尤玉新

摘 要：科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展對檔案及其管理帶來巨大的影響，使檔案管理理念、方法和模式等發(fā)生了重大變革。隨著知識經(jīng)濟(jì)時代的到來，知識管理給企業(yè)檔案管理帶來良好的發(fā)展機(jī)遇，企業(yè)檔案管理也成為企業(yè)知識管理的重要組成部分。企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理工作的重要部分，對企業(yè)發(fā)展起著非常重要的作用。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；現(xiàn)實審視；解決路徑

1 企業(yè)檔案管理的重要作用

1.1 企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源

我們正處于知識經(jīng)濟(jì)和信息時代，信息已成為比資產(chǎn)更為重要的戰(zhàn)略資源。檔案是一種重要的信息資源，檔案管理工作已成為信息產(chǎn)業(yè)的組成部分，企業(yè)檔案積累了企業(yè)發(fā)展過程中的歷史經(jīng)驗，能夠為未來企業(yè)決策提供歷史依據(jù)，為企業(yè)提高市場競爭力提供有力支持。企業(yè)在深化改革、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整和提高經(jīng)濟(jì)效益的決策中都離不開對企業(yè)發(fā)展歷史和現(xiàn)狀的分析，而企業(yè)檔案是實現(xiàn)這種決策可行性預(yù)測和分析的基礎(chǔ)依據(jù)。

1.2 企業(yè)檔案是企業(yè)獨特的無形資產(chǎn)

企業(yè)檔案本身就具有一定的潛在價值，特別是在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)引進(jìn)和改造、產(chǎn)品銷售等方面，但是這種潛在價值需要借助人們對檔案的利用才能良好地體現(xiàn)出來。企業(yè)經(jīng)營管理者可運(yùn)用檔案信息，結(jié)合生產(chǎn)經(jīng)營實際，產(chǎn)生間接的企業(yè)價值。因此企業(yè)檔案是企業(yè)獨特的無形資產(chǎn)。

1.3 企業(yè)檔案可為工作需要和解決實際問題提供歷史證明

國企企業(yè)檔案包括了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的所有文書資料、基建圖紙、財務(wù)報表、人事檔案、信用憑證等，都是對企業(yè)發(fā)展比較完整和真實的記錄。對企業(yè)檔案中收集的資料和蘊(yùn)藏的信息進(jìn)行分析，總結(jié)歷史上企業(yè)發(fā)展遇到的問題和采取的解決措施，以及發(fā)展過程中出現(xiàn)的失誤等，能夠?qū)W習(xí)歷史發(fā)展經(jīng)驗，避免相同問題和錯誤的發(fā)生，為日后的工作需要和解決實際問題提供歷史證明。

2 我國企業(yè)檔案管理現(xiàn)實審視

2.1 檔案管理意識薄弱

在市場競爭環(huán)境日益激烈的今天，我國大部分企業(yè)比較注重市場競爭力和經(jīng)濟(jì)效益的提升，卻忽視了對檔案管理工作的監(jiān)管，也沒有意識到檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的重要性。檔案管理工作是一項復(fù)雜性和系統(tǒng)性工作，具有工作量大、覆蓋信息廣的顯著特征，尤其是在收集、整理和移交檔案資料時，就更加需要企業(yè)內(nèi)各個職能部門和工作人員的緊密配合，需要投入更多的人力、物力和財力等資源。由于檔案管理工作并不能為企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，而有關(guān)部門對于企業(yè)的考核僅僅重視其經(jīng)營業(yè)績的考核，諸多因素都導(dǎo)致了企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者和管理者的檔案管理意識薄弱，不重視檔案管理工作，造成檔案管理工作效率低下、檔案資料不完整的現(xiàn)象，難以發(fā)揮出檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的積極性作用。

2.2 檔案管理制度不健全

企業(yè)的檔案資料與企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展是密切相關(guān)的，由于檔案管理工作難以為企業(yè)創(chuàng)造直接可觀的經(jīng)濟(jì)效益，企業(yè)的檔案管理工作長期處于企業(yè)日常管理工作的邊緣，管理混亂的現(xiàn)象較為顯著。檔案管理制度的不健全，導(dǎo)致很多企業(yè)在整理和留存檔案時，僅僅注重收發(fā)文件檔案、財務(wù)檔案的收集和整理，而忽視了各類管理性文件、管理制度、科研技術(shù)類檔案和特殊載體檔案的收集和保存，這樣粗放的檔案管理制度，不利于企業(yè)管理者全面了解企業(yè)發(fā)展過程中的歷史情況，也就不可能通過分析檔案資料創(chuàng)新企業(yè)的管理和發(fā)展方式。還有一些企業(yè)缺乏對現(xiàn)有檔案的統(tǒng)一管理制度，各個部門按照各自的方式管理檔案，檔案管理和保存的完整性與安全性難以得到保障，一些職能部門雖然將本部門的檔案交給了企業(yè)的檔案管理部門，由于檔案管理制度的不健全，管理人員將這些檔案隨意擺放。檔案管理制度不健全導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理缺乏系統(tǒng)性與科學(xué)性，無法實現(xiàn)檔案資料的高效共享，檔案資料的歷史性借鑒作用也就很難發(fā)揮出來。

