文·張博

檔案數(shù)字加工是指在計算機﹑互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)字化處理設備的輔助下，將檔案工作的收集﹑鑒定﹑整理﹑保管﹑開發(fā)和利用等方面以數(shù)字化的形式進行表現(xiàn)，這是傳統(tǒng)檔案工作在數(shù)字時代的新發(fā)展。國外檔案數(shù)字加工服務起步較早，并已發(fā)展的較為成熟。我國檔案數(shù)字加工服務起步于20世紀90年代的“檔案管理自動化”，經(jīng)過了二十余年的發(fā)展，也已漸趨成熟和穩(wěn)定。近年來，商業(yè)性的檔案數(shù)字加工服務發(fā)展迅速，為眾多企業(yè)及政府機關提供檔案數(shù)字加工的外包服務。

中國檔案學會在2016年7月認證發(fā)布了《2016-2018年度檔案設備﹑用品與服務定點企業(yè)名錄》[1]（以下簡稱《2016-2018名錄》），名錄中認證了國內37家提供檔案數(shù)字加工服務的公司。筆者以名錄中認證企業(yè)網(wǎng)站提供的業(yè)務為數(shù)據(jù)來源，綜合選取了31家企業(yè)作為研究對象，對當前國內商業(yè)性檔案數(shù)字加工服務的現(xiàn)狀及未來發(fā)展進行探討。

一、國內商業(yè)性檔案數(shù)字加工服務發(fā)展現(xiàn)狀

（一）行業(yè)整體起步較晚，發(fā)展速度快

據(jù)國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)數(shù)據(jù)顯示，《2016-2018名錄》中所認證的37家企業(yè)，在工商部門注冊登記的時間多集中在2000年前后，可推知國內商業(yè)性檔案數(shù)字加工服務行業(yè)的整體發(fā)展，僅經(jīng)歷了十余年的時間。雖起步較晚，但在良好的發(fā)展政策和時代環(huán)境的推動下，發(fā)展速度較快。在《2008-2009年度檔案設備﹑用品與服務定點企業(yè)名錄》中，僅有2家公司經(jīng)檔案學會認證提供計算機檔案管理軟件服務。而在《2016-2018名錄》中，已經(jīng)有37家企業(yè)經(jīng)認證提供檔案數(shù)字加工服務，其業(yè)務種類也由單一的計算機檔案管理軟件服務發(fā)展到現(xiàn)今覆蓋檔案數(shù)字加工各個流程﹑包含軟硬件服務在內的完善行業(yè)體系。

商業(yè)性檔案數(shù)字加工領域巨大的市場份額，也吸引著大量非檔案專業(yè)公司將自己的業(yè)務范圍向檔案數(shù)字加工方向拓展。有以票據(jù)印務為主營方向的公司依托其在電子票據(jù)領域積累的技術優(yōu)勢，進行檔案管理軟件的開發(fā)與檔案存儲利用等方面的探索；也有以金融服務外包為主要業(yè)務方向的公司，為金融領域的檔案工作提供檔案保管﹑數(shù)字開發(fā)利用等服務。

（二）業(yè)務類型多樣

根據(jù)對《2016-2018名錄》中認證企業(yè)所提供檔案數(shù)字加工服務的調查，可將當前國內商業(yè)性檔案數(shù)字加工服務的類型歸納為四個方面，即硬件提供﹑軟件開發(fā)﹑方案咨詢設計和業(yè)務流程外包。

