文·高善環(huán)

檔案館藏是國家記憶的匯集，是政治、經(jīng)濟、文化、科技和社會的縮影，具有歷史價值、科研價值、觀賞價值等，這些只有通過檔案館的社會服務功能，才能得以彰顯。檔案館本身的性質(zhì)和任務決定了它具有社會服務功能。檔案館的社會服務功能就是指檔案館面向社會、面向公眾、面向未來所具有的檔案服務功能。隨著信息技術的廣泛應用，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為經(jīng)濟發(fā)展的新引擎，民生服務的新方式、信息傳播的新渠道，使得檔案工作的傳統(tǒng)服務方式已經(jīng)不能適應當前信息社會發(fā)展的需要。充分發(fā)揮檔案館的社會服務功能，為社會創(chuàng)造經(jīng)濟效益和社會效益是檔案館的生命力所在。

一、影響檔案館社會服務功能發(fā)揮的主要因素

（一）館藏匱乏，利用價值不高

由于歷史的、社會的原因，造成館內(nèi)文書檔案與其它檔案的比例嚴重失調(diào)。這些反映歷年政治活動的館藏資源，雖然有歷史憑證作用，卻與服務現(xiàn)實、服務經(jīng)濟建設不相適應。檔案在收、管、用中存在不平衡，不協(xié)調(diào)、不匹配等結(jié)構(gòu)性問題，與廣大人民群眾切身利益息息相關的民生檔案資源不足，經(jīng)常出現(xiàn)“想查查不到、查到不能看、看到不能用”的矛盾。館藏缺乏地方特色，為此應該站在現(xiàn)實和歷史的高度，加緊去接收反映新形勢下社會急需的，利用率較高的民生檔案材料。然而就目前狀況而言，接收工作又會遇到檔案管理的體制問題，檔案工作理論的制約，諸如接收政策，全宗理論，進館標準等，如何用創(chuàng)新的精神去實踐檔案館館藏的優(yōu)化，這將從有助于檔案利用出發(fā)，去思考、去解決問題。

（二）編研工作缺乏成效，利用形式單調(diào)

目前大部分檔案館的編研工作停留在基礎階段，不能結(jié)合本地的實際情況，深入調(diào)查研究，掌握社會對檔案信息的需求，對檔案資料做更深層次的編研。有一定數(shù)量的編研產(chǎn)品，也是為應付升級匆匆而就、質(zhì)量不高、實用性不強、利用范圍狹窄、利用效果不顯著，編研工作沒有發(fā)揮其應有的作用。利用方面，由于基礎工作的拖欠，縣級檔案館的檔案資料基本處于原始狀態(tài)，沒有很好的分類整理歸納，檔案信息化也處于初級階段，且進展緩慢，無法適應現(xiàn)代需求。提供利用方式上，依然是被動地“等客上門”，缺乏針對性、廣泛性和有效性，館藏價值還遠未開發(fā)出來。

（三）檔案宣傳力度不夠，公眾認知程度差

檔案部門雖然每年都開展一些業(yè)務活動，但這些宣傳一般都是針對《檔案法》及檔案工作自身開展的，對檔案館的宣傳不夠，流于形式，沒有持之以恒，缺乏連續(xù)性；宣傳對象只限于上級領導和下級檔案部門，沒有面向基層，面向群眾，社會影響小，群眾參入性不強。另外，檔案工作者歷來崇尚“默默無聞”，只滿足于踏踏實實地做好本職工作，缺乏對自己所從事的工作及取得的成果加以宣傳的意識，從而影響到社會對檔案的認識程度。

二、加強檔案館社會服務功能建設的對策

（一）不斷豐富館藏資源，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)

