文振興/長(zhǎng)江水利委員會(huì)長(zhǎng)江科學(xué)院

企事業(yè)單位檔案室的檔案鑒定按文件流轉(zhuǎn)程序一般可分為歸檔鑒定和銷毀鑒定，理想情況下，檔案室保管的檔案要“有進(jìn)有出”，保持健康的流動(dòng)狀態(tài)。而實(shí)際上，檔案“有進(jìn)無(wú)出”或者“進(jìn)遠(yuǎn)大于出”的現(xiàn)象普遍存在，檔案鑒定工作往往難以開(kāi)展。檔案室檔案管理是我國(guó)檔案事業(yè)的重要組成部分，必須做好檔案室檔案鑒定工作。筆者分析了檔案室檔案鑒定工作難以開(kāi)展的原因，并探討了如何做好檔案室檔案鑒定工作。

1 檔案鑒定工作難以開(kāi)展的原因分析

1.1 內(nèi)部因素

1.1.1 檔案鑒定前期工作不夠扎實(shí)

第一，不對(duì)國(guó)家發(fā)布的歸檔范圍和保管期限表等規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行詳細(xì)研究和認(rèn)真解讀，而是直接作為內(nèi)部管理制度使用。一般來(lái)說(shuō)，國(guó)家制定的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)具有指導(dǎo)面寬、內(nèi)容多而泛的特點(diǎn)，發(fā)布后需要各單位結(jié)合實(shí)際情況采取有效措施如開(kāi)展技術(shù)交底、業(yè)務(wù)交底或參照單位內(nèi)部質(zhì)量文控體系等，對(duì)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行取舍和細(xì)化，形成符合本單位實(shí)際需求的、具有極強(qiáng)針對(duì)性的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。但在實(shí)踐工作中，很多單位直接將國(guó)家發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范拿來(lái)做本單位的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，由于檔案價(jià)值把握彈性大，檔案人員在檔案鑒定中無(wú)法準(zhǔn)確地做出判斷[1]。

第二，破壞檔案之間的“有機(jī)聯(lián)系”。一般而言，單位在從事一項(xiàng)生產(chǎn)活動(dòng)時(shí)會(huì)產(chǎn)生多份文件，這些文件從產(chǎn)生到結(jié)束會(huì)歷經(jīng)多個(gè)管理和生產(chǎn)部門，有些部門在履行職責(zé)時(shí)會(huì)“截留”部分有價(jià)值的文件并自行向檔案部門移交。這些因工作需要暫時(shí)分散保存在各部門的文件實(shí)際上是一個(gè)有機(jī)整體，在歸檔后須重建并保持檔案內(nèi)容之間的有機(jī)聯(lián)系。但有些單位在制定檔案分類整理方案時(shí)只考慮了檔案的來(lái)源部門卻忽略了檔案的內(nèi)容聯(lián)系，比如簡(jiǎn)單地將辦公室歸檔的文件歸類為文書檔案、將計(jì)劃處歸檔的合同歸類為合同檔案、將生產(chǎn)部門歸檔的文件歸類為技術(shù)檔案。這種分類方法是值得商榷的，因?yàn)樗永m(xù)了以分工管理為主的分散型管理體制的缺陷，讓注重單方面、單要素的職能管理割裂了檔案內(nèi)容的整體性。這樣就容易導(dǎo)致檔案人員在鑒定時(shí)難以全方位把握檔案的產(chǎn)生背景和產(chǎn)生過(guò)程，進(jìn)而不能準(zhǔn)確判斷檔案的價(jià)值。