1．硬件提供

硬件提供業(yè)務主要圍繞檔案數(shù)字加工服務所需硬件設備的買賣或租賃服務展開，這是檔案數(shù)字加工服務中層次等級較低的一級。

（1）掃描設備。掃描設備的租賃或買賣，是檔案數(shù)字加工服務的重要組成部分。針對紙質檔案和照片檔案進行文檔掃描﹑OCR字符識別等數(shù)字化加工的硬件設備是目前行業(yè)提供的主要設備，國內檔案數(shù)字服務商在掃描儀領域開發(fā)了覆蓋各種幅面大小﹑高速高清等不同使用領域的眾多掃描產品。在金融檔案﹑司法檔案以及城建檔案等專業(yè)領域的縮微檔案拍攝掃描工作中，國內服務商也相應開發(fā)了縮微數(shù)字一體化工作站﹑書刊掃描儀﹑大幅面工程掃描儀和醫(yī)療膠片掃描儀等專門檔案數(shù)字化掃描設備。在筆者統(tǒng)計的31家數(shù)字加工服務商中，提供掃描設備買賣租賃服務的有12家。

（2）存儲設備。存儲設備的提供主要服務于經(jīng)過數(shù)字化處理的檔案信息?；跈n案數(shù)字信息長期安全保存及方便利用的特點，對存儲設備的存儲容量﹑安全﹑可擴展性和利用性等方面也有著較高的要求。國家檔案局也先后發(fā)布了《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》（DA/T 15-95）和《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范》（DA/T 38-2008）等行業(yè)技術標準，對數(shù)字檔案存儲設備進行規(guī)范。在筆者調查中，有1家服務商在其網(wǎng)站的業(yè)務范圍中向用戶群體提供磁盤陣列和光盤庫這2種存儲設備的服務。

（3）智能檔案處理設備。所謂“智能”，即把其他領域的新技術拓展于檔案實際工作之中，為檔案工作提供便利。迅捷智能回轉柜和檔案管理一體機是國內服務商在這一領域進行探索的代表成果。迅捷智能回轉柜使用RFID技術，根據(jù)用戶的實際需求，把射頻標簽與檔案數(shù)據(jù)對應，通過將射頻標簽粘貼在與之相對應的檔案盒上，實現(xiàn)對館藏檔案的快速存?。粰n案管理一體機，則將傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)集成于一臺硬件設備上，具有功能全面﹑存儲量大﹑成本低﹑易于安裝等優(yōu)點，實現(xiàn)了檔案管理的一站式全功能服務。

2．管理系統(tǒng)開發(fā)

從檔案工作的實際出發(fā)，根據(jù)用戶的需要，設計編寫相應的檔案管理系統(tǒng)，這是當前國內檔案數(shù)字加工服務中最為重要的一項服務。在筆者調查的31家服務商中，有26家企業(yè)的服務項目中涉及了檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)。這其中，按照管理對象的不同，又可以細分為傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)﹑電子檔案管理系統(tǒng)和庫房監(jiān)控系統(tǒng)。

（1）傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)。即基于館藏現(xiàn)有的紙質﹑膠片等傳統(tǒng)載體檔案，從館藏檔案的歸檔﹑保管﹑利用直至銷毀等全過程的管理要求出發(fā)，通過編制管理系統(tǒng)對傳統(tǒng)檔案資源進行利用和管理。在此要求下，國內服務商研發(fā)有綜合檔案館系統(tǒng)，將地方綜合檔案館和所轄范圍內立檔單位的檔案業(yè)務系統(tǒng)進行集成，覆蓋了檔案信息的采集﹑移交和發(fā)布等檔案工作的諸多過程，在滿足檔案館工作需求的基礎上，也為政務公開工作的開展提供支持。

（2）電子檔案管理系統(tǒng)。即以檔案數(shù)字化工作為基礎，迎合原生電子文件大量產生的現(xiàn)狀，圍繞數(shù)字檔案資源的收集﹑鑒定和利用等方面開展。在這一領域，很多服務商都開發(fā)有自己的電子檔案管理系統(tǒng)。如：光典檔案信息資源管理軟件﹑數(shù)字檔案館/室系統(tǒng)以及ESOAIS數(shù)字檔案館系統(tǒng)等。在檔案工作“雙軌制”影響下，實際檔案歸檔工作中往往采取對電子檔案和紙質載體的檔案均進行保存的做法。因此，在一些服務商開發(fā)的綜合檔案管理系統(tǒng)設計中，也兼具了傳統(tǒng)載體檔案和原生電子檔案的雙重管理。

