李宏偉

圖書(shū)訂單采購(gòu)已經(jīng)成為現(xiàn)階段圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)的主流趨勢(shì)，如何利用訂單采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)采購(gòu)高質(zhì)量的圖書(shū)，已經(jīng)成為迫切需要解決的問(wèn)題。征訂目錄源的選擇、訂單組織形式的策略性調(diào)整、圖書(shū)驗(yàn)收工作都是影響訂單質(zhì)量的關(guān)鍵因素。

隨著新技術(shù)的運(yùn)用，圖書(shū)館辦公自動(dòng)化程度的提高，高校圖書(shū)館的中文圖書(shū)采購(gòu)形式已經(jīng)從早期的現(xiàn)采為主過(guò)度到現(xiàn)在的訂單采購(gòu)為主。因此如何制定符合自身需求的訂單成為中文圖書(shū)采購(gòu)的關(guān)鍵因素，也直接影響圖書(shū)館館藏質(zhì)量與結(jié)構(gòu)。對(duì)制約圖書(shū)采購(gòu)訂單的關(guān)鍵因素，筆者通過(guò)我館（阜陽(yáng)師范學(xué)院圖書(shū)館）近年的一些數(shù)據(jù)作為參考，從如下幾個(gè)方面來(lái)展開(kāi)論述。

征訂目錄源的選擇又稱廣度因素

書(shū)商提供的征訂目錄

書(shū)商作為圖書(shū)供應(yīng)的中間商，對(duì)圖書(shū)資源的整合，流通，銷售都起著關(guān)鍵作用。截至2015年年底，全國(guó)共有圖書(shū)出版社584家（包括副牌社33家），其中中央級(jí)出版社219家（包括副牌社13家），地方出版社365家（包括副牌社20家）。圖書(shū)館作為圖書(shū)的購(gòu)買者圖書(shū)目錄信息資源獲取能力限，工作人員人數(shù)與精力有限，不可能跟如此多的出版社一一聯(lián)系購(gòu)買或獲取征訂目錄。書(shū)商書(shū)目是征訂目錄最重要的組成部分。書(shū)商書(shū)目有如下特點(diǎn)：

書(shū)商書(shū)目的優(yōu)點(diǎn)。書(shū)商作為專業(yè)的圖書(shū)供給中間商，直接與出版社進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通，能及時(shí)掌握?qǐng)D書(shū)出版的最新動(dòng)態(tài)，有專業(yè)人員對(duì)眾多出版社的書(shū)目進(jìn)行加工整理。書(shū)商提供的征訂目錄在準(zhǔn)確性完備性上都是較好的，通常的一些必備項(xiàng)，比如書(shū)名，ISBN，出版社，出版地，出版日期，尺寸，頁(yè)碼，分類號(hào)，以及各種類型的附注（一般性附注、內(nèi)容性附注、讀者附注等）。通過(guò)這些項(xiàng)目，基本上能描述圖書(shū)的出版及內(nèi)容信息，滿足工作人員及專業(yè)教師的選擇需求。另一方面因?yàn)闀?shū)商與大多數(shù)出版社都有合作，因此，他們所提供的征訂目錄品種的覆蓋面很廣，基本能滿足圖書(shū)館的業(yè)務(wù)需求。

書(shū)商書(shū)目的缺點(diǎn)。書(shū)商的主要營(yíng)運(yùn)目的還是盈利，提供征訂目錄的時(shí)候總是要優(yōu)先考慮自己是否盈利。大些的書(shū)商所合作的出版社一般都在500家左右，也就是大部分的出版社跟他們都有業(yè)務(wù)聯(lián)系，但是每年我們跟他們要征訂目錄的時(shí)候他們所能提供的只是其中的部分出版社或部分出版物。根據(jù)圖書(shū)的折扣率，加工要求，以及合同中的其他要求，他們經(jīng)常針對(duì)性的刪除一些有價(jià)值但折扣率低的圖書(shū)目錄。解決這種缺陷的辦法我館主要通過(guò)多家書(shū)商中標(biāo)的方式，一般至少兩家以上。比如2016年我館招標(biāo)，有三家圖書(shū)公司中標(biāo)，三家圖書(shū)公司提供的征訂書(shū)目條數(shù)不同分別是131516條，102819條，126551條。工作人員通過(guò)對(duì)三家目錄進(jìn)行整合，重復(fù)目錄以及一些與我校專業(yè)不相關(guān)的目錄的刪除最后所得216538條。最后所得的目錄條數(shù)比任何一家都要多的多。