2.3 檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

管理人員的綜合素質(zhì)是影響企業(yè)檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵因素，由于檔案管理工作的重要作用難以通過客觀的經(jīng)濟(jì)效益呈現(xiàn)出來，這也就導(dǎo)致了檔案管理人員的工作業(yè)績長期得不到領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)員工的認(rèn)可，直接降低了檔案管理人員提升自身綜合素質(zhì)和工作質(zhì)量的積極性。與此同時，一些企業(yè)的檔案管理人員有很大比例是由其他辦公室轉(zhuǎn)崗而來，沒有經(jīng)過專業(yè)化的職業(yè)培訓(xùn)，更是缺乏相關(guān)工作經(jīng)驗，不僅難以推動檔案管理方式的創(chuàng)新與發(fā)展，甚至不能依照正常的流程完成檔案管理工作，這就在很大程度上降低了檔案管理人員的整體素質(zhì)，為企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的提升帶來了很大的阻力。

3 解決路徑

3.1 采用信息化的檔案管理模式

在當(dāng)前社會發(fā)展過程中，信息化技術(shù)的應(yīng)用日益廣泛，其實際的應(yīng)用價值在諸多實踐應(yīng)用中得到了肯定。目前，信息化技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用已經(jīng)十分常見，因此構(gòu)建信息化的檔案管理模式是符合企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀的。在以往的檔案管理工作開展中，需要對紙質(zhì)的檔案進(jìn)行管理，一切管理工作都是由人工來完成的，這樣的檔案管理不僅效率較低，而且容易出現(xiàn)失誤，后期的檔案應(yīng)用也比較困難。面對這樣的情況，企業(yè)在開展檔案管理工作過程中，就應(yīng)采用現(xiàn)代化的管理模式。在現(xiàn)代化的檔案管理中，檔案由紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案，電子檔案的傳輸以及保存都比較容易，而且在電子檔案存儲中，可以將其存入到一個數(shù)據(jù)庫內(nèi)，將檔案進(jìn)行分類存儲，并且進(jìn)行編號，按照編號順序存儲，這樣后期想要查看檔案的時候，只需要輸入檔案編號即可查看，十分的方便快捷。同時，在信息化檔案管理中，管理人員還可以對檔案進(jìn)行雙重備份，這樣即使檔案原件丟失或者是被損害，還可以應(yīng)用備件。信息化的檔案管理工作在開展中，管理效率較高，而且管理更加的科學(xué)合理。

3.2 規(guī)范文書檔案管理

在檔案管理工作中，文書檔案管理是重要的工作內(nèi)容之一，這一部分工作內(nèi)容雖然涉及到的內(nèi)容比較多，而且管理較為瑣碎，但是做好此方面的管理工作是非常有必要的，對企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展有著積極的作用。企業(yè)的規(guī)模較大，經(jīng)營活動較多，所以產(chǎn)生的文書檔案數(shù)量也是十分可觀的。規(guī)范文書檔案管理，確保管理質(zhì)量十分必要。在具體的管理中，保證檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰可見，并按照相關(guān)的規(guī)定來開展工作，依照具體的規(guī)章制度來辦事，確保檔案管理的有效性。同時，在文書檔案管理工作開展中，完善的管理制度極為關(guān)鍵，可以為文書檔案管理工作的落實提供依據(jù)以及支持，確保文書檔案管理工作規(guī)范合理。

3.3 對檔案管理人員綜合素質(zhì)進(jìn)行提升

檔案管理人員對企業(yè)檔案管理工作的開展至關(guān)重要，檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理的質(zhì)量，企業(yè)想要做好檔案管理工作，就應(yīng)對檔案管理人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行提升。為了提高檔案部門的整體管理水平，企業(yè)可以招聘檔案管理人員。企業(yè)在招聘檔案管理人員過程中，必須要依照嚴(yán)格的招聘流程來進(jìn)行，杜絕走后門等現(xiàn)象的出現(xiàn)，保證招聘的質(zhì)量。與此同時，加強(qiáng)對現(xiàn)有的檔案管理人員的培訓(xùn)，可以采用網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)為主，現(xiàn)場培訓(xùn)為輔的培訓(xùn)方式，培訓(xùn)導(dǎo)師應(yīng)針對管理人員的薄弱點入手進(jìn)行培訓(xùn)，這樣有針對性的培訓(xùn)，可以快速的提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，有利于檔案管理人員更好地開展檔案管理工作。

4 結(jié)束語

企業(yè)檔案管理反映了企業(yè)發(fā)展的方方面面，是企業(yè)重要的知識資源，是回顧企業(yè)歷史發(fā)展資料，決定未來企業(yè)發(fā)展決策的依據(jù)。因此，企業(yè)發(fā)展要重視檔案管理工作，切實提高檔案管理工作的質(zhì)量，推動企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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