（3）庫房監(jiān)控系統(tǒng)。著眼于將消防管控﹑溫濕控制﹑智能取放﹑安防監(jiān)控等檔案庫房管理要素進行整合，同時對庫房的檢測﹑控制和報警進行整合和聯(lián)動，基于RFID技術的檔案智能存放服務也成為多家服務商庫房系統(tǒng)發(fā)展的重點。國內服務商開發(fā)的i-Archives實體檔案館智能化系統(tǒng)通過物聯(lián)網(wǎng)技術﹑移動通信互聯(lián)等技術的應用，實現(xiàn)檔案庫房通信﹑安保和消防等方面的自動化。

3．方案咨詢設計

方案咨詢設計將服務的目光著眼于為用戶提供檔案數(shù)字加工相關流程方案的設計以及相關問題的咨詢，這是當前檔案數(shù)字加工服務發(fā)展的新方向。在調查的31家服務商中，有16家企業(yè)在其網(wǎng)站的服務項目中列出了這一服務。檔案數(shù)字加工的方案設計，其主要方向為提供檔案數(shù)字化方案﹑數(shù)據(jù)安全存儲方案和數(shù)字檔案館設計方案，業(yè)務流程涉及檔案數(shù)字加工服務中電子檔案的形成﹑保管和利用的各個方面。在筆者的調查中，檔案數(shù)字加工服務商往往會根據(jù)服務對象的不同提供不同的解決設計方案。如將行業(yè)解決方案劃分集團化應用解決方案﹑綜合檔案館解決方案﹑城建檔案系統(tǒng)解決方案和城建檔案數(shù)字化解決方案；或者從檔案業(yè)務咨詢﹑檔案系統(tǒng)運維服務﹑檔案信息化建設咨詢等方面提供檔案數(shù)字加工的咨詢服務。

4．業(yè)務流程外包

業(yè)務流程外包（Business Process Outsourcing，BPO）指“將經(jīng)營活動中不可缺少﹑非核心的業(yè)務流程以市場交易的形式外包給其它組織的行為?！盵2]隨著檔案工作進程的深入，將本部門檔案的數(shù)字加工工作以流程外包的形式選擇專業(yè)的服務公司來操作，已經(jīng)成為越來越多機關和企事業(yè)單位的選擇。檔案數(shù)字加工的BPO服務，從其服務的內容來看，可以分成全流程的業(yè)務外包和部分流程的業(yè)務外包。

（1）全流程。全流程的數(shù)字加工BPO服務，即服務商提供從檔案的數(shù)字化﹑鑒定﹑保存﹑利用乃至銷毀等整個文件生命周期所需要的全部服務，這對服務提供商的業(yè)務能力和技術水平有著較高的要求。目前，31家企業(yè)中有4家企業(yè)在官方網(wǎng)站的服務項目中注明了提供有全流程的BPO服務。國內服務商可以提供數(shù)據(jù)錄入﹑影像的采集﹑電子文檔管理﹑數(shù)據(jù)標引和IT運維等方面的檔案數(shù)字加工外包服務；甚至在金融領域，也可以提供涵蓋票據(jù)的收取﹑遞送﹑數(shù)字化﹑存儲和利用等金融檔案的全流程信息管理服務。

（2）部分流程。部分流程的檔案數(shù)字加工BPO服務著眼于檔案數(shù)字加工中的某一項或某幾項業(yè)務。在調查的31家企業(yè)中，24家企業(yè)提供著種類不一的各種服務，其服務內容多集中于檔案數(shù)字化處理﹑電子文件寄存與調閱﹑電子容災備份﹑檔案載體轉換﹑電子銷毀和IT系統(tǒng)運維等方面。

