一、背景

（一）數(shù)字檔案館的發(fā)展歷程

習(xí)近平總書(shū)記2016年4月19日在網(wǎng)絡(luò)安全和信息化工作座談會(huì)上的講話中指出：“從社會(huì)發(fā)展史看，人類(lèi)經(jīng)歷了農(nóng)業(yè)革命、工業(yè)革命，正在經(jīng)歷信息革命。農(nóng)業(yè)革命增強(qiáng)了人類(lèi)生存能力，使人類(lèi)從采食捕獵走向栽種畜養(yǎng)，從野蠻時(shí)代走向文明社會(huì)。工業(yè)革命拓展了人類(lèi)體力，以機(jī)器取代了人力，以大規(guī)模工廠化生產(chǎn)取代了個(gè)體工場(chǎng)手工生產(chǎn)。而信息革命則增強(qiáng)了人類(lèi)腦力，帶來(lái)生產(chǎn)力又一次質(zhì)的飛躍，對(duì)國(guó)際政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)、生態(tài)、軍事等領(lǐng)域發(fā)展產(chǎn)生了深刻影響。”

同樣，信息革命也改變了檔案工作。2000年以來(lái)，我國(guó)檔案領(lǐng)域信息化建設(shè)得到迅猛發(fā)展，國(guó)家檔案局先后印發(fā)了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》（檔發(fā)﹝2002﹞8號(hào)）、《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》（檔辦〔2010〕116號(hào)）、《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試辦法》（檔辦發(fā)〔2014〕6號(hào)）三個(gè)文件，從建設(shè)目標(biāo)、建設(shè)方法、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)三個(gè)角度指導(dǎo)全國(guó)以數(shù)字檔案館為抓手，開(kāi)展檔案信息化建設(shè)。

（二）數(shù)字檔案館建設(shè)的目標(biāo)和任務(wù)

近幾年，我國(guó)更加重視數(shù)字檔案館建設(shè)，中央和國(guó)家印發(fā)了一系列文件支持?jǐn)?shù)字檔案館建設(shè)，尤其對(duì)“十三五”期間的工作任務(wù)提出了一系列指導(dǎo)性意見(jiàn)和明確的要求。

中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》（中辦發(fā)〔2014〕15號(hào)）中指出：“加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。各地區(qū)各部門(mén)各單位要把數(shù)字檔案館（室）建設(shè)列入信息化建設(shè)整體規(guī)劃，從人力、財(cái)力、物力上統(tǒng)籌安排，切實(shí)推進(jìn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。各檔案館（室）要大力開(kāi)展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，及時(shí)以數(shù)字化檔案代替原件提供利用，對(duì)已實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案原件妥善保管，一般不再提供利用?！?/p>

2016年，有《國(guó)家電子文件管理“十三五”規(guī)劃》（廳字〔2016〕37號(hào)）、《國(guó)家電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)建設(shè)和管理工作“十三五”規(guī)劃》、《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》（檔發(fā)〔2016〕4號(hào)）三個(gè)“十三五”規(guī)劃對(duì)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)提出了要求。其中《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中明確提出：“到2020年，初步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化”，“持續(xù)推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)。積極響應(yīng)數(shù)字中國(guó)建設(shè)，加快推進(jìn)信息技術(shù)與檔案工作深度融合。到2020年，全國(guó)地市級(jí)以上國(guó)家綜合檔案館要全部建設(shè)成具有接收立檔單位電子檔案、覆蓋館藏重要檔案數(shù)字復(fù)制件等功能完善的數(shù)字檔案館；全國(guó)50%的縣建成數(shù)字檔案館或啟動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目。”

國(guó)家檔案局局長(zhǎng)在不同場(chǎng)合多次提到要加快數(shù)字檔案館建設(shè)。在2013年全國(guó)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)推進(jìn)會(huì)上，時(shí)任局長(zhǎng)楊冬權(quán)在講話中指出：“檔案工作是否現(xiàn)代化，我國(guó)能否成為檔案強(qiáng)國(guó)，其顯著標(biāo)志就是看是否建成數(shù)字檔案館（室）。” “我國(guó)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的目標(biāo)是：用15年左右的時(shí)間，建成以數(shù)字資源為基礎(chǔ)、安全管理為保障、遠(yuǎn)程利用為目標(biāo)的數(shù)字檔案館（室）體系?！?/p>

李明華局長(zhǎng)在2016年全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議上的工作報(bào)告要求：“要積極推進(jìn)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。數(shù)字檔案館（室）建設(shè)是推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的重要抓手。”

中央和國(guó)家自1999年以來(lái)近20年的時(shí)間共發(fā)布信息化建設(shè)方面的規(guī)章、規(guī)范性文件和國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)48個(gè)，也體現(xiàn)出了中央和國(guó)家對(duì)信息化建設(shè)、對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)的重視程度。

