都擁有相同的時(shí)間,但卻未必每人都能妥善運(yùn)用時(shí)間。因此,在行政運(yùn)作過(guò)程中,時(shí)間扮演了相當(dāng)關(guān)鍵的因素。舉凡所有的工作都必須考量時(shí)間的因素,而一切的計(jì)劃及活動(dòng)要想達(dá)到預(yù)期的成效,也都必須確實(shí)掌握時(shí)間。因此,時(shí)間管理可視為一切管理的基礎(chǔ),唯有成功的時(shí)間管理,才是有效管理的基礎(chǔ)；若不能確實(shí)掌握時(shí)間因素,那么一切管理策略的成效將大打折扣,甚而難以達(dá)成當(dāng)初的目標(biāo)。可見(jiàn),如何利用相關(guān)策略進(jìn)行自我管理以善用時(shí)間,進(jìn)而完成各項(xiàng)任務(wù),已成為現(xiàn)代行政工作人員必備且須學(xué)習(xí)精進(jìn)的基本職能。

1 時(shí)間管理之內(nèi)涵

1.1 時(shí)間管理的定義

時(shí)間管理系指?jìng)€(gè)人對(duì)于時(shí)間的運(yùn)用,能按照工作的輕重緩急妥善規(guī)劃,且能將時(shí)間做合理適當(dāng)?shù)姆峙?以期能于設(shè)定的時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)、達(dá)成目標(biāo)；進(jìn)而影響他人,使其工作達(dá)到最高的效能。

1.2 時(shí)間的特性

時(shí)間是最稀有的資源,除非被有效地管理,否則其他的資源也無(wú)從管理。時(shí)間既然如此珍貴且稀有,如果一個(gè)人不能有效利用它,將浪費(fèi)許多的資源與成本,無(wú)法達(dá)成目標(biāo)、有所成就。所以面對(duì)這珍貴且稀有的資源,必須妥善運(yùn)用與管理,才能發(fā)揮生命的價(jià)值?！皶r(shí)間”看不到也摸不到,它確實(shí)存在,但卻又無(wú)具體的形象可加以掌握。而時(shí)間至少具有下列三項(xiàng)特性。

第一,時(shí)間是珍貴稀有、無(wú)可取代及不可或缺的資源。時(shí)間無(wú)替代品,任何活動(dòng)都必須有“時(shí)間”這項(xiàng)資源。時(shí)間非常珍貴,但無(wú)法以其他資源取代。時(shí)間是一種最重要、最珍貴的資源,其他的資源可以“制造”“積存”“交換”“流用”,但是時(shí)間都不行，它會(huì)耗損且不會(huì)“再生”。時(shí)間是上帝賜予人類最珍貴，也是唯一最公平的禮物，時(shí)間的價(jià)值不像其他資源可以制造、流用、取代或買賣,用盡即逝,是非常珍貴的資源。

第二,時(shí)間具有不可回溯、無(wú)法暫停和儲(chǔ)存的強(qiáng)制進(jìn)行性質(zhì)。時(shí)間無(wú)法儲(chǔ)存,時(shí)間按照一定的速度流逝,無(wú)論我們?cè)覆辉敢?它總是消耗一定的量,無(wú)法回溯,時(shí)間無(wú)法失而復(fù)得,逝去的時(shí)間不會(huì)再回頭,一切終將成為歷史。時(shí)間不可回溯,時(shí)光隧道是單向的,只能前進(jìn)不能后退。時(shí)間一去不復(fù)返,逝去的時(shí)間沒(méi)有辦法回復(fù),任何方式都無(wú)法使我們回到從前。時(shí)間無(wú)法儲(chǔ)存,完全依照一定的速率且單向式地消耗與流逝,無(wú)論我們?cè)覆辉敢?它只有進(jìn)行而無(wú)法恢復(fù),且逝去后即成為歷史。

第三,時(shí)間的供給毫無(wú)彈性,無(wú)法制造、買賣、交換或租借。時(shí)間不能買賣、不能租、不能借,不論是富翁或乞丐都不能改變這項(xiàng)事實(shí)。人人生而平等,無(wú)論任何身分地位,均擁有一天二十四小時(shí)的時(shí)間權(quán)利,即使要浪費(fèi)時(shí)間,同樣也是一樣的分配量。我們無(wú)法對(duì)時(shí)間有“量”的改變,只能追求“質(zhì)”的滿足。上天給予每個(gè)人一樣的時(shí)間,具有無(wú)法制造、買賣、交換、挪用或租借的特性。

2 時(shí)間管理的意義

依據(jù)時(shí)間的特性,時(shí)間是珍貴稀有、無(wú)可替代、不可或缺的資源，它具不可回溯性，無(wú)法暫停、儲(chǔ)存,時(shí)間的供給毫無(wú)彈性，無(wú)法制造、買賣等。既然時(shí)間如此珍貴,且人人平等擁有,任何人都無(wú)法多得,那時(shí)間是否可以管理呢？時(shí)間是最短缺的資源,除非它被管理,否則什么也不能管理?！皶r(shí)間管理”之重點(diǎn)應(yīng)在于個(gè)體是如何控制自我行動(dòng)、善用時(shí)間管理原則與策略、有效率地運(yùn)用時(shí)間,以完成工作目標(biāo),因此,若不能好好善用并管理時(shí)間,將造成光陰的虛度,影響生活的意義與目標(biāo)的達(dá)成。至于時(shí)間管理的意義到底為何呢？如下：時(shí)間管理是指?jìng)€(gè)人面對(duì)時(shí)間而進(jìn)行的自我管理,能確實(shí)把握時(shí)間、合理運(yùn)用時(shí)間,使生活急緩適中,進(jìn)而影響他人,使單位時(shí)間內(nèi)的工作效率達(dá)到高點(diǎn)。時(shí)間問(wèn)題就是管理問(wèn)題,所謂時(shí)間管理就是強(qiáng)調(diào)自我管理,而能妥善有效地運(yùn)用每天二十四小時(shí),確保上班時(shí)間或工作時(shí)間或全天候的生活時(shí)間達(dá)到最具生產(chǎn)力的運(yùn)用,即是時(shí)間管理,進(jìn)而借由時(shí)間管理投注最少的時(shí)間,以獲得最大利益。

