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        人才交流服務(wù)中心檔案管理現(xiàn)狀及對策探析

        2018-01-26 10:22:54劉松桉
        卷宗 2018年36期
        關(guān)鍵詞:對策探析管理現(xiàn)狀檔案管理

        劉松桉

        摘 要:改革開放以來,隨著改革開放的深入,我國的經(jīng)濟,科技,軍事,政治,文化水平都得到了顯著的提升,綜合管理水平不斷的增加。隨著我國社會經(jīng)濟,科學(xué)技術(shù)水平的高速發(fā)展,21世紀的中國正在進入大數(shù)據(jù)時代,在大數(shù)據(jù)時代背景下,人們的生活和工作都離不開一些高科技的智能產(chǎn)品,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)在人們的生活和工作中發(fā)展起來。雖然辦公自動化環(huán)境下文書管理的發(fā)展已經(jīng)有一定的基礎(chǔ),但是再文書管理過程中還存在許多不足,在人才交流服務(wù)中心的檔案管理工作更是如此。對于人才交流服務(wù)中心來說,人才交流服務(wù)中心是人才和企業(yè)事業(yè)單位之間的紐帶。在人才交流服務(wù)中心的檔案關(guān)乎事業(yè)單位員工的基本信息以及組織關(guān)系。因此,做好人才交流服務(wù)中心檔案的管理工作,可以在一些方面顯著提升人員就業(yè),解決企業(yè)事業(yè)單位人才短缺等問題,同時還在保證待業(yè)者權(quán)益等方面發(fā)揮著重要的作用。本文主要通過簡要分析在人才交流服務(wù)中心檔案管理的管理現(xiàn)狀,找出在檔案管理中存在的一些問題,并給出合理的解決對策,希望對相關(guān)部門和工作人員有幫助。

        關(guān)鍵詞:人才交流服務(wù)中心;檔案管理;管理現(xiàn)狀;對策探析

        隨著21世紀的到來,人們的生活和工作都離不開一些高科技的智能產(chǎn)品,在日常的工作中,辦公自動化已經(jīng)屢見不鮮,雖然辦公自動化文檔管理已經(jīng)存在一定的基礎(chǔ),但是在實際的工作中對文書管理工作還有一定的不足之處。對于人才交流服務(wù)中心的檔案管理工作來說,由于管理條件,管理手段,人員組成方面存在著一些問題,造成人才交流服務(wù)中心的檔案管理工作成效偏低,對選人和用人等方面產(chǎn)生了許多不好的影響。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來,社會信息化得到了高速的發(fā)展,因此,人才交流服務(wù)中心的許多檔案在數(shù)量和種類上正在不斷的增加,人才交流服務(wù)中心的檔案管理工作越來越繁瑣,增加了人才交流服務(wù)中心檔案管理工作的難度,同時也暴露出在檔案管理工作中存在的一些問題,本文主要針對人才交流服務(wù)中心在檔案管理工作中存在的一些問題,作出簡要的分析和探討,并給出合理的解決對策,希望對相關(guān)部門和工作人員有幫助。

        1 人才交流服務(wù)中心檔案管理現(xiàn)狀

        1.1 管理者的技能有待提升

        隨著辦公自動化環(huán)境的發(fā)展讓文檔管理越來越向自動化信息化靠近,在這種情形下,管理工作人員也將面臨全新的技術(shù)挑戰(zhàn)。一些企業(yè)的事業(yè)單位文檔管理人員在管理意識上沒有前瞻性,知識結(jié)構(gòu)老化,信息技術(shù)水平不合格,一旦電子檔案在管理過程中出現(xiàn)問題時,不能提供及時的解決對策,在很大程度上影響了文檔管理的工作效率。

