文振興/長(zhǎng)江水利委員會(huì)長(zhǎng)江科學(xué)院

企事業(yè)單位檔案室的檔案鑒定按文件流轉(zhuǎn)程序一般可分為歸檔鑒定和銷毀鑒定，理想情況下，檔案室保管的檔案要“有進(jìn)有出”，保持健康的流動(dòng)狀態(tài)。而實(shí)際上，檔案“有進(jìn)無(wú)出”或者“進(jìn)遠(yuǎn)大于出”的現(xiàn)象普遍存在，檔案鑒定工作往往難以開展。檔案室檔案管理是我國(guó)檔案事業(yè)的重要組成部分，必須做好檔案室檔案鑒定工作。筆者分析了檔案室檔案鑒定工作難以開展的原因，并探討了如何做好檔案室檔案鑒定工作。

1 檔案鑒定工作難以開展的原因分析

1.1 內(nèi)部因素

1.1.1 檔案鑒定前期工作不夠扎實(shí)

第一，不對(duì)國(guó)家發(fā)布的歸檔范圍和保管期限表等規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行詳細(xì)研究和認(rèn)真解讀，而是直接作為內(nèi)部管理制度使用。一般來(lái)說(shuō)，國(guó)家制定的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)具有指導(dǎo)面寬、內(nèi)容多而泛的特點(diǎn)，發(fā)布后需要各單位結(jié)合實(shí)際情況采取有效措施如開展技術(shù)交底、業(yè)務(wù)交底或參照單位內(nèi)部質(zhì)量文控體系等，對(duì)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行取舍和細(xì)化，形成符合本單位實(shí)際需求的、具有極強(qiáng)針對(duì)性的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。但在實(shí)踐工作中，很多單位直接將國(guó)家發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范拿來(lái)做本單位的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，由于檔案價(jià)值把握彈性大，檔案人員在檔案鑒定中無(wú)法準(zhǔn)確地做出判斷[1]。

第二，破壞檔案之間的“有機(jī)聯(lián)系”。一般而言，單位在從事一項(xiàng)生產(chǎn)活動(dòng)時(shí)會(huì)產(chǎn)生多份文件，這些文件從產(chǎn)生到結(jié)束會(huì)歷經(jīng)多個(gè)管理和生產(chǎn)部門，有些部門在履行職責(zé)時(shí)會(huì)“截留”部分有價(jià)值的文件并自行向檔案部門移交。這些因工作需要暫時(shí)分散保存在各部門的文件實(shí)際上是一個(gè)有機(jī)整體，在歸檔后須重建并保持檔案內(nèi)容之間的有機(jī)聯(lián)系。但有些單位在制定檔案分類整理方案時(shí)只考慮了檔案的來(lái)源部門卻忽略了檔案的內(nèi)容聯(lián)系，比如簡(jiǎn)單地將辦公室歸檔的文件歸類為文書檔案、將計(jì)劃處歸檔的合同歸類為合同檔案、將生產(chǎn)部門歸檔的文件歸類為技術(shù)檔案。這種分類方法是值得商榷的，因?yàn)樗永m(xù)了以分工管理為主的分散型管理體制的缺陷，讓注重單方面、單要素的職能管理割裂了檔案內(nèi)容的整體性。這樣就容易導(dǎo)致檔案人員在鑒定時(shí)難以全方位把握檔案的產(chǎn)生背景和產(chǎn)生過(guò)程，進(jìn)而不能準(zhǔn)確判斷檔案的價(jià)值。