我省也高度重視檔案信息化的發(fā)展和數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。中共山東省第十一次黨代會(huì)報(bào)告中指出，“推進(jìn)檔案、地方史志等事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展?！笔∥k公廳、省政府辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的實(shí)施意見(jiàn)》（魯辦發(fā)〔2014〕40號(hào)）中要求：“到2020年全省基本建成以數(shù)字資源為基礎(chǔ)、安全管理為保障、遠(yuǎn)程利用為目標(biāo)的數(shù)字檔案館（室）體系?？h以上國(guó)家檔案館基本建成數(shù)字檔案館?！薄渡綎|省檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》中要求：“到2020年全省基本建成以數(shù)字資源為基礎(chǔ)、安全管理為保障、遠(yuǎn)程利用為目標(biāo)的數(shù)字檔案館（室）體系?！濉?，省、市級(jí)和部分縣級(jí)國(guó)家綜合檔案館通過(guò)數(shù)字檔案館測(cè)試，其中25%達(dá)到‘全國(guó)示范數(shù)字檔案館’標(biāo)準(zhǔn)。”

截至目前，“十三五”已過(guò)去了兩年多的時(shí)間，距離完成中央和省提出的數(shù)字檔案館建設(shè)的任務(wù)和目標(biāo)還有不到3年的時(shí)間。考慮到全省各級(jí)館完成任務(wù)目標(biāo)的時(shí)間緊，任務(wù)重，壓力大，我們特別選擇了這一課題在全省范圍開(kāi)展調(diào)研，并對(duì)國(guó)內(nèi)部分省市的數(shù)字檔案館建設(shè)情況進(jìn)行了了解，力求在摸清基本情況的基礎(chǔ)上，以省檔案館在開(kāi)展數(shù)字檔案館建設(shè)的實(shí)例為例，為全省各級(jí)檔案館開(kāi)展數(shù)字檔案館建設(shè)提供可供參考的經(jīng)驗(yàn)。

二、全國(guó)和全省數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)狀

（一）全國(guó)先進(jìn)省市數(shù)字檔案館建設(shè)情況

近年來(lái)，全國(guó)各省市紛紛加大數(shù)字檔案館建設(shè)資金投入。

2014年，江西省推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，江西省財(cái)政從2015年起每年安排2000萬(wàn)元，用于省級(jí)和縣級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)，分五年實(shí)施，總投資1億元。

2015年，北京市投資3700萬(wàn)元啟動(dòng)北京數(shù)字檔案館（電子文件中心）建設(shè)。

同年，青島市智慧檔案館項(xiàng)目一期工程投入實(shí)用，開(kāi)始運(yùn)用云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)互聯(lián)等新技術(shù)，推動(dòng)數(shù)字檔案館跨越式發(fā)展。當(dāng)年，國(guó)家檔案局正式公布了青島市數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試結(jié)果，成為首家“全國(guó)示范數(shù)字檔案館”。

2017年3月，廣東省數(shù)字檔案館（一期）項(xiàng)目正式啟動(dòng)。項(xiàng)目投資3666萬(wàn)元，建設(shè)內(nèi)容主要包括標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范編制、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)、主機(jī)系統(tǒng)及終端建設(shè)、存儲(chǔ)備份系統(tǒng)建設(shè)、系統(tǒng)支撐軟件建設(shè)、安全保密體系建設(shè)、機(jī)房及配套建設(shè)等八大部分。

（二）我省數(shù)字檔案館建設(shè)情況

我省高度重視檔案信息化工作，數(shù)字檔案館建設(shè)一直處于全國(guó)前列。

一是政策推動(dòng)方面。2010年，國(guó)家檔案局出臺(tái)《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，山東省檔案局是四個(gè)起草單位之一，與國(guó)家檔案局并列，王憲東同志作為主要起草人之一參加了制定工作。2014年，孫洪魯同志作為主要起草人之一參加國(guó)家檔案局制定《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》。省檔案局先后出臺(tái)了《山東省省直單位電子檔案進(jìn)館辦法》（魯檔發(fā)〔2015〕63號(hào)）、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指南》（魯檔辦〔2015〕25號(hào)）等規(guī)范性文件，頒布了《檔案目錄數(shù)據(jù)采集規(guī)范》（DB37/T 536-2005）、《數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)程》（DB37/T 662-2007）、《數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)程》（DB37/T 663-2007）三項(xiàng)地方標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)全省開(kāi)展檔案信息化工作和數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，其中后兩項(xiàng)地方標(biāo)準(zhǔn)是在全國(guó)范圍內(nèi)首次頒布的指導(dǎo)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的地方標(biāo)準(zhǔn)。

二是系統(tǒng)建設(shè)方面。2003年，青島市檔案局?jǐn)?shù)字檔案館率先通過(guò)了國(guó)家檔案局組織的科技成果鑒定，成為全國(guó)首家數(shù)字檔案館。省檔案館2008年建成國(guó)內(nèi)首家省級(jí)數(shù)字檔案館并投入使用，系統(tǒng)建設(shè)以“省域數(shù)字檔案館與電子文件中心整體共建體系研究”項(xiàng)目的形式，集數(shù)字檔案館、電子文件中心和辦公自動(dòng)化于一體，國(guó)家檔案局組織的驗(yàn)收專(zhuān)家組認(rèn)為：該項(xiàng)目的完成，標(biāo)志著山東省數(shù)字檔案館作為國(guó)內(nèi)首家省級(jí)數(shù)字檔案館建成啟用，標(biāo)志著山東省省域范圍內(nèi)異構(gòu)結(jié)構(gòu)檔案信息資源服務(wù)體系正式建立。據(jù)《山東省檔案事業(yè)“十二五”發(fā)展規(guī)劃》統(tǒng)計(jì)，到2010年，省檔案館及青島、濟(jì)南、淄博、威海、濟(jì)寧、泰安、日照、煙臺(tái)、東營(yíng)9個(gè)市，膠州、平度、張店、博山、沂源、肥城、新泰、寧陽(yáng)等35個(gè)縣（市、區(qū)）建成啟用了數(shù)字檔案館。

