白蕾

摘 要：隨著人民醫(yī)療安全意識(shí)的不斷提高，醫(yī)療檔案管理占有越來越重要的地位，并且，隨著時(shí)代發(fā)展，醫(yī)療檔案管理工作也取得了較大的發(fā)展。近年來，由于信息技術(shù)對(duì)人們工作、生活的改變，醫(yī)療檔案管理也逐漸開始了與信息技術(shù)的融合。許多醫(yī)院紛紛開始使用電子檔案管理系統(tǒng)，不僅提高了該項(xiàng)工作的效率，也優(yōu)化了檔案查詢、提取、使用等服務(wù)流程。雖然信息技術(shù)為醫(yī)療檔案管理工作帶來了許多優(yōu)勢(shì)，但在實(shí)際工作中仍存在不少問題，甚至產(chǎn)生了不利的影響。本文即從醫(yī)療檔案信息化概述著手，分析其中存在的問題，并試圖探討其優(yōu)化措施，以期對(duì)實(shí)際工作提供理論指導(dǎo)，推動(dòng)醫(yī)療檔案信息化的進(jìn)一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療檔案；信息化；問題；對(duì)策

醫(yī)療檔案包括患者個(gè)人基本信息，各種醫(yī)囑信息，檢查化驗(yàn)結(jié)果，患者病情變化等內(nèi)容，為患者的進(jìn)一步治療提供了可依據(jù)的資料，在醫(yī)療糾紛鑒定、維護(hù)患者權(quán)益等方面起到重要作用，醫(yī)療檔案的管理水平也往往反映了一家醫(yī)院的管理水平。特別是近年來，隨著社會(huì)生活水平提高，人們的自我保護(hù)意識(shí)越來越強(qiáng)，對(duì)醫(yī)療服務(wù)的要求越來越高，醫(yī)療檔案的重要性也就越來越強(qiáng)。

1 醫(yī)療檔案管理信息化概述

醫(yī)療檔案信息化，顧名思義，就是將檔案管理與信息技術(shù)相結(jié)合，通過將患者的各項(xiàng)就醫(yī)信息錄入系統(tǒng)、生成個(gè)人醫(yī)療檔案，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)這些檔案信息進(jìn)行處理，包括資料收集、鑒定、儲(chǔ)存、編目、查詢、提取使用等。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要較大的儲(chǔ)存空間和較為嚴(yán)格的儲(chǔ)存環(huán)境，并可能因保存不當(dāng)或不良借閱行為而出現(xiàn)檔案被污染、缺頁甚至丟失，而且由于信息量巨大，人工檢索、查閱非常不便，管理效率也較低。

2 醫(yī)療檔案信息化的問題

2.1 檔案管理信息化意識(shí)淡薄

多數(shù)醫(yī)院管理層對(duì)醫(yī)療文書檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，觀念較為陳舊，對(duì)信息化環(huán)境下的檔案管理仍采取老方法，難以滿足新時(shí)期信息化技術(shù)對(duì)醫(yī)院檔案管理的新要求，也并沒有意識(shí)到信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作的重要作用。因此，由于領(lǐng)導(dǎo)層的忽視，會(huì)明顯影響到醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)。許多醫(yī)院檔案室仍沿襲傳統(tǒng)手工管理模式，對(duì)于醫(yī)療檔案的收集、保存、使用等方面過于重視，而對(duì)檔案的整理、統(tǒng)計(jì)、編研等方面重視不足。

2.2 缺乏完善的檔案信息化管理制度

多數(shù)醫(yī)院的檔案管理仍遵循傳統(tǒng)手工檔案管理的制度，沒有專門針對(duì)信息化管理而設(shè)立的制度。而且，醫(yī)院的檔案管理工作，往往受到多個(gè)部門管理，沒有專職專管，缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。比如，綜合檔案室主要管理醫(yī)院檔案中的文書、影像等類型的資料，負(fù)責(zé)收集、整理、編碼、入庫等。但除了綜合檔案室，主管醫(yī)療的部門可能會(huì)對(duì)其中的病歷檔案書寫內(nèi)容、各項(xiàng)檢查化驗(yàn)結(jié)果進(jìn)行管理，財(cái)務(wù)科可能會(huì)對(duì)其中的財(cái)會(huì)檔案負(fù)責(zé)，而人事科可能會(huì)對(duì)人事檔案實(shí)施管理。不同科室要求不同，對(duì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)不同，參與管理的科室過多，就會(huì)導(dǎo)致標(biāo)準(zhǔn)、水平各異的情況，更不利于統(tǒng)一規(guī)范的信息化管理制度的建立。

2.3 檔案室工作人員信息化素質(zhì)較低

醫(yī)院的檔案管理信息化，不僅要求管理人員具備專業(yè)的檔案管理技能，也要求人員有一定的信息化素養(yǎng)。但就目前來說，許多醫(yī)院由于本身對(duì)檔案管理的不重視，認(rèn)為醫(yī)院檔案僅僅是簡單的收集各種紙質(zhì)檔案資料，整理、裝訂成卷、入庫保存，必要時(shí)幫助查找并做好歸檔等，并沒有意識(shí)到其中的技術(shù)含量。因此，不少檔案管理人員并不具備基本的專業(yè)素質(zhì)，更不用說計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力了，甚至有不少醫(yī)院是由其他科室人員兼職檔案管理，造成了檔案管理信息化素質(zhì)整體的低下。

