文·常迪

要建設(shè)中國特色社會(huì)主義的教育現(xiàn)代化，檔案事業(yè)是不可忽視的部分；要想真正保護(hù)好中學(xué)的歷史變革和發(fā)展的真實(shí)面貌，留給后代一個(gè)真實(shí)可信的發(fā)展歷史，也離不開細(xì)致的檔案工作，離不開檔案中對(duì)這些歷史大事的原始記憶。檔案工作不僅可以推動(dòng)社會(huì)的精神文化進(jìn)步，也有利于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的進(jìn)一步發(fā)展，在物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)中都具有不可替代的作用，因而中學(xué)對(duì)內(nèi)部檔案的管理工作具有非凡的重要性。但是檔案數(shù)量的激增和落后的管理手段對(duì)檔案本身的損害，則要求我們對(duì)其進(jìn)行管理方式的變革，這就凸顯了互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下信息化檔案管理的重要作用。

一、檔案信息化管理的特征

（一）信息化工作方式取代傳統(tǒng)方式

檔案管理信息化是中學(xué)管理信息化的一個(gè)重要部分，是現(xiàn)代中學(xué)管理創(chuàng)新的主要途徑。中學(xué)檔案的信息化管理方式，講究利用互聯(lián)網(wǎng)資源和超前的眼光對(duì)中學(xué)檔案管理制度、檔案管理準(zhǔn)則等進(jìn)行變革。比如，在縱向上實(shí)施檔案管理系統(tǒng)的全面聯(lián)網(wǎng)和一體式對(duì)接，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息的互聯(lián)和共享，便于上級(jí)主管部門做出統(tǒng)一的協(xié)調(diào)、調(diào)度、落實(shí)。在橫向上學(xué)校內(nèi)部利用檔案管理信息化系統(tǒng)，統(tǒng)籌財(cái)務(wù)、教育、后勤等業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)的信息，向上關(guān)乎中學(xué)總體發(fā)展規(guī)劃，向下兼容中學(xué)教師的發(fā)展需求，以保證檔案管理業(yè)務(wù)程序的精簡(jiǎn)和功能的增多，勇于利用先進(jìn)的技術(shù)保證中學(xué)信息化管理體系的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代技術(shù)強(qiáng)化中學(xué)教育建設(shè)的夢(mèng)想。

（二）處理信息和資源的能力要比處理資本的能力更重要

傳統(tǒng)模式下，中學(xué)檔案管理工作是局部的、小范圍的，但是在互聯(lián)網(wǎng)大規(guī)模應(yīng)用的信息化時(shí)代，其本身已經(jīng)具備了一定的資本特性，正所謂擁有信息資源就擁有無限的資本，檔案信息在一定程度上代表著學(xué)校的發(fā)展過程和未來方向。這就意味著檔案管理工作并非每天要面對(duì)大額的文件資料，也可以是一行行的數(shù)據(jù)信息，通過運(yùn)作數(shù)據(jù)來保持對(duì)中學(xué)檔案管理情況的掌控。當(dāng)然，利用信息化檔案管理手段對(duì)中學(xué)未來的發(fā)展方向、戰(zhàn)略規(guī)劃進(jìn)行經(jīng)濟(jì)層面的規(guī)劃也是信息化階段檔案管理的核心功能之一。

（三）實(shí)時(shí)性和交互性更強(qiáng)

傳統(tǒng)的中學(xué)檔案管理信息，由于缺乏現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，導(dǎo)致很多失真信息或者信息漏洞難以發(fā)現(xiàn)，其來源和時(shí)效性都難以保證，存在檔案管理信息缺失和陳舊等問題，體現(xiàn)出中學(xué)檔案管理工作缺乏效率。但是信息化檔案管理概念的引入，使得檔案管理信息的交互性和實(shí)時(shí)性都有所加強(qiáng)，基于互聯(lián)網(wǎng)的檔案管理信息資源的更新速率基本做到了實(shí)時(shí)更新，中學(xué)檔案管理人員可以實(shí)時(shí)核對(duì)學(xué)校各部門的工作情況，獲取其產(chǎn)生的檔案。檔案管理信息化的時(shí)效性和數(shù)據(jù)的交互性，為盡早發(fā)現(xiàn)管理漏洞、保證檔案管理效率提供了便利。

