摘 要：檔案管理工作在我們看來(lái)其實(shí)是一項(xiàng)特別繁瑣的工作，對(duì)于檔案的整理也是比較枯燥的，但檔案在日常工作的開(kāi)展中卻起到了十分重要的作用。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，我們國(guó)家的檔案管理工作效率雖較之前有了很大的提升，但仍然存在檔案管理工作規(guī)范化上的欠缺，隨著信息化時(shí)代的到來(lái)以及社會(huì)發(fā)展建設(shè)的高格標(biāo)準(zhǔn)程度各企業(yè)或部門(mén)對(duì)于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化都有著較高的要求，在做好硬件工作的同時(shí)，務(wù)必完善和規(guī)范好檔案的管理工作顯著尤為重要。本文主要強(qiáng)調(diào)了檔案管理的重要性，以及檔案管理中文書(shū)的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，從檔案管理方法到管理手段進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化；探析

1 檔案管理方式的規(guī)范化

檔案管理工作的方式由原來(lái)的一種轉(zhuǎn)變?yōu)閮煞N，主要是以傳統(tǒng)檔案管理方式為主的實(shí)物資料儲(chǔ)存為主，另一種則是以電子信息化為手段的電子檔案管理方式，要想對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范化，必須考慮到兩個(gè)檔案建立和管理的特點(diǎn)，才能夠使檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

首先說(shuō)傳統(tǒng)的檔案管理方式，在電子信息化時(shí)代到來(lái)之前我們國(guó)家對(duì)于檔案的管理工作一直就是以實(shí)物公文的保存進(jìn)行檔案的整理和存管，這是一項(xiàng)比較龐大而繁瑣的工程，時(shí)至今日仍有很多的檔案是必須以此種形式進(jìn)行保存和管理的，那么對(duì)于這樣的檔案管理方式來(lái)說(shuō)要想進(jìn)一步的規(guī)范化就必須要做到對(duì)于文書(shū)目錄的清晰，以及規(guī)范分類(lèi)，正由于此項(xiàng)工作的繁瑣，所以更加要求其管理人員對(duì)檔案做到合理分類(lèi)，規(guī)范好日常管理工作的各個(gè)流程，以保證后期的檢索和查閱工作。

再就是隨著科技的進(jìn)步和發(fā)展，電子信息化時(shí)代的到來(lái)，不僅在很大程度上方便了檔案管理工作人員對(duì)檔案的管理，還在檔案檢索和查閱上提供了很大的便利，在時(shí)效上完勝傳統(tǒng)上的檔案管理工作。目前我國(guó)檔案信息電子化主要是以電子記錄和掃描的形式將各館、各室、各藏檔案資料進(jìn)行電子錄入，形成電子文本來(lái)進(jìn)行保存，這種方式在很大程度上方便了人們對(duì)于資料的檢索，也將更多更廣泛的檔案信息以電子檢索形式提供給更多需要的人群。正是由于電子信息化時(shí)代給人們帶來(lái)的如此的便利，才更有必要去規(guī)范此種檔案管理工作，充分的做到信息資源庫(kù)的及時(shí)更新，在一定程度上避免不規(guī)范用語(yǔ)的出現(xiàn)。從科技時(shí)代的角度來(lái)說(shuō)檔案信息管理電子化離不開(kāi)基礎(chǔ)工作的規(guī)范化。

2 檔案公文處理規(guī)范化

檔案管理工作涉及到的方方面面有很多，那么文書(shū)管理作為檔案管理的核心工作，必須要對(duì)文書(shū)的規(guī)范化要求到位，在社會(huì)發(fā)展建設(shè)中，檔案公文的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化是實(shí)踐的前提，公文處理與實(shí)踐工作雖是兩個(gè)不同的環(huán)節(jié)，但兩者存在著相輔相成的作用。所以在實(shí)際工作當(dāng)中企業(yè)或者相關(guān)部門(mén)將文書(shū)整理工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化，有利于提升整體的效率。

公文制發(fā)質(zhì)量的規(guī)范化要求。檔案公文制發(fā)的規(guī)范化是促進(jìn)整個(gè)檔案管理工作質(zhì)量的前提，通常我們可以理解為檔案就是檔案公文。檔案公文制發(fā)的質(zhì)量直接決定了公文的質(zhì)量，對(duì)企業(yè)或者部門(mén)未來(lái)的發(fā)展也起著很深的作用。首先我們要對(duì)公文的格式進(jìn)行主要的分析，公文的格式一定要標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，從題目、文書(shū)內(nèi)容用字到落款日期都必須有重要人員仔細(xì)的檢查，不可出現(xiàn)不必要的錯(cuò)誤，導(dǎo)致未來(lái)檔案信息失誤給企業(yè)或者相關(guān)單位造成重大決定的失誤。再就是很重要的一點(diǎn)關(guān)于文書(shū)內(nèi)容的字跡一定要工整清晰，雖然現(xiàn)在是科技發(fā)展的時(shí)代，數(shù)字信息化的發(fā)展使很檔案的文檔逐漸發(fā)展成電子文書(shū)，但還有很多比較典型的檔案文書(shū)是需要手寫(xiě)記錄的，這就要求文書(shū)的自己一定呀清晰，以免對(duì)檔案的作用產(chǎn)生影響。要有十分重要的一方面就是文書(shū)的用紙材料的規(guī)范化，無(wú)論是采用電子文書(shū)還是手寫(xiě)文書(shū)，其用紙一定要選擇質(zhì)量好、易存儲(chǔ)的紙張，以利于日后長(zhǎng)久的保管，對(duì)于檔案文書(shū)的規(guī)范化要求一定要將幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。最后，文書(shū)的使用文種一定要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡(jiǎn)稱(chēng)和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。