直接聯(lián)系出版社取得目錄源

這里所說(shuō)的直接聯(lián)系出版社獲取并不是所有的出版社，主要是一些知名的出版社。出版社書(shū)目尤其是預(yù)告性書(shū)目具有及時(shí)性，可靠性的特點(diǎn)。但是不同出版社所提供的書(shū)目質(zhì)量參差不齊，格式極度不統(tǒng)一，有時(shí)候甚至?xí)o我們庫(kù)存清單，也許是因?yàn)闃I(yè)務(wù)聯(lián)系不是很緊密，他們提供書(shū)目的積極性不高。很多書(shū)目必備要素太少，不具備完整的參考價(jià)值，另外因?yàn)楦袷降牟唤y(tǒng)一，工作人員還必須花時(shí)間來(lái)進(jìn)行整理。盡管有以上諸多的缺陷，直接聯(lián)系出版社獲取征訂目錄也是一個(gè)很重要的補(bǔ)充方式。

可直接形成訂單的目錄源

通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的云數(shù)據(jù)共享功能獲取其他圖書(shū)館的訂單數(shù)據(jù)。我館所用的業(yè)務(wù)系統(tǒng)為匯文圖書(shū)管理系統(tǒng)，最新的5.5版加入了云數(shù)據(jù)共享功能，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)共享功能，可以下載其他使用匯文系統(tǒng)的成員館的采購(gòu)清單作為參考。這些訂單中的圖書(shū)都是其他館工作人員精心挑選組織好的，可以根據(jù)本校專業(yè)設(shè)置，直接挑選一部分形成自己的訂單。相類似的功能在其他的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中也有體現(xiàn)。

通過(guò)讀者薦購(gòu)的方式獲取目錄源。隨著技術(shù)的進(jìn)步，多樣化的圖書(shū)薦購(gòu)方式更容易實(shí)現(xiàn)，而且相比老的薦購(gòu)方式更加方便快捷。通過(guò)Opac圖書(shū)薦購(gòu)系統(tǒng)，讀者只需要填寫(xiě)幾個(gè)必備項(xiàng)，就可以實(shí)現(xiàn)圖書(shū)的在線薦購(gòu)，另外征訂目錄也會(huì)在薦購(gòu)系統(tǒng)中顯示，并且可以為讀者薦購(gòu)圖書(shū)提供參考，只需點(diǎn)幾下鼠標(biāo)就能實(shí)現(xiàn)圖書(shū)的推薦。薦購(gòu)系統(tǒng)的互動(dòng)功能還能及時(shí)顯示讀者推薦的圖書(shū)的到館情況，工作人員可以通過(guò)在線自動(dòng)發(fā)送E-mail的方式通知讀者圖書(shū)的到館情況。

然而現(xiàn)實(shí)中我們發(fā)現(xiàn)讀者推薦圖書(shū)的積極性并不高，比如2013年全年的圖書(shū)推薦總量只有531條。因此我館積極宣傳圖書(shū)推薦的作用，并在圖書(shū)館主頁(yè)上提供讀者薦購(gòu)指南，一步一步引導(dǎo)讀者如何薦購(gòu)。因此最近幾年的圖書(shū)薦購(gòu)量有明顯提升，2014年至今每年都有約1000余種的圖書(shū)薦購(gòu)量。

近年來(lái)我校對(duì)圖書(shū)資源的投入進(jìn)一步加強(qiáng)，每年的圖書(shū)采購(gòu)量都有15000種以上，因此讀者推薦量仍顯不足。針對(duì)這一情況我館采取了更多的圖書(shū)推介方式，比如，直接請(qǐng)專業(yè)教師到采編室用業(yè)務(wù)系統(tǒng)勾選征訂目錄的方式推薦圖書(shū)，專業(yè)教師對(duì)其學(xué)科的了解更加深入，更能找出最符合專業(yè)需求的圖書(shū)。鼓勵(lì)同學(xué)們通過(guò)Opac或者E-mail的方式推薦圖書(shū)，舉辦推薦圖書(shū)的活動(dòng)等各種方式來(lái)提升讀者推薦的積極性。

現(xiàn)采目錄及過(guò)期發(fā)訂目錄。盡管目前的采購(gòu)方式基本都已訂單為主，但現(xiàn)采作為補(bǔ)充仍是不可少的，書(shū)商經(jīng)常會(huì)聯(lián)合出版社舉辦一些新書(shū)展銷會(huì)，工作人員可以通過(guò)這種展銷會(huì)現(xiàn)場(chǎng)采集一些最新出版的圖書(shū)作為訂單的補(bǔ)充。

2016年全年我館共計(jì)購(gòu)進(jìn)新書(shū)16157種，但是發(fā)送的發(fā)訂目錄有23619種，為定到的圖書(shū)有7462種，占總量的約三分之一。這一部分目錄經(jīng)過(guò)進(jìn)一步的甄選剔除，直接可做為2017年的訂單數(shù)據(jù)。