三是檔案科技成果方面成績(jī)顯著。2005年以來(lái)，山東省獲得國(guó)家檔案局優(yōu)秀科研成果獎(jiǎng)項(xiàng)目34項(xiàng)，其中一等獎(jiǎng)4項(xiàng)，二等獎(jiǎng)14項(xiàng)，三等獎(jiǎng)16項(xiàng)。省檔案局獲獎(jiǎng)8項(xiàng)，其中一等獎(jiǎng)3項(xiàng)，二等獎(jiǎng)4項(xiàng)，三等獎(jiǎng)1項(xiàng)。

（三）目前全國(guó)數(shù)字檔案館測(cè)試情況

截至2017年底，全國(guó)有16個(gè)市、縣級(jí)檔案館測(cè)試分?jǐn)?shù)90分以上，獲得“全國(guó)示范數(shù)字檔案館”，2015年5個(gè)，山東省青島市、江蘇省蘇州市太倉(cāng)市、浙江省紹興市、廣東省珠海市、湖北省十堰市；2016年5個(gè)，山東省青島市市南區(qū)、上海市徐匯區(qū)、江蘇省南京市建鄴區(qū)、福建省漳州市、江蘇省常州市；2017年6個(gè)，浙江省杭州市城建檔案館、河南省濟(jì)源市、安徽省蚌埠市、浙江省嘉興市嘉善縣、山東省濰坊市、云南省楚雄彝族自治州；其中包括我省3個(gè)，青島市檔案館、青島市市南區(qū)檔案館和濰坊市檔案館。

全國(guó)有25個(gè)市、縣級(jí)檔案館測(cè)試分?jǐn)?shù)80分以上，“通過(guò)國(guó)家級(jí)數(shù)字檔案館測(cè)試”，2015年8個(gè)，浙江省嘉興市、嘉興市海寧市、紹興市上虞區(qū)、寧波市鄞州區(qū)、溫州市鹿城區(qū)，山東省青島市城陽(yáng)區(qū)，江蘇省南京市棲霞區(qū)，重慶市長(zhǎng)壽區(qū)；2016年6個(gè)，上海市奉賢區(qū)，山西省晉城市，浙江省杭州市拱墅區(qū)、杭州市余杭區(qū)、嘉興市平湖市，江蘇省南京市高淳區(qū)；2017年11個(gè)，上海市閔行區(qū)，江蘇省鹽城市大豐區(qū)，浙江省嘉興市桐鄉(xiāng)市、湖州市長(zhǎng)興縣、湖州市安吉縣、紹興市新昌縣、麗水市龍泉市，山東省煙臺(tái)經(jīng)濟(jì)開(kāi)發(fā)區(qū)、濰坊市諸城市、濰坊市壽光市、濰坊市昌樂(lè)縣；其中包括我省5個(gè)，青島市城陽(yáng)區(qū)檔案館、煙臺(tái)經(jīng)濟(jì)開(kāi)發(fā)區(qū)檔案館、濰坊市諸城市檔案館、濰坊市壽光市檔案館、濰坊市昌樂(lè)縣檔案館。

（四）我省數(shù)字檔案館自測(cè)情況和測(cè)試計(jì)劃

2017年4月，省檔案局進(jìn)行了全省市、縣兩級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)基本情況統(tǒng)計(jì)，制定了市縣數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試時(shí)間表。要求各市檔案局嚴(yán)格對(duì)照《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試辦法》進(jìn)行市、縣兩級(jí)自測(cè)試，逐條對(duì)標(biāo)檢查，強(qiáng)化達(dá)標(biāo)措施，完善系統(tǒng)功能，制定測(cè)試計(jì)劃，達(dá)到認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)的按照工作程序申請(qǐng)測(cè)試。

根據(jù)自測(cè)試情況，全省17個(gè)市，青島市已通過(guò)系統(tǒng)測(cè)試，獲得“全國(guó)示范數(shù)字檔案館”稱(chēng)號(hào)，另外16個(gè)市自測(cè)分?jǐn)?shù)平均70.135分。計(jì)劃2017年測(cè)試的4個(gè)，濟(jì)南市、濰坊市、日照市、臨沂市；計(jì)劃2018年測(cè)試的6個(gè)，淄博市、東營(yíng)市、煙臺(tái)市、威海市、德州市、菏澤市；計(jì)劃2019年測(cè)試的2個(gè)，泰安市、聊城市；計(jì)劃2020年測(cè)試的3個(gè)，濟(jì)寧市、萊蕪市、濱州市；無(wú)測(cè)試計(jì)劃的1個(gè)，棗莊市。