要加大檔案資料征集和接收力度，不斷豐富和優(yōu)化館藏，突出地方特色。檔案收集渠道不暢，是不少基層檔案館面臨的一個普遍問題。造成這種局面，主要是檔案的來源比較單一。不少檔案館只注重文書檔案的接收，對一些反映地方歷史文化、社會重大活動、各類專業(yè)檔案、地方特色檔案少有接收。接收渠道不暢，必然造成館藏結(jié)構(gòu)單一。豐富的館藏是檔案信息資源開發(fā)和利用的基礎，沒有豐富的館藏資源做基礎，發(fā)揮檔案館的社會服務功能就成了一句空話。從檔案館工作的實踐看，要做好檔案資料的征集，主要從以下幾個方面入手。

一是面向社會開展檔案資料的征集。由于各種歷史原因，不少反映本地歷史文化的重要資料散存于社會，這些資料從各個角度比較全面地反映了當?shù)馗鱾€歷史時期政治、經(jīng)濟、社會發(fā)展的全貌，如果不能及時收集，這些珍貴的檔案資料很可能面臨著損毀的危險。因此，社會征集是一項十分緊迫的搶救性工作。檔案館要通過報紙、電臺、電視、等媒體發(fā)布檔案資料征集通告，并可采取上門征集等多種方式，進行廣泛征集。

二是及時做好地方重大活動檔案的收集。檔案館在重大活動過程中，要主動參入，并協(xié)助主辦機關做好檔案資料的收集、整理，并在活動結(jié)束后，督促主辦機關及時將這些活動中形成的文件、照片、音像、實物等各類檔案收集進館，確保這些檔案不受損失。

三是要做好名人、名勝古跡、名優(yōu)產(chǎn)品和一些反映地方文化藝術特色檔案征集。開展“口述歷史”的收集工作，這是一頂極富前瞻性的工作。重視收集利用檔案著書立說等“再生信息資源”的收集，這是檔案館突出地方文化特色的一個重要方面。

四是要做好城市建設照片、音像資料的收集。城市建設日新月異，在城市環(huán)境不斷改善的同時，許多我們熟悉的景觀也不斷從我們的視線中消失。因此，通過社會記憶工程的開展，完整全面地記錄城市的發(fā)展和變遷歷史，也成為我們檔案部門一項十分迫切的工作。

五是要根據(jù)社會對各類專業(yè)檔案的要求，及時接收一批較高利用價值和利用率的專業(yè)檔案進館，既豐富了館藏，又能滿足社會對檔案的需求。同時，要廣泛地開展館際交流，將其它檔案館、文物館等保存的一些反映本地重要歷史文化的檔案資料征集進館，以方便資源共享。

（二）健全檔案館的社會化服務體系，拓寬檔案利用渠道

檔案館的社會化服務體系既是對檔案傳統(tǒng)保管利用功能的延伸和拓展，又是適應時代要求將檔案館知識含量較高的科技成果、技術報務項目推向社會的途徑。要徹底改變“重藏輕用”的觀念，打造好檔案服務平臺，開展多渠道的主動服務，提高全社會的檔案意識，充分發(fā)揮檔案館的社會服務功能。

一是把滿足社會需求作為衡量檔案利用工作的標尺。無論是思想觀念，還是開放利用和服務的計劃、標準、方式及手段，都應置于社會這個大環(huán)境中去思考與實踐。檔案館要轉(zhuǎn)變角色，履行服務社會的職能。

二是著力向社會宣傳檔案工作，要通過行之有效的方式和途徑，向社會宣傳檔案館的職能、作用，宣傳檔案文化，宣傳利用檔案產(chǎn)生的效果，擴大檔案館的社會影響與知名度，提高公眾的檔案利用意識。

三是要向社會介紹館藏，介紹開放檔案情況，多形式公布開放檔案目錄，適時適度地對外開放檔案，確保開放信息暢通，營造一個良好的開放氛圍。

四是拓展利用形式，為利用者提供更直接、便捷、高效的檔案服務?？梢酝ㄟ^新聞媒體、開通查檔案咨詢服務熱線電話，加快網(wǎng)上檔案館建設步伐，舉辦有特色的展覽或陳列等。

