吳麗珍

我國市政工程檔案管理已經(jīng)從傳統(tǒng)的人工管理階段逐步步入全新的數(shù)字化信息化的發(fā)展階段，在此過渡階段市政工程檔案管理工作存在諸多問題。通過研究當(dāng)前市政工程檔案管理機(jī)制、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、專業(yè)化建設(shè)進(jìn)程中存在的具體問題，針對問題提出健全市政工程檔案管理機(jī)制、推進(jìn)其標(biāo)準(zhǔn)化改革、提高信息化水平和專業(yè)化程度的具體對策。

一、市政工程檔案的重要性

市政工程檔案資料是城市科學(xué)規(guī)劃的重要依據(jù)，是城市規(guī)劃編制與調(diào)整、市政設(shè)施管養(yǎng)維修的基礎(chǔ)資料。當(dāng)前市政工程檔案管理正從傳統(tǒng)人工管理時期步入數(shù)字信息化管理時期，檔案管理工作存在巨大的機(jī)遇，也面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。加強(qiáng)市政工程檔案管理，保存城市建設(shè)的成果，利用市政工程檔案資料促進(jìn)城市可持續(xù)發(fā)展和健康運行，是城市建設(shè)者和管理者應(yīng)重點思考的問題。

二、市政工程檔案管理工作存在的問題

近十年來，各級政府對市政基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與民生改善持續(xù)重視，政府和民間資本對該領(lǐng)域的投資熱情高漲，市政工程的建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，工程數(shù)量逐年增加。在市政項目建設(shè)井噴式發(fā)展的過程中，“重建設(shè)，輕檔案”的現(xiàn)象如影相隨，我國市政檔案管理工作中存在的問題具體表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.市政工程檔案管理機(jī)制不健全

我國市政工程建設(shè)和管理領(lǐng)域，沒有形成完善的市政檔案管理制度。市政工程從項目前期、項目建設(shè)、竣工驗收到后期管養(yǎng)，檔案資料分別由不同的部門編制，統(tǒng)一收集歸檔難度較大。各部門之間和部門內(nèi)部缺乏完善的檔案管理體系和科學(xué)管理機(jī)制，檔案管理缺乏細(xì)則，難以規(guī)范化管理，造成市政工程檔案完整性、準(zhǔn)確性和連續(xù)性打折，市政工程建設(shè)檔案資料失真和歸檔滯后的現(xiàn)象時有發(fā)生，市政工程檔案分散、不完整、沒有統(tǒng)一歸檔和規(guī)范入庫管理的現(xiàn)象普遍存在，導(dǎo)致市政工程統(tǒng)一歸檔接收率不高。

2.市政工程檔案資料缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

市政基礎(chǔ)設(shè)施檔案資料內(nèi)容繁多，建設(shè)周期長環(huán)節(jié)多，形成的檔案數(shù)量多、種類多。市政工程資料的存檔形式也是多種多樣，由傳統(tǒng)的純文檔，發(fā)展到今天包含圖表、文字、圖紙、多種類型的電子文檔、聲像和視頻等各種形式并存，但是當(dāng)前對市政工程何種檔案資料采用何種形式并沒有詳細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范。原始文件資料、表格、記錄形式繁多，除竣工驗收表格等少部分大資料文件外，尚未形成行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化格式，導(dǎo)致市政工程檔案形式混亂、存檔資料格式、表格、圖例五花八門的問題，影響檔案資料的收集和整理工作，客觀上造成檔案編制和管理工作難度大。

3.市政工程檔案管理信息化程度低

檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是檔案管理信息化的基礎(chǔ)，檔案資料標(biāo)準(zhǔn)化程度低制約了市政檔案管理信息化的發(fā)展。一直以來對市政檔案管理工作投入不足，市政檔案歸檔、入庫、查閱檢索方式的數(shù)字化和信息化改革進(jìn)展緩慢，市政檔案管理方式滯后于社會發(fā)展的要求。我國城建檔案資料管理中，低效的傳統(tǒng)管理方式仍然占絕對優(yōu)勢，造成檔案資料利用手續(xù)繁瑣，查閱不方便。加上資料不完整、失真問題導(dǎo)致可參考性降低，造成檔案資料利用率較低，服務(wù)社會的功能減弱。

4.市政工程檔案管理專業(yè)化程度有待提高

市政工程檔案管理具有很強(qiáng)的綜合性和專業(yè)性，檔案編制和管理人員的業(yè)務(wù)技能及綜合素質(zhì)對市政建設(shè)的質(zhì)量和水平起著直接影響。在市政工程建設(shè)和維修管養(yǎng)行業(yè)，檔案編制和管理人員大多非專業(yè)人員，檔案管理力量薄弱，管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高，管理水平不強(qiáng)，編制的檔案資料質(zhì)量良莠不齊，導(dǎo)致工程檔案編制管理與項目建設(shè)難以同步形成，嚴(yán)重的還會導(dǎo)致工程檔案失真、遺漏等現(xiàn)象發(fā)生。

