范海燕

摘 要：城建檔案對城市建設(shè)活動發(fā)展的過程進行著記錄，也是城市規(guī)劃、管理以及建設(shè)中重要的一個工作參考。伴隨我國的城市規(guī)模逐漸擴大，城建檔案具有的作用得到了重視，在目前信息技術(shù)快速發(fā)展時代中，城建檔案管理還面臨改革發(fā)展機遇，同樣的也面臨嚴峻挑戰(zhàn)。文章主要就是對城建檔案接收與管理工作進行了探討，其中對城建檔案的接收與管理現(xiàn)狀進行了分析，通過對現(xiàn)狀的分析尋找城建檔案接收與管理中存在的問題，提出完善城建檔案接收與管理的措施，希望能夠為今后城建檔案接收與管理工作方面提供一定的幫助。

關(guān)鍵詞：城建；檔案接收；管理工作

城建檔案就如同是一座城市建設(shè)歷史書，把城市發(fā)展軌跡完整的進行了體現(xiàn)。我國對城市建設(shè)活動的記錄主要還是利用文字與圖片進行體現(xiàn)的，現(xiàn)代多媒體技術(shù)給城建檔案加入了音視頻等元素，把檔案形式進行了豐富。城市總體規(guī)劃者利用對城建檔案進行分析與開發(fā)，可以對城市發(fā)展脈絡(luò)準確的進行把握，還能夠?qū)ㄔO(shè)中出現(xiàn)的問題及時發(fā)現(xiàn)，對城市自然、人文環(huán)境面貌的改善有十分深遠意義。城建檔案管理人員在日?；A(chǔ)性工作中就包含了檔案接收和管理。在這方面提升管理水平，就可以給后續(xù)城建檔案建設(shè)事業(yè)奠定良好的基礎(chǔ)。

1 城建檔案的接收及管理現(xiàn)狀

1.1 專業(yè)檔案管理人員缺失

在檔案管理沒有完全的實現(xiàn)信息化改革前，檔案接收與管理工作主要還是通過工作人員來進行操作的。目前，施工單位的人力資源內(nèi)，檔案管理高素質(zhì)人才并不充足，檔案管理工作一般是通過兼職人員進行完成的，其實際工作質(zhì)量并不能夠得到保證。城市建筑行業(yè)中檔案管理的人員信息管理能力是相對較低的，并不能夠獲取專業(yè)指導(dǎo)，進而在工作中遇到難題并不能夠及時的處理，進而就會導(dǎo)致部分的城建檔案出現(xiàn)缺失。

1.2 資料接收不夠及時

在對城市建設(shè)完成之后，有關(guān)的資料并未及時在城建部門檔案館中轉(zhuǎn)送，這就會對資料歸檔的處理有一定的延誤，進而還會造成城建整體文件的缺失，在互聯(lián)網(wǎng)中工程資料運用的情況也不是很明確，這都會對今后城建工作順利的開展形成阻礙。從本質(zhì)上來講，城建檔案管理其實也就是對城建工作進行總結(jié)，把已經(jīng)完成的建設(shè)工程進行記錄，給領(lǐng)導(dǎo)決策提供一定的參考，因此，城建檔案需要進行及時的歸檔，進一步為今后城建工作指明方向。

1.3 檔案安全得不到保障

目前，我國城建檔案管理的安全問題在不斷地凸顯，在各行各業(yè)中，其競爭也逐漸激烈，管理的體制不健全，這就會對檔案管理工作的發(fā)展有一定的影響，城建檔案主要還是以紙質(zhì)載體進行保存的，對火災(zāi)預(yù)防也并不是很到位，還存在一些安全方面的隱患，此外，其信息化程度也并不充足，對于共享數(shù)據(jù)庫目標也同樣沒有進行實現(xiàn)。

2 城建檔案接收與管理工作存在的問題

我國城市建設(shè)事業(yè)的發(fā)展日新月異，城市建設(shè)的腳步也在不斷加快，這就需要城建檔案管理效率進行提升，信息時代檔案管理逐漸地走向了數(shù)字化的道路，為對我國城市建設(shè)方案進一步的完善，對城建檔案管理專業(yè)性的要求也在不斷的提升，但是，在近年來中，還存在諸多方面的不足，主要表現(xiàn)在以下方面中。

