崔艷玲

摘 要：檔案具有不可替代的價(jià)值，如何開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案創(chuàng)效？渤海鉆探第五鉆井工程分公司檔案室保存的房屋租賃合同檔案，是歷時(shí)14年的油田單位與地方經(jīng)濟(jì)糾紛案例，該公司通過管理創(chuàng)新，深入挖掘歷史檔案價(jià)值，有效推動(dòng)追繳工作，創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。

關(guān)鍵詞：管理創(chuàng)新；檔案

1 實(shí)施背景

隨著石油企業(yè)體制、機(jī)構(gòu)改革和人事變動(dòng)，一些歷史檔案容易被忽略和遺忘，而且歷史檔案數(shù)字化之前，查詢檔案費(fèi)時(shí)費(fèi)力，更容易造成關(guān)鍵檔案信息沉沒。

為有效保護(hù)檔案資源，發(fā)揮檔案在企業(yè)經(jīng)營中的作用，開發(fā)檔案利用價(jià)值，該公司強(qiáng)化檔案組織機(jī)構(gòu)和檔案制度建設(shè)，突出檔案工作的前瞻性和延伸性，尤其加強(qiáng)檔案過程跟蹤監(jiān)督，加快檔案信息化建設(shè)，極大地提高了檔案查詢和利用效率。該公司抓住上線集團(tuán)公司檔案系統(tǒng)時(shí)機(jī)，成立檔案項(xiàng)目組，在渤海鉆探首批完成檔案數(shù)據(jù)上線任務(wù)；加快歷史檔案數(shù)字化進(jìn)程， 進(jìn)行了大批量的歷史檔案整理掃描和檔案信息化建設(shè)及開展檔案工作評(píng)價(jià)，首批成為渤海鉆探A級(jí)管檔單位，為保護(hù)和發(fā)現(xiàn)、利用檔案價(jià)值奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

強(qiáng)化檔案管理工作創(chuàng)新，該公司檔案管理人員不拘泥于單純整理保管檔案，而是仔細(xì)鑒別，在“紙堆里撿寶”?！斗课葑赓U合同》檔案掃描整理中，發(fā)現(xiàn)該合同未完結(jié)，這應(yīng)該屬于未辦結(jié)檔案。為更深層地挖掘檔案信息，檔案管理人員又專門與經(jīng)營部門合同管理人員溝通，尋問結(jié)果，答復(fù)是與地方打交道“棘手”的事情而擱淺。此時(shí)，與歷史檔案數(shù)字化工作共同推進(jìn)的集團(tuán)公司“節(jié)支降耗、控本增效”工作已全面開展，檔案管理人員同時(shí)作為信息編審人員，重點(diǎn)收集整理、分享節(jié)支降耗典型做法和亮點(diǎn)，同時(shí)作為檔案工作人員，對(duì)有價(jià)值的檔案信息進(jìn)行再挖掘，與加大“清欠工作”相結(jié)合，聯(lián)合相關(guān)部門，對(duì)房屋租賃事項(xiàng)提上清欠議程，該公司進(jìn)行了徹底清查，利用檔案數(shù)字化便捷，及時(shí)提供合同原本和多份相關(guān)文件為佐證，歷經(jīng)3年事件跟蹤，達(dá)成三方協(xié)議，使長達(dá)14年懸而未決事項(xiàng)得到解決，挽回經(jīng)濟(jì)損失。

2 源頭追溯，檔案制度成關(guān)鍵

只有完整原始的檔案材料才最具有說服力。該公司從源頭保證檔案材料的完整性和有效性，在上級(jí)檔案部門指導(dǎo)下，檔案工作實(shí)行“三納入”：日常工作計(jì)劃、崗位職責(zé)制、年度工作報(bào)告中均體現(xiàn)檔案工作；檔案管理人員實(shí)行“四參加”：重要事項(xiàng)、鑒定、驗(yàn)收等均有權(quán)力與責(zé)任參予工作；針對(duì)重點(diǎn)生產(chǎn)經(jīng)營項(xiàng)目，堅(jiān)持“四同步”：項(xiàng)目啟動(dòng)、項(xiàng)目實(shí)施過程、項(xiàng)目驗(yàn)收和項(xiàng)目評(píng)審，檔案管理人員按部就班介入項(xiàng)目運(yùn)行，及時(shí)監(jiān)督指導(dǎo)重點(diǎn)材料歸檔。近年來，結(jié)合檔案工作評(píng)價(jià)要求，進(jìn)一步細(xì)化管理，建立了“檔案材料歸檔備案制與審批制”，每年為各部門下達(dá)歸檔范圍，使歸檔工作較之前更加及時(shí)，檔案材料真實(shí)、齊全、完整。