二、提升中學(xué)檔案管理信息化的策略

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案信息化管理的重視程度

檔案工作在不斷完善發(fā)展中，會(huì)不斷涌現(xiàn)出新的理念和制度，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子的態(tài)度決定了檔案管理的水平。一個(gè)優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)班子可以順應(yīng)中學(xué)發(fā)展思路進(jìn)行遠(yuǎn)景規(guī)劃，為學(xué)校檔案工作謀劃出良性健康的發(fā)展道路。檔案信息化管理是一個(gè)得益于外部環(huán)境變動(dòng)趨勢(shì)而產(chǎn)生的創(chuàng)新管理方法。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代催生了多元化、立體式的檔案管理解決方案，也催生了社會(huì)對(duì)于中學(xué)檔案管理水平要求的不斷提高，而信息化管理的便捷、高效、輕量特點(diǎn)也為中學(xué)檔案管理水平的抬升提供了可能性。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層如果認(rèn)識(shí)到了這個(gè)契機(jī)、利用好這個(gè)契機(jī)，就會(huì)推動(dòng)中學(xué)檔案管理工作更上一個(gè)臺(tái)階，反之就會(huì)落伍這個(gè)時(shí)代。

（二）配備專業(yè)的檔案信息化管理人才

對(duì)于檔案資料和檔案信息的有效管理和安全保護(hù)，是檔案工作的重中之重。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，中學(xué)的檔案資料都由相應(yīng)的部門進(jìn)行統(tǒng)一保管，以確保其安全管理和提供利用。檔案信息化管理之后，所有的檔案信息將集中于互聯(lián)網(wǎng)終端，由檔案管理人員對(duì)其進(jìn)行終端操作。在復(fù)雜的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，如何對(duì)檔案信息進(jìn)行有效管理和安全保護(hù)，就成了學(xué)校檔案部門必須面對(duì)的一個(gè)新問題。而專業(yè)的檔案信息化管理人才的配備，無疑是解決這個(gè)問題的必不可少的條件。有了懂檔案且懂信息化的人才，才會(huì)監(jiān)管維護(hù)好檔案信息化管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)，及時(shí)消除系統(tǒng)內(nèi)的潛在威脅，確保檔案信息化管理系統(tǒng)正常運(yùn)行。

（三）加大檔案信息化建設(shè)的資金投入力度

檔案信息化管理系統(tǒng)的建立，需要有一定的資金支持。學(xué)校應(yīng)當(dāng)放長(zhǎng)眼光，有針對(duì)性的增加對(duì)這一塊的資金投入。購置檔案信息化建設(shè)必備的硬件設(shè)備，開發(fā)適合學(xué)校實(shí)際的檔案信息化管理軟件，為檔案信息化建設(shè)夯實(shí)基礎(chǔ)。同時(shí)，要加強(qiáng)檔案信息化管理安全體系的構(gòu)建，投入資金開發(fā)防盜軟件及加密軟件，比如現(xiàn)在使用較多的非對(duì)稱加密技術(shù)，通過高科技編碼系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)保護(hù)，極大地提升了重要數(shù)據(jù)的安全性能的指數(shù)級(jí)別，最大限度的保證檔案數(shù)據(jù)不被盜取或復(fù)制、篡改，以確保檔案信息化系統(tǒng)的安全性。

總之，加強(qiáng)中學(xué)檔案信息化管理水平，有助于提高中學(xué)檔案管理的高效率和安全性，對(duì)于中學(xué)檔案工作發(fā)展具有重要的意義。因此，學(xué)校必須對(duì)此加以重視，并增加人力、財(cái)力的投入，建設(shè)有助于學(xué)校發(fā)展的檔案信息化管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮檔案工作的重要作用。

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