摘 要：流動人口指的是一個離開戶籍所在地的縣、市或者市轄區(qū)，以生活、工作等為目的的異地居住的成年育齡人員，其主要包括暫住人口、寄居人口等。隨著我國流動人口數(shù)量的逐年增加，給計劃生育管理工作帶來了較多困難。我國相關(guān)部門想要解決這一困難，就需對流動人口進(jìn)行計劃生育管理。而流動人口計劃生育檔案管理作為流動人口計劃生育管理工作中的一個重要組成部分，對提高其管理工作效率發(fā)揮著極其重要作用。因流動人口計劃生育檔案的建立和管理，不僅有助于我國相關(guān)部門詳細(xì)了解流動人口的婚育狀況，也有助于我國相關(guān)部門準(zhǔn)確掌握流動人口的數(shù)量、規(guī)模以及方向。由此可見，流動人口計劃生育檔案管理的重要性。以下是對流動人口計劃生育檔案管理的重要性以及加強(qiáng)檔案管理措施的詳細(xì)分析與研究，希望能為從事流動人口計劃生育檔案管理工作的人員提供參考。

關(guān)鍵詞：流動人口；計劃生育檔案管理；重要性；問題；措施

1 對流動人口計劃生育檔案管理重要性的分析

流動人口計劃生育檔案指的是我國計劃生育行政部門對育齡流動人員的身份、戶籍、流入時間、婚姻狀況、生育狀況、落實節(jié)育措施狀況、以及計劃生育獎懲情況進(jìn)行詳細(xì)了解后，建立的育齡流動人員計劃生育檔案。育齡流動人員計劃生育檔案的建立，不僅有助于當(dāng)?shù)赜媱澤姓块T及時了解流動人員的計劃生育情況。如包括流入人口的未婚女性、已婚育婦情況，男性人數(shù)，持證人數(shù)，期內(nèi)生育，以及流出人口數(shù)，他們的相關(guān)情況等。也能降低流動人員違法生育的幾率。因建立流動人員計劃生育檔案，可幫助當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)部門全面掌握流動人口的信息，當(dāng)相關(guān)部門全面掌握流動人口的信息后，其就可加強(qiáng)對非本地戶籍人員的管控，避免出現(xiàn)流動人口已婚育齡婦女漏管的現(xiàn)象，從而降低流動人口違法生育幾率。而計劃生育行政部門對計劃生育檔案進(jìn)行管理，不僅可加強(qiáng)檔案信息資源的整合，提升檔案的利用率，也能確保檔案信息收集的準(zhǔn)確性、真實性以及完整性，促進(jìn)流動人口計劃生育工作的順利開展。綜上所述，我們可以看出，對流動人口計劃生育檔案進(jìn)行管理的重要性。

2 流動人口計劃生育檔案管理存在的問題

2.1 流動人口計劃生育檔案管理多以手工管理為主

近年來，部分地區(qū)流動人口計劃生育檔案管理人員，在進(jìn)行檔案資料的收集整理、編目、鑒定、歸檔等工作的過程中，仍然采用的是手工方法，導(dǎo)致流動人口計劃生育檔案管理模式老舊，極大阻礙了檔案管理工作的順利開展。計劃生育行政部門采用手工方法進(jìn)行檔案管理，有以下幾個影響：第一、影響檔案管理工作的效率。由于流動人口計劃生育檔案管理工作具有十分繁瑣、工作量大的特點，檔案管理人員如果在對檔案資料進(jìn)行收集、整編、管理的過程中，采用手工方法的話，就會極易出現(xiàn)錯誤，進(jìn)而給檔案管理工作帶來較多麻煩，影響檔案管理工作的效率。第二、流動人口計劃生育檔案檢索費時費力。目前，流動人口計劃生育檔案管理人員檢索檔案資料的主要手段，仍然是采用手工方法檢索。而手工檢索的方式通常是這樣的—檔案管理工作人員需要從一本一本的目錄中，找出所需要的檔案來，然后再根據(jù)上面的記錄到庫房中去找出需要的檔案，過程相當(dāng)費時