1.1.2 檔案鑒定工作機(jī)制存在缺陷

第一，缺乏對(duì)工作的統(tǒng)籌安排。在實(shí)踐中，檔案室主要負(fù)責(zé)保管好其他管理與生產(chǎn)部門移交過(guò)來(lái)的檔案并提供利用，檔案的完整性和準(zhǔn)確性主要由檔案產(chǎn)生部門負(fù)責(zé)，但單位員工很容易陷入“文件一旦移交，鑒定就是檔案部門的事”的認(rèn)知誤區(qū)。應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到，檔案和檔案工作不但具有獨(dú)立性，而且具有依附性，其依附性主要表現(xiàn)在檔案內(nèi)容絕大多數(shù)不是檔案工作內(nèi)容，檔案室管理的檔案絕大多數(shù)也不是檔案室自身形成的，因而落實(shí)檔案鑒定工作所要求的“鑒定主體具備全面、歷史、發(fā)展的眼光，在鑒定期滿檔案時(shí)，不僅要關(guān)注檔案對(duì)原生單位的第一價(jià)值，而且要關(guān)注檔案對(duì)國(guó)家、社會(huì)的第二價(jià)值”，單純依靠檔案室的力量是難以實(shí)現(xiàn)的，所以檔案鑒定需要單位其他部門的配合，共同實(shí)現(xiàn)。然而，要使文件產(chǎn)生部門與檔案室協(xié)同合作，就必須要有驅(qū)動(dòng)因素，這種驅(qū)動(dòng)因素一般指向內(nèi)部管理體制，即在分工體制下需要建立統(tǒng)籌工作機(jī)制，而這種機(jī)制是很多單位所沒(méi)有的。

第二，“終身主要責(zé)任制”催生“不求有功、但求無(wú)過(guò)”的心理。很多單位的檔案工作采取的是領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，即由分管領(lǐng)導(dǎo)或負(fù)責(zé)人對(duì)其任期內(nèi)的檔案工作負(fù)終身主要責(zé)任。眾所周知，檔案多為“孤本”，一旦遺失或損毀不可再生，因此銷毀檔案都需要分管領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章并承擔(dān)銷毀后的責(zé)任。這種“集主要責(zé)任于一身”的工作機(jī)制容易催生“不求有功、但求無(wú)過(guò)”的心理，這是很多分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)在銷毀檔案工作上態(tài)度消極的主要成因之一。

1.2 外部因素

1.2.1 鑒定依據(jù)模糊

檔案鑒定工作始終圍繞檔案價(jià)值這個(gè)基本點(diǎn)進(jìn)行，然而價(jià)值是抽象的，要把抽象的概念落實(shí)到具體工作中，就必須要有比較明確的判定依據(jù)和判斷方法。

縱觀《機(jī)關(guān)檔案工作條例》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》《城市社區(qū)檔案管理辦法》《村級(jí)檔案管理辦法》《國(guó)土資源業(yè)務(wù)檔案管理辦法》等各種檔案法規(guī)，可以發(fā)現(xiàn)有關(guān)檔案鑒定方面的條款大多從工作程序上予以規(guī)定，比如對(duì)于銷毀鑒定，只規(guī)定了鑒定主體和銷毀程序兩個(gè)方面內(nèi)容，即要求鑒定小組由相關(guān)業(yè)務(wù)部門和檔案部門共同組成，銷毀程序包括造冊(cè)登記、審核簽字、派人監(jiān)督、永久保存銷毀清冊(cè)等，而對(duì)如何判定期滿檔案后續(xù)價(jià)值沒(méi)有給出方向。

另外，目前國(guó)內(nèi)還沒(méi)有“普適”的鑒定理論用以指導(dǎo)實(shí)踐。當(dāng)前常見(jiàn)的鑒定理論包括年齡鑒定輪、行政官員決定論、職能鑒定論、利用決定論、宏觀鑒定論[2]等，這些理論判定的側(cè)重點(diǎn)不同，或?yàn)閬?lái)源、或?yàn)閮?nèi)容、或?yàn)檩d體；或?yàn)閱我粋?cè)重點(diǎn)、或?yàn)閺?fù)合側(cè)重點(diǎn)。這些理論畢竟都是舶來(lái)品，究竟哪一個(gè)適合我國(guó)國(guó)情，對(duì)此國(guó)內(nèi)仍莫衷一是。雖然學(xué)者也在不斷發(fā)展我國(guó)的檔案鑒定理論，但還沒(méi)有一種思想在業(yè)界得到普遍性的推廣應(yīng)用。