2.1 城建檔案缺少統(tǒng)一接收方法

檔案分類進行管理，其實是系統(tǒng)的一項工作，從目前的情況來看，城建檔案的數(shù)目比較龐大，其信息種類也是多樣化的。在進行城建檔案管理的過程當中，需要對檔案轉(zhuǎn)移接收問題經(jīng)常處理，實際上，這一個過程中是最容易出現(xiàn)檔案缺失的一個過程，同樣還會導(dǎo)致信息被泄露。城建檔案接收的方式也是相對比較單一的，各職能科室檔案管理的效率也并不高，檔案管理地位相對也比較的被動，其接收時間消耗也比較長，并不能夠?qū)Ψe壓檔案及時的處理，這就會導(dǎo)致檔案管理的工作出現(xiàn)機械化，工作人員工作的效率也相對較低。

2.2 對城建檔案管理的重視程度低

目前，諸多的檔案管理工作都面臨著重視程度較低等問題，城建檔案管理也同樣如此，在城市規(guī)劃建設(shè)進程當中，諸多數(shù)量珍貴的資料都需要良好的保存，這是具有文化價值歷史性的工作。但諸多的建設(shè)單位并沒有把檔案管理意識在實際工作中進行落實，對檔案管理的工作資金投入也并不充足，其主要表現(xiàn)在重視程度的不足，還有檔案部門邊緣化方面。

2.3 信息化水平較低

諸多的城建檔案管理部門由于經(jīng)費比較欠缺，不能采購相應(yīng)的現(xiàn)代化設(shè)備，與此同時，還不能夠?qū)εf設(shè)備進行更新，進而就會造成諸多的數(shù)據(jù)信息很難處理，檔案工作還是局限在紙質(zhì)檔案管理的模式中，并沒有產(chǎn)生行之有效的電子檔案。還有就是在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境中，人員的素質(zhì)對于新時期檔案管理要求很難滿足，數(shù)據(jù)庫對于使用的要求也很難滿足，進而就會對檔案資料共享、信息化操作實現(xiàn)有

阻礙。

2.4 城建檔案質(zhì)量較低

城建檔案接收的標準，其主要包括了以下4個方面，也就是完整、安全、準確、系統(tǒng)。但在實際的工作中，城建檔案接收單位還存在很多方面的弊端，這就會造成城建檔案存在內(nèi)容不全、檔案內(nèi)容和實際工程項目存在誤差、檔案設(shè)計不符合標準、檔案簽章不齊全等各種的情況，這些情況會造成城建檔案質(zhì)量的低下，會讓城建檔案內(nèi)信息不能夠有效的被利用。根據(jù)城建檔案接收相關(guān)規(guī)定表明，在每份進入檔案館的城建檔案中，其都需要具有安全、準確、系統(tǒng)、完整原則，但在實際管理中，進入檔案館資料時常會存在內(nèi)容不完整，記錄不準確等各種各樣的問題，以至于造成諸多檔案資料不能夠被很好

利用。

3 城建檔案接收與管理工作的完善措施

3.1 完善城建檔案接收方式

移交城建檔案就一定要對統(tǒng)一方法進行運用，這同樣是面對龐大檔案數(shù)目一定要進行的改革，利用調(diào)研人員的派遣，對城建檔案館檔案進行整理，其中就發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)字化交接已經(jīng)成為了一種必然的趨勢，利用互聯(lián)網(wǎng)才可以實現(xiàn)檔案即時交接。

城建檔案收集、利用、保管等都具有行政職能，受到相關(guān)法律法規(guī)約束與保護。目前，檔案工作依據(jù)相關(guān)的法律包括了以下幾種：《檔案法》、《城市規(guī)劃法》、《建筑法》等，相關(guān)部門規(guī)章包括：建設(shè)部90號令的《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、國家檔案局的《城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行辦法》，城建檔案法規(guī)的建設(shè)已經(jīng)初具規(guī)模了，依法行政法律的依據(jù)也十分有力。

