文·國艷秀

一、高校檔案信息化建設內(nèi)容

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出：到2020年，全國地市級以上國家綜合檔案館要建設成為“功能完善的數(shù)字檔案館”。2017年，山東省政府工作報告提出“加快檔案信息化建設”。12月，國家檔案局局長李明華在全國檔案局長館長會議上表示：“為適應大數(shù)據(jù)時代的要求，我國檔案工作要加快轉(zhuǎn)型升級，逐步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化?！?/p>

“檔案信息化建設，是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行數(shù)字化管理和提供利用”，檔案信息化建設就是應用信息化技術(shù)生成、管理和開發(fā)利用檔案，在信息化環(huán)境中確立檔案管理與檔案服務的基本框架和基本方法，實現(xiàn)檔案信息的社會化服務。隨著高校快速發(fā)展，高校檔案工作也邁進了信息化時代，高校檔案信息呈現(xiàn)出數(shù)量大、增長快、載體形式多樣化、時效性強等特點。

（一）數(shù)字檔案信息資源建設

資源建設是信息化建設的重要基礎和源泉。利用掃描、拍攝的方式把現(xiàn)存的紙質(zhì)、音像載體等儲存的檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息，并以有序的方式建立起目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，這也是我們常說的存量電子化；在信息化背景下，檔案人員接收檔案時做到紙質(zhì)、磁介質(zhì)、光介質(zhì)等檔案載體與對應的電子文件同時歸檔，這就是我們說的增量電子化。

（二）軟件系統(tǒng)建設

軟件系統(tǒng)建設就是以計算機軟件為中介來實現(xiàn)檔案遠程的信息連接，它包括目錄數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和全文數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設、網(wǎng)站建設。網(wǎng)站建設一般以主頁的方式提供檔案服務和檔案宣傳，主要內(nèi)容一般包含檔案工作信息、檔案機構(gòu)信息、檔案資源信息和檔案利用服務信息，是檔案信息化建設的重要窗口。

目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫建設是網(wǎng)絡環(huán)境下數(shù)字化應用系統(tǒng)，幫助大家遠程有效快速地查閱利用檔案。山東輕工職業(yè)學院檔案室每年下發(fā)歸檔計劃，要求各部門對照崗位職責認真梳理工作中形成的檔案，劃分保管年限后按時移交。檔案室接收各部門移交的紙質(zhì)、光盤、照片、實物等各種載體檔案，整理、分類、編號檢查無誤后檔案實體歸檔，對應的數(shù)字信息及時上傳檔案系統(tǒng)。為方便學院各部門利用，檔案室向?qū)W院開放查詢賬號，檔案系統(tǒng)目錄向全院公開，掃描件可以通過檔案網(wǎng)下載使用。

（三）硬件設施和機制建設

實現(xiàn)檔案資源信息化，硬件設施必不可少。必要的硬件設施包含計算機、服務器、網(wǎng)絡設施、存儲設備等。要真正實現(xiàn)檔案信息化還必須配備精通檔案信息化操作的人才隊伍以及對應的體制、機制建設保障。

二、信息化時代高校檔案人員面臨的挑戰(zhàn)

（一）檔案資源的制約

高校檔案數(shù)量龐大、種類繁多，留存于紙質(zhì)文件、光盤、磁帶、錄像、照片等各種檔案載體中。實現(xiàn)檔案信息化任務非常艱巨。經(jīng)過幾十年的變遷，一部分紙質(zhì)檔案或因當時檔案意識不強、或因當時記錄的紙質(zhì)因素、或受制于檔案館的保存條件，紙張發(fā)生變形、變脆或粘連，這些都對檔案信息化造成了極大的困難。

檔案資源是信息化的基礎，基礎不完整對信息化幾乎是致命的。高校在建設過程中隨著辦學規(guī)模的變化，受辦學制度和體制機制的影響，對檔案保管不善，造成部分檔案資源丟失。以山東輕工職業(yè)學院為例，1960年5月，為改變山東省絲綢工業(yè)技術(shù)落后、科技人才缺乏的狀況，經(jīng)山東省紡織廳批準，山東省周村絲綢學校得以創(chuàng)建。1961年冬，根據(jù)中央調(diào)整、鞏固、充實、提高的“八字”方針，學校呈請山東省紡織廳批準，于1962年4月停辦。學校設備無償捐給了周村區(qū)政府。1980年，山東省計劃委員會批準恢復山東省絲綢工業(yè)學校。因原校已經(jīng)停辦18年之久，學校名為恢復，實為新建。其后經(jīng)過30年的發(fā)展，歷經(jīng)升格高職、學校更名，學校規(guī)模不斷擴大。但在發(fā)展過程中，學校檔案意識淡薄。2008年11月設立綜合檔案室，才有意識對散落在各部門的檔案進行了整理歸檔。學校成立之初的檔案除了幾張照片和學生提供的證書外幾乎丟失殆盡，這在學校的歷史上是無法填補的空白。

