申飛月

摘 要：隨著科技進(jìn)步的日新月異，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)影響力不斷擴(kuò)大，諸多行業(yè)的運(yùn)行模式發(fā)生轉(zhuǎn)變，檔案也不例外，需要結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，全面提升檔案現(xiàn)代化管理水平。聲像檔案是檔案管理的重要內(nèi)容，自身管理存在難度，一旦管理模式不科學(xué)，很難實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理。為此，信息技術(shù)與聲像檔案的結(jié)合成為必然。筆者通過對(duì)數(shù)字化背景下聲像檔案特點(diǎn)的闡述，指出當(dāng)前聲像檔案管理中存在的問題，并給出加強(qiáng)管理的意見建議，以期推動(dòng)聲像檔案價(jià)值和作用的發(fā)揮。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；聲像檔案；管理

聲像檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的具有一定保存價(jià)值的，以音像為主要反應(yīng)方式，以感光材料或磁性材料等為載體，并輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。這些檔案資料以其圖文并茂、聲像俱全、真實(shí)生動(dòng)等獨(dú)特形式，真實(shí)而鮮活地記錄著各地不同時(shí)期的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展的歷史面貌和各行各業(yè)眾的重要活動(dòng)，是時(shí)代的原始再現(xiàn)，更是留住文明足跡、維護(hù)歷史真實(shí)的原始資料，是國(guó)家的一筆寶貴財(cái)富。作為整個(gè)檔案資料的重要組成部分的聲像檔案，隨著事業(yè)的發(fā)展和全媒體時(shí)代的到來(lái)，聲像資料的內(nèi)容越來(lái)越豐富、種類越來(lái)越多，存儲(chǔ)量越來(lái)越大，社會(huì)對(duì)聲像檔案的共享利用的要求也越來(lái)越高，而現(xiàn)有的檔案管理手段和方法已不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，必須采取措施，改進(jìn)管理方法、提高管理水平，推動(dòng)聲像檔案價(jià)值和作用的發(fā)揮。

1 聲像檔案的特點(diǎn)

1.1 收集的廣泛性

聲像資料內(nèi)容非常豐富，種類繁多，涉及當(dāng)?shù)馗鱾€(gè)時(shí)期的歷史風(fēng)貌及當(dāng)?shù)厣鐣?huì)各階層的政治、經(jīng)濟(jì)、文化等活動(dòng)，表現(xiàn)形式包含照片、聲視頻資料、錄影帶、光盤等，這些都是檔案部門收集的對(duì)象，非常廣泛。

1.2 內(nèi)容的真實(shí)性

一般來(lái)說(shuō)，聲像檔案主要是視頻和音頻錄制，并附有一些文字來(lái)描述一些歷史內(nèi)容，諸如唱片、照片、文字等不同特點(diǎn)的材料，闡釋的都是事實(shí)、史實(shí)。同時(shí)把具有巨大價(jià)值的音像資料進(jìn)行定期系統(tǒng)收集整理和歸檔，因而在檔案資料運(yùn)用中，聲像資料存儲(chǔ)完整與否，直接影響到其是否真實(shí)、嚴(yán)密，是否可以客觀地反映社會(huì)內(nèi)容，充分展示歷史舞臺(tái)的形象，從而直接影響到其應(yīng)用價(jià)值。

1.3 傳播的專業(yè)性

一是聲像檔案可以直接顯示社會(huì)各階層的面貌，無(wú)論哪個(gè)階段或時(shí)期都可以直接反映出來(lái)。二是真實(shí)性檔案，不可替代，它不僅記錄了已發(fā)生過的事情或現(xiàn)象，對(duì)于社會(huì)發(fā)展是一個(gè)重要的參考，丟失或損壞則是不可挽回的損失。三是聲像檔案的專業(yè)性，是公眾輿論和宣傳方向的主要傳播者，反映了一個(gè)時(shí)代所呈現(xiàn)出來(lái)的主流意識(shí)形態(tài)和價(jià)值取向。[1]