全省140個(gè)縣（市、區(qū)）和重要開(kāi)發(fā)區(qū)中，已通過(guò)系統(tǒng)測(cè)試的2個(gè)，青島市市南區(qū)、城陽(yáng)區(qū)，另外138個(gè)縣（市、區(qū)）和重要開(kāi)發(fā)區(qū)，自測(cè)分?jǐn)?shù)平均43.733分。計(jì)劃2017年測(cè)試的5個(gè)；計(jì)劃2018年測(cè)試的14個(gè)；計(jì)劃2019年測(cè)試的34個(gè)；計(jì)劃2020年測(cè)試的38個(gè)；計(jì)劃2021-2022年測(cè)試的4個(gè)；沒(méi)有明確測(cè)試年度和沒(méi)有測(cè)試計(jì)劃的43個(gè)。

三、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠

調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，部分檔案館沒(méi)有成立以館（局）主要負(fù)責(zé)人為組長(zhǎng)的檔案信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，檔案館（局）領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)和數(shù)字檔案館建設(shè)重視程度不夠，沒(méi)有積極協(xié)調(diào)政策和資金積極支持?jǐn)?shù)字檔案館建設(shè)。

（二）檔案館內(nèi)部體制機(jī)制不活

數(shù)字檔案館的建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、復(fù)雜的工作，不能在短時(shí)間內(nèi)就可以突擊解決的問(wèn)題，也不僅僅是依靠技術(shù)人員獨(dú)力就能完成的任務(wù)，它需要整個(gè)檔案館的人員都積極參與到數(shù)字檔案館建設(shè)工作中。例如，在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)階段，需要各部門(mén)工作人員針對(duì)本處室業(yè)務(wù)描述系統(tǒng)的功能需求，并與技術(shù)人員反復(fù)溝通，形成共識(shí)，這是系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的基礎(chǔ)工作；全國(guó)示范數(shù)字檔案館創(chuàng)建階段，需要各相關(guān)部門(mén)安排專(zhuān)人盯上，承擔(dān)本處室負(fù)責(zé)的具體工作；系統(tǒng)運(yùn)行階段，需要各部門(mén)指定專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé)本部門(mén)使用功能的日常管理維護(hù)，及時(shí)同技術(shù)人員交流使用情況、提供異常狀態(tài)、接收反饋信息等。

（三）已建成的數(shù)字檔案館系統(tǒng)老化

例如，自2008年建成以來(lái)，省檔案館廣泛使用數(shù)字檔案館系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)字檔案資源的接收、管理、保存和利用，數(shù)字檔案館系統(tǒng)為省檔案局的業(yè)務(wù)工作發(fā)揮了巨大的技術(shù)支撐作用。但是現(xiàn)在看來(lái)，數(shù)字檔案館系統(tǒng)存在以下問(wèn)題：

首先，由于系統(tǒng)建成時(shí)《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》和《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試辦法》尚未出臺(tái)，因此系統(tǒng)的有些功能存在著與國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)不一致的情況，尤其是距離《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試辦法》的要求有較大差距。其次，隨著我單位從老館搬遷到新館，新上的許多系統(tǒng)，如庫(kù)房的溫濕度控制系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、門(mén)禁系統(tǒng)等都沒(méi)有與現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)集成。第三，隨著業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展，省館也新上了許多單獨(dú)的系統(tǒng)，如智能庫(kù)房管理系統(tǒng)、開(kāi)放鑒定平臺(tái)、檔案數(shù)字化平臺(tái)、容災(zāi)備份管理系統(tǒng)等，這些系統(tǒng)也與現(xiàn)有數(shù)字檔案館系統(tǒng)相分離。綜合看來(lái)，省館目前存在一個(gè)個(gè)的“獨(dú)立王國(guó)”和“數(shù)據(jù)孤島”，要想解決這些問(wèn)題都迫切需要對(duì)現(xiàn)有數(shù)字檔案館系統(tǒng)進(jìn)行重大的升級(jí)改造。

（四）檔案數(shù)字資源建設(shè)水平不高，檔案開(kāi)放鑒定工作滯后

許多檔案館檔案機(jī)讀目錄錄入和檔案數(shù)字化加工工作開(kāi)展較早，由于當(dāng)時(shí)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)尚未出臺(tái)，在此期間形成的數(shù)據(jù)質(zhì)量不一定等達(dá)到數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試的要求。

同時(shí)，由于部分檔案館近年來(lái)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作薄弱，大量進(jìn)館檔案未及時(shí)進(jìn)行開(kāi)放鑒定，致使后來(lái)形成的檔案數(shù)字化副本無(wú)法及時(shí)向社會(huì)開(kāi)放，這嚴(yán)重制約了檔案數(shù)字資源的利用。

（五）全省檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后

2015年以前，全省沒(méi)有集中備份場(chǎng)所，省內(nèi)許多檔案館無(wú)法完成館藏檔案數(shù)字資源的數(shù)據(jù)異地備份，不能達(dá)到數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試中有關(guān)數(shù)據(jù)備份方面的要求。

