文·陸麗華

在信息化時代，每天都會涌現(xiàn)出來自各行各業(yè)的大量數(shù)據(jù)信息，這使得檔案管理工作的難度不斷增加，管理范圍也在不斷拓展。大數(shù)據(jù)視野下，積極引入數(shù)據(jù)分析，實現(xiàn)檔案管理方法創(chuàng)新，提高檔案管理效率和質(zhì)量，就成為當代檔案管理人員的重要研究內(nèi)容。

一、大數(shù)據(jù)時代檔案管理方式的變革

在大數(shù)據(jù)思維的支持下，檔案管理工作變得更加輕松﹑更加高效，利用數(shù)據(jù)分析能夠解決很多傳統(tǒng)檔案管理中的難題，幫助檔案管理者更快﹑更好地掌握工作方向，提高檔案工作時效。

（一）檔案信息收集方式的改變

檔案管理工作的基礎就是收集好檔案信息資源。大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展為檔案信息資源收集工作提供了便利，結(jié)構(gòu)化或非結(jié)構(gòu)化的電子檔案收集方式已經(jīng)成為最主要的方式。目前，檔案信息對電子設備的依賴性變得越來越大，這主要還是因為大數(shù)據(jù)時代和數(shù)字化的發(fā)展已經(jīng)改變了信息資源原有的存儲載體，檔案管理工作也變得更加全面和更加具有綜合性，對于一些零散的檔案信息，盡管是一些簡單的數(shù)字或者是符號，也會對其進行相應的收集，并且最終會形成一個具有結(jié)構(gòu)性的檔案，一些非結(jié)構(gòu)性檔案，比如多媒體圖片﹑文本等也都是大數(shù)據(jù)時代檔案信息的來源。

目前，檔案管理部門的主要任務和職責就是對所有個人和組織的檔案資源進行收集和整理，進而實現(xiàn)資源的互通，建立起一個綜合性較強的檔案資源管理部門。相關人員要學會利用大數(shù)據(jù)時代的新型網(wǎng)絡技術和計算機技術對用戶的檔案信息進行準確抓取，并且要逐步實現(xiàn)檔案信息收集的實時化，進而實現(xiàn)工作效率的提升。只有全面整合檔案信息資源收集工作，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息收集方式的轉(zhuǎn)變。當各部門的不同檔案被大數(shù)據(jù)處理后，就會形成一個鮮明的結(jié)構(gòu)性轉(zhuǎn)變，同時，工作人員還會根據(jù)不同的數(shù)據(jù)類型對其進行分類處理，建立起不同的數(shù)據(jù)檔案庫，完全實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和結(jié)構(gòu)化。大數(shù)據(jù)技術能夠從根本上將一些零散孤立的碎片信息進行結(jié)構(gòu)化處理，也會進行一些系統(tǒng)化的處理，同時，還會借助目前我國最先進的云計算技術建立起一個“檔案云”，再對這些“檔案云”進行整個處理，最終形成一個有序的檔案數(shù)據(jù)庫。

（二）改變檔案服務模式，深度挖掘用戶信息

檔案服務要立足于一個大服務觀，改變傳統(tǒng)的檔案服務模式，將被動檔案服務模式變?yōu)橹鲃樱簿褪抢酶鞣N先進的大數(shù)據(jù)技術和智能技術來對檔案信息進行集中整合和處理，以此來發(fā)揮出檔案的最大價值。用戶數(shù)據(jù)往往有很大的信息量，以用戶的日常行為為探究的出發(fā)點，通過對其進行具體分析，確定出用戶所需的服務，以此來適應社會對智慧型服務的需求。想要深度挖掘用戶信息，就必須學會利用各種數(shù)據(jù)分析技術和一些計算機技術將一些分散的檔案整合到一起，在這個過程中，要以相互聯(lián)系的理念為指導思想，學會在眾多復雜的網(wǎng)絡中分析出每一個獨立用戶的發(fā)展趨勢，實現(xiàn)檔案與檔案之間的完美對接以及用戶與檔案之間的關聯(lián)服務與精準服務，逐步實現(xiàn)檔案服務的社會化﹑智能化。

二、大數(shù)據(jù)視野下強化檔案管理工作的策略

（一）制定數(shù)字化檔案管理規(guī)章

目前，紙質(zhì)檔案管理工作正朝著數(shù)字化方向發(fā)展，所以檔案管理者必須利用一些先進的數(shù)字技術手段來實現(xiàn)檔案資源管理的全面整合，其首要工作就是要制定出一個嚴謹?shù)臄?shù)字化檔案管理規(guī)章。在制定數(shù)字化檔案管理規(guī)章的過程中，工作人員一定要十分細心，不能夠忽略掉檔案存儲過程中的每一個細節(jié)，無論是在存儲路徑上，還是在檔案信息的錄入上和一些機密有效文件的加密服務上，都要有十足的耐心和細心。為了促進檔案工作者能夠相互學習相互監(jiān)督，還可以制定相應的績效考核辦法，并且以公示板的形式張貼出來，進而保證整個檔案管理服務的效率。

（二）提升檔案管理人員業(yè)務水平

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，許多崗位上的工作都變得比以往輕松了許多。但也正是由于大數(shù)據(jù)時代，許多先進的計算機技術應用到檔案管理工作中，這就要求檔案管理人員要不斷的提升自身工作素養(yǎng)。同時，檔案管理部門在人員的配置上也應該學會優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，積極聘用一些年輕有活力﹑有思想﹑有創(chuàng)新意識的檔案管理人員。對于檔案管理工作經(jīng)驗豐富的工作人員，要鼓勵其繼續(xù)提高專業(yè)素養(yǎng)，并且對年輕工作人員進行“傳幫帶”，以此實現(xiàn)相互促進。同時，相關單位可以適當組織一些培訓活動或參觀活動，通過培訓學習﹑業(yè)務交流和參觀考察來提升檔案管理人員業(yè)務水平。

（三）做好檔案信息管理的安全保障工作

檔案信息資源十分重要且保密性強，所以，一定要加強檔案信息安全。在建設數(shù)字化檔案管理時，一定要加強媒體環(huán)境的建設。檔案管理者要積極主動向一些計算機機構(gòu)進行技術上的學習，采用先進技術手段減少檔案信息數(shù)據(jù)被泄露的風險。在大數(shù)據(jù)背景下，網(wǎng)絡信息技術被不斷地應用到檔案管理工作中，這就要求管理人員一定要對網(wǎng)絡環(huán)境進行人為的監(jiān)督和一些相應的技術防御，建立起嚴密的檔案信息防護系統(tǒng)。在提升數(shù)據(jù)庫存儲能力的同時，也要保證其備份能力。

總之，數(shù)據(jù)分析符合時代發(fā)展潮流，也是未來檔案管理工作的主要方向。我們要通過大數(shù)據(jù)思維轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理方式，明確未來檔案管理工作方向，以確保檔案管理能夠向著科學﹑正確的方向發(fā)展。

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