        1.2 棄檔現(xiàn)象比較嚴重

        從目前我國企業(yè)中相關(guān)業(yè)務(wù)的開展進程來看,人才交流服務(wù)中心所接受或管理的檔案,主要包括高校畢業(yè)生,因私出國人員,在規(guī)定時間范圍內(nèi)需要組織評審或申報專業(yè)技術(shù)資格的人員以及社會流動人員等。因此,對于人才交流服務(wù)中心的檔案來說,要管理的檔案十分龐大,而且有非常強的流動性,檔案管理內(nèi)容繁雜,分類困難。除此之外,對于一些高校畢業(yè)生的檔案來說,由于這些高校畢業(yè)生在短時間里找不到合適的工作,簡單地將檔案從高校郵寄到人才市場后便很少過問,時間一長就非常容易造成檔案被遺棄或者是得不到及時補充的現(xiàn)象,從而為后期檔案的管理和利用留下了隱患問題。

        1.3 管理條件比較落后

        隨著社會的發(fā)展和時代的進步,以前全自動的高信息技術(shù)在檔案管理中得到了廣泛的應(yīng)用。但是從目前我國檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀來看,一些低層次的人才交流服務(wù)中心不管是檔案管理的硬件條件還是軟件都非常落后,檔案的信息化,智能化水平比較弱。雖然我國已經(jīng)出臺了大量政策來幫助人才交流服務(wù)中心的提升和改善,但由于一些基層的人才交流服務(wù)中心局限于人力,財力和物力,在檔案管理方面,還是主要通過人工管理為主要管理手段。在檔案管理的收集和查詢方面,還沒有實現(xiàn)真正的智能化和自動化,同時,檔案管理和社保組織人事以及監(jiān)察等部門的檔案信息還沒有達到共享。

        2 加強人才交流服務(wù)中心檔案管理對策

        2.1 提高管理人員素質(zhì)水平

        事業(yè)單位必須重視文檔管理人員的信息化水平的培養(yǎng),積極更新這些管理人員的知識結(jié)構(gòu),對這些文檔管理人員進行定期的培訓(xùn),讓她們了解最新的管理手段,以及相關(guān)的計算機技術(shù)。除此之外,還要鼓勵與自動化辦公單位建立溝通,學(xué)習(xí)其他單位的先進管理理念,定期組織文檔管理人員深入學(xué)習(xí)管理信息系統(tǒng)的各項功能,實現(xiàn)對系統(tǒng)的靈活操作。使企業(yè)的管理人員能夠最大程度的利用自動化的管理系統(tǒng),達到對文檔信息的高效管理。

        2.2 加大宣傳,降低棄檔現(xiàn)象的發(fā)生

        人才交流服務(wù)中心要結(jié)合自身的工作實際,通過定期走向社區(qū),走向企業(yè)等方式,在當(dāng)?shù)氐男麄髅襟w或自身的微博等新媒體平臺,做好相關(guān)的檔案宣傳工作。在畢業(yè)季到來之前,需要事先向高校對即將畢業(yè)的學(xué)生組織專題宣講,廣泛宣傳人才檔案的流轉(zhuǎn)途徑和重要性,提高檔案主體對其檔案的重要性認識,拓展人事代理的影響面,做好人事代理重要性,必要性的宣傳。

        2.3 加大投入,改善檔案管理條件

        基層人才交流服務(wù)中心的人,財,物有限,需要把錢花在刀刃上。一方面來說,好的檔案管理需要好的設(shè)備和好的人員,而好的檔案管理設(shè)備需要得到多方的支持,通過納入政府財政預(yù)算,購買一些優(yōu)秀的檔案管理設(shè)備,從而有效改善檔案管理的管理條件。從另一方面來說,隨著信息化社會的不斷發(fā)展,為了更好地進行檔案管理工作,要充分結(jié)合技術(shù)發(fā)展的現(xiàn)狀,提高檔案管理的信息化設(shè)備,積極引入一些大數(shù)據(jù),計算機信息技術(shù),增加相應(yīng)的檔案管理軟件。除此之外,還需要對檔案室進行相應(yīng)的改造,為檔案管理營造出安全的保存環(huán)境。

        參考文獻

        [1]白云波.人才交流服務(wù)中心檔案管理現(xiàn)狀及對策探析[J].人才資源開發(fā),2018(08):21-22.

        [2]武文娟.人才交流服務(wù)中心檔案管理現(xiàn)狀及對策[J].蘭臺內(nèi)外,2017(06):71.

        [3]辛安靜.昆明市流動人員人事代理問題研究[D].云南財經(jīng)大學(xué),2015.

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