文·劉保瑞

近年來，隨著我國建設事業(yè)的蓬勃發(fā)展，建設工程檔案作為展示工程項目管理水平和體現規(guī)范、標準力度的載體，逐漸引起了建筑業(yè)主管部門及管理者的重視。它是工程建設各方主體在依法建設、現場管理、質量控制以及采用新技術等方面的原始記錄，是建設工程施工質量的重要組成部分。建設工程檔案中監(jiān)理檔案更是重中之重。監(jiān)理檔案是監(jiān)理活動過程中形成的應當歸檔保存的文字、圖紙、圖表、聲像、計算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄，主要包括監(jiān)理項目投標、監(jiān)理管理、工作記錄、竣工驗收等文件材料。在新形勢下，信息化、電子化、大數據等廣泛應用，讓監(jiān)理檔案的管理工作產生了一些新變化。如何實現監(jiān)理檔案管理工作與新形勢相結合，并且符合現代化發(fā)展要求，保證管理效率的穩(wěn)定提升，成為目前監(jiān)理檔案管理工作的又一個重點。

一、新形勢下監(jiān)理檔案管理工作的問題

（一）管理體系的缺乏

在監(jiān)理檔案管理工作執(zhí)行過程中，由于缺乏完善的管理體系，無法符合現代化發(fā)展要求，不能充分發(fā)揮監(jiān)理檔案的作用。同時，由于沒有完善的執(zhí)行體系，導致管理工作人員在工作中操作不規(guī)范，對監(jiān)理檔案資源的使用上也存在一定的隨意性。而且，各個單位、各個工程對監(jiān)理檔案工作不夠重視，這種意識的缺乏導致監(jiān)理檔案工作效率低下，精力投入比重減弱。另外，受資源配置制約要素的影響，管理人員責任意識不強，慣性地沿用傳統(tǒng)的管理模式，致使管理工作的執(zhí)行無法符合現代社會發(fā)展的需要，減緩了監(jiān)理檔案工作創(chuàng)新性發(fā)展。

（二）管理措施的落后

使用先進技術實現實體管理工作，是現代化社會的主要發(fā)展趨勢和要求。計算機技術、信息技術和大數據等現代化技術的使用和發(fā)展，將影響到社會及工作的有效執(zhí)行性。在先進技術已普遍使用的形勢下，監(jiān)理檔案管理仍然比較落后，使用的信息化管理手段也不夠規(guī)范，沒有為檔案信息建立合適的檔案網絡管理平臺，信息化發(fā)展水平還比較滯后。通常情況下，還在使用手工登記、紙質管理，不僅使管理檔案得不到有效管理和控制，也達不到檔案資源的有效利用和共享，從而影響了管理工作效率的有效提升。

（三）人員資質的參差不齊

在管理工作中，由于一些管理人員自身素質、管理能力和業(yè)務水平較差，對管理目標的了解掌握不夠，整體知識結構不合理。在傳統(tǒng)管理工作中，工作人員無法獲得與投入相適應的管理效果，不僅使管理人員無法從中獲得認同感，也無法促使工作效率的有效提升，使管理工作與現代化發(fā)展要求之間存在較大差異。

二、新形勢下監(jiān)理檔案管理工作的對策

（一）健全管理工作制度

為了實現監(jiān)理檔案管理工作的規(guī)范化運行，需要為其建立完善的管理制度。管理工作執(zhí)行期間，規(guī)范性目標的建立需要按照相關的工作制度有效執(zhí)行，促進管理工作體系的完好發(fā)展。同時，需要加強職責權利的清晰性和權責性，以保證管理工作人員執(zhí)行期間能夠充分落實。

（二）加強管理技術手段

1.無紙化、虛擬化的管理趨勢

保存監(jiān)理檔案的目的是有據可查、資源共享。如果把全市的、全省、全國的監(jiān)理檔案都并入互聯網，從一定意義上說，可以無限擴大資源，在極短的時間里都可以查到你所需的檔案，可以從根本上解決傳統(tǒng)檔案管理、使用的難題，而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡便、查閱方便等諸多優(yōu)點。

2.縮微化、數字化的管理趨勢

檔案信息數字化是通過計算機、掃描儀等現代電子技術，將館藏檔案轉化為電子文件。以計算機進行識別、存儲和管理的電子文件，可利用計算機進行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣。

3.信息化、網絡化的管理趨勢

網絡技術和計算機技術的普及應用，使地球逐漸地變小，信息空間逐漸變大。網絡傳輸作為一種信息傳播方式，它具有非常好的優(yōu)越性。一是傳播不走樣，二是傳播速度快，三是傳播成本低，四是傳播范圍廣。監(jiān)理檔案管理也必將隨著這一技術的發(fā)展而發(fā)展。

（三）提升管理人員水平

1.管理專業(yè)人才的培養(yǎng)模式應以通才為方向，加強一專多能的復合人才的培養(yǎng)，以提高檔案管理人員做監(jiān)理檔案管理所需的各項技能以及良好的語言表達、閱讀能力和相關的多學科知識。

2.加強高層次人才的培養(yǎng)。通過外派人員學習深造或有計劃地引進高端人才，打造一批德才兼?zhèn)洌趯W術研究、業(yè)務技能、專業(yè)教育等方面有較深造詣的優(yōu)秀人才。

3.強化人才激勵機制。杰出的人才來自于優(yōu)秀的群體。人無完人，金無足赤，監(jiān)理檔案的管理部門應該當伯樂，積極為人才的成長創(chuàng)造良好的條件，讓其脫穎而出。