文·程貴寶

我國(guó)已進(jìn)入了云數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案事業(yè)也逐步實(shí)現(xiàn)了從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)化。電子檔案在歐美發(fā)達(dá)國(guó)家已使用了很長(zhǎng)時(shí)間，在我國(guó)，電子檔案的使用仍然在初級(jí)階段。電子檔案比傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案存在很多優(yōu)勢(shì)，不論是存儲(chǔ)量還是使用、檢索方面，都優(yōu)于紙質(zhì)檔案。作為電子檔案的保管者，只有熟悉電子檔案的性質(zhì)，才能更好地將電子檔案用于檔案管理中，真正發(fā)揮出電子檔案的優(yōu)勢(shì)。

一、電子檔案管理的現(xiàn)狀

（一）對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)存在一定局限性

傳統(tǒng)的檔案管理模式，一般認(rèn)為把檔案貼上封條歸入檔案室保存就可以了。這種封閉的管理模式，嚴(yán)重阻礙了檔案信息的公開(kāi)和提供利用，給利用者接觸檔案帶來(lái)了很大的困難，也讓檔案的效益發(fā)揮受到了制約。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的進(jìn)一步完善，人們的價(jià)值觀念發(fā)生了變化，意識(shí)到檔案除了社會(huì)價(jià)值之外，也擁有一定的經(jīng)濟(jì)效益，開(kāi)始注重檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用，電子檔案便以其利用的便捷性、快速性和廣泛性應(yīng)運(yùn)而生。但是，仍有一部分人偏激的認(rèn)為，檔案作為產(chǎn)生單位的私有財(cái)產(chǎn)，不能對(duì)外開(kāi)放利用，這給電子檔案的開(kāi)放和共享帶來(lái)了阻力。

（二）電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)展緩慢制約了電子檔案的整理與歸檔

目前出臺(tái)的電子文件歸檔與電子檔案管理辦法，只是籠統(tǒng)地對(duì)電子檔案收集、整理、規(guī)定、保管、利用進(jìn)行了規(guī)范，而沒(méi)有對(duì)具體行業(yè)電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行細(xì)化。這就導(dǎo)致一些單位僅站在本單位的立場(chǎng)上，對(duì)所形成的電子檔案進(jìn)行整理歸檔，而不考慮大檔案環(huán)境中的電子檔案兼容問(wèn)題，使電子檔案的整理、使用標(biāo)準(zhǔn)不一、難以共享，嚴(yán)重影響了電子檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

（三）計(jì)算機(jī)技術(shù)尚未大規(guī)模應(yīng)用于檔案管理

通過(guò)調(diào)研我們發(fā)現(xiàn)，一些檔案管理部門(mén)由于資金有限，至今沒(méi)有配備計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理；一些檔案部門(mén)配備了計(jì)算機(jī)，但是在對(duì)一些電子檔案進(jìn)行傳遞后，仍然用紙質(zhì)檔案的模式對(duì)檔案進(jìn)行保存。由于電子檔案在我國(guó)的使用處在推廣階段，一些檔案管理人員依然習(xí)慣沿用以往紙質(zhì)檔案的管理辦法，他們的計(jì)算機(jī)水平落后，不能熟練使用電子檔案軟件，而且沒(méi)有受過(guò)電子檔案管理培訓(xùn)。有些檔案管理部門(mén)由于自身計(jì)算機(jī)知識(shí)的匱乏，在采購(gòu)電子檔案軟件時(shí)存在一定的盲目性，即使有計(jì)算機(jī)，也不知道如何發(fā)揮計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用。

（四）電子文件檔案的原始性、真實(shí)性容易被破壞

電子檔案和紙質(zhì)檔案有所不同，紙質(zhì)檔案的內(nèi)容具有原始性，筆跡和新舊的區(qū)別很容易由肉眼識(shí)別。電子檔案具有可變性，因?yàn)闆](méi)有個(gè)人筆記特征，沒(méi)有新舊之分，電子檔案容易被篡改、刪除和復(fù)制。這些特性給電子檔案保持真實(shí)性、原始性、完整性帶來(lái)了難度[1]。