3 時(shí)間管理的重要性

在知識(shí)爆炸、凡事講求績(jī)效的時(shí)代,時(shí)間管理在各行各業(yè)逐漸受到大家的重視,人們開(kāi)始注意到自己使用時(shí)間的方式,并追求有效率地運(yùn)用時(shí)間,以減少時(shí)間成本的浪費(fèi),也就是如何透過(guò)時(shí)間的管理,達(dá)到最終目的。何以時(shí)間管理會(huì)受到如此的重視？

3.1 社會(huì)的快速變遷

在邁向工商業(yè)及資訊科技的時(shí)代,社會(huì)急速變遷,人類面對(duì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的來(lái)臨,工作與生活的腳步加速。為追求良好的工作表現(xiàn)與生活品質(zhì),必須做好時(shí)間管理才能立足于急劇變遷的時(shí)代中。

3.2 社會(huì)取向的多元化

錯(cuò)綜復(fù)雜的社會(huì)網(wǎng)絡(luò),以家庭為核心的社會(huì),隨著工商業(yè)的發(fā)達(dá),逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)椤岸嘣∠颉鄙鐣?huì),每人扮演角色比以往更多元,人際交流所需的時(shí)間已不敷使用。若能妥善管理時(shí)間,才能減輕個(gè)人工作及生活的壓力。

3.3 有效的時(shí)間管理可以減輕工作壓力,提升生活品質(zhì)

只有通過(guò)有效的時(shí)間管理、掌握時(shí)間運(yùn)用,生活才能輕松愉快,工作壓力自然減輕,進(jìn)而才能調(diào)整出休閑時(shí)間調(diào)劑生活,提升生活品質(zhì)。 妥善分配、安排工作計(jì)劃,運(yùn)用可用資源,從容應(yīng)對(duì),自然而然增進(jìn)行政的績(jī)效,也益于工作目標(biāo)的達(dá)成。作為一名行政工作人員，筆者每天都列出當(dāng)日的工作任務(wù)清單,重要的事情先做,專注做好一件事再做下一件事,每日要做的事情做好記錄,但清單任務(wù)不要太多,為未知任務(wù)預(yù)留好時(shí)間。做好時(shí)間管理，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作前要思考全面,爭(zhēng)取一次匯報(bào)到位,避免匯報(bào)完一件事,結(jié)果還有另外一件事沒(méi)有說(shuō),再去找領(lǐng)導(dǎo)又要重新排隊(duì)等候,既浪費(fèi)了時(shí)間也給領(lǐng)導(dǎo)留下不穩(wěn)重的印象。

4 時(shí)間管理的策略

一切管理的內(nèi)涵,都不能離開(kāi)時(shí)間的因素；所有的管理若要實(shí)現(xiàn),均必須掌握時(shí)間。因此,時(shí)間管理是一切管理的根源,唯有成功的時(shí)間管理,才是有效管理的基礎(chǔ)。

第一,時(shí)間的掌握與規(guī)劃。時(shí)間的掌握與規(guī)劃首先要了解時(shí)間的急迫性,其次分析處理事情所需花費(fèi)之時(shí)間,再設(shè)定完成工作所需時(shí)間,安排優(yōu)先順序,最后才能在預(yù)定時(shí)間內(nèi)完成工作,達(dá)到預(yù)定目標(biāo)。

第二,有效計(jì)劃與監(jiān)督。依據(jù)自己的需求,訂定目標(biāo),并通過(guò)計(jì)劃評(píng)核術(shù)的管理技術(shù)及目標(biāo)管理,才不會(huì)浪費(fèi)時(shí)間在生活瑣事上。

第三,授權(quán)與分工。授權(quán)與分工可延伸一個(gè)人能做的事與能控制的事,同時(shí)亦可增加部屬的主動(dòng)性、技巧、知識(shí)、能力,及維持決策層次,更可節(jié)省管理者的時(shí)間,以做更重要的事。

第四,電話與會(huì)議管理。在職場(chǎng)上電話與會(huì)議所花費(fèi)的時(shí)間往往是最多的,若可以在事先準(zhǔn)備好相關(guān)資料與程序的進(jìn)行,確定會(huì)中(電話中)應(yīng)完成事項(xiàng),電話與會(huì)議將會(huì)成為解決事情最佳的途徑。

第五,溝通管理。溝通在于增進(jìn)相互了解,促進(jìn)人際關(guān)系,強(qiáng)化協(xié)調(diào)合作,達(dá)成集思廣益,獲得組織目標(biāo)。

[1]申屠佩貞.淺談秘書的時(shí)間管理[J].辦公室業(yè)務(wù),2012(4S).

[2]郭炎武,彭秀海.論秘書時(shí)間管理工作中的文化調(diào)諧[J].秘書之友,2011(5).