孫紅梅

摘要：基建工程檔案信息化是影響基建工程開展的重要因素，本文圍繞基建工程檔案信息化管理的相關(guān)內(nèi)容做深入的分析，先介紹了當前基建檔案管理中存在的問題，再從信息化管理的角度出發(fā)，分析了基建工程檔案管理的基本思路，希望能對相關(guān)人員工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：基建工程；工程檔案；檔案信息化

前言：

工程檔案是記錄工程項目施工建設情況的重要依據(jù)，隨著我國基建工程項目逐漸增多，如何做好基建工程檔案管理，已經(jīng)成為相關(guān)人員研究的重點。在信息化技術(shù)快速發(fā)展的今天，基建工程檔案管理有了新的發(fā)展，大量新技術(shù)的進步，為基建工程檔案管理提供了新的方向，能夠顯著提高檔案管理水平，因此應該得到相關(guān)人員的關(guān)注。

一、基建工程檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理體系存在問題

在傳統(tǒng)基建工程項目中，由于大部分的基建工程具有施工周期長、階段多的特點，本身就對工程的檔案管理提出了一定的要求。有學者研究認為，在傳統(tǒng)的檔案管理中，由于工程項目本身具有特殊性，導致工程項目的檔案管理存在復雜性的特點[1]，這一特征在基建工程中同樣適用。同時，部分基建工程管理單位一直受傳統(tǒng)思維的影響，認為保證工程質(zhì)量、確保工期是整個工程建設的重點，因此整個工程項目的管理資源都向著上述工作傾斜。在這種情況下檔案管理容易被相關(guān)部門“忽視”，導致各項工作無法順利開展。

（二）檔案管理意識不強

基礎設施建設隊伍的流動性大，本身存在人員隊伍不穩(wěn)定的情況，這在一定程度上增加了檔案管理的難度。同時，部分工程項目在開展過程中，存在工程參建隊伍數(shù)量多的現(xiàn)象，導致整個工程項目的檔案管理標準不統(tǒng)一，格式不確定，增加了檔案管理部門的工作難度，檔案管理部門的監(jiān)督、檢查職能也得不到有效的發(fā)揮。導致出現(xiàn)上述問題的主要原因就是檔案管理意識不強，工作人員在檔案管理中不能充分考慮基建工程檔案管理的要求，導致其檔案管理能力達不到預期標準，影響了檔案管理工作。

二、基建工程檔案信息化管理的基本思路

在信息化的大環(huán)境下，基建工程檔案管理環(huán)境已經(jīng)發(fā)生了明顯變化，這就要求相關(guān)人員能充分了解基建工程檔案管理的基本思路，為切實提高檔案管理水平奠定基礎。本文將結(jié)合某研究院的實踐經(jīng)驗，對其信息化管理路徑做深入研究。

（一）確定檔案管理的基本原則，指導檔案管理工作順利開展

實際上，基建工程檔案室反映、記錄工程項目建設的重要依據(jù)，能夠為未來工程項目的管理提供必要的憑證。某研究院研究認為，檔案本身具有特殊性，檔案的開放與利用具有相應的經(jīng)濟價值與社會價值。所以，做好檔案管理勢在必行。在當前的基建檔案信息化管理過程中，尊重以下幾點原則：（1）注重效益性原則。檔案管理必須要充分考慮用戶的需求，能夠了解檔案信息化管理的現(xiàn)狀，確定檔案管理的基本流程。（2）統(tǒng)籌規(guī)劃原則。在檔案信息化管理中，需要從全面的角度來考慮，通過系統(tǒng)規(guī)劃、統(tǒng)籌部署，保證基建工程項目的檔案管理工作能順利完成。（3）資源共享原則。在檔案管理工作中，必須要充分考慮檔案的社會價值，通過檔案共享，讓檔案能發(fā)揮更大的作用，這也是檔案信息化管理的必然途徑。

（二）優(yōu)化檔案管理思路，保證檔案管理水平

在信息化時代下，檔案信息化管理已經(jīng)得到了進一步的發(fā)展，因此在檔案信息化管理中，必須要進一步改變傳統(tǒng)的檔案管理思想，讓基建檔案管理思路更好的服務于檔案管理工作。

例如，某研究院為了能夠進一步提高檔案管理能力，在工作中充分考慮了信息化環(huán)境對檔案管理工作的要求，并制定了基建檔案信息化管理的“四大思路”：（1）積極開展本單位的檔案信息化基礎設施建設，努力提高檔案管理工作中計算機資源的使用效率，努力提高基建工程檔案的信息化水平。（2）重視檔案的網(wǎng)絡資源庫建設。根據(jù)本單位已有的信息技術(shù)資源進行檔案建設，在對基建工程圖紙保存之外，有關(guān)基建工程的所有信息材料均錄入到電腦中，保證在產(chǎn)生需求的同時能夠及時的調(diào)出、使用資源[2]。（3）積極推進檔案信息化保障系統(tǒng)建設。在信息化條件下，信息系統(tǒng)內(nèi)部的基建工程檔案的安全性必然會受到威脅，為了避免檔案隨意外泄、保證檔案安全，該單位在檔案管理中加快了檔案信息化保障系統(tǒng)的建設，分別從防火墻、身份認證兩方面進行改進，顯著提高了本單位的基建檔案安全管理能力。

從實踐效果來看，某研究院在采用上述措施之后，該單位的檔案管理能力顯著提高，至今尚未出現(xiàn)嚴重的檔案管理問題，證明其基建檔案信息化管理工作方法具有可行性。

（三）推動基建檔案信息化管理制度化

基建工程項目建設的過程就是檔案形成的過程，因此為了保證檔案能夠發(fā)揮預期的效果，就應該推動基建檔案信息化管理工作開展，從工程立項到工程驗收的各個階段確定檔案信息化管理的基本流程，保證檔案信息化管理工作順利完成。

在上述四項的影響下，某研究院在基建工程檔案管理中，嚴格按照國家發(fā)展的《全國工程檔案信息化建設實施綱要》的相關(guān)內(nèi)容展開工作，根據(jù)《綱要》的要領，對工程項目的檔案管理思路進行完善，并制定了一系列的管理制度，提高了本單位檔案管理水平。在實踐過程中，該研究院在基建檔案信息化管理制度建設中所采取的措施包括：（1）樹立工作人員的檔案管理意識。工作人員是基建檔案信息化管理的基礎，因此在工作中注意培養(yǎng)工作人員的意識，讓工作人員具有強烈的使命感。（2）落實責任制度。根據(jù)當前的人員分配情況，對每個工作人員在基建檔案信息化管理中的工作進行了明確，讓每個工作人員都能認真負責本崗位工作，最終提高了檔案信息化管理水平。

結(jié)論：

基建工程檔案信息化管理影響工程項目的發(fā)展。因此對相關(guān)人員而言，必須要深入了解信息技術(shù)對檔案管理工作的影響，尋找提高檔案管理能力的基本方向，為切實提高檔案管理能力奠定基礎。

參考文獻：

[1]周美蘭.工程檔案信息化建設問題探析[J].城建檔案，2015，（05）：36-38.

[2]李鳳艷.檔案信息化建設與工程檔案管理的重要性分析[J].人力資源管理，2015，（04）：182.endprint