1.2.2 鑒定指導(dǎo)不足

業(yè)界開(kāi)展檔案工作主要有兩個(gè)遵循，首先是規(guī)章政策性文件，其次是業(yè)內(nèi)優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)。多數(shù)單位檔案工作者終其一生扎根基層，缺乏檔案鑒定工作經(jīng)驗(yàn)，所以迫切需要檔案行政管理部門或行業(yè)協(xié)會(huì)開(kāi)展業(yè)務(wù)指導(dǎo)和經(jīng)驗(yàn)推廣。2018年上半年，筆者所在的長(zhǎng)江水利委員會(huì)長(zhǎng)江科學(xué)院共收到5個(gè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)通知，分別來(lái)自國(guó)家發(fā)改委、國(guó)家檔案局、水利部等下屬培訓(xùn)中心或協(xié)會(huì)，培訓(xùn)內(nèi)容“大同小異”，都包括了“建設(shè)項(xiàng)目檔案管理”和“檔案信息化”兩方面主要內(nèi)容。特別值得一提的是，“棄舊揚(yáng)新”也是長(zhǎng)期以來(lái)企事業(yè)單位所參加培訓(xùn)的特點(diǎn)，換言之，絕大多數(shù)培訓(xùn)只針對(duì)近期新發(fā)布的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)和新時(shí)期檔案工作問(wèn)題，而關(guān)于像檔案鑒定這類“老大難”問(wèn)題的培訓(xùn)甚少。然而，檔案鑒定是檔案工作實(shí)踐的重要組成部分，它關(guān)系著館藏的優(yōu)劣、管理成本的高低和檔案編研宣傳等工作效率的高低。但很多單位的檔案鑒定工作開(kāi)展情況很不理想，甚至自成立以來(lái)從未開(kāi)展銷毀鑒定，只以不斷擴(kuò)充庫(kù)房、增加檔案工作員工來(lái)應(yīng)對(duì)文件日益增長(zhǎng)的困局，這和檔案鑒定工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)不足不無(wú)關(guān)系。

2 如何做好檔案鑒定工作

2.1 檔案室自身

2.1.1 重視檔案鑒定前期工作

一要對(duì)國(guó)家發(fā)布的歸檔范圍和保管期限表等規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行詳細(xì)研究和認(rèn)真解讀。檔案室要和其他管理、生產(chǎn)部門之間開(kāi)展技術(shù)交底或業(yè)務(wù)交底，對(duì)單位內(nèi)文件的來(lái)源、內(nèi)容和性質(zhì)做具體研究，或檔案室要認(rèn)真研究單位內(nèi)部質(zhì)量文控體系，并在此基礎(chǔ)上對(duì)國(guó)家發(fā)布的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行取舍與細(xì)化，形成符合本單位實(shí)際情況的檔案鑒定制度，如此，兼職檔案員在收集時(shí)才有判別依據(jù)，單位責(zé)任人在審批時(shí)才有把關(guān)依據(jù)，檔案室在接收時(shí)才有檢查依據(jù)。二要不破壞案卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，維護(hù)檔案的系統(tǒng)性，如要充分利用卷內(nèi)備考表、文件移交清單或著錄系統(tǒng)的備注欄對(duì)檔案案卷的基本情況和特殊情況加以說(shuō)明，讓檔案人員鑒定時(shí)可追根溯源，能把握住管理與生產(chǎn)活動(dòng)的來(lái)龍去脈。