2 聲像檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實(shí)意義

1）聲像檔案是檔案管理的基礎(chǔ)之一，應(yīng)依據(jù)不同標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行類型的合理劃分。在整個(gè)檔案管理中，聲像檔案具有基礎(chǔ)性地位，發(fā)揮基礎(chǔ)性作用。立足傳統(tǒng)檔案管理，紙質(zhì)檔案與實(shí)物檔案的區(qū)分依據(jù)為檔案載體。通常，聲像檔案隸屬于實(shí)物檔案范疇。另外，聲像檔案自身也可以進(jìn)行細(xì)分，主要包含圖片、錄像以及錄音等。隨著社會(huì)生產(chǎn)方式的不斷變化，聲像檔案主要憑借用途進(jìn)行類型劃分，但管理方式仍沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案模式。

2）數(shù)字化聲像檔案的發(fā)展適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，與新階段實(shí)踐相契合。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展離不開計(jì)算機(jī)與通信技術(shù)的支撐，傳統(tǒng)檔案管理深受影響，聲像檔案的管理與其關(guān)系密切。第一，在數(shù)字信息技術(shù)的應(yīng)用下，數(shù)字資源規(guī)模與數(shù)量增大，類型多樣，使以傳統(tǒng)載體為基礎(chǔ)的聲像檔案受到極大的沖擊。同時(shí)，隨著科技水平的不斷提高，數(shù)字聲像檔案必將取代實(shí)物聲像檔案。第二，為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，強(qiáng)化數(shù)字化聲像檔案的管理，檔案管理人員需要深入了解數(shù)字化管理模式和主要應(yīng)用方式，掌握運(yùn)行手段，推動(dòng)聲像檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，強(qiáng)化計(jì)算機(jī)統(tǒng)一管理的作用。

3 數(shù)字化背景下聲像檔案管理問題

3.1 聲像檔案管理制度不健全，導(dǎo)致管理無(wú)序

目前，檔案管理制度主要針對(duì)的是紙質(zhì)以及實(shí)物傳統(tǒng)檔案，涉及聲像檔案方面的管理制度很少，數(shù)量有限，缺乏針對(duì)性的引導(dǎo)，整體管理工作效率不高。即便制定相應(yīng)規(guī)范，執(zhí)行也經(jīng)常難以到位。究其原因，主要源于管理制度的不完善，這種情況勢(shì)必造成聲像檔案管理的無(wú)序，導(dǎo)致很多有價(jià)值的信息尚未得到及時(shí)、有效的保存。[2]

3.2 聲像檔案的價(jià)值尚未得到正確認(rèn)識(shí)，處理與保管缺乏有效性

聲像檔案雖然處于基礎(chǔ)性地位，但是很多檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)其缺乏深入與正確的認(rèn)識(shí)。具體講，一些單位雖然收集了大量圖片，但是缺乏及時(shí)有效的分類與處理，甚至出現(xiàn)照片模糊、底板丟失、說(shuō)明性信息模糊等情況，降低了聲像檔案保管的有效性。

3.3 聲像檔案管理人員專業(yè)能力有限，綜合素養(yǎng)亟待提升

從本質(zhì)上講，聲像檔案管理質(zhì)量與管理人員素質(zhì)密不可分。目前，檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，很多人員尚未經(jīng)過專業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)培養(yǎng)，知識(shí)體系不完善，工作全憑經(jīng)驗(yàn)，業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，水平不高。面對(duì)飛速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，檔案管理面臨更高要求，但管理人員缺乏對(duì)多媒體知識(shí)的全面掌握，阻礙檔案事業(yè)信息化建設(shè)順利進(jìn)行，導(dǎo)致聲像檔案開發(fā)與應(yīng)用水平較低。

