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        淺析大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理

        2018-01-26 10:51:21馮晶晶
        山西青年 2018年14期
        關鍵詞:檔案管理數(shù)據(jù)庫信息化

        馮晶晶

        (河南質(zhì)量工程職業(yè)學院,河南 平頂山 467000)

        一、基礎理論知識

        (一)高校檔案

        在高校各項工作中,檔案管理是一項基礎信息管理工作。檔案管理屬于服務性工作,沒有直接獲取經(jīng)濟收益的功能。在學校工作中,檔案管理工作屬于服務類幕后型工作。

        (二)高校檔案信息化

        高校檔案信息化是指,使用信息化檔案管理技術(shù),完成對高校檔案信息的管理工作。通過整合、儲存高校檔案,使高校檔案工作更加有序,更加精確。信息化檔案管理技術(shù)可以提高高校檔案管理工作的效率,有利于深層次挖掘檔案信息的價值。

        (三)高校檔案信息化管理

        信息是信息化檔案管理的基礎。為了完成檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)變,高校應制定統(tǒng)一的檔案管理工作標準,建立規(guī)范的高校檔案管理工作制度,使信息化檔案管理覆蓋全部檔案管理環(huán)節(jié),其中包括檔案收集、檔案整理、檔案利用和檔案維護。

        (四)大數(shù)據(jù)

        大數(shù)據(jù)是一種概念性定義,其內(nèi)容是指,數(shù)量龐大,現(xiàn)有信息處理系統(tǒng)無法完成處理工作的數(shù)據(jù)資料。大數(shù)據(jù)的信息組成多種多樣,形式各異。這些信息蘊含者巨大的價值。

        二、當前高校檔案信息化管理所面臨的挑戰(zhàn)和存在的問題

        (一)面臨的挑戰(zhàn)

        1、理論方面的挑戰(zhàn)

        高校檔案的信息化管理首先要面臨的挑戰(zhàn)是信息理論方面。信息理論包括新來源觀、宏觀鑒定理論、文件連續(xù)體理論。高校檔案管理工作的信息化,會促進基礎理論的進一步發(fā)展。

        2、信息資源管理的挑戰(zhàn)

        在大數(shù)據(jù)時代,高校檔案信息量大幅度增長,數(shù)據(jù)信息的儲量已經(jīng)超出了現(xiàn)有檔案管理模式的處理能力。大數(shù)據(jù)時代之前,信息儲量匱乏,檔案管理制度完全可以勝任檔案工作的需求。大數(shù)據(jù)時代之后,龐大的數(shù)據(jù)信息量提高了檔案工作對檔案管理模式的要求。增強檔案數(shù)據(jù)的安全性和可讀性,成為檔案信息化管理新的發(fā)展目標。

        3、業(yè)務環(huán)節(jié)的挑戰(zhàn)

        大數(shù)據(jù)時代,實時、自動是高校檔案收集工作的基礎要求。云平臺是高校管理檔案的主要方式。檔案蘊含的信息價值,可以為企業(yè)和社會創(chuàng)造更多的經(jīng)濟價值,進而提高高校的經(jīng)濟收益。

        (二)存在的問題

        1、信息孤島

        目前,我國尚未建立統(tǒng)一的高校檔案數(shù)據(jù)庫。高校檔案數(shù)據(jù)庫僅存在于國內(nèi)各省、市之間。這種獨立存在的高校檔案數(shù)據(jù)庫,將會阻礙不同地區(qū)高校間的信息交流,降低信息資源的利用率。缺乏統(tǒng)一平臺和共享數(shù)據(jù)庫的高校信息檔案管理模式無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享的目標。

        2、供求鴻溝

        目前,高校檔案信息資源的供求關系存在不對稱現(xiàn)象。屬地管理是高校檔案信息管理的主要方式。檔案信息的歸類和存放以行政轄區(qū)的劃分為標準。不同區(qū)域之間的高校查詢信息的難度較高,跨地域、跨系統(tǒng)的高校檔案信息資源利用難度較大,信息流通不方便,這阻礙了高校檔案信息資源的利用,無法充分挖掘高校檔案信息的價值。

        3、檔案管理意識淡薄

        在高校中,很多部門的檔案意識淺薄,對檔案管理工作不夠重視。檔案管理部門無法單獨承擔所有的檔案工作。龐大的數(shù)據(jù)信息儲量需要較多的人力和資源才能完成處理工作。有限的人力和淺薄的檔案意識,使高校檔案管理難以實現(xiàn)信息化管理。

        4、軟實力和硬環(huán)境不匹配

        高校信息化檔案工作的硬環(huán)境是指,開發(fā)軟件、配套設備、相關政策等。軟實力是指,檔案工作人員的工作能力和人員素質(zhì)。高校檔案管理工作的硬環(huán)境較容易滿足,但軟實力的提升難度較大。

        三、加快我國高校檔案信息化管理建議與對策

        (一)建立高校檔案信息化管理的相關法律法規(guī)

        加快高校檔案信息化管理法律的建設速度,使用法律途徑規(guī)范高校信息化檔案管理標準,可以提高高校檔案信息資源的利用率,加快檔案管理模式信息化的速度。

        (二)采用先進的信息化管理手段

        云計算技術(shù)和信息挖掘技術(shù),是目前處理大數(shù)據(jù)的主流技術(shù)。成本低、虛擬化程度高、靈活性強、存儲能力強,是云計算技術(shù)的主要特點。一臺計算機或手機,就可以滿足用戶一切獲取信息的需求。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對信息進行歸類和劃分,滿足用戶對信息資源的個性化需求,提高數(shù)據(jù)庫信息資源的有序性和差異性。

        (三)建立統(tǒng)一的高校檔案信息化管理體系

        全國統(tǒng)一的信息化管理體系,是實現(xiàn)全國統(tǒng)一的高校檔案信息化管理的必須條件。我國應建立統(tǒng)一平臺的高校檔案信息管理數(shù)據(jù)庫,對全國所有高校共享檔案信息資源,促進信息流動,維持信息共享。

        (四)加強高校檔案信息管理的知識宣傳和隊伍建設

        信息化檔案管理系統(tǒng)關系著每位師生的切身利益。高校應大力宣傳信息化檔案管理模式,普及檔案意識。高校檔案管理人員的工作能力決定了檔案管理工作的成果。高校應加大力度培養(yǎng)檔案管理人員,提高工作能力,培養(yǎng)職業(yè)素質(zhì)。

        四、結(jié)語

        在大數(shù)據(jù)時代,高校事業(yè)的發(fā)展受到信息化檔案管理的影響。國家政策、信息化技術(shù)、檔案管理體系、檔案意識培養(yǎng)、檔案人才隊伍建設,是影響我國推廣高校檔案信息化管理模式的重要因素。

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