2.1.2 健全內(nèi)部工作機(jī)制

單位要推動(dòng)檔案鑒定工作需要建立統(tǒng)籌機(jī)制?？梢越梃b學(xué)位評(píng)定委員會(huì)的設(shè)置模式，建立檔案工作委員會(huì)或者檔案鑒定委員會(huì)。該委員會(huì)不是日常的辦事機(jī)構(gòu)，只在研究制定本單位文件歸檔范圍和保管期限表以及開(kāi)展銷毀鑒定等時(shí)進(jìn)行研究討論和作出決定。此舉一方面可以通過(guò)優(yōu)化人員構(gòu)成，繼而優(yōu)化鑒定主體的知識(shí)結(jié)構(gòu)體系，提高鑒定主體的整體鑒定能力；另一方面可以稀釋分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其任期內(nèi)銷毀檔案的“終身主要責(zé)任”，提高其對(duì)開(kāi)展鑒定銷毀工作的支持力度。

2.1.3 檔案工作人員要加強(qiáng)對(duì)外交流與學(xué)習(xí)

檔案室作為單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，一般沒(méi)有創(chuàng)收壓力，但相較于生產(chǎn)部門要封閉得多。為適應(yīng)新時(shí)期新變化，更好地服務(wù)于單位內(nèi)的各項(xiàng)管理和生產(chǎn)工作，檔案工作人員必須主動(dòng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)和交流，不斷更新檔案工作特別是鑒定工作的理念和方法。此外，檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性工作，要做好檔案工作，檔案工作人員需要具備較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)；另外，檔案室檔案工作涉及的檔案門類比較多，包括科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、文書檔案等等，因此還需要檔案人員不斷加強(qiáng)對(duì)單位有關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)和了解。

2.2 外部環(huán)境

2.2.1 積極發(fā)展檔案鑒定理論

目前，學(xué)界和業(yè)界在檔案鑒定方面是脫節(jié)的。一般來(lái)說(shuō)，檔案學(xué)者往往沒(méi)有親身經(jīng)歷過(guò)實(shí)際部門的檔案工作，檔案學(xué)者如果不深入實(shí)際部門進(jìn)行調(diào)研，即便有再?gòu)?qiáng)的理論功底也很難把握實(shí)際部門特別是檔案室檔案鑒定工作的要點(diǎn)和難點(diǎn)，很可能導(dǎo)致提出的鑒定理論不契合實(shí)際、不具有“普適性”。因此，要積極發(fā)展檔案鑒定理論，就要?jiǎng)?chuàng)造條件鼓勵(lì)檔案學(xué)者深入實(shí)際部門，特別是深入企事業(yè)單位檔案室進(jìn)行調(diào)研，如通過(guò)“校企合作”的方式邀請(qǐng)檔案學(xué)者深入企業(yè)檔案室調(diào)研企業(yè)檔案鑒定工作。

2.2.2 推進(jìn)檔案鑒定業(yè)務(wù)培訓(xùn)

如前所述，各地區(qū)、各行業(yè)每年舉辦的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)數(shù)量并不算少，但從質(zhì)量上來(lái)看，培訓(xùn)內(nèi)容存在大同小異、棄舊揚(yáng)新的問(wèn)題。其實(shí)，在實(shí)際工作中，檔案工作者對(duì)業(yè)務(wù)培訓(xùn)的需求是多方面的，既有新時(shí)期新問(wèn)題，又有長(zhǎng)期以來(lái)的疑難雜癥；既有宏觀政策方面的問(wèn)題，又有微觀業(yè)務(wù)方面的問(wèn)題。尤其是像檔案鑒定這類疑難問(wèn)題，企事業(yè)單位的學(xué)習(xí)需求是很強(qiáng)烈的，誰(shuí)來(lái)鑒定、如何鑒定、怎么鑒定、鑒定什么等問(wèn)題都是值得探討交流的行業(yè)問(wèn)題。各地區(qū)檔案行政管理部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等組織積極開(kāi)展檔案鑒定業(yè)務(wù)方面的研究和培訓(xùn)，有助于推動(dòng)企事業(yè)單位檔案室檔案鑒定工作。