1.1.2 檔案鑒定工作機(jī)制存在缺陷

第一，缺乏對(duì)工作的統(tǒng)籌安排。在實(shí)踐中，檔案室主要負(fù)責(zé)保管好其他管理與生產(chǎn)部門移交過(guò)來(lái)的檔案并提供利用，檔案的完整性和準(zhǔn)確性主要由檔案產(chǎn)生部門負(fù)責(zé)，但單位員工很容易陷入“文件一旦移交，鑒定就是檔案部門的事”的認(rèn)知誤區(qū)。應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到，檔案和檔案工作不但具有獨(dú)立性，而且具有依附性，其依附性主要表現(xiàn)在檔案內(nèi)容絕大多數(shù)不是檔案工作內(nèi)容，檔案室管理的檔案絕大多數(shù)也不是檔案室自身形成的，因而落實(shí)檔案鑒定工作所要求的“鑒定主體具備全面、歷史、發(fā)展的眼光，在鑒定期滿檔案時(shí)，不僅要關(guān)注檔案對(duì)原生單位的第一價(jià)值，而且要關(guān)注檔案對(duì)國(guó)家、社會(huì)的第二價(jià)值”，單純依靠檔案室的力量是難以實(shí)現(xiàn)的，所以檔案鑒定需要單位其他部門的配合，共同實(shí)現(xiàn)。然而，要使文件產(chǎn)生部門與檔案室協(xié)同合作，就必須要有驅(qū)動(dòng)因素，這種驅(qū)動(dòng)因素一般指向內(nèi)部管理體制，即在分工體制下需要建立統(tǒng)籌工作機(jī)制，而這種機(jī)制是很多單位所沒(méi)有的。

第二，“終身主要責(zé)任制”催生“不求有功、但求無(wú)過(guò)”的心理。很多單位的檔案工作采取的是領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，即由分管領(lǐng)導(dǎo)或負(fù)責(zé)人對(duì)其任期內(nèi)的檔案工作負(fù)終身主要責(zé)任。眾所周知，檔案多為“孤本”，一旦遺失或損毀不可再生，因此銷毀檔案都需要分管領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章并承擔(dān)銷毀后的責(zé)任。這種“集主要責(zé)任于一身”的工作機(jī)制容易催生“不求有功、但求無(wú)過(guò)”的心理，這是很多分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)在銷毀檔案工作上態(tài)度消極的主要成因之一。

1.2 外部因素

1.2.1 鑒定依據(jù)模糊

檔案鑒定工作始終圍繞檔案價(jià)值這個(gè)基本點(diǎn)進(jìn)行，然而價(jià)值是抽象的，要把抽象的概念落實(shí)到具體工作中，就必須要有比較明確的判定依據(jù)和判斷方法。

縱觀《機(jī)關(guān)檔案工作條例》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》《城市社區(qū)檔案管理辦法》《村級(jí)檔案管理辦法》《國(guó)土資源業(yè)務(wù)檔案管理辦法》等各種檔案法規(guī)，可以發(fā)現(xiàn)有關(guān)檔案鑒定方面的條款大多從工作程序上予以規(guī)定，比如對(duì)于銷毀鑒定，只規(guī)定了鑒定主體和銷毀程序兩個(gè)方面內(nèi)容，即要求鑒定小組由相關(guān)業(yè)務(wù)部門和檔案部門共同組成，銷毀程序包括造冊(cè)登記、審核簽字、派人監(jiān)督、永久保存銷毀清冊(cè)等，而對(duì)如何判定期滿檔案后續(xù)價(jià)值沒(méi)有給出方向。

另外，目前國(guó)內(nèi)還沒(méi)有“普適”的鑒定理論用以指導(dǎo)實(shí)踐。當(dāng)前常見(jiàn)的鑒定理論包括年齡鑒定輪、行政官員決定論、職能鑒定論、利用決定論、宏觀鑒定論[2]等，這些理論判定的側(cè)重點(diǎn)不同，或?yàn)閬?lái)源、或?yàn)閮?nèi)容、或?yàn)檩d體；或?yàn)閱我粋?cè)重點(diǎn)、或?yàn)閺?fù)合側(cè)重點(diǎn)。這些理論畢竟都是舶來(lái)品，究竟哪一個(gè)適合我國(guó)國(guó)情，對(duì)此國(guó)內(nèi)仍莫衷一是。雖然學(xué)者也在不斷發(fā)展我國(guó)的檔案鑒定理論，但還沒(méi)有一種思想在業(yè)界得到普遍性的推廣應(yīng)用。