（三）行業(yè)科技儲備和創(chuàng)新能力較強

檔案數(shù)字加工服務對行業(yè)的技術儲備和科技創(chuàng)新有著較高的要求。筆者利用蘇州貝爾塔數(shù)據(jù)技術有限公司推出的啟信寶企業(yè)信息查詢平臺，對31家服務商的專利技術儲備和軟件著作權情況進行調查，發(fā)現(xiàn)有15家企業(yè)擁有自主專利技術儲備，其中有5家企業(yè)擁有10項以上的專利技術儲備；28家企業(yè)擁有自主的軟件著作權，其中有12家企業(yè)擁有20項以上的軟件著作權。這些數(shù)據(jù)，顯示了國內檔案數(shù)字加工服務商從硬件設備到軟件技術等全方位技術的創(chuàng)新與發(fā)展。

在專利申請和軟件開發(fā)的基礎上，國內的服務商們還在努力實現(xiàn)將許多當前熱點技術應用于檔案數(shù)字加工的具體服務工作之中。如ES-iCloud數(shù)字檔案云平臺將云應用的概念引入檔案工作之中，對檔案數(shù)字資源進行整合，提升系統(tǒng)利用率和擴展性，實現(xiàn)云技術下的檔案工作的高通用性和低成本性；PDE數(shù)字檔案管理系統(tǒng)V9.0將數(shù)字檔案的利用范圍延伸到了移動終端領域，使用戶可以通過各種移動設備（如手機﹑平板電腦等）實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)隨時隨地的查詢和瀏覽。

二、國內商業(yè)性檔案數(shù)字加工服務的發(fā)展趨勢

（一）由傳統(tǒng)檔案數(shù)字化管理向原生電子文件管理轉型

由于歷史原因和技術條件的限制，各級各類單位保存有并且正在生成著大量的紙質文件。傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化工作仍是當前大多數(shù)數(shù)字加工服務商提供的主要業(yè)務。隨著《電子簽章條例》《電子簽名法》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法律法規(guī)的頒布，電子文件的法律效用得到了進一步保證。在當前的文書處理工作中，“雙軌制”已經(jīng)得到了較大范圍的應用，以電子文件為中心的“單軌制”呼聲也在逐漸得到更大范圍的響應。以傳統(tǒng)檔案數(shù)字化為起點的檔案管理系統(tǒng)建設也應逐步更新開發(fā)為以原生電子文件的收集﹑鑒定作為系統(tǒng)運行的起點。

2016年11月17日，上海自貿區(qū)電子文件歸檔和電子檔案“單套制”管理復制推廣會的召開標志著上海自貿區(qū)檔案歸檔工作“單套制”試點工作的進行；加拿大國家檔案館從2017年起不再接收紙質檔案進館，以電子文件和電子檔案為主要的歸檔對象；浙江省檔案館在面對原生電子檔案歸檔的問題時，也選擇了對電子檔案直接進行歸檔保存的方式，不再采用傳統(tǒng)“雙套制”的歸檔保存模式。在此形勢下，國內檔案數(shù)字加工服務商們也相應作出反應。如光典檔案信息資源管理系統(tǒng)在其設計中就對電子文件的移交接收﹑長期保存和閱覽利用等應用模塊進行了考量；數(shù)字檔案管理系統(tǒng)V8.0的設計更是在充分把握企﹑事業(yè)單位存量檔案數(shù)字化的基礎上，以增量檔案電子化作為重點目標，突出了“前端控制”和“全程管理”等理論與原則。

（二） 由部分流程服務向全流程化管理轉型

當前國內數(shù)字加工服務商所提供的服務項目，雖然覆蓋著從硬件提供﹑管理程序開發(fā)到方案設計﹑業(yè)務流程外包等各個方面和領域，但各家公司經(jīng)營的服務項目多集中于檔案數(shù)字加工服務流程中的某一項或某幾項服務。延長自身的服務產業(yè)鏈，發(fā)展全流程的一站式數(shù)字加工服務，是提升自身行業(yè)發(fā)展競爭能力的有效措施和手段。

