文/王小亞

大型煤化工建設(shè)項目是集石油化工、電力、鐵路等行業(yè)的綜合性大型建設(shè)項目，涉及行業(yè)、專業(yè)及人員多而復(fù)雜。只有從項目立項、審批、招投標、勘察、設(shè)計、采購、施工、監(jiān)理及竣工驗收的全方位、全過程進行文件控制及檔案管理，才能確保項目檔案通過行政管理部門的驗收，保證工程建設(shè)項目順利移交生產(chǎn)

建設(shè)工程項目文檔控制是項目從申報到實施，通過文檔控制人員建立并實施有序、可控及可追溯的穩(wěn)定控制體系，采用科學(xué)的方法和手段，對項目產(chǎn)生的各類文件進行全生命周期規(guī)范、準確、高效地動態(tài)控制和科學(xué)管理。文控工作分為前期策劃、過程控制和交付歸檔三個階段，不同階段的工作重點和要求也不同。

一、建設(shè)項目文檔控制基本要求

根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和建設(shè)項目檔案管理的特點，項目文件控制和檔案管理的原則是，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準。

1.對項目文件控制和檔案實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準，建立健全統(tǒng)一的建設(shè)項目文件控制和檔案工作制度及業(yè)務(wù)規(guī)范。所有參加項目建設(shè)的設(shè)計、施工、監(jiān)理單位，都必須按照建設(shè)單位的統(tǒng)一要求，并接受建設(shè)單位的業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)和考核。

2.建立各級項目文件控制和檔案管理網(wǎng)絡(luò)；要明確職責分工，在建立網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，要保持網(wǎng)絡(luò)人員的相對穩(wěn)定。

3.項目檔案實行“過程同步歸檔”的原則，從工程前期到竣工驗收移交，實現(xiàn)文件在各階段過程中歸檔。

4.項目檔案工作要在建設(shè)單位的統(tǒng)一管理和組織協(xié)調(diào)下，按“誰發(fā)生、誰經(jīng)辦、誰負責”的原則進行歸檔。工程前期文件、工程管理文件由建設(shè)單位相關(guān)部門統(tǒng)一匯總整理；施工文件由施工單位編制整理，建設(shè)項目實行總承包的，各分包單位負責收集、整理分包范圍內(nèi)的材料，交總包單位匯總、整理、編制；凡有分包的，由各分包單位負責收集、積累、系統(tǒng)整理全部文件交工文件；監(jiān)理文件由監(jiān)理單位負責編制整理。

二、建設(shè)項目文檔控制的主要措施

1.對建設(shè)項目文件和檔案工作實施全過程控制

項目建設(shè)單位應(yīng)建立建設(shè)項目檔案工作的“四同時”制度，即在項目立項時，就開始進行文件材料的收集、積累和整理工作；簽訂勘測、設(shè)計、施工、監(jiān)理等協(xié)議（合同）時，要對工程項目文件歸檔的質(zhì)量、份數(shù)和移交工作提出明確要求；在檢查工程進度與施工質(zhì)量時，要同時檢查工程歸檔文件的收集、整理情況；進行單位、分部、分項工程質(zhì)量等級評定和單項工程驗收時，要同時驗收應(yīng)歸檔文件材料的完整和準確，以及案卷整理質(zhì)量。

建設(shè)單位在簽訂勘測、設(shè)計、施工、監(jiān)理等協(xié)議（合同）時，要在合同中對工程項目歸檔文件的質(zhì)量、份數(shù)和移交提出明確要求，這就要求各承包商的文控和檔案人員要了解各項目所簽合同中，對竣工文件的要求，按照要求來進行建設(shè)項目檔案的相關(guān)工作。要求各承包商的檔案管理人員列為關(guān)鍵人員，不得隨意更換檔案人員。