（五）電子檔案的信息安全問(wèn)題日益突出

隨著信息全球化的發(fā)展，中國(guó)進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)時(shí)代。因特網(wǎng)日趨全球化、共享性、動(dòng)態(tài)性、開(kāi)放性，任何一個(gè)人都可以輕松自如的訪問(wèn)網(wǎng)絡(luò)。電子檔案通過(guò)電子政務(wù)系統(tǒng)口傳到網(wǎng)絡(luò)上時(shí)，容易被篡改、泄密、竊聽(tīng)、偽造。網(wǎng)絡(luò)上的大量病毒也為電子檔案帶來(lái)了容易被入侵的危險(xiǎn)，黑客時(shí)刻覬覦著電子檔案。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境日趨惡劣，讓電子檔案的信息安全問(wèn)題嚴(yán)重威脅到電子文檔。

二、電子檔案管理特點(diǎn)

（一）信息存儲(chǔ)的高密度性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要占據(jù)大量的存儲(chǔ)空間，耗費(fèi)大量的庫(kù)房和裝具對(duì)其進(jìn)行保存。電子檔案不需要很大的庫(kù)房，通過(guò)電子信息技術(shù)，使用較小的存儲(chǔ)介質(zhì)，就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)大量的電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，而且可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行傳遞，讓檔案的利用擺脫了時(shí)空局限。

（二）檢索快捷，提高了檔案利用率

以往的紙質(zhì)檔案檢索耗費(fèi)大量的人力和物力。隨著電子技術(shù)的發(fā)展，對(duì)電子檔案的檢索只需在電子檔案管理系統(tǒng)中敲下幾個(gè)字，就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的檢索?；谶@些優(yōu)勢(shì)，檔案的管理不再需要耗費(fèi)大量的人力和物力，幾個(gè)人就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)大量電子檔案的管理和檢索，檔案的利用率大大提高了。

（三）操作方便、簡(jiǎn)單

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理分類(lèi)方式繁瑣，文件一年需要?dú)w檔一次，耗費(fèi)了檔案員大量的精力，電子檔案不存在這個(gè)問(wèn)題，一旦形成，立刻就可以歸檔。利用電子檔案管理體系，可以對(duì)電子檔案實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分類(lèi)和管理，比以往的檔案管理要方便的多。

三、檔案管理載體選擇及保管

（一）電子檔案載體的選擇

1.硬盤(pán)載體。硬盤(pán)由于存儲(chǔ)量大，穩(wěn)定性好的優(yōu)勢(shì)，在電子檔案中使用廣泛。但是硬盤(pán)載體也存在一定的劣勢(shì)，因?yàn)橛脖P(pán)的數(shù)據(jù)量大，在用硬盤(pán)作為電子檔案載體時(shí)，數(shù)據(jù)本身的容量較大，再利用其它載體傳遞時(shí)就不是很方便。

2.軟盤(pán)載體。軟盤(pán)的存儲(chǔ)空間較小，目前軟盤(pán)只用做存儲(chǔ)空間小的電子檔案。隨著電子技術(shù)的不斷發(fā)展，軟盤(pán)已經(jīng)逐漸淡出電子檔案舞臺(tái)，預(yù)計(jì)在近年來(lái)將會(huì)徹底告別電子檔案存儲(chǔ)媒介。

3.優(yōu)盤(pán)載體。優(yōu)盤(pán)的便攜性比硬盤(pán)好， 但是穩(wěn)定性和硬盤(pán)相比有很大劣勢(shì)，存儲(chǔ)的安全性不高，一般只能作為電子檔案的臨時(shí)存儲(chǔ)載體。

4.光盤(pán)載體。光盤(pán)載體的便攜存儲(chǔ)性能較好，但是讀取光盤(pán)必須依靠其他介質(zhì)，而且光盤(pán)載體的材質(zhì)比較脆弱，一旦劃傷，就會(huì)影響數(shù)據(jù)的讀取。光盤(pán)不能反復(fù)讀寫(xiě)，一般不會(huì)大量應(yīng)用在電子檔案載體中[2]。