1.2.2 鑒定指導(dǎo)不足

業(yè)界開展檔案工作主要有兩個(gè)遵循，首先是規(guī)章政策性文件，其次是業(yè)內(nèi)優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)。多數(shù)單位檔案工作者終其一生扎根基層，缺乏檔案鑒定工作經(jīng)驗(yàn)，所以迫切需要檔案行政管理部門或行業(yè)協(xié)會(huì)開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)和經(jīng)驗(yàn)推廣。2018年上半年，筆者所在的長(zhǎng)江水利委員會(huì)長(zhǎng)江科學(xué)院共收到5個(gè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)通知，分別來(lái)自國(guó)家發(fā)改委、國(guó)家檔案局、水利部等下屬培訓(xùn)中心或協(xié)會(huì)，培訓(xùn)內(nèi)容“大同小異”，都包括了“建設(shè)項(xiàng)目檔案管理”和“檔案信息化”兩方面主要內(nèi)容。特別值得一提的是，“棄舊揚(yáng)新”也是長(zhǎng)期以來(lái)企事業(yè)單位所參加培訓(xùn)的特點(diǎn)，換言之，絕大多數(shù)培訓(xùn)只針對(duì)近期新發(fā)布的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)和新時(shí)期檔案工作問(wèn)題，而關(guān)于像檔案鑒定這類“老大難”問(wèn)題的培訓(xùn)甚少。然而，檔案鑒定是檔案工作實(shí)踐的重要組成部分，它關(guān)系著館藏的優(yōu)劣、管理成本的高低和檔案編研宣傳等工作效率的高低。但很多單位的檔案鑒定工作開展情況很不理想，甚至自成立以來(lái)從未開展銷毀鑒定，只以不斷擴(kuò)充庫(kù)房、增加檔案工作員工來(lái)應(yīng)對(duì)文件日益增長(zhǎng)的困局，這和檔案鑒定工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)不足不無(wú)關(guān)系。

2 如何做好檔案鑒定工作

2.1 檔案室自身

2.1.1 重視檔案鑒定前期工作

一要對(duì)國(guó)家發(fā)布的歸檔范圍和保管期限表等規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行詳細(xì)研究和認(rèn)真解讀。檔案室要和其他管理、生產(chǎn)部門之間開展技術(shù)交底或業(yè)務(wù)交底，對(duì)單位內(nèi)文件的來(lái)源、內(nèi)容和性質(zhì)做具體研究，或檔案室要認(rèn)真研究單位內(nèi)部質(zhì)量文控體系，并在此基礎(chǔ)上對(duì)國(guó)家發(fā)布的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行取舍與細(xì)化，形成符合本單位實(shí)際情況的檔案鑒定制度，如此，兼職檔案員在收集時(shí)才有判別依據(jù)，單位責(zé)任人在審批時(shí)才有把關(guān)依據(jù)，檔案室在接收時(shí)才有檢查依據(jù)。二要不破壞案卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，維護(hù)檔案的系統(tǒng)性，如要充分利用卷內(nèi)備考表、文件移交清單或著錄系統(tǒng)的備注欄對(duì)檔案案卷的基本情況和特殊情況加以說(shuō)明，讓檔案人員鑒定時(shí)可追根溯源，能把握住管理與生產(chǎn)活動(dòng)的來(lái)龍去脈。

2.1.2 健全內(nèi)部工作機(jī)制

單位要推動(dòng)檔案鑒定工作需要建立統(tǒng)籌機(jī)制?？梢越梃b學(xué)位評(píng)定委員會(huì)的設(shè)置模式，建立檔案工作委員會(huì)或者檔案鑒定委員會(huì)。該委員會(huì)不是日常的辦事機(jī)構(gòu)，只在研究制定本單位文件歸檔范圍和保管期限表以及開展銷毀鑒定等時(shí)進(jìn)行研究討論和作出決定。此舉一方面可以通過(guò)優(yōu)化人