2.實施建設(shè)項目文件歸檔的經(jīng)濟制約措施

實施建設(shè)項目文件歸檔的經(jīng)濟制約措施，各項目采用工程進度款或工程尾款的一定比例作為項目文件歸檔的控制措施，以確保交工技術(shù)文件歸檔的完整、準確、系統(tǒng)。

3.施工、監(jiān)理單位對建設(shè)項目檔案工作的控制措施

各施工、監(jiān)理單位都要針對所建設(shè)的項目，明確分管文件控制和檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確專、兼職文件控制和檔案人員，并實施“四納入”制度，即將施工、監(jiān)理文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作納入施工、監(jiān)理的計劃管理工作，納入施工管理及考核范圍，納入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工程技術(shù)人員的崗位職責，納入經(jīng)濟責任制。做到誰經(jīng)辦，誰積累、整理、歸檔，分工責任明確。

三、項目文件控制組織機構(gòu)

項目文件控制組織機構(gòu)是具備文控和檔案的專門機構(gòu)（文控部或文檔中心），這是文檔一體化控制管理的前提，也是檔案最終歸檔的有力保障。文控部門負責對文控檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。在行政上實行公司統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)上統(tǒng)一培訓(xùn)和指導(dǎo)，在程序上統(tǒng)一制定、實行專業(yè)標準和規(guī)范。

目前，項目管理流行矩陣式管理模式，即在文控業(yè)務(wù)隸屬項目部的管理機構(gòu)下，業(yè)務(wù)上接受公司文控檔案部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。

項目文控部門職責是進行項目前期的文控策劃，參與項目合同的文控部分的談判，參與文控系統(tǒng)開發(fā)定制，建立數(shù)據(jù)庫文件分類平臺，編制文控程序及項目相關(guān)方面的培訓(xùn)計劃。

1.項目部各裝置（或單元及單體）文控管理人員的動態(tài)配置

項目前期，文控負責的文件管理主要涉及可行性研究及政府相關(guān)前期報批文件，流程簡單、文件數(shù)量相對較小，大多數(shù)文控兼職秘書可以完成，文控需要一名就可滿足需要，在項目基礎(chǔ)設(shè)計階段，設(shè)計技術(shù)研究、開發(fā)量大，文件版次變化多。到詳細設(shè)計階段，各專業(yè)設(shè)計文件大量往來，設(shè)計、采購專業(yè)的請購詢價、設(shè)計與施工圖紙傳遞信息巨大，管理難度逐步加大，文控人員應(yīng)增加到3名以上，進行設(shè)計、施工、采購分專業(yè)管理。

施工安裝階段到項目工程中交階段，施工、采購、設(shè)計變更交叉進行，廠商文件大量開始接收，開車準備工作以及消防、安全、環(huán)保等專項審批報驗陸續(xù)開始。這個階段，各裝置項目組文控人員擔負文件接收、傳遞、整理等大量工作。從文件查找、催繳、整理、分類、排列、組卷、裝訂、編目任務(wù)更加繁重，大量文件需要整理移交和歸檔，電子文件錄入工作量達到最大，應(yīng)專門配備5名以上文控人員，并配備檔案方面的專業(yè)人員進行指導(dǎo)監(jiān)督。

2.文控工程師與專業(yè)工程師及秘書的管理職責區(qū)分

秘書負責日常文秘管理事務(wù)；專業(yè)工程師負責本部門設(shè)計、施工采購文件編制、修改，履行簽署手續(xù)，完成后統(tǒng)一交由文控工程師正式編號發(fā)布、保存；文控工程師負責外部文件的接收、轉(zhuǎn)發(fā)、審批、保存及統(tǒng)一管理。因此，必須強調(diào)文件的編號、發(fā)放、接收、保存、管理、借閱、歸檔，應(yīng)由文控工程師為主的統(tǒng)一歸口管理，三者職責不能混亂。

