朱召展

當(dāng)今社會(huì)，檔案信息化已在世界范圍內(nèi)廣泛使用，與此同時(shí)，檔案信息化建設(shè)對(duì)技術(shù)水平的要求很高，在建設(shè)過程中會(huì)遇到諸多問題。那么如何實(shí)現(xiàn)檔案信息化讓檔案資源得以利用，正是當(dāng)前檔案工作管理人員急需解決的問題，也是這篇文章所講述的問題。

檔案信息化的根本即是將檔案信息進(jìn)行數(shù)字操作以保證轉(zhuǎn)移信息的可靠性和完整性，在進(jìn)行信息化操作的過程中，工作人員所做的每一步都至關(guān)重要。檔案信息化時(shí)代的到來(lái)也標(biāo)志著我國(guó)檔案現(xiàn)代化管理水平的進(jìn)一步提高，由此可見，快速全面實(shí)現(xiàn)檔案信息化是時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，更是提高信息服務(wù)水平的重要選擇。檔案信息化有利于高效地保存和處理信息，將檔案信息處理方式向社會(huì)公開，也有利于實(shí)現(xiàn)全民共同分享信息。

了解檔案信息化的重要內(nèi)涵是所有工作的先決條件，它簡(jiǎn)單來(lái)說就是利用現(xiàn)代發(fā)達(dá)的高新技術(shù)將紙質(zhì)檔案、書面文檔信息進(jìn)行整合，多角度管理，在需要信息時(shí)第一時(shí)間能找出所需要的內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)資源的共享。這種技術(shù)主要面向現(xiàn)代化，對(duì)技術(shù)水平的要求高，將檔案實(shí)體信息提取出來(lái)為社會(huì)提供了更多便利。

實(shí)現(xiàn)檔案信息化對(duì)我國(guó)檔案業(yè)的發(fā)展有非常重大的意義和必要性。就檢察系統(tǒng)而言，黨務(wù)政務(wù)工作及案件材料等均對(duì)電子信息資源需求量大，行政部門每天需要接受大量政務(wù)文書、政策綱領(lǐng)，同時(shí)需要進(jìn)行上傳下達(dá)，檢察人員每天同樣需要對(duì)處理過的案件進(jìn)行梳理，寫成案卷進(jìn)行歸檔儲(chǔ)存。因此，一個(gè)單位的工作人員對(duì)檔案的保存不能僅限于檔案實(shí)體，不僅因?yàn)闄n案實(shí)體體積大，占地面積大，而且會(huì)增加查詢資料的人員的工作量和工作難度。此時(shí)，若實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)即可輕松解決問題，行政人員及其他部門人員皆能快速接受和發(fā)送資源信息：當(dāng)需要尋找過去重要信息資源時(shí)，工作人員可通過信息資源的整合順序快速找到所需內(nèi)容。與此同時(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)還有利于提高檔案資源的價(jià)值；有利于將陳日而無(wú)法翻閱的紙質(zhì)檔案資源信息重新整合使用，以保持原始材料的可用性和真實(shí)性；有利于實(shí)現(xiàn)內(nèi)容共享，社會(huì)人士可根據(jù)自己的需求尋找相關(guān)的檔案資料，這樣以提高資源信息的利用率，從根本上實(shí)現(xiàn)資源信息的自身價(jià)值。

檔案信息化建設(shè)是面向現(xiàn)代化的重要舉措，因此，檔案管理人員需要更新自身的管理理念，萬(wàn)萬(wàn)不能把檔案管理工作看成簡(jiǎn)單的檔案資料保管工作。管理人員自身首先要樹立良好的工作態(tài)度；堅(jiān)持正確的法制意識(shí)；積極舉報(bào)利用檔案資源信息從事非法事務(wù)的不法分子；最后樹立科學(xué)的效率意識(shí)，利用信息資源聯(lián)通的功能，快速準(zhǔn)確地查詢到所需信息。

緊隨其后，講一講檔案信息化建設(shè)過程中有哪些注意事項(xiàng)：

首先，檔案信息化建設(shè)中要與時(shí)俱進(jìn)。此過程中要與時(shí)俱進(jìn)、同步創(chuàng)新，在本單位的信息資源基礎(chǔ)上，為其添加現(xiàn)代化元素，增強(qiáng)檔案信息的實(shí)用性和新鮮度，在管理人員觀念和信息資源同步創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的更好推進(jìn)。

同樣地，檔案信息化建設(shè)過程中也要嚴(yán)守重要信息。此過程中需要開通安全傳輸渠道，檔案信息系統(tǒng)內(nèi)部有相應(yīng)防護(hù)網(wǎng)防止信息泄露，以國(guó)家保障的相關(guān)法律為依據(jù)嚴(yán)厲打擊不法行為，制定詳實(shí)周密的檔案資源安全計(jì)劃。更加重要的是，檔案管理人員必須先樹立基本的信息保密意識(shí)，不泄露相關(guān)檔案信息，時(shí)刻關(guān)注檔案信息動(dòng)向，防止犯罪分子利用非正常方法偷竊甚至篡改機(jī)密信息，保證信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

鑒于檔案信息化建設(shè)過程中仍然存在著諸多隱患尚未解決，由此我想了一下幾點(diǎn)基本對(duì)策，僅供參考：

1）集中處理檔案資源，保持其協(xié)調(diào)性。檔案信息化建設(shè)作為難度與信息量極大的工作，需要建立統(tǒng)一的檔案資源處理機(jī)構(gòu)進(jìn)行信息的整合、分類及信息資源合理分配，要保證工作的合理安排和穩(wěn)步進(jìn)行就需要有一個(gè)強(qiáng)有力的指揮部門發(fā)揮作用，各部門明確分工合作，負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)傳遞信息的部門提高工作效率，讓人們快速接收到所需信息，滿足人們對(duì)檔案資源的基本需求。

2）建設(shè)過程中堅(jiān)持把握工作方向。在檔案信息化建設(shè)的過程中需時(shí)刻把握工作方向，即充分利用檔案資源，一切從實(shí)際出發(fā)，相關(guān)單位可以結(jié)合單位發(fā)展實(shí)際和信息需求，對(duì)某方面的檔案信息重點(diǎn)開發(fā)使用，穩(wěn)步推進(jìn)信息化建設(shè)，避免資源的浪費(fèi)。

3）培養(yǎng)、提高檔案工作者的良好品質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)。檔案資源信息化建設(shè)對(duì)技術(shù)要求高，因此需要保證檔案工作人員的基本素質(zhì)，首先就是樹立建設(shè)過程中所需要的“三觀”，相關(guān)企業(yè)可根據(jù)檔案資源信息的不同分類開設(shè)不同的檔案管理培訓(xùn)班或帶領(lǐng)工作人員參與相關(guān)科研所的重要講座，吸取經(jīng)驗(yàn)，注意發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)人才，同時(shí)提高工作人員在基本的信息管理、信息篩選方面的技能。增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的實(shí)際操作性。

新時(shí)代，檔案信息化極大提升了檔案管理效率，從各方面來(lái)說都有利于提高檔案資源的利用率和基本信息的整合，因此，我們需要穩(wěn)步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化與時(shí)代同步發(fā)展，為全民提供更加便捷的檔案信息服務(wù)。