五是為利用者創(chuàng)造一個開放、舒適、休閑、優(yōu)美的檔案館環(huán)境。通過創(chuàng)造開放型的環(huán)境，體現(xiàn)檔案館的公眾形象和社會價值。體現(xiàn)檔案大文化、大開放、大服務的氣息，營造以檔案吸引公眾的氛圍。

（三）開展深層次檔案編研工作，提升檔案利用價值

檔案編研工作要改變過去那種閉門搞編研的陳舊模式，積極尋求合作編研項目和出資共同編書的伙伴，要有出精品的意識，從“新”字上找突破口，在“活”字上做大文章，在“精”字上下苦功夫，讓富有成效的編研成果“激活”毫無生氣的”死檔案“。加強編研工作，一是要在服務黨委政府工作大局上多動腦筋，找準位置，圍繞本地區(qū)黨委政府中心工作和社會熱點問題，結(jié)合館藏，有針對性地編發(fā)領導決策最急需的信息，為領導決策提供檔案支持。二要積極參入本地區(qū)文化活動和地方歷史文化的研究，發(fā)揮館藏的地方歷史文化檔案優(yōu)勢，并通過對館藏資料的研究，積累本地區(qū)重大歷史事件、歷史名人故居、旅游文化、語言文化、飲食文化等方面的大量資料，對其進行編研，通過利用檔案舉辦展覽、編輯出版圖書、拍攝電視專題片等形式，加快推出具有地方特色的文化產(chǎn)品。用檔案館原件、原物，珍貴的獨本，孤本，自然搭建起歷史的舊貌，再現(xiàn)真實的歷史場景，使人民接受文化與文明的熏陶與洗禮。讓檔案從封閉走向開放，從被動走向主動，從幕后走向臺前，走向人民群眾的生活，更好地滿足人民群眾對檔案文化的需求，更好地服務于經(jīng)濟社會。

（四）加快檔案信息化建設步伐，實現(xiàn)檔案資源共享

以信息化為基礎的科技創(chuàng)新深刻影響著各個行業(yè)的發(fā)展，檔案館也正從“紙與鐵”的時代加速邁入“數(shù)與網(wǎng)”的時代。檔案信息化建設就是用信息技術支撐檔案館工作，把現(xiàn)代化手段應用到檔案工作的各個環(huán)節(jié)，最終實現(xiàn)檔案資源共享、技術共享和管理共享。建立有效、快捷的檔案信息網(wǎng)絡體系，形成向全社會開放的服務平臺，實現(xiàn)檔案信息資源共享是拓展檔案館社會服務功能的重要途徑。檔案館要加快數(shù)字檔案館建設步伐，一是要開發(fā)利用功能齊全的檔案系統(tǒng)軟件，提高檔案信息的數(shù)字化和電子化，規(guī)范電子文件歸檔管理，強化開放檔案與現(xiàn)行文件的網(wǎng)上檢索功能，提供部分檔案全文瀏覽，增強社會性、可讀性。為檔案管理人員加工檔案提供便利，為社會提供高效快捷的服務 。二是建設檔案網(wǎng)站，通過網(wǎng)面的形式向社會提供檔案信息，通過網(wǎng)頁，利用文字、圖表、聲像并茂的形式，向社會作全面的介紹、宣傳檔案、利用檔案，盡快實現(xiàn)檔案信息資源在全社會范圍內(nèi)的充分共享。當然，我們在做好信息上網(wǎng)的同時，不能因服務利用而放松安全保密工作。

總之，隨著人類信息化進程的不斷發(fā)展，檔案在社會生活中的作用也越來越顯著。拓展檔案館的服務社會功能。既是檔案事業(yè)自身發(fā)展的要求，也是檔案館工作的客觀需要。只有加強檔案館的社會服務功能建設，檔案事業(yè)才能跟上時代的步伐，更好地為經(jīng)濟社會發(fā)展服務。

● 參考文獻 ●

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