文/蘇穎超

電子檔案，也可稱為虛擬檔案，是區(qū)別于實體檔案的一種以字節(jié)等方式表示和存儲的檔案形式。電子檔案可包含紙制檔案的全部內(nèi)容，并具有存儲和傳輸方便、可視化強等特點。一般來說，電子檔案通常會以更易于被人們理解的文字、圖像、視頻、符號等方式顯示到用戶端。

一、電子檔案的優(yōu)勢

以高校人事或?qū)W生檔案為例，電子檔案在逐步建立過程中，已初步展示了其與傳統(tǒng)檔案相比的明顯優(yōu)勢。一是電子檔案存儲的密度很高。一張小小的芯片可存放內(nèi)容遠超傳統(tǒng)檔案，極大地節(jié)約了檔案存放空間和對紙張等材料的消耗，具有高度的經(jīng)濟性和環(huán)保性。二是電子檔案以字節(jié)等方式表示，可以通過信號進行傳輸，這極大地提高了檔案的傳輸性，可以在特定范圍內(nèi)實現(xiàn)信息的開放和共享。三是電子檔案的記錄方式以電腦可識別信號為基礎(chǔ)，賦予了其高度的機器識別能力，可實現(xiàn)高通量識別與處理等操作，極大地提高了檔案工作的效率。

隨著電子信息化的高速發(fā)展，電子檔案的數(shù)量日益增加，但在管理和使用中也存在一些問題，如何充分利用信息化平臺發(fā)揮電子檔案的諸多優(yōu)勢已成為一個亟待解決的問題。本文就當(dāng)前電子檔案利用率不高的情況，對影響利用率的因素進行了剖析并提出相應(yīng)建議，從而為提高電子檔案的利用、提升檔案管理的效能提供參考

二、電子檔案利用現(xiàn)狀

總體而言，雖然電子檔案具有傳統(tǒng)檔案無法比擬的眾多優(yōu)勢，但目前為止，電子檔案的利用率并不高，多數(shù)檔案管理機構(gòu)仍以傳統(tǒng)檔案作為存檔的必要文件，在電子檔案的管理上更傾向于“雙規(guī)制”方案。但“雙規(guī)制”無疑不能充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢。電子檔案還未能充分利用的原因主要有以下幾個問題：

1.電子檔案歸檔不足

與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案的歸檔是一個更復(fù)雜的、需要更高技術(shù)的工作。電子檔案的歸檔需要文件產(chǎn)生部門、電子檔案歸檔人員、電子檔案系統(tǒng)管理部門的密切配合，僅僅依靠檔案部門很難完成電子檔案的歸檔和保存。而目前，從文件產(chǎn)生單位到電子檔案歸檔人員，仍缺乏熟練掌握與電子檔案歸檔相關(guān)的計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專業(yè)化人員，很難做到像歸檔傳統(tǒng)檔案一般得心應(yīng)手。這就出現(xiàn)電子檔案錄入不足問題，且檔案的準確性與完整性也不能保障，從而在源頭上制約了電子檔案的利用。

2.電子檔案存儲載體的可靠性不強

雖然電子檔案存儲空間大大減少，但相較于傳統(tǒng)存儲載體，電子存儲的存儲載體并不穩(wěn)定。目前，計算機存儲所用的軟件和硬件更新都較快，特別是軟件系統(tǒng)。而軟硬件的更新容易導(dǎo)致存儲在內(nèi)的電子文件數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)發(fā)生改變，易造成數(shù)據(jù)的丟失、破損。另外，由于計算機、U盤、可移動硬盤等存儲設(shè)備都有使用壽命，也不利于電子檔案的長期保存。

3.電子檔案的安全性不高

制約電子檔案廣泛利用的一大重要因素就是電子檔案的安全性問題。由于電子檔案的儲存形式和儲存載體的特殊性，使得電子檔案極容易被非法獲得、甚至更改或破壞。一方面，電子檔案若不經(jīng)特殊加密或防護，其文件內(nèi)容的真實性就不能確認，從而不能發(fā)揮檔案的作用。另一方面，在互聯(lián)網(wǎng)高度發(fā)展的今天，互聯(lián)網(wǎng)開放性帶來的電腦病毒、黑客入侵等問題，也時刻挑戰(zhàn)著電子檔案的保密性，嚴重的還會導(dǎo)致電子檔案數(shù)據(jù)的損壞、丟失，或電子檔案系統(tǒng)的癱瘓，造成不可估量的后果。

三、提高電子檔案利用率的措施

1.提高檔案人員以及相關(guān)人員的專業(yè)化水平

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)充分認識到電子檔案與傳統(tǒng)檔案在管理上的差別，積極就電子檔案歸檔特點對相關(guān)人員進行定期培訓(xùn)，從而提高電子檔案歸檔的質(zhì)量和效率。同時，還應(yīng)當(dāng)就電子檔案安全性問題增強檔案管理人員的保密意識、安全意識，特別是在網(wǎng)絡(luò)安全方面。與此同時，由于電子檔案易受多種因素干擾和影響，為保證數(shù)據(jù)的準確性、安全性，還應(yīng)加大培養(yǎng)電子檔案管理復(fù)合型人才的力度，充分提高檔案管理者職業(yè)道德水平、專業(yè)技能和網(wǎng)絡(luò)安全防控能力。