有歸檔制度的保證，房屋租賃事件以來，自前期產(chǎn)生記錄、中期過程跟蹤、最后結(jié)果形成完整材料鏈，保證了《租賃合同》案卷的完整性。該公司2002年以來形成的《房屋租賃合同》及附件文本，其中有合同文本，請(qǐng)示與批復(fù)文件，資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告，占地圖紙、協(xié)議等，共計(jì)168頁，內(nèi)容完整詳實(shí)。

3 重組改制，檔案意識(shí)成財(cái)富

集團(tuán)公司鉆探系統(tǒng)2008年專業(yè)化重組后，該公司組織機(jī)構(gòu)和人事發(fā)生了很大變動(dòng)，但是檔案機(jī)構(gòu)和檔案管理人員沒有變，這是基于該公司高度的檔案意識(shí)，將檔案視為公司資產(chǎn)的重要部分，并保留原單位室存檔案。渤海鉆探公司重新為各單位分配全宗號(hào)后，檔案管理人員對(duì)室存檔案又進(jìn)行了清查，憑借多年工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)涉及人、財(cái)、物記錄的文件材料、對(duì)正在執(zhí)行或者尚未有結(jié)論的爭議事項(xiàng)記錄，如合同檔案、會(huì)計(jì)檔案等將其作為重點(diǎn)檔案資產(chǎn)保管。

應(yīng)對(duì)金融危機(jī)是全員意識(shí)，該公司檔案部門主動(dòng)與相關(guān)部門配合，早在2009年就加快清欠工作。將“租賃費(fèi)拖欠事項(xiàng)”報(bào)請(qǐng)新任總會(huì)計(jì)師，總會(huì)計(jì)師在檔案室了解其詳細(xì)原始檔案材料后，立即召開了租賃費(fèi)追繳洽談會(huì)，總會(huì)計(jì)師親自主持，經(jīng)理助理、財(cái)務(wù)、經(jīng)營、檔案等部門人員與地方代表等共同商討租賃費(fèi)事項(xiàng)。檔案管理人員提供了2002年簽訂的租賃合同、保證合同、協(xié)議書、請(qǐng)示文件以及管理局批復(fù)、管理局向集團(tuán)公司的請(qǐng)示文件、原租賃場(chǎng)所資產(chǎn)清查明細(xì)、國土資源局證明以及資產(chǎn)評(píng)估有限公司出具的資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告書，實(shí)證材料充分，并簽訂拖欠款項(xiàng)意向書。檔案管理人員更加深感此卷檔案材料的重要性，并及時(shí)制作副本，以保護(hù)正本原件，并以新全宗號(hào)重新立卷。

作到重點(diǎn)項(xiàng)目主動(dòng)參與、跟蹤、時(shí)時(shí)歸檔、及時(shí)提供利用，加強(qiáng)了檔案保護(hù)工作。

4 過程監(jiān)督，數(shù)字化檔案成捷徑

該公司創(chuàng)新“三位一體”檔案管理模式，檔案管理人員集“檔案、公文、信息”開發(fā)利用于一體，前置檔案管理工作，對(duì)來往公文和信息接收、制發(fā)、歸檔一體化管理，并有效開發(fā)利用檔案信息，因此更加熟悉和掌握重點(diǎn)工作流程與進(jìn)度。經(jīng)手的最原始的租賃費(fèi)事項(xiàng)向上級(jí)請(qǐng)示文件和后續(xù)的文件都經(jīng)過了檔案管理人員終核發(fā)文，該公司檔案管理工作創(chuàng)新的“三位一體”管理模式，為深化檔案管理工作提供了便捷通道。