在各個城市的城建檔案館中，就應(yīng)該把基層檔案室、城鎮(zhèn)城建檔案交接的工作開展起來，與此同時，還對每年一度檔案執(zhí)法檢查的工作進行展開。在兩項工作開展過程當中，其中還存在諸多的問題與缺陷。為了能夠讓各個城市對城建檔案管理制度進一步的完善，還要派工作人員跟蹤指導(dǎo)，根據(jù)有關(guān)法規(guī)與城建檔案職能的要求，對城建檔案法制化著力的進行推進，把執(zhí)法監(jiān)督加強，進而對開展檔案行政執(zhí)法監(jiān)督、促進城建檔案工作充分的發(fā)揮作用，進一步提升依法管檔與行政水平。

3.2 提高人們對城建檔案的重視程度

長時間以來，人們對城建檔案之所以不重視，這主要是由于對城建檔案并不了解。因此，可以利用新式展覽綜合性傳播媒介把公眾興趣與關(guān)注程度進行提升，通過對文字、錄像、模型以及實物等多種傳媒工具的靈活運行，圖文并茂，讓更多人對城建檔案法律法規(guī)與工作的內(nèi)容進行了解，還能夠通過對電視、網(wǎng)絡(luò)以及報紙等方式運用，進一步宣傳檔案價值與作用，突出城建檔案在項目工程完工之后在將來具有的改建、維修、擴建等不可替代的作用，讓公眾對于城建檔案館能夠充分了解，還可以有正確認識，進而把人們對于城建檔案的重視提升。

在新管理的模式之下，城建檔案工作的重心已經(jīng)從過去單一傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案館轉(zhuǎn)變成為了多元化與適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展需求數(shù)字化新模式城建檔案館了。在新的模式之下，應(yīng)用大量新設(shè)備與技術(shù)，開發(fā)信息系統(tǒng)，這對于檔案工作者素質(zhì)需要也就會有很大程度變化。怎樣與城市建設(shè)需要適應(yīng)，并創(chuàng)造性開展服務(wù)的工作，這成為了檔案工作者面臨的一個新課題。所以說，檔案工作者不僅要加強思想素質(zhì)教育與職業(yè)道德教育，對于公共意識還要進行培養(yǎng)，樹立優(yōu)質(zhì)服務(wù)的理念。此外，還應(yīng)該深入基層提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)，要求檔案工作者不只是要對檔案管理知識掌握，還應(yīng)該對城市規(guī)劃、建設(shè)等相關(guān)專業(yè)的技能、知識掌握，對新知識不斷的吸收，進而才能夠與新時期城建檔案工作發(fā)展的要求相適應(yīng)。

3.3 培養(yǎng)大數(shù)據(jù)思維

對城建檔案工作來講，需要把過去檔案管理的理念進行及時轉(zhuǎn)變，這不只是需要把檔案數(shù)據(jù)看作是檔案館資源，還需看作是數(shù)據(jù)的資產(chǎn)，對資產(chǎn)管理方法利用，把其價值不斷提升。經(jīng)過多年信息化的發(fā)展，目前城建檔案館內(nèi)對城市建設(shè)、規(guī)劃檔案數(shù)據(jù)進行了匯集，但只局限在對大量數(shù)據(jù)信息保存方面是不夠的，需要對這些數(shù)據(jù)進行分享與發(fā)布，才可以把城建檔案數(shù)據(jù)的價值有效提高。這就要求不能夠封閉，被動對外界提供各類的數(shù)據(jù)信息進行接收，需要主動的出擊，運用大數(shù)據(jù)對城建檔案數(shù)據(jù)信息進行廣泛的收集，對檔案館中數(shù)據(jù)進行不斷豐富和更新。