（六）全省數(shù)字檔案館建設(shè)推進(jìn)力度不夠

省委辦公廳、省政府辦公廳《關(guān)于加快推進(jìn)縣級(jí)國(guó)家綜合檔案館建設(shè)的意見(jiàn)》（魯辦發(fā)﹝2016﹞52號(hào)）中要求：“要把檔案信息化建設(shè)列入縣級(jí)國(guó)家綜合檔案館建設(shè)整體規(guī)劃，統(tǒng)籌考慮，同步實(shí)施。”但目前，省檔案局推動(dòng)全省檔案信息化建設(shè)和數(shù)字檔案館建設(shè)的力度不夠，辦法不多，成效有限。

四、建議采取的措施（以省檔案館為例）

（一）加強(qiáng)數(shù)字檔案館建設(shè)工作的領(lǐng)導(dǎo)力度

2016年12月，山東省檔案局檔案信息化推進(jìn)協(xié)調(diào)小組成立，由省委副秘書(shū)長(zhǎng)、省檔案局局長(zhǎng)李世華任組長(zhǎng)，副局長(zhǎng)蘇東亮、王憲東、沈樹(shù)范任副組長(zhǎng)，成員包括辦公室、法經(jīng)處、館室處、教育處、征集處、保管處、利用處、技術(shù)處、備份處等相關(guān)處室負(fù)責(zé)人，加強(qiáng)對(duì)全省檔案信息化建設(shè)工作的領(lǐng)導(dǎo)。同時(shí)制定了《推進(jìn)全省檔案信息化建設(shè)工作方案》，以“走在前列”為目標(biāo)定位，積極推動(dòng)“十三五”時(shí)期我省檔案信息化建設(shè)工作，實(shí)現(xiàn)我省數(shù)字檔案館建設(shè)的率先發(fā)展和創(chuàng)新發(fā)展，帶動(dòng)檔案館工作轉(zhuǎn)型升級(jí)，完成“十三五”各項(xiàng)戰(zhàn)略目標(biāo)。

2017年4月，在李世華副秘書(shū)長(zhǎng)的親自協(xié)調(diào)下，省檔案局經(jīng)與省發(fā)改委溝通后，開(kāi)始山東省數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)工作，由省檔案局和有關(guān)咨詢(xún)研究部門(mén)共同編寫(xiě)《山東省數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目可行性研究報(bào)告》。2017年9月，《報(bào)告》經(jīng)三次修改并通過(guò)專(zhuān)家評(píng)審后呈送省發(fā)改委審批，9月18日正式批復(fù)立項(xiàng)，批復(fù)資金1750萬(wàn)元。

（二）理順檔案館內(nèi)部工作體制機(jī)制

省檔案局當(dāng)時(shí)有兩個(gè)技術(shù)處室人員分散管理的狀況，在當(dāng)時(shí)的部門(mén)框架內(nèi)不利于下一步集中力量形成合力進(jìn)行升級(jí)工作。為此，省檔案局打破原有處室界限，抽調(diào)相關(guān)處室人員開(kāi)展數(shù)字檔案館升級(jí)建設(shè)工作。

2015年9月至2017年4月，主要進(jìn)行了以下六個(gè)方面的工作：一是進(jìn)行需求調(diào)研，由各處室從用戶(hù)的角度提出業(yè)務(wù)需求和業(yè)務(wù)流程，作為系統(tǒng)建設(shè)的重要依據(jù)，需求調(diào)研范圍包括全局14個(gè)處室，做到了系統(tǒng)使用部門(mén)全覆蓋。二是現(xiàn)狀分析，主要是摸清家底，摸清人員、設(shè)備、數(shù)據(jù)等的現(xiàn)狀，為數(shù)字檔案館升級(jí)做好準(zhǔn)備。三是學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，數(shù)次到全國(guó)檔案信息化水平較高的省、市進(jìn)行專(zhuān)題業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，比如到湖北省檔案局學(xué)習(xí)了紙質(zhì)檔案進(jìn)館時(shí)須同時(shí)移交數(shù)字化副本、市縣級(jí)檔案館向省檔案館報(bào)送檔案目錄以建立省級(jí)檔案目錄數(shù)據(jù)中心的經(jīng)驗(yàn)；到上海市檔案局學(xué)習(xí)了開(kāi)發(fā)統(tǒng)一的檔案歸檔軟件并努力實(shí)現(xiàn)與各單位OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口對(duì)接、依托上海自貿(mào)區(qū)建設(shè)的契機(jī)在全國(guó)率先開(kāi)展電子檔案“單套制”歸檔的試點(diǎn)、建立全市統(tǒng)一的社區(qū)服務(wù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)“就地查詢(xún)、跨館出證”的經(jīng)驗(yàn)；到浙江省檔案局學(xué)習(xí)了政務(wù)業(yè)務(wù)檔案的在線歸檔、機(jī)關(guān)OA系統(tǒng)原生電子檔案的接收的經(jīng)驗(yàn)；到青島市檔案局，利用國(guó)家檔案局對(duì)青島市數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試的機(jī)會(huì)，全面學(xué)習(xí)了青島市檔案館的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)和如何進(jìn)行數(shù)字檔案館的測(cè)試工作。四是進(jìn)行技術(shù)研究，主要是學(xué)習(xí)、研究目前信息技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)，比如硬件方面的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、安全設(shè)備等的發(fā)展趨勢(shì)；軟件方面的云平臺(tái)、數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等的發(fā)展趨勢(shì)。五是進(jìn)行業(yè)務(wù)交流，課題組虛心向國(guó)家局領(lǐng)導(dǎo)和行業(yè)的知名專(zhuān)家等請(qǐng)教，吸納多方面的意見(jiàn)建議。六是進(jìn)行方案的編制，課題組采用例會(huì)和分工合作、責(zé)任到人的制度，定期召開(kāi)全體成員參加的例會(huì)討論建設(shè)方案，兩年來(lái)共召開(kāi)例會(huì)20次，其中2015年9次、2016年6次、2017年5次。