集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng)上線以后，該公司檔案管理人員基于以前保存的大量電子文件，加快了檔案數(shù)字化進(jìn)程，重點(diǎn)針對(duì)內(nèi)外經(jīng)濟(jì)合同檔案率先進(jìn)行數(shù)字化，目前完成21年的合同檔案掃描上傳集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng)以及其他檔案的數(shù)字化工作，為檔案的快捷高效利用、有效保護(hù)原始檔案打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，檔案信息化也極大地促進(jìn)了檔案資源的開發(fā)利用。

2014年以來，在公司大力推進(jìn)“節(jié)支降耗、控本增效”活動(dòng)中，檔案管理人員作為信息編審人員，重點(diǎn)收集整理、分享節(jié)支降耗典型做法和亮點(diǎn)，同時(shí)作為檔案工作人員，對(duì)有價(jià)值的檔案信息進(jìn)行再挖掘，與加大清欠工作相結(jié)合，聯(lián)合經(jīng)營、財(cái)務(wù)部門對(duì)租賃費(fèi)一事進(jìn)行了催辦，利用檔案數(shù)字化便捷，快速提供合同文本和多份相關(guān)文件為佐證。為進(jìn)一步加大清欠力度，深入挖潛增效，盤活存量資產(chǎn)，檔案室與相關(guān)部門聯(lián)合，2015年將租賃費(fèi)事項(xiàng)再提上議事日程，主要領(lǐng)導(dǎo)責(zé)成總會(huì)計(jì)師和部門負(fù)責(zé)人，要求徹底清查這一事項(xiàng)，挽回經(jīng)濟(jì)

損失。

由于新到崗的合同管理人員對(duì)以前的事項(xiàng)知之甚少，檔案管理部門多次主動(dòng)聯(lián)系，為其提供相關(guān)合同及檔案材料文本，幫助查閱相關(guān)記錄，同時(shí)為保護(hù)原始檔案，檔案管理人員及時(shí)通過檔案系統(tǒng)查詢?cè)嘉谋倦娮訖n案，基于檔案數(shù)字化便捷，快速協(xié)助整理摘錄，使事件原委進(jìn)一步清晰，并指出關(guān)鍵點(diǎn)。其中一系列合同、文件、催交函及協(xié)議記錄備案詳實(shí)，電子文件齊全，很快形成了新的詳述書上報(bào)。

為積極有效推動(dòng)工作，該公司向上級(jí)單位提交的請(qǐng)示文件，由檔案兼公文管理人員親自核實(shí)該文件，并在OA系統(tǒng)中報(bào)送上級(jí)單位，收到上級(jí)批復(fù)文件后，檔案管理人員立即呈送主要領(lǐng)導(dǎo)批示，并傳閱總會(huì)計(jì)師和經(jīng)理助理，推動(dòng)工作進(jìn)展，最終達(dá)成了三方協(xié)議，挽回巨額經(jīng)濟(jì)損失。

5 效果及影響

讓死檔變活檔，讓壞賬成活賬。該公司檔案工作突出前瞻性和延續(xù)性，通過創(chuàng)新管理，及時(shí)跟進(jìn)，深入挖掘，在完善的檔案制度、高度的檔案意識(shí)、快捷的檔案信息化支撐下，形成完整的檔案信息鏈，有效佐證《房屋租賃合同》事實(shí)。三方協(xié)議生成后，該公司檔案部門一方面立即與經(jīng)營部門聯(lián)系，獲取“協(xié)議”文本，按規(guī)定歸檔；一方面與財(cái)務(wù)部門核實(shí)，確定于錢款已到賬，才將此檔案辦結(jié)。

從幕后到前臺(tái)，該公司檔案工作大膽創(chuàng)新，發(fā)揮作用，揭開塵封檔案的面紗，歷時(shí)14年的油田單位與地方的經(jīng)濟(jì)糾紛劃上句號(hào)， 既挽回了巨額經(jīng)濟(jì)損失，又樹立了公司形象，促進(jìn)了企業(yè)穩(wěn)定和諧發(fā)展。