圖書(shū)征訂目錄源的選擇是多樣的，除了以上的幾種之外還可以通過(guò)相關(guān)報(bào)紙，因特網(wǎng)比如，當(dāng)當(dāng)，卓越，亞馬遜等來(lái)進(jìn)行收集征訂目錄信息。每個(gè)館可以根據(jù)自己的需求選擇不同的收集方式。

訂單組織形式的調(diào)整策略又稱深度因素endprint

圖書(shū)采購(gòu)的質(zhì)量評(píng)估是圖書(shū)館的一項(xiàng)重要的工作，每年的圖書(shū)采購(gòu)質(zhì)量決定了館藏結(jié)構(gòu)的變化。采購(gòu)質(zhì)量不僅體現(xiàn)在到書(shū)率還體現(xiàn)在各學(xué)科圖書(shū)所占比例上，因此合理的調(diào)整訂單的組織形式對(duì)圖書(shū)采購(gòu)工作十分重要。

訂單組織的調(diào)整要符合學(xué)科的設(shè)置

高等學(xué)校圖書(shū)館是為教學(xué)和科研服務(wù)的學(xué)術(shù)性機(jī)構(gòu)，它是高等學(xué)校的文獻(xiàn)信息中心，是學(xué)校教學(xué)和科研工作的重要組成部分。因此每年的圖書(shū)采購(gòu)在兼顧館藏結(jié)構(gòu)的同時(shí)更要適應(yīng)學(xué)校學(xué)科的調(diào)整。

為達(dá)到適應(yīng)學(xué)?？蒲行枨?，我館在這方面也進(jìn)行了努力，將一些重點(diǎn)學(xué)科，新增學(xué)科，科研中心所需求的圖書(shū)單獨(dú)形成一個(gè)發(fā)訂目錄。在《圖書(shū)采購(gòu)合同》中明確規(guī)定了這部分圖書(shū)的到書(shū)率。另外對(duì)于讀者推薦的圖書(shū)也單獨(dú)形成一個(gè)發(fā)訂目錄并且規(guī)定其到書(shū)率。利用這種具有一定法律約束效力的文件中增加約束性條款來(lái)控制圖書(shū)的到館率，這也是防止低折扣中標(biāo)的方法之一。

通過(guò)規(guī)定通俗類讀物與科技類圖書(shū)的比重來(lái)控制圖書(shū)采購(gòu)的質(zhì)量

通俗類讀物一般指發(fā)行量較大，讀者群體較廣的圖書(shū)，比如1247小說(shuō)，K大類的人物傳記部分，B大類里面的成功學(xué)讀物等。這些圖書(shū)因?yàn)榘l(fā)行量較大書(shū)商從出版社拿書(shū)的時(shí)候折扣率很高，更能書(shū)商帶來(lái)利潤(rùn)，因此每次書(shū)商在配送圖書(shū)的時(shí)候都盡量多配送此類圖書(shū)?？萍碱惻c其他一些參考研究性圖書(shū)因?yàn)槭鼙娚?，發(fā)行量低，書(shū)商獲取的折扣率較低，利潤(rùn)空間較小，因此書(shū)商在提供征訂目錄的環(huán)節(jié)經(jīng)常慎重提供此類圖書(shū)，在衡量自己的利益的情況下刪除很多有價(jià)值的圖書(shū)。如果在《圖書(shū)采購(gòu)合同》中不加相關(guān)的限制條款就會(huì)出現(xiàn)科技類與參考研究性圖書(shū)的到書(shū)率很低的情況，書(shū)商會(huì)大批量的配送通俗性讀物。

在2013年我館第一次以訂單采集為主的時(shí)候，因?yàn)闆](méi)有經(jīng)驗(yàn)，在合同中的限定條款過(guò)少，最終5.9折中標(biāo)，折扣很低，但是最后的到書(shū)的品種不能令人滿意，在配送的過(guò)程中書(shū)商總是以各種理由推脫買不到科技類的圖書(shū)，不斷要求我們?cè)黾佑唵畏N類。最終驗(yàn)收過(guò)后發(fā)現(xiàn)，科技類圖書(shū)只占總量的七分之一左右，而且多數(shù)是發(fā)行量較大的計(jì)算機(jī)類圖書(shū)。鑒于這種情況，我們?cè)诤笠荒甑暮贤忻鞔_規(guī)定了幾種通俗性讀物不得超過(guò)總量的30%，科技類圖書(shū)不能少于20%，這樣第二年的折扣雖然提高到了6.9折，但圖書(shū)的整體質(zhì)量結(jié)構(gòu)得到提升。通常情況下我們也會(huì)把這兩種類型的圖書(shū)單獨(dú)形成發(fā)訂目錄。