在下一步工作中，省檔案館將進(jìn)一步成立 “全國(guó)示范數(shù)字檔案館”創(chuàng)建籌備工作組，制定《山東省檔案館“全國(guó)示范數(shù)字檔案館”創(chuàng)建責(zé)任分工表》，各處室根據(jù)任務(wù)分工進(jìn)行具體工作。創(chuàng)建籌備工作組在局檔案信息化推進(jìn)協(xié)調(diào)小組的領(lǐng)導(dǎo)下開(kāi)展工作，直接向黨組匯報(bào)工作進(jìn)度。

（三）制定符合數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試辦法的高標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)方案

在方案的編制過(guò)程中，堅(jiān)持了三個(gè)原則：一是堅(jiān)持目標(biāo)導(dǎo)向和問(wèn)題導(dǎo)向相統(tǒng)一的原則，將符合我省電子政務(wù)建設(shè)總體規(guī)劃，通過(guò)國(guó)家檔案局系統(tǒng)測(cè)試并獲得“全國(guó)示范數(shù)字檔案館”稱(chēng)號(hào)的目標(biāo)，以及解決實(shí)際工作中的各種問(wèn)題有機(jī)結(jié)合；二是堅(jiān)持戰(zhàn)略性和操作性相結(jié)合的原則，一方面具有戰(zhàn)略性，從空間維度看在全國(guó)范圍具有先進(jìn)性，從時(shí)間維度看在一個(gè)較長(zhǎng)的時(shí)間段內(nèi)不落后，另一方面具有操作性，要充分考慮我省政務(wù)內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)的建設(shè)實(shí)際和省檔案局信息化建設(shè)的實(shí)際，要緊密貼合省檔案局現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程，符合各崗位人員的使用習(xí)慣；三是堅(jiān)持以我為主、為我所用的原則，在充分吸收兄弟省市先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、充分借鑒檔案信息化行業(yè)公司高新技術(shù)的基礎(chǔ)上，形成自己的總體思路和功能架構(gòu)，然后再由設(shè)計(jì)咨詢(xún)公司按照課題組的要求進(jìn)行具體的方案設(shè)計(jì)。在整體架構(gòu)、功能設(shè)計(jì)等方面進(jìn)行了反復(fù)討論和研究，數(shù)易其稿，最終形成了以互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)外網(wǎng)行政服務(wù)域、政務(wù)內(nèi)網(wǎng)、館內(nèi)局域網(wǎng)、數(shù)據(jù)島、數(shù)據(jù)資源總庫(kù)等六個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)組成的“四網(wǎng)一島一庫(kù)”為整體架構(gòu)（見(jiàn)圖1），集省檔案局檔案“收、管、存、用”、辦公自動(dòng)化和重要系統(tǒng)集成（含容災(zāi)備份系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、溫濕度控制系統(tǒng)、門(mén)禁系統(tǒng)、機(jī)房環(huán)境管理系統(tǒng)、利用人員車(chē)輛管理等多個(gè)系統(tǒng)）等六大模塊于一體的《山東省數(shù)字檔案館升級(jí)方案》。

圖1 山東省數(shù)字檔案館功能結(jié)構(gòu)圖

在“收”的模塊中，將省檔案館收集進(jìn)館的各種檔案，包括通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)外網(wǎng)行政服務(wù)域、政務(wù)內(nèi)網(wǎng)在線接收的檔案和以離線方式接收的檔案，統(tǒng)一集中到數(shù)據(jù)島上進(jìn)行規(guī)范化處理，形成格式統(tǒng)一、符合進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)、按照不同利用級(jí)別分好類(lèi)的數(shù)據(jù)后，“存”入資源總庫(kù)，然后根據(jù)不同的利用級(jí)別，分別導(dǎo)入到局域網(wǎng)、政務(wù)內(nèi)網(wǎng)、政務(wù)外網(wǎng)行政服務(wù)域和互聯(lián)網(wǎng)對(duì)外提供統(tǒng)一的利用（見(jiàn)圖2）。