2.4 對(duì)檔案室信息化投入不足

由于醫(yī)院管理層面對(duì)檔案管理的缺乏重視，對(duì)信息化管理的認(rèn)識(shí)不足，直接導(dǎo)致在醫(yī)院各項(xiàng)工作進(jìn)行發(fā)展規(guī)劃時(shí)，對(duì)檔案室的信息化建設(shè)投入不足，整體的硬件、軟件設(shè)施均較為落后。許多醫(yī)院檔案室沒有配備加密計(jì)算機(jī)、掃描儀、專用機(jī)房及專用于檔案的移動(dòng)存儲(chǔ)工具等，也有不少單位沒有專門的局域網(wǎng)用作本院的檔案管理。上述這些問題，都不利于醫(yī)院檔案管理的正常信息化進(jìn)程。

3 對(duì)該項(xiàng)工作的有效對(duì)策探討

3.1 院領(lǐng)導(dǎo)需加強(qiáng)檔案信息化意識(shí)

加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理信息化建設(shè)，首先需讓院領(lǐng)導(dǎo)提高對(duì)該項(xiàng)工作性質(zhì)、內(nèi)容及其重要性的認(rèn)識(shí)。只有從領(lǐng)導(dǎo)層面提高認(rèn)識(shí)，在進(jìn)行醫(yī)院一定階段內(nèi)的發(fā)展規(guī)劃時(shí)，才可能將檔案室的信息化建設(shè)提上日程。并且，由于上行下效的緣故，檔案部門工作人員也會(huì)隨之提高對(duì)本職工作的重視程度。

3.2 完善相關(guān)的管理制度

醫(yī)院需針對(duì)信息化的檔案管理建立相應(yīng)的制度，不僅對(duì)檔案管理的各項(xiàng)工作需不斷細(xì)化，對(duì)其中各個(gè)環(huán)節(jié)，如檔案錄入格式、整理、存檔、查閱等均需制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，需責(zé)任到人，而且，檔案需由固定、專門的部門管理，由專門的部門對(duì)檔案管理工作負(fù)責(zé)，避免以往的多部門同時(shí)管理造成的標(biāo)準(zhǔn)難以統(tǒng)一的情況。對(duì)于檔案部門的管理人員，需建立合理的績效考核制度，針對(duì)檔案管理具體工作內(nèi)容設(shè)置相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，制定科學(xué)、合理的激勵(lì)機(jī)制，促進(jìn)員工的工作責(zé)任心和積極性，以最大化滿足醫(yī)院的日常管理需要，保證該項(xiàng)工作的正常運(yùn)行。

3.3 定期組織員工培訓(xùn)

任何部門的工作離不開部門內(nèi)部員工的素質(zhì)，或者說，部門員工的專業(yè)素質(zhì)是影響檔案管理信息化工作發(fā)展的關(guān)鍵。因此，醫(yī)院檔案部門需一方面加強(qiáng)優(yōu)秀人才的引進(jìn)，用完善的體制吸引人才、留住人才。另外，對(duì)于部門現(xiàn)有人員，需定期組織員工專業(yè)培訓(xùn)，更新人員的知識(shí)儲(chǔ)備。培訓(xùn)后需對(duì)員工進(jìn)行考核，將其成績與績效相掛鉤，對(duì)于通不過的員工，需考慮調(diào)離原崗位，對(duì)于考核成績好的員工，需給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，從而促使員工能自覺自愿的提高自身專業(yè)技能，打造一支高素質(zhì)的員工隊(duì)伍。

3.4 加大對(duì)信息化建設(shè)的投入

在提高認(rèn)識(shí)，健全制度，充實(shí)人才儲(chǔ)備后，醫(yī)院管理層需將檔案管理信息化建設(shè)作為本院工作的重點(diǎn)內(nèi)容之一，加大對(duì)該項(xiàng)工作的投入。一方面需要定期更新設(shè)備，引進(jìn)先進(jìn)的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)，設(shè)置專門的人員負(fù)責(zé)檔案系統(tǒng)局域網(wǎng)的定期維護(hù)。另一方面，需加大資金投入，用于員工培訓(xùn)、提高員工待遇、建立激勵(lì)機(jī)制等，以最終確保醫(yī)院的檔案管理部門擁有足夠先進(jìn)的硬件設(shè)備和足夠高素質(zhì)的人才儲(chǔ)備，提高檔案部門工作效率。

4 小結(jié)

總之，將檔案管理和信息技術(shù)相結(jié)合，可極大提高工作效率，減少儲(chǔ)存空間，改善資料的查找、整理、使用效率。各醫(yī)院需認(rèn)真分析本院醫(yī)療檔案管理信息化中存在問題，從提高思想認(rèn)識(shí)、完善制度建設(shè)、提高員工素質(zhì)、加大信息化建設(shè)投入等方面著手，以期最終促進(jìn)本院檔案管理信息化工作高效運(yùn)行。

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