3 檔案管理人員基礎(chǔ)素養(yǎng)規(guī)范化

對(duì)于檔案管理這項(xiàng)工作而言，其實(shí)是十分繁瑣而枯燥的，對(duì)于我們國(guó)家的檔案管理隊(duì)伍來(lái)說(shuō)很大一部分人員都不具備新型電子信息化檔案管理的技能，主要表現(xiàn)為對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)的缺乏，目前很多檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，并且不知道如何管理檔案，對(duì)檔案管理工作的定位不夠準(zhǔn)確等。如果企業(yè)或者部門(mén)不努力培養(yǎng)檔案管理人才，不進(jìn)行正規(guī)培訓(xùn)的話(huà)，對(duì)檔案工作的檢索和查閱會(huì)產(chǎn)生阻礙，任何工作都一樣，如果不能具備豐富的專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)就達(dá)不到相應(yīng)的業(yè)務(wù)管理能力，在未來(lái)的檔案管理工作上，企業(yè)對(duì)于檔案管理人員的聘用也要綜合性考慮一個(gè)人的整體素質(zhì)，檔案管理人員必須具備較高的素養(yǎng)和強(qiáng)大的責(zé)任心，這也是對(duì)檔案館管理人員選擇的最基本的要求。因此，我們國(guó)家以及相關(guān)部門(mén)要對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)理論的培養(yǎng)，把工作重點(diǎn)放在加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍的建設(shè)上，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理，啟用高素質(zhì)的管理人才。

4 檔案制度管理規(guī)范化

對(duì)于檔案管理最核心的就是管理制的的規(guī)范化，檔案管理工作是整個(gè)社會(huì)的建設(shè)和發(fā)展的理論前提，所以說(shuō)檔案管理工作更不可能是一個(gè)企業(yè)，一個(gè)部門(mén)的事情，而是整個(gè)社會(huì)的事情。任何事情的發(fā)展都需要發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用，檔案管理工作也不例外，要想充分做好檔案管理工作必不可少的是要受到社會(huì)各層領(lǐng)導(dǎo)的重視，并且制定和實(shí)施統(tǒng)一的檔案管理制度，防止檔案的分散流。對(duì)于檔案管理手段還要堅(jiān)持傳統(tǒng)與現(xiàn)代的管理手段相結(jié)合，形成上下統(tǒng)一管理，提起重視。按照《檔案法》的要求，對(duì)全國(guó)的檔案實(shí)行統(tǒng)一制度、分散管理。這就要求在制定檔案管理規(guī)范過(guò)程中，國(guó)家要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)制定出統(tǒng)一的檔案管理制度來(lái)。如果做不到這一點(diǎn)檔案工作就很難實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。

在企業(yè)發(fā)展中要有效地推進(jìn)檔案工作的規(guī)范化管理，必須要建立健全檔案工作制度，在各項(xiàng)工作的職責(zé)中要明確檔案管理工作，必要時(shí)可以實(shí)施管理考核制度，所謂沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，如若企業(yè)充分重視檔案管理工作，就應(yīng)該在企業(yè)目標(biāo)管理考核結(jié)果中充分的體現(xiàn)檔案管理工作。建立健全檔案管理方面的制度，使檔案管理的各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)都按一定的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行。如制定案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，檔案分類(lèi)明確清晰制定整理、鑒定、著錄、標(biāo)引、檢索、利用等標(biāo)準(zhǔn)，使各項(xiàng)管理工作規(guī)范化、統(tǒng)一化；制定檔案電子化管理制度，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)性。

5 總結(jié)

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，社會(huì)企業(yè)對(duì)于檔案管理工作的規(guī)范化要求也應(yīng)該充分的重視起來(lái)，檔案管理工作不僅僅是個(gè)別企業(yè)，或者個(gè)人的事情，而是整個(gè)社會(huì)應(yīng)該重視的問(wèn)題，要有效的推進(jìn)檔案管理工作需要綜合考慮到制度管理、人員隊(duì)伍、管理方式等因素，要把檔案管理工作真正的規(guī)范化離不開(kāi)制度的要求，在社會(huì)形成依法治檔，使檔案管理工作做到有章可循，總之，要推進(jìn)檔案規(guī)范化管理，只有上行才能下效。只有上下形成合力，整齊劃一，檔案管理才能真正地規(guī)范化。

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作者簡(jiǎn)介

簡(jiǎn)思華（1988-），女，漢族，廣東順德人，廣州市公共交通集團(tuán)有限公司，本科，管理學(xué)學(xué)士，檔案助理館員。