圖2 山東省數(shù)字檔案館系統(tǒng)架構(gòu)圖

在辦公自動(dòng)化模塊，主要包括收、發(fā)文管理、設(shè)備管理、日程管理、圖書(shū)管理、資料庫(kù)等模塊，主要是針對(duì)局館人員的日常辦公設(shè)計(jì)。

系統(tǒng)集成模塊是要將省檔案局目前分散的各個(gè)獨(dú)立系統(tǒng)，如容災(zāi)備份管理系統(tǒng)、智能庫(kù)房系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、溫濕度控制系統(tǒng)等系統(tǒng)，集成到數(shù)字檔案館中進(jìn)行統(tǒng)一的管理。讓有相應(yīng)權(quán)限的工作人員只需要登錄到一個(gè)界面，就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)這些系統(tǒng)的管理和使用，以減輕工作人員的操作復(fù)雜度。

整個(gè)系統(tǒng)在要“四網(wǎng)一島一庫(kù)”六個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，研發(fā)檔案“收、管、存、用”、辦公自動(dòng)化和重要系統(tǒng)集成六個(gè)二級(jí)模塊、208個(gè)三級(jí)模塊。

山東省數(shù)字檔案館升級(jí)建設(shè)完成后，將在四個(gè)方面提升省檔案局檔案信息化水平，分別是業(yè)務(wù)流程規(guī)范化、數(shù)據(jù)資源標(biāo)準(zhǔn)化、館庫(kù)管理可視化、信息共享化。

1.業(yè)務(wù)流程規(guī)范化

數(shù)字檔案館升級(jí)通過(guò)梳理電子檔案收集、管理、保管、利用等業(yè)務(wù)工作，從流程管理的角度，按照《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試辦法》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重建和優(yōu)化，明確崗位職責(zé)，并在系統(tǒng)中建立對(duì)應(yīng)關(guān)系，使業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

2.數(shù)據(jù)資源標(biāo)準(zhǔn)化

檔案資源按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T 18-1999）、《中國(guó)檔案機(jī)讀目錄格式》（GB/T 20163-2006）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）、《版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》（DA/T47-2009）等標(biāo)準(zhǔn)的要求完成目錄格式和全文格式的標(biāo)準(zhǔn)化，并在標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上，通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，深度挖掘檔案價(jià)值，真正把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫(kù)”變成“思想庫(kù)”。

3.館庫(kù)管理可視化

研發(fā)檔案館3D智能展示（管控）系統(tǒng)，通過(guò)整合庫(kù)房管理展示、溫濕度展示、視頻集成展示、門(mén)禁系統(tǒng)管理、重要部位視頻監(jiān)控、利用人員車(chē)輛管理等系統(tǒng)數(shù)據(jù)，建立數(shù)據(jù)共享、智能聯(lián)動(dòng)和高度集成的檔案館館庫(kù)綜合性一體化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)的聯(lián)動(dòng)響應(yīng)，為檔案館精細(xì)化、智能化管理提供技術(shù)支撐。

4.信息共享化

在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中建立資料庫(kù)，包括全局資料庫(kù)、處室資料庫(kù)等，按照知識(shí)管理的原則，將各處室現(xiàn)有資料和隱性知識(shí)顯性化后匯總形成資料庫(kù)，作為新進(jìn)單位人員、處室調(diào)整后人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)資料，為正常的工作延續(xù)提供幫助。省檔案局在教育培訓(xùn)中形成的一些資料，如國(guó)家局領(lǐng)導(dǎo)和檔案界的知名專(zhuān)家來(lái)我省的講課的視頻和課件等資料，都可以放在這個(gè)資料庫(kù)，作為共享信息供有關(guān)人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)使用。

（四）加強(qiáng)檔案館數(shù)據(jù)資源建設(shè)和檔案開(kāi)放鑒定工作

一是按照“存量數(shù)字化”的思路持續(xù)推進(jìn)檔案數(shù)字化工作。2013年以來(lái)完成檔案數(shù)字化加工3000萬(wàn)畫(huà)幅，館藏檔案數(shù)字化率從僅超過(guò)10%提升至85%，達(dá)到國(guó)家檔案局省級(jí)數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試的準(zhǔn)入門(mén)檻。2017年，在秘書(shū)長(zhǎng)的支持下，省檔案局進(jìn)一步安排數(shù)字化資金330萬(wàn)元，這些資金將確保省檔案局基本完成館藏檔案數(shù)字化加工。

二是按照“增量電子化”的思路開(kāi)展了電子檔案進(jìn)館工作。省檔案局2015年出臺(tái)了《山東省省直單位電子檔案進(jìn)館辦法》（魯檔發(fā)〔2015〕63號(hào)）和《紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指南》（魯檔辦〔2015〕25號(hào)），規(guī)定“各單位2015年之前的檔案在其紙質(zhì)檔案進(jìn)館時(shí)必須同步移交電子檔案或數(shù)字化副本”并明確了質(zhì)量要求，保證省檔案館數(shù)字化比例不因進(jìn)館檔案未數(shù)字化而降低。同時(shí)，為提升檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量，避免在數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試中因數(shù)據(jù)質(zhì)量造成失分，2017年省檔案局啟動(dòng)了進(jìn)館檔案機(jī)讀目錄和數(shù)字化副本質(zhì)量檢查工作。