費力。

2.2 流動人口計劃生育檔案管理制度有待完善

目前，我國多數(shù)地區(qū)流動人口計劃生育檔案管理并未建立一個相對健全、完善的管理制度，導(dǎo)致流動人口計劃生育檔案管理處于較為隨意的狀態(tài)，從而影響著流動人口計劃生育檔案管理各項工作的開展。流動人口計劃生育檔案管理制度不完善，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一、檔案借閱制度有待完善。流動人口計劃生育檔案借閱制度不完善主要表現(xiàn)在以下兩個方面，即：1）檔案借閱登記手續(xù)不規(guī)范。計劃生育檔案出現(xiàn)遺漏或者丟失，主要是由檔案借閱手續(xù)不規(guī)范引起的。例如：個別科室、部門的工作人員在借閱流動人口計劃生育檔案時，由于時間匆忙，并未詳細(xì)填寫借閱信息。而當(dāng)借閱出去的檔案未能及時歸還，檔案管理工作人員想要找回時，卻因借閱信息填寫不詳細(xì)，而無法找回，造成檔案丟失。2）檔案借出后監(jiān)管不力。多數(shù)地區(qū)流動人口檔案管理在借閱歸還的工作中存在監(jiān)管不力的現(xiàn)象，導(dǎo)致一些檔案借出后被個別科室、部門的工作人員拆散、勾畫、涂改等，嚴(yán)重破壞了檔案的真實性和完整性。第二、流動人口計劃生育檔案保密制度有待完善。目前，我國多數(shù)地區(qū)流動人口計劃生育檔案保密制度存在不完善的現(xiàn)象，而這種現(xiàn)象極易造成檔案中的內(nèi)容出現(xiàn)泄密情況，直接影響著檔案信息的安全。

3 加強(qiáng)流動人口計劃生育檔案管理的措施

3.1 實現(xiàn)流動人口計劃生育檔案管理信息化

信息化是當(dāng)前社會發(fā)展的重要趨勢，在信息化的發(fā)展過程中，流動人口計劃生育檔案管理也應(yīng)該要逐漸實現(xiàn)信息化。（檔案管理信息化指的是在檔案管理的活動中，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理和提供利用。檔案管理模式以檔案實體保管和利用為重點，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲和提供服務(wù)為中心，進(jìn)而使檔案管理工作走向社會化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、規(guī)范化。）流動人口計劃生育檔案管理實現(xiàn)信息化的好處有以下幾方面：第一、檔案管理信息化可節(jié)約檔案管理工作人員整理檔案的時間，進(jìn)而提升檔案整理效率。第二、流動人口計劃生育檔案管理實現(xiàn)信息化，可改善傳統(tǒng)的手工檔案管理的缺陷，（手工檔案管理具有保管條件差、信息查找緩慢等缺陷）提高檔案管理的效率與質(zhì)量。

3.2 建立一套完善的流動人口計劃生育檔案管理制度

為加強(qiáng)流動人口計劃生育檔案管理工作，有效的保護(hù)和利用好檔案，我國各地區(qū)的計劃生育行政部需建立一套完善的檔案管理制度。而我國各地區(qū)的計劃生育行政部門想要建立一套完善的檔案管理制度，可從以下幾點著手：第一、建立完善的檔案借閱制度，避免流動人口計劃生育檔案出現(xiàn)流失、破損等現(xiàn)象。第二、制定完善的檔案保密制度。我國相關(guān)部門在制定完善的檔案保密制度時，需包括以下內(nèi)容，即：1）個別科室、部門查閱涉密檔案資料時，需要經(jīng)過有關(guān)部門和辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，必要時還要報請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。并且查閱涉密檔案時，還要嚴(yán)格履行登記手續(xù)，注明查閱內(nèi)容和目的。2）流動人口計劃生育檔案管理人員不得私自將檔案材料帶離檔案室，同時檔案管理工作人員不得私自復(fù)制、摘抄、傳播具有保密性質(zhì)的檔案

內(nèi)容。

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作者簡介

胡素琴（1970-），女，漢，山西省呂梁市文水縣，文水縣衛(wèi)生和計劃生育局基層人口管理股股長，館員（檔案系列），本科，研究方向：檔案管理。