沈力

日前，江蘇省檔案局、省發(fā)改委聯(lián)合印發(fā)《江蘇省“十三五”檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》?！兑?guī)劃》著眼于建設(shè)與江蘇經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)、有效服務(wù)“強(qiáng)富美高”新江蘇建設(shè)的檔案事業(yè)發(fā)展體系，推動(dòng)全省檔案工作加快實(shí)現(xiàn)“全國(guó)領(lǐng)先、全面領(lǐng)先”，確立了“十三五”期間全省檔案事業(yè)“發(fā)展平臺(tái)更高、資源覆蓋更廣、服務(wù)能力更強(qiáng)、價(jià)值更加彰顯、隊(duì)伍更加過硬”五大目標(biāo)。

《規(guī)劃》將數(shù)字檔案館（室）建設(shè)作為“十三五”時(shí)期全省檔案工作最為突出的工作任務(wù)，加快推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化，努力構(gòu)筑檔案事業(yè)發(fā)展更高平臺(tái)。明確“十三五”時(shí)期重點(diǎn)實(shí)施“7+1”工程，即數(shù)字檔案館（室）建設(shè)工程、“大檔案”建設(shè)工程、江蘇特色記憶工程、檔案文獻(xiàn)典籍整理與研究工程、重點(diǎn)檔案保護(hù)與開發(fā)工程、檔案法治建設(shè)工程、檔案隊(duì)伍建設(shè)工程和深入推進(jìn)全省檔案系統(tǒng)“一盤棋”。

檔案信息化是在國(guó)家檔案建設(shè)管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理和提供利用。檔案管理模式從以檔案實(shí)體保管和利用為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和提供服務(wù)為重心，從而使檔案工作進(jìn)一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化。換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體 為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。這是一個(gè)長(zhǎng)期的發(fā)展過程，在這一過程中，要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。

針對(duì)出臺(tái)的規(guī)劃，主要突出以下幾點(diǎn)突出問題。

1 信息化檔案平臺(tái)不夠完善，軟硬件設(shè)施不夠先進(jìn)。需要不斷加大信息化投入，完善檔案信息化軟硬件

近年，建鄴區(qū)檔案局追加150余萬元用于數(shù)字檔案館軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在軟件方面，通過前期調(diào)研和實(shí)地考察，制訂了數(shù)字檔案館系統(tǒng)升級(jí)方案，完善了檔案接收、分類管理和數(shù)據(jù)組織、庫房管理、電子檔案維護(hù)和管理、輔助實(shí)體管理、政務(wù)網(wǎng)在線利用等功能模塊，此外，各業(yè)務(wù)流程均做到可定制、可擴(kuò)展。在硬件方面，在原有標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)機(jī)房的基礎(chǔ)上，增配了服務(wù)器、在線存儲(chǔ)、離線備份設(shè)備、防火墻、漏洞掃描、入侵檢測(cè)等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)施，充分滿足館內(nèi)年數(shù)據(jù)增長(zhǎng)和安全保管需求。

在以往建設(shè)成果的基礎(chǔ)上，對(duì)照《江蘇省數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)程》，遵循整體性、開放性、穩(wěn)定性原則，不斷對(duì)系統(tǒng)“收、管、存、用”各功能模塊進(jìn)行擴(kuò)展升級(jí)，全面建成了包括兩個(gè)層面的應(yīng)用系統(tǒng)：一是基于局域網(wǎng)的數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)；二是基于政務(wù)網(wǎng)的館室一體化管理系統(tǒng)。此外，還開發(fā)建設(shè)了若干數(shù)字檔案館管理子系統(tǒng)，包括檔案資源總庫管理系統(tǒng)、自助查檔系統(tǒng)、遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)、智能編研系統(tǒng)等。檔案資源總庫管理系統(tǒng)保證了數(shù)字檔案信息資源的可靠可信和長(zhǎng)期可用，多個(gè)利用子系統(tǒng)則針對(duì)不同利用對(duì)象，通過不同渠道，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源分層共享，方便、快捷地滿足各類用戶利用需求。