（二）電子檔案載體的保管

1.控制適宜的溫濕度。由于電子檔案載體的特殊性，溫濕度可以對(duì)電子檔案的耐久性造成較大的影響?！洞判暂d體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》對(duì)電子檔案的溫濕度提出了要求，溫度必須保持在15 ℃～27 ℃，相對(duì)濕度必須保持在40% ～ 60%內(nèi)，相對(duì)濕度變化不得超過(guò)5%。相對(duì)濕度為40%時(shí)，電子檔案的最佳保管溫度為18℃， 一般在24 小時(shí)內(nèi)溫度變化不得超過(guò)3 ℃。對(duì)于光盤(pán)的保管，光盤(pán)必須保管在14℃ ～ 24 ℃，相對(duì)濕度在45%～ 60%中。

2.防塵。灰塵會(huì)對(duì)電子檔案造成化學(xué)損傷、物理?yè)p傷、生物損傷，因此，電子檔案的防塵工作非常重要。要減少空氣中含塵量，軟盤(pán)讀寫(xiě)口一定不能用手觸碰，在電子檔案被使用后，必須及時(shí)將電子檔案放入盤(pán)盒中。

3.防止外來(lái)磁場(chǎng)干擾。外來(lái)磁場(chǎng)對(duì)磁性介質(zhì)的影響是致命的，磁性圖層的剩磁將在外來(lái)磁場(chǎng)的作用下發(fā)生消磁，信噪比會(huì)降低，嚴(yán)重者將會(huì)造成信號(hào)失落，會(huì)使電子文件的讀出效果受到影響。在電子檔案的保存和使用中，可以用軟磁物質(zhì)造成箱柜，在一些重要電子檔案庫(kù)區(qū)，設(shè)置消磁設(shè)備，防止外來(lái)磁場(chǎng)對(duì)磁性檔案的損害。

4.防止機(jī)械震動(dòng)。強(qiáng)烈震動(dòng)和機(jī)械磨損都會(huì)對(duì)電子檔案產(chǎn)生致命破壞，硬盤(pán)驅(qū)動(dòng)器應(yīng)放置于平處，硬盤(pán)驅(qū)動(dòng)器在讀寫(xiě)操作時(shí)，不能碰撞工作臺(tái)，一旦磁頭劃傷了盤(pán)片，就會(huì)造成盤(pán)片的讀寫(xiě)錯(cuò)誤。

5.防止光線和有害氣體的影響。紫外線會(huì)破壞電子檔案。在紫外線的作用下，存儲(chǔ)介質(zhì)會(huì)發(fā)生氧化反應(yīng)，光盤(pán)、磁帶、磁盤(pán)會(huì)發(fā)生脆性增大，帶基老化，而且紫外線的能量可以破壞磁性載體的穩(wěn)定性，使記錄的讀寫(xiě)效果變差。因此，在電子檔案的存儲(chǔ)過(guò)程中，庫(kù)房可以采用遮光窗簾來(lái)屏蔽外來(lái)光線。有害氣體一般都有腐蝕性，在一定條件下，可以腐蝕電子檔案，在庫(kù)房中，要防止有害氣體進(jìn)入庫(kù)房[3]。

綜上所述，電子檔案的出現(xiàn)優(yōu)化了檔案的使用和檢索，使檔案的管理工作大大簡(jiǎn)化了。我國(guó)的電子檔案管理現(xiàn)狀并不樂(lè)觀，計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化技術(shù)并沒(méi)有大量使用達(dá)到電子檔案的管理中，電子檔案的信息安全性仍然十分突出。在電子檔案的保管工作中，必須根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)，選擇合適的載體，而且電子檔案保管人員必須考慮到電子檔案的安全性，做好電子檔案的保管工作。

● 參考文獻(xiàn) ●

[1]馮惠玲. 電子文件管理教程[M]. 北京: 中國(guó)人民大學(xué)出版社，2001.

[2]李一珊. 影響光盤(pán)長(zhǎng)期保存的環(huán)境因素研究[D] .北京： 中國(guó)人民大學(xué)， 2013.

[3]胡曉彤. 環(huán)境因素對(duì)檔案級(jí)光盤(pán)和普通光盤(pán)耐久性影響的比較研究[D] . 北京： 中國(guó)人民大學(xué)， 2015.