3.4 加強檔案接收質(zhì)量

城建檔案接收的工作對于諸多的行業(yè)與政府部門都有牽涉，和建設(shè)系統(tǒng)內(nèi)單位相比較來講，非建設(shè)系統(tǒng)內(nèi)單位的檔案接收更加困難，其程序復(fù)雜的程度也十分高。因此，檔案接收相關(guān)管理人員就應(yīng)該對自身工作積極完善，同時站在新形勢要求與規(guī)章條例角度出發(fā)，根據(jù)各種的規(guī)范性文件要求，對接收工作標準與內(nèi)容進行明確。

在2015年出臺的《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》中就對各單位職責(zé)要求進行了明確，并適當?shù)恼{(diào)整了城建檔案接收的范圍，還把無價值檔案資料數(shù)量進行了降低，保證檔案質(zhì)量與數(shù)量。例如在歸檔文件的范圍中，不僅是局限在紙質(zhì)資料中，其中還包括了影像、電子檔案，這表明城建檔案數(shù)字化時代的到來。還有就是工程檔案驗收工作，從建筑工程文件擴展成為了市政工程文件，其中就對地下管線工程、道路與橋梁工程等進行了包括。隨著我國城市化進程加快，之前城建檔案歸檔的工作方式已經(jīng)不能滿足城建檔案工作發(fā)展的需要了，根據(jù)歸檔規(guī)范要求，對城建檔案積極主動接收，提高檔案質(zhì)量和使用的效率。

3.5 更新與改進接收進館方案

城建檔案一定要執(zhí)行集中統(tǒng)一管理的原則，也就是說，必須要根據(jù)規(guī)定向檔案管理機構(gòu)、或者是檔案工作人員移交。即使已經(jīng)有相關(guān)檔案接收的規(guī)定，但是面對日漸增加的城建檔案數(shù)量、經(jīng)辦人對資料處理手法的不同，舊城建檔案接收方式并不能夠與目前情況相互適應(yīng)。對于“守株待兔”舊的工作模式，經(jīng)過長時間實踐經(jīng)驗表明，這并不利于檔案事業(yè)的進一步發(fā)展。城建檔案接收的工作就應(yīng)該與時俱進，應(yīng)該對“坐等接收”單一的模式進行改變，實行新的接收方式。近些年中，各個城市檔案館實行了派工作人員到建設(shè)施工單位進行指導(dǎo)，對檔案進行整理、接收以及分類，進而對檔案進館速度提升，對于檔案完整性也有了保證，遇到問題時能夠及時解決。另外，還應(yīng)該對文檔一體化、檔案數(shù)字化建設(shè)加強，進而能夠形成有機的整體對其加強管理。在日常對城建檔案接收中積累經(jīng)驗，共同磋商，形成新體系，節(jié)省用戶查閱檔案的時間，提升工作效率。

4 結(jié)論

對城市發(fā)展來講，城建檔案有著重要的作用。目前，我國正處在城市建設(shè)快速發(fā)展的階段中，城建檔案接收工作存在很多方面的不足，基于此，為使我國城建檔案接收工作質(zhì)量進一步提升，應(yīng)該轉(zhuǎn)變原有思維模式，優(yōu)化城建檔案接收工作，進一步提高城建檔案管理水平，促進城市建設(shè)更好的發(fā)展。總之，在城市建設(shè)中，城建檔案管理的水平對國家城市化建設(shè)水平有充分的體現(xiàn)，也是全部工作反映。建設(shè)人員就應(yīng)該在根本上轉(zhuǎn)變檔案管理意識，順應(yīng)時代發(fā)展，改革陳舊觀念。對城市建設(shè)來講，檔案管理工作十分的關(guān)鍵，需要社會各界共同的努力。城建檔案館長時間以來都是堅持“服務(wù)適應(yīng)需要與服務(wù)引導(dǎo)需要”原則對社會進行服務(wù)的，在提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的過程中，還需要把整個社會對于城建檔案認知的程度進行提升，運用真誠服務(wù)獲取群眾知名美譽度。在新時期，城建檔案接收及管理工作的提升對于城建檔案工作者來講是嚴峻的考驗，需要努力做好工作，還需要運用創(chuàng)新和多元化發(fā)展，促進城建檔案事業(yè)健康發(fā)展。

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