從市場需求的角度來看，全流程的檔案數(shù)字加工服務相較部分流程服務而言，為市場提供的是更為全面的數(shù)字加工服務和更為低廉的成本支出。檔案信息化進程的加速發(fā)展給越來越多的機關﹑企事業(yè)單位帶來檔案數(shù)字加工的利用需求，一站式的全流程服務是需求單位節(jié)約時間和經(jīng)濟成本的最優(yōu)選擇。

檔案數(shù)字加工服務全流程化的發(fā)展，對于服務商的經(jīng)濟能力和技術儲備有著較高的要求，在筆者調查的31家檔案數(shù)字加工服務商中，能夠明確提供全流程BPO服務的企業(yè)只有4家，而不同的服務商卻又在檔案數(shù)字加工不同的領域內有著不同的突破?；谶@一現(xiàn)實，筆者認為，可以美國Iron Mountain公司的合伙計劃（Partner Program）為借鑒，“選擇專門的渠道合作伙伴和互補的技術合作伙伴，整合中心的產品和服務”[3]，以企業(yè)間的合作推進數(shù)字加工服務產業(yè)鏈的延長。

（三）由自發(fā)無序性發(fā)展向行業(yè)規(guī)范管理轉型

《2016-2018名錄》的發(fā)布主體為中國檔案學會，按照學會章程所載，該團體為“具有法人資格的全國性﹑學術性﹑非營利性社會組織”[4]。中國檔案學會雖定期對檔案行業(yè)內的定點企業(yè)進行審核，但作為一個學術性團體，并不直接參與到各公司運行的監(jiān)督管理之中。雖然以深圳市檔案行業(yè)協(xié)會為代表的部分地方性檔案行業(yè)協(xié)會陸續(xù)成立，但在國內檔案數(shù)字加工服務的整體行業(yè)范圍內，尚沒有一個行業(yè)協(xié)會對行業(yè)的發(fā)展情況進行統(tǒng)一的監(jiān)管。

美國在1996年成立了國際文件與信息管理服務行業(yè)協(xié)會（Professional Records & Information Services Management，PRISM），以“商業(yè)性信息管理行業(yè)的非營利性行業(yè)協(xié)會”作為自身存在的定位。PRISM為整個行業(yè)“制定了成熟規(guī)范的行業(yè)準則和標準制度，包括標準協(xié)議﹑員工保密協(xié)議﹑災害計劃手冊﹑風險轉移指南﹑文件保管期限表﹑排架標準﹑行業(yè)術語標準等等”[5]。同樣，國內檔案數(shù)字加工行業(yè)的成熟發(fā)展，需要統(tǒng)一行業(yè)協(xié)會的存在，對當前行業(yè)內的無序狀態(tài)進行整治和規(guī)范，對行業(yè)未來的發(fā)展進行監(jiān)管和規(guī)劃，以行業(yè)內部的規(guī)范化自我管理推動整個行業(yè)的進步。

三、結語

在數(shù)字時代和檔案信息化發(fā)展的大背景下，商業(yè)性檔案數(shù)字加工服務是各級各類單位檔案工作開展的重要選擇。廣闊的市場應用空間﹑良好的時代背景和政策引導，推動了國內商業(yè)性檔案數(shù)字加工行業(yè)的出現(xiàn)與快速發(fā)展。同時，我們與歐美發(fā)達國家存在的行業(yè)差距也應予以正視。檔案事業(yè)“存量數(shù)字化﹑增量電子化﹑利用網(wǎng)絡化”[6]目標的實現(xiàn)還需要檔案數(shù)字加工行業(yè)進一步提升自身的技術能力和組織經(jīng)營理念，消除行業(yè)之間分散無序的現(xiàn)狀，以規(guī)范自律的行業(yè)發(fā)展狀態(tài)，推動國內檔案事業(yè)信息化進程的整體發(fā)展。

●參考文獻●

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