4 數(shù)字化背景下解決聲像檔案管理問題的措施

4.1 完善制度，規(guī)范收集整理程序

依照《檔案法》等規(guī)定，結(jié)合實(shí)際建立相應(yīng)的一整套管理制度，對(duì)聲像檔案從產(chǎn)生、收集、移交到歸檔都實(shí)行嚴(yán)格的統(tǒng)一管理。對(duì)收集上來(lái)的聲像資料進(jìn)行分類、整理、排列、編目，按照不同內(nèi)容、不同載體形式的歸檔要求來(lái)確定歸檔范圍，劃分保管期限，然后刻錄數(shù)據(jù)光盤，進(jìn)行標(biāo)識(shí)說(shuō)明。歸檔的文字稿要求字跡清楚、規(guī)格統(tǒng)一；歸檔音像帶要求聲音清楚、畫面清晰；圖像資料要求進(jìn)行數(shù)字化壓縮儲(chǔ)存，做出詳細(xì)目錄檢索，并附文字說(shuō)明。要對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定，并對(duì)長(zhǎng)期或永久保存的聲像檔案定期向上級(jí)檔案部門移交，防止損毀或丟失，確保檔案的安全。

4.2 積極開展檔案人員培訓(xùn)工作

積極開展檔案人員培訓(xùn)工作，全面提升管理者綜合素養(yǎng)，檔案數(shù)字化建設(shè)專業(yè)性強(qiáng)、素質(zhì)高的管理人員不可或缺。為此，要重視管理人員綜合素養(yǎng)的全面增強(qiáng)。首先，管理高層要切實(shí)提高對(duì)聲像檔案的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)重視程度，合理進(jìn)行資金投入，完善與更新聲像檔案數(shù)字化設(shè)備。其次，積極開展培訓(xùn)與教育，有效提升檔案管理人員的信息化管理能力，增強(qiáng)職業(yè)素養(yǎng)。最后，結(jié)合行業(yè)發(fā)展，多渠道引進(jìn)先進(jìn)管理人才，發(fā)揮人才對(duì)檔案管理的促進(jìn)作用。

4.3 提質(zhì)升值，加快開發(fā)利用

隨著數(shù)字化的不斷發(fā)展，聲像資料的規(guī)模和種類也在不斷增加，我們要積極盤活現(xiàn)有的聲像檔案資源，進(jìn)一步挖掘其內(nèi)在價(jià)值。另外，在當(dāng)前全媒體、融媒體迅猛發(fā)展的環(huán)境下，聲像檔案的開發(fā)利用還需進(jìn)一步提質(zhì)升值，檔案資源不應(yīng)僅受限于所屬部門，還應(yīng)與社會(huì)利用者更多的交流、合作和共享，使之來(lái)源于社會(huì)，回饋于社會(huì)，以達(dá)到效益的最大化。[3]

5 結(jié)語(yǔ)

信息技術(shù)的發(fā)展拉近了社會(huì)生產(chǎn)生活與互聯(lián)網(wǎng)的關(guān)系，聲像檔案的管理也要緊跟時(shí)代發(fā)展，強(qiáng)化對(duì)傳統(tǒng)管理模式的創(chuàng)新，以數(shù)字化為技術(shù)支撐，構(gòu)建新型管理理念。深入剖析聲像檔案數(shù)字化管理中的不足，準(zhǔn)確掌握原因，形成針對(duì)性策略，提升針對(duì)性，加強(qiáng)制度建設(shè)，有效提高管理人員的綜合素養(yǎng)，推動(dòng)聲像檔案的有序、可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]包英.基于數(shù)字化背景下聲像檔案管理的若干思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（05）：89.

[2]周成龍.數(shù)字化背景下聲像檔案管理的難點(diǎn)及對(duì)策[J].蘭臺(tái)世界，2017（08）：57-60.

[3]宋茜.大數(shù)據(jù)時(shí)代實(shí)物與聲像檔案的數(shù)字化管理[J].管理觀察，2016（23）：88-89+93.