2 資源覆蓋不全面

目前，各級(jí)檔案仍以傳統(tǒng)載體檔案居多，數(shù)字檔案信息有限。為此，需要大力豐富數(shù)字檔案館藏，調(diào)整館藏檔案結(jié)構(gòu)，加快傳統(tǒng)載體檔案信息資源數(shù)字化進(jìn)程，擴(kuò)大數(shù)字信息資源總量。數(shù)字檔案館可通過館藏?cái)?shù)字化和電子文件的接受，整合各種檔案信息資源，建立各級(jí)檔案數(shù)據(jù)庫，構(gòu)筑一個(gè)多層次、分布式、規(guī)范化的檔案數(shù)據(jù)庫群，并通過多種信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而持久的工作，作為檔案管理部門一方面要做好充分調(diào)查研究，在進(jìn)行用戶需求和館藏檔案狀況分析的基礎(chǔ)上，合理規(guī)劃，確定要進(jìn)行哪些數(shù)據(jù)庫建設(shè)，哪些建立文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫，哪些建立全文數(shù)據(jù)庫，要分清輕重緩急，循序漸進(jìn)，盡量避免短期行為和無謂勞動(dòng)。 其次在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫建設(shè)時(shí)，要狠抓質(zhì)量，把好質(zhì)量關(guān)，建立健全數(shù)據(jù)質(zhì)量控制體系，如數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性檢查、著錄標(biāo)引數(shù)據(jù)的核對(duì)檢查，確定相應(yīng)的指標(biāo)，把錯(cuò)誤率 控制在最低點(diǎn)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、規(guī)范。

3 更好服務(wù)于工作

堅(jiān)持從檔案資源入手，抓住關(guān)鍵，精準(zhǔn)發(fā)力，逐步解決檔案數(shù)字化率偏低、信息共享度較差等問題。各地區(qū)各部門要充分依托數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，一方面繼續(xù)大力實(shí)施“存量數(shù)字化、增量電子化”戰(zhàn)略，開展電子檔案前端管理和單軌管理試點(diǎn)，及時(shí)出臺(tái)《檔案數(shù)字復(fù)制件OCR規(guī)范》《電子公文歸檔管理規(guī)范》《電子檔案?jìng)浞莶僮髦改稀贰段臅愲娮訖n案檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)》等文件指導(dǎo)實(shí)踐工作；另一方面要解決好跨門類、跨領(lǐng)域、跨地域檔案資源的整合問題，開展“全國(guó)檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)（二期）”建設(shè)，積極研究和探索國(guó)家信息化建設(shè)過程中相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)在檔案行業(yè)的應(yīng)用，密切關(guān)注大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和人工智能的發(fā)展應(yīng)用，打破檔案信息孤島，更好統(tǒng)籌檔案資源。

檔案信息化建設(shè)要面向用戶，以人為本。服務(wù)是檔案工作永恒的主題。特別是數(shù)字檔案館建設(shè)必須堅(jiān)持以人為本，立足為領(lǐng)導(dǎo)和決策層服務(wù)提高現(xiàn)代化管理手段，實(shí)行資源共享，管理方式從傳統(tǒng)的管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理。檔案工作要圍繞部門的工作重點(diǎn)、關(guān)注的熱點(diǎn)來組織信息，提供信息。隨著當(dāng)前信息技術(shù)高速發(fā) 展，已形成了網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化的時(shí)代。檔案系統(tǒng)如何認(rèn)識(shí)“網(wǎng)絡(luò)化管理”和“數(shù)據(jù)化檔案”，實(shí)現(xiàn)信息共享、共建的目的。更好的服務(wù)于機(jī)關(guān)及政府工作中。

4 加強(qiáng)專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)

檔案信息化建設(shè)是技術(shù)性很強(qiáng)的工作，檔案管理工作必須轉(zhuǎn)向由專業(yè)人員進(jìn)行。檔案人才除了掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)和檔案管理知識(shí)外，還必須掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)知識(shí)。檔案部門應(yīng)盡快建立起一支現(xiàn)代信息技術(shù)能力較強(qiáng)的專門人才，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。可以采取引進(jìn)和培養(yǎng)并重的措施。一要認(rèn)真做好現(xiàn)職人員的培訓(xùn)工作，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部和業(yè)務(wù)骨干必須接受有關(guān)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、信息管理技術(shù)、現(xiàn)代管理技術(shù)等知識(shí)的培訓(xùn)；二要積極開展多種形式的技術(shù)培訓(xùn)和技術(shù)交流，努力營(yíng)造學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識(shí)的良好環(huán)境；三要積極引進(jìn)人才，要下大力氣引進(jìn)一批既懂檔案專業(yè)，又懂計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才，為他們創(chuàng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境，使他們?yōu)闄n案信息化建設(shè)做出貢獻(xiàn)。四要建立競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，克服人的惰性，充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，有他們的用武之地和舒展才能的場(chǎng)所；五要建立激勵(lì)機(jī)制，合理設(shè)置崗位。工作科學(xué)量化，體現(xiàn)一個(gè)單位內(nèi)工作量大與小不一樣、專與不專不一樣，有利于工作人員的積極性和創(chuàng)造性充分發(fā)揮。