制定的約束性條款越多，越細(xì)，對(duì)圖書(shū)質(zhì)量的影響就越大。更多的約束性條款也能讓我們買到我們需要的書(shū)，而不是便宜的書(shū)，書(shū)的價(jià)值本不是能用價(jià)格來(lái)衡量的，一本有用的圖書(shū)室無(wú)價(jià)的，因此我們不能追求圖書(shū)的數(shù)量，避免低折扣中標(biāo)的陷阱。

靈活多變的采購(gòu)策略

多樣化的采購(gòu)策略，更多更細(xì)的限定性條款是為了提高圖書(shū)采購(gòu)的質(zhì)量，然而通常情況下更多更細(xì)的條款并不意味著更死板的采購(gòu)策略。對(duì)于讀者薦購(gòu)圖書(shū)，重點(diǎn)與緊缺專業(yè)圖書(shū)，規(guī)定較高的到書(shū)率，但是對(duì)于其他圖書(shū)并不規(guī)定過(guò)高的到書(shū)率。圖書(shū)的采購(gòu)是個(gè)周期性的過(guò)程，訂單一般不可能一次性配齊，通常訂單的種數(shù)是要稍微大于實(shí)際采購(gòu)量的，事實(shí)上在實(shí)踐中即使訂單種類大于實(shí)際采購(gòu)量，書(shū)商通常也很難一次性配齊，一般仍需要進(jìn)一步的協(xié)調(diào)，比如，發(fā)訂書(shū)目的改定，增加訂購(gòu)種類等。給書(shū)商一定的利益讓度空間，是為了首先滿足重點(diǎn)需求圖書(shū)的采購(gòu)。對(duì)于重點(diǎn)需求的圖書(shū)規(guī)定較高的到書(shū)率，如果仍然對(duì)其他圖書(shū)也規(guī)定較高的到書(shū)率，就會(huì)限制書(shū)商的配給積極性，實(shí)踐中我們經(jīng)常遇到某些圖書(shū)出版社已經(jīng)沒(méi)有庫(kù)存需要POD（print on demand：個(gè)性化印刷）之類的情況，實(shí)際上很多時(shí)候其實(shí)并不需要POD，大多只不過(guò)是書(shū)商的因?yàn)槔婵臻g不足而采用的一種策略。

因此，為防止書(shū)商選擇性供書(shū)，消極性供書(shū)，使用靈活的采購(gòu)策略協(xié)調(diào)買賣雙方的利益，為營(yíng)造良好的購(gòu)書(shū)生態(tài)環(huán)境提供有力的支持。

圖書(shū)驗(yàn)收工作

圖書(shū)采購(gòu)具有周期性的特點(diǎn)，同樣圖書(shū)驗(yàn)收也是分階段進(jìn)行的，圖書(shū)采購(gòu)的整體流程可以用以下圖標(biāo)來(lái)表示：

從圖中可以看出，整個(gè)采購(gòu)過(guò)程是一個(gè)周期性的循環(huán)過(guò)程，驗(yàn)收工作在整個(gè)采購(gòu)周期內(nèi)有著舉足輕重的作用。

我們制定好訂單可以一次性發(fā)給書(shū)商，因?yàn)榉N類比較多，書(shū)商供貨并不是一次性到貨，因此，做好階段性的驗(yàn)收工作十分重要。

通過(guò)階段性驗(yàn)收及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，比如，分類號(hào)與MARC的準(zhǔn)確性，圖書(shū)加工質(zhì)量是否符合要求，提供的圖書(shū)是否在在我們所提供的訂單上，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題直接反饋給書(shū)商，形成良好的互動(dòng)關(guān)系。對(duì)于一些特殊圖書(shū)，比如高碼洋圖書(shū)，需要POD的圖書(shū)等細(xì)節(jié)的敲定都需要通過(guò)在驗(yàn)收周期內(nèi)用過(guò)階段性驗(yàn)收來(lái)解決問(wèn)題。在圖書(shū)全部驗(yàn)收完成后，需要進(jìn)行總結(jié)性驗(yàn)收，對(duì)于采購(gòu)過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行系統(tǒng)性總結(jié)，為下一年的采購(gòu)提供經(jīng)驗(yàn)支持。

訂單采購(gòu)是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，訂單采購(gòu)的每個(gè)步驟對(duì)訂單的形成都很重要，因此，對(duì)每個(gè)步驟細(xì)節(jié)的把控，經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，策略的制定，都直接影響圖書(shū)采購(gòu)質(zhì)量，進(jìn)而影響?zhàn)^藏整體結(jié)構(gòu)的調(diào)整。圖書(shū)采購(gòu)又是一個(gè)周期性活動(dòng)，我們?cè)趯?shí)踐中必須制定好合理的采購(gòu)計(jì)劃，合理的時(shí)間規(guī)劃，并積極與書(shū)商進(jìn)行溝通，使得采購(gòu)任務(wù)能夠順利完成。

（作者單位：阜陽(yáng)師范學(xué)院圖書(shū)館）endprint