三、解決市政工程檔案管理問題的有效對策

通過認(rèn)真研究目前市政工程檔案管理工作的現(xiàn)狀，為解決其中存在的問題，特提出以下對策：

1.健全市政工程檔案管理機(jī)制

建立健全市政工程檔案管理機(jī)制，制定規(guī)范的檔案編制和管理的流程，將檔案管理工作納入單位系統(tǒng)化管理程序中。每個市政工程的建設(shè)、施工、監(jiān)理和管養(yǎng)單位，都必須設(shè)置專門的工程檔案管理部門，配置專職的檔案管理人員。項目竣工驗收后，由建設(shè)單位牽頭，按照城建檔案館列出的標(biāo)準(zhǔn)化的市政檔案入庫清單，溝通協(xié)調(diào)各相關(guān)單位，收集該項目從前期到竣工驗收的檔案資料，按照檔案管理規(guī)定及時將檔案入庫存檔，并做好與管養(yǎng)維修部門的資料移交。

2.大力推進(jìn)市政工程檔案標(biāo)準(zhǔn)化改革工作

市政工程檔案標(biāo)準(zhǔn)化改革工作應(yīng)從檔案資料編制的標(biāo)準(zhǔn)化工作和市政工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作兩方面入手。檔案資料標(biāo)準(zhǔn)化是市政工程檔案資料規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化檔案是市政工程歸檔的基本要求，也是城市建設(shè)可持續(xù)發(fā)展和高效運行的需要。建設(shè)行政主管部門和城建檔案管理部門應(yīng)出臺市政工程建設(shè)和管養(yǎng)過程中檔案資料的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化格式，表格形式、圖紙格式、電子文檔的存檔形式都應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，從編制、整理、入卷、歸檔驗收到移交保管等環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，制定市政工程檔案標(biāo)準(zhǔn)化目錄，將大大方便工程檔案存檔管理和檔案資料的利用。

3.提高檔案管理信息化水平

利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)檔案各管理單位之間的資源共享，讓城建檔案館和建設(shè)單位、業(yè)務(wù)單位之間進(jìn)行實時動態(tài)的信息傳遞。構(gòu)建以城建檔案館為中心，規(guī)劃、設(shè)計、勘察、維修管養(yǎng)等檔案資料利用部們和建設(shè)、施工、監(jiān)理等檔案收集編制管理業(yè)務(wù)部門為分支的信息交流網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行及時的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檔案資料查詢利用。利用多渠道智能檢索查詢檔案資料，計算機(jī)貯存、云服務(wù)乃至人工智能服務(wù)，有效提高管理和服務(wù)效率，進(jìn)而提高檔案資料的利用率，發(fā)揮出它的技術(shù)效用和社會經(jīng)濟(jì)效益。

4.提高管理人員專業(yè)素質(zhì)，強(qiáng)化從業(yè)人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)

積極發(fā)揮工作人員的主觀能動性和創(chuàng)造力，是檔案管理工作的重要手段。一方面要聘用專業(yè)的檔案管理人員，建立高素質(zhì)的檔案管理隊伍。另一方面，要建立從業(yè)人員定期學(xué)習(xí)培訓(xùn)制度，納入職稱評聘和考核管理。檔案管理、市政工程建設(shè)主管部門和市政設(shè)施管理部門要聘請專業(yè)人士對市政工程檔案從業(yè)人員進(jìn)行定期培訓(xùn)。城建檔案館等業(yè)務(wù)部門要加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織檔案管理人員定期內(nèi)部業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)交流扎扎實實提高從業(yè)人員的整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。

四、結(jié)語

在市政工程檔案管理逐漸步入信息化智能化管理的新形式下，健全和創(chuàng)新市政檔案管理機(jī)制，統(tǒng)籌原始資料收集、市政工程檔案編制、管理、查詢與利用各相關(guān)環(huán)節(jié)，暢通市政檔案各相關(guān)部門銜接機(jī)制，大力推進(jìn)市政基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、改擴(kuò)建和維修管養(yǎng)過程中各種原始資料保存形式的標(biāo)準(zhǔn)化改革和存檔規(guī)范化工作，抓住當(dāng)前信息技術(shù)大發(fā)展的機(jī)遇，加大人力物力投入，培養(yǎng)兼具市政工程和檔案管理學(xué)專業(yè)素養(yǎng)的綜合性管理人才，重視發(fā)揮市政檔案管理人員的能動性，提高市政檔案管理的信息化管理水平，才能最大程度將市政工程檔案中儲存的信息轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力，發(fā)揮它的技術(shù)效用及社會經(jīng)濟(jì)效益，大大提高當(dāng)前市政檔案管理水平和管理效率。