（二）檔案人員素質(zhì)的制約

現(xiàn)有高校中大部分檔案工作人員年齡偏大，適應能力較差，未受過系統(tǒng)的計算機培訓，計算機水平相對較低；大多數(shù)高校檔案儲存形式中，紙質(zhì)載體所占份額最大。接收電子檔案、掃描現(xiàn)存檔案、不同格式的轉(zhuǎn)換等具體操作挑戰(zhàn)著檔案人員的工作水平；因高校發(fā)展迅速，歸檔材料門類和數(shù)量增多，高校檔案人員被檔案借閱、檔案整理、檔案統(tǒng)計等日常工作占據(jù)，工作任務的繁重使得檔案人員很難兼顧提高信息化水平；檔案工作的信息化專業(yè)培訓較少，形式也比較單一。

（三）其他制約因素

各個高校檔案系統(tǒng)都是視情自行購置安裝，版本不一，互不兼容，這給高校間觀摩交流學習帶來了一定難度；相當多的高校對檔案工作仍然不夠重視，檔案信息化硬件設施配備不足，現(xiàn)有檔案設施滯后；檔案經(jīng)費盡管連年提高，但是缺口依然很大。以上這些因素都制約著檔案人員的信息化工作水平。

三、信息化時代高校檔案工作重點

大數(shù)據(jù)時代、數(shù)字檔案館、智慧檔案館的提出都是以信息化時代為背景提出來的，這對于高校檔案工作人員來說既是挑戰(zhàn)也是機遇。

（一）豐富擴大館藏，確保檔案完整齊全

館藏是檔案信息化的來源。檔案工作人員要依據(jù)“應歸盡歸、應收盡收”的要求，確保檔案館藏收集齊全。經(jīng)度上，要盡可能延伸檔案涉及的時間跨度，特別是跨年度的大事件；緯度上，要盡可能拓展檔案涉及領(lǐng)域的寬度和深度，確保所有部門檔案齊全、各門類收集齊全。內(nèi)容上，高校檔案要堅持以學生、教學、科研檔案為重點，也要兼顧行政、黨群、基建、財會等各個門類；形式上，以紙質(zhì)載體為主要載體的基礎上，也要注重載體的多樣性。同時要注意收集信息化時代產(chǎn)生的新的歸檔對象，如OA網(wǎng)站信息、政府網(wǎng)站信息、程序文件等具有保存價值的電子文件。

（二）結(jié)合檔案利用，迅速提高檔案人員信息化水平

信息化水平對檔案的開發(fā)利用具有重要作用。檔案的開發(fā)利用是以信息化的方式管理各種形式的電子文件。檔案人員信息化程度越高，檔案利用效率就越大。準確快速提供電子檔案以供查閱，這是檔案人員信息化工作的內(nèi)容之一。檔案網(wǎng)站建設、信息共享、掃描的具體操作、掃描的后續(xù)處理、數(shù)字檔案的格式轉(zhuǎn)換，檔案人員需要運用信息化能力完成。

檔案人員在掌握大量資料的基礎上，選取相關(guān)材料，突出學校發(fā)展，編訂全宗指南、編寫大事記、編纂學校年鑒；為突出學校的某一特色，選取典型圖片，舉辦各類展覽；運用視頻軟件，展現(xiàn)學校的整體風貌，打造學校宣傳口碑。深挖檔案價值內(nèi)涵，運用信息化手段對材料進行深度加工，檔案的價值更加突出鮮明，更易被人接受。

館藏檔案的利用必須與信息技術(shù)深度融合，檔案館實現(xiàn)了數(shù)字化后，參觀者通過掃碼、智能電子導覽系統(tǒng)即可了解展品背后的故事。檔案工作人員增強檔案信息化意識，迅速提高信息化水平，把檔案的日常工作與信息化接壤，實現(xiàn)檔案信息共享，使檔案資源成為高校信息資源的有力組成部分，使檔案更便利、更優(yōu)質(zhì)地服務于人，從而實現(xiàn)資政育人的目的。

（三）強化檔案宣傳功能

檔案信息化程度越高，檔案提供利用和服務就越便捷，利用手續(xù)就越簡化。檔案信息化資源以數(shù)碼形式存儲，以圖片、影像資料、電子文件等形式展現(xiàn)，具有極強的視覺沖擊力。檔案網(wǎng)站建設采用的學校風景圖片、重大活動圖片、視頻等信息化資源，強化了檔案的宣傳功能，對學?？诒鸬搅艘欢ㄗ饔?。怎樣利用現(xiàn)有的檔案資源與學校品牌有效銜接，讓檔案為學校建設發(fā)揮作用，在學校宣傳中占有一席之地，這是現(xiàn)階段檔案工作人員的一項重要使命。

“推進檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展”，這是新時期檔案工作的重要使命，也是檔案工作人員的職責所在，信息化背景下檔案工作人員如何面對機遇、迎接挑戰(zhàn)，檔案人還需不懈努力。