摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息已經(jīng)融于到對學(xué)校的檔案管理方面。檔案信息完成從紙質(zhì)的轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影娴耐懽儭ｋ娮訖n案信息提高了信息的服務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)了科技對教育發(fā)展的要求，提高了學(xué)校的工作的效率。但是在這蛻變的背后還是存在著儲存載體易變動、管理人員的專業(yè)性不強(qiáng)、信息保密工作有紕漏等問題有待我們解決。

關(guān)鍵詞：高校；電子檔案管理策略

在現(xiàn)代社會中，電子信息已經(jīng)成為信息時代記錄信息的一種重要的方式。電子檔案已經(jīng)在學(xué)校的科研和管理服務(wù)中發(fā)揮的重要的作用。電子檔案能夠大量儲存信息并且有易于查找的特點(diǎn)，提高了工作效率。但是電子檔案管理還存在著一些不足，有著對不足的解決方案。

1 電子檔案的重要性

1.1 提高了信息服務(wù)能力

在現(xiàn)代社會，隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，逐漸實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)信息的普及化。當(dāng)我們完成了紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)變后，用戶可以通過現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)資源，對自己需要的信息在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行查找。這就全面提高了電子檔案的信息服務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化對教育發(fā)展的要求。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的費(fèi)時費(fèi)力且容易忙中出錯的弊端，電子檔案則具有能夠大量儲存信息，快速更新信息的優(yōu)勢。用戶想要查找所需的信息，只需要簡單的進(jìn)行文字搜索就可以找到，增強(qiáng)了信息全面服務(wù)能力。

1.2 提高了工作效率

通過對電子檔案信息的更新，電子信息網(wǎng)絡(luò)中就包含了全面的檔案信息。電子檔案能夠?qū)⒙曇?、影像及一些文字等信息集合儲存，增?qiáng)了檔案的可讀性和可視性。相比起傳統(tǒng)的檔案信息不能遠(yuǎn)距離傳閱，容易造成破壞和損失的特點(diǎn)，電子檔案可以供用戶遠(yuǎn)距離查閱觀看，可以遠(yuǎn)程對所需要的信息進(jìn)行查找，提高了所需者的查找效率。同時也減少了專業(yè)人員對于檔案的分類和排版查找，節(jié)省了人力，提高了檔案專業(yè)人員的工作效率。

2 電子檔案管理存在的不足

2.1 文件儲存載體易變動

電子檔案區(qū)別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案具有數(shù)字化、虛擬化的特點(diǎn)。所以電子檔案需要有載體的承載，需要通過硬件進(jìn)行表達(dá)。但是載體可能會出現(xiàn)變化，隨著環(huán)境的變化可能會出現(xiàn)不能讀取的情況，造成電子信息識讀性不連續(xù)。并且載體的更新?lián)Q代十分快速，隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，編碼程序不斷的更新?lián)Q代，可能會出現(xiàn)新程序無法識別舊程序的電子檔案信息，造成信息無法打開的情況，十分影響電子檔案的管理。

2.2 電子檔案管理人員的專業(yè)性不強(qiáng)

很多監(jiān)管電子檔案信息的工作人員，他們的專業(yè)性并不強(qiáng)，只是掌握了一點(diǎn)的計算機(jī)知識，但是對于專業(yè)的工作知識的掌握還是很片面的。并且許多專業(yè)人員的計算機(jī)操作性并不強(qiáng)，很難應(yīng)對一些電子檔案的突發(fā)狀況。

2.3 信息保密和安全問題

和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息相比，電子檔案的是通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行相互傳遞的。對于接受對象的開放性，不僅造成電子文件和載體的可分離性，并且使檔案信息有著隨時被更改、竊取、損毀的可能性，這就使電子檔案的安全性產(chǎn)生了漏洞。另一方面，電腦病毒和電腦黑客可以很輕易的對信息的載體產(chǎn)生攻擊，造成信息的被竊取和無法被讀取的可能。

3 電子檔案管理的策略

3.1 保證信息備份

由于檔案的特殊性質(zhì)，所以我們對檔案的管理尤為重要。對電子信息的拷貝和遷移不乏是一種保存電子檔案信息的重要手段。由于電子檔案的虛擬性和載體的快速更新的特性，我們可以在原來技術(shù)環(huán)境的前提下，對電子信息進(jìn)行定時重寫原有數(shù)據(jù)，防止由于載體的編碼程序發(fā)生變化而丟失原有的電子信息。同時也可以將信息從一種載體環(huán)境遷移到另一種載體環(huán)境，進(jìn)行信息的復(fù)制，可以隨時技術(shù)的發(fā)展，適時對電子信息進(jìn)行改變其數(shù)字格式的手段，使其能夠適應(yīng)新得載體環(huán)境。

3.2 加強(qiáng)專業(yè)人員的素質(zhì)培訓(xùn)

我們應(yīng)該加強(qiáng)對管理檔案人員的計算機(jī)專業(yè)技能的培訓(xùn)，不僅僅要加強(qiáng)檔案管理的專業(yè)知識，還要增強(qiáng)他們的計算機(jī)的應(yīng)用能力。使他們可以掌握更多的計算機(jī)專業(yè)知識，在對電子檔案的突發(fā)狀況有一定的處理能力，提高專業(yè)人員的工作效率。

3.3 采取信息保護(hù)措施

電子信息是高科技的產(chǎn)物，保證信息的安全是管理電子檔案的重要環(huán)節(jié)。電子信息傳輸上網(wǎng)以后，必須從進(jìn)口、傳輸過程、使用這三個方面進(jìn)行防護(hù)。采用加密技術(shù)、身份驗(yàn)證等手段來防止電子信息的隨意被修改、刪除和竊取。同時為了防止黑客的入侵，我們可以對電腦采取安裝防火墻、殺毒軟件措施，防止對電子文件的非法訪問和惡意竊取。這些技術(shù)對于電子檔案的真實(shí)性和可靠性，能夠確保文件在傳輸過程中的安全和保密。

4 總結(jié)

所以電子檔案還存在著電子檔案的載體易變動性、專業(yè)管理人員的計算機(jī)操作能力不強(qiáng)和對保存信息的安全性不高等問題。所以要提高管理學(xué)校的電子檔案的能力，我們可以對信息進(jìn)行適時的備份遷移、提高專業(yè)人員的計算機(jī)專業(yè)能力和采取加密技術(shù)、實(shí)名制等措施來加強(qiáng)對信息的保密能力，從而提高學(xué)校對于電子檔案的管理能力，提高工作的效率。

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作者簡介

陳雨羚（1991-），女，漢族，江蘇無錫，本科，廣州工商學(xué)院，從事檔案管理方面工作。