三是啟動(dòng)了檔案開(kāi)放鑒定工作。省檔案局在2017年成立了檔案開(kāi)放鑒定委員會(huì)，在全省啟動(dòng)了檔案的解密清理和開(kāi)放鑒定工作，這為提高數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試中要求的資源利用水平，提升服務(wù)績(jī)效，實(shí)現(xiàn)檔案資源館際共享功能提供了可靠支撐。

（五）做好全省檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

根據(jù)《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試辦法》的要求，加大電子檔案容災(zāi)備份工作力度，指導(dǎo)全省各市檔案行政管理部門(mén)根據(jù)自身?xiàng)l件設(shè)置或指定了專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)、人員，統(tǒng)籌負(fù)責(zé)本地區(qū)的檔案容災(zāi)備份管理工作，制定檔案容災(zāi)備份工作計(jì)劃，全省電子檔案容災(zāi)備份體系基本建成。建成并啟用山東省電子文件（檔案）容災(zāi)備份中心，為全省各級(jí)綜合檔案館和其他檔案部門(mén)提供了集中備份的場(chǎng)所。截至2017年底，備份中心已存放了包括湖北省檔案館在內(nèi)的197家單位的電子檔案?jìng)浞輸?shù)據(jù)。國(guó)家檔案局局長(zhǎng)李明華曾指出：“山東研發(fā)電子檔案?jìng)浞莨芾硐到y(tǒng)，建成智能備份中心?！睍r(shí)任副省長(zhǎng)王隨蓮指出：“山東省電子文件（檔案）容災(zāi)備份中心的工作整體在全國(guó)處于領(lǐng)先地位?！?/p>

（六）加快推進(jìn)全省市縣兩級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)和測(cè)試進(jìn)度

省檔案局下一步將從開(kāi)展督查工作、召開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)、加強(qiáng)技術(shù)指導(dǎo)三個(gè)方面繼續(xù)推進(jìn)全省市縣兩級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)和測(cè)試工作。

一是落實(shí)《關(guān)于加快推進(jìn)縣級(jí)國(guó)家綜合檔案館建設(shè)的意見(jiàn)》（魯辦發(fā)﹝2016﹞52號(hào)）文件精神，以推進(jìn)全省縣級(jí)國(guó)家綜合檔案館建設(shè)的力度推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，將縣級(jí)檔案館檔案信息化建設(shè)作為縣級(jí)國(guó)家綜合檔案館建設(shè)工作的重要組成部分來(lái)抓，納入省委督查工作范圍。

省檔案局定期調(diào)研各市縣數(shù)字檔案館測(cè)試工作計(jì)劃完成進(jìn)度，在每年一次的全省檔案信息化培訓(xùn)會(huì)向各市檔案局通報(bào)，形成倒逼壓力，激發(fā)落實(shí)動(dòng)力，推動(dòng)完成全省市縣兩級(jí)數(shù)字檔案館測(cè)試工作任務(wù)。

二是對(duì)計(jì)劃開(kāi)展系統(tǒng)測(cè)試的市縣給予電話指導(dǎo)、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、文檔審閱等多種形式技術(shù)指導(dǎo)，幫助市縣全面掌握測(cè)試指標(biāo)技術(shù)要求，有重點(diǎn)、有針對(duì)性的強(qiáng)化達(dá)標(biāo)措施。

五、結(jié)語(yǔ)

2016年9月，時(shí)任省委常委、秘書(shū)長(zhǎng)于曉明在全省國(guó)家檔案行政執(zhí)法檢查整改落實(shí)工作暨縣級(jí)檔案館建設(shè)推進(jìn)會(huì)上的講話中指出：“要以館庫(kù)建設(shè)為契機(jī)，帶動(dòng)全省檔案信息化建設(shè)，不能為償還館庫(kù)建設(shè)滯后的歷史欠賬，回過(guò)頭來(lái)又喪失了信息化建設(shè)領(lǐng)先的現(xiàn)實(shí)優(yōu)勢(shì)。要把檔案信息化建設(shè)列入國(guó)家綜合檔案館建設(shè)整體計(jì)劃，和館庫(kù)建設(shè)統(tǒng)一部署，同步實(shí)施，全面提升檔案現(xiàn)代化管理水平?！?017年9月，省委副秘書(shū)長(zhǎng)、省檔案局局長(zhǎng)李世華在省檔案局檔案信息化推進(jìn)協(xié)調(diào)小組會(huì)議上要求：“要以推進(jìn)縣級(jí)國(guó)家綜合檔案館建設(shè)的力度推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，把檔案信息化建設(shè)列入國(guó)家綜合檔案館建設(shè)整體計(jì)劃，和館庫(kù)建設(shè)統(tǒng)一部署、同步實(shí)施，全面提升檔案現(xiàn)代化管理水平?！比「骷?jí)國(guó)家綜合檔案館應(yīng)不斷提高對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)，切實(shí)加大工作力度，確保在“十三五”末，完成國(guó)家和省委、省政府提出的戰(zhàn)略目標(biāo)。