四、項目運行階段文檔的控制管理措施

工程項目文檔控制的主要內(nèi)容分為：項目前期文件、項目管理性文件、設(shè)計文件、商務(wù)采購文件、廠商文件、施工文件、監(jiān)理檢測文件、開車試生產(chǎn)文件、專項驗收審批文件（消防、安全、職業(yè)衛(wèi)生、環(huán)保、檔案專項驗收）等。

在項目文件接收、整理分發(fā)、存儲管理的過程中，須特別動態(tài)控制的文件的有效性、文件的完整性、文件內(nèi)容準確性。對文件的版次狀態(tài)、電子版的更新狀態(tài)、文件的特征描述、文件的分類狀態(tài)、收發(fā)時間、分發(fā)狀態(tài)、審批流程進行控制管理，也是文檔控制的關(guān)鍵點。

1.前期政府審批文件：統(tǒng)一由項目部文控部門收集整理歸檔。管理的要點是按照時間、問題分類，按照文書檔案的整理方式進行積累，應(yīng)及時掃描錄入到電子文檔平臺，便于管理利用。

2.設(shè)計文件主要包括：基礎(chǔ)（初步）設(shè)計、詳細設(shè)計、竣工圖設(shè)計等。設(shè)計文件的提交管理、審核的任務(wù)非常大，要求在文件出版提交之前，設(shè)計部門提出設(shè)計文件的成冊表、編號規(guī)則、專業(yè)分類規(guī)定、版次規(guī)定、設(shè)計變更出版規(guī)定、電子文件交付規(guī)則等等。由文控部門統(tǒng)一接收，設(shè)計經(jīng)理簽署審核簽字，方可接收。保證設(shè)計文件交付的完整，審核依據(jù)條件的準確。

3.廠商文件的控制管理：隨著EPC/E+P+C/EPCM等多種承包形式的多樣化，給廠商文件的管理造成了很大困難。但管理的要點是采購商務(wù)合同簽訂之前，采購合同中必須約定采購廠商文件的成冊表，嚴格約束文件的目錄、內(nèi)容、形式、電子版、圖紙等，杜絕采購文件的千差萬別。

4.施工文件和監(jiān)理檢測文件雖然龐大，但控制的要點在過程檢查和簽署認證，提前按照行業(yè)規(guī)定的交付內(nèi)容進行成冊表約束?？刂频年P(guān)鍵是對文件的原件、過程檢查記錄、報驗審批等內(nèi)容。

五、文件控制和檔案驗收其他相關(guān)問題的解釋

1.根據(jù)以往項目的經(jīng)驗，影像文件的管理比較滯后，應(yīng)由項目部專人負責收集整理歸檔。

2.項目工程進度付款需文控中心確認簽字，從而控制交工文件的歸檔進度。

3.施工圖加強項目組各專業(yè)審查設(shè)計人員的力量，降低不合格圖紙移交。

4.設(shè)備廠商隨機資料應(yīng)在設(shè)備到貨前和到貨時，將所有隨機資料驗收交付文控中心，文控中心不簽字不能驗收。

5.在施工中加強日常實體工程檢查的同時，要對文件加強驗收簽署，杜絕后期造假補缺。

6.實現(xiàn)文檔與工程同步驗收的關(guān)鍵是：工程資料實現(xiàn)分期分階段驗收。對于前期文件、設(shè)計文件等，在本階段結(jié)束后，紙質(zhì)歸檔；對于商務(wù)、采購、施工等項目管理性文件，在項目結(jié)束后，紙質(zhì)歸檔；對于施工文件、設(shè)備廠商資料及監(jiān)理檢測等資料，在項目中交后3個月內(nèi)，紙質(zhì)、電子同時歸檔。

7.原件歸檔原則和電子文件格式規(guī)定：原則上，歸檔文件只要求1份原件，簽字和簽章應(yīng)齊全；如果原件丟失，需出具證明。對于往來傳真件或OA、PIP等管理系統(tǒng)形成的電子原件也可歸檔。由于有歸檔紙質(zhì)文件印證效力的保證，電子文件的歸檔格式不予限制。