此外，電子檔案的產(chǎn)生單位也應(yīng)緊跟檔案發(fā)展趨勢，積極學(xué)習(xí)電子檔案文件要求，規(guī)范電子檔案內(nèi)容與形式，應(yīng)充分了解電子文件的產(chǎn)生過程和規(guī)律，熟悉電子文件歸檔、保存等操作，為電子檔案的歸檔和管理提供準確、可靠的原始性數(shù)據(jù)。檔案管理人員則是承擔(dān)電子檔案歸檔工作的主要責(zé)任者，應(yīng)當(dāng)既掌握電子檔案歸檔的原則和方法，又熟悉全局情況，能起到統(tǒng)籌安排和協(xié)調(diào)的作用。信息管理部門則是建設(shè)和維護電子檔案系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)的專業(yè)技術(shù)部門，在保障電子檔案安全性、標(biāo)準化的工作中起著非常重要的作用?？梢?，電子檔案的妥善保存和管理需要檔案產(chǎn)生單位、管理單位、電子檔案系統(tǒng)服務(wù)單位等打破各自為政的壁壘，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)形成和完善電子檔案集成服務(wù)和利用系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檔案的妥善保存、安全共享，從而可為不同用戶提供便捷、安全、優(yōu)質(zhì)的電子檔案信息服務(wù)，充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢作用。

2.加大電子檔案存儲技術(shù)研究

電子檔案載體一般都具有一定的使用壽命，需要定期進行檢測和維護，及時預(yù)防和處理存在的問題。在定期檢測時，應(yīng)結(jié)合成本、時間問題，采用隨機抽檢、重點排查等方法提高檢測和維護效率。檢測操作中，也要保證檢測工作的規(guī)范化，避免出現(xiàn)人為損壞檔案的情況。同時，在存儲過程中，電子檔案載體較易受環(huán)境的影響，比如環(huán)境的溫度、濕度、電磁干擾等，應(yīng)注意保持電子檔案載體存放環(huán)境的溫、濕度，定期查看存儲設(shè)備狀態(tài)。

3.完善電子檔案安全體系

目前，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異，很大程度上威脅著電子檔案，一旦檔案信息被損壞、篡改或丟失，將帶來不可估量的影響和損失。因此，要加強對電子檔案的監(jiān)控，防止檔案數(shù)據(jù)被非法修改或損害。

一方面，有效加強網(wǎng)絡(luò)保護是保障電子檔案安全的必要條件。在實際應(yīng)用中，通過驗證登錄信息、輸入口令等核實用戶身份從而開啟相應(yīng)的訪問權(quán)限；而涉密電子檔案則不應(yīng)連入互聯(lián)網(wǎng)。檔案中心應(yīng)建立專業(yè)防火墻和殺毒軟件等防護措施，跟緊網(wǎng)絡(luò)發(fā)展步伐，通過各種方式特別是最新的安全防控技術(shù)嚴防電子檔案的損害或丟失。

另一方面，加強對電子檔案操作人員的管理也是保障電子檔案安全的重要條件。在實際操作中，應(yīng)當(dāng)對用戶進行權(quán)限劃分并有效控制各權(quán)限可操作內(nèi)容，所有操作行為應(yīng)當(dāng)實時記錄，特別是對電子檔案信息的存取、修改和傳輸?shù)?，從而為電子檔案的可靠性提供詳盡、完整和可追溯的管理證明。這就需要在電子檔案管理中應(yīng)當(dāng)比傳統(tǒng)檔案管理更嚴格，應(yīng)著重強調(diào)規(guī)范的操作流程，確保按要求認真實施信息操作從而消除電子檔案的安全隱患，使電子檔案充分發(fā)揮優(yōu)勢作用。

習(xí)近平總書記在黨的十九大報告中多次提到創(chuàng)新發(fā)展，電子檔案也是創(chuàng)新發(fā)展的產(chǎn)物。國家檔案局關(guān)于檔案事業(yè)發(fā)展的“十三五”規(guī)劃綱要中也明確強調(diào)要加快電子檔案信息化的步伐。當(dāng)前，電子檔案大潮已勢不可擋，存在的問題也不容忽視，因此，出現(xiàn)了“雙規(guī)制”等解決方案，一定程度上能保證避免電子檔案的一些缺點。但從長遠來看，電子信息技術(shù)的進步將推動越來越多的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化存貯，電子檔案的“單規(guī)制”也將是大勢所趨。因此，電子檔案應(yīng)從根本上克服弊端問題，杜絕安全隱患，通過完善制度、提高安全保密意識和專業(yè)技能，確保電子檔案的安全性和有效性，從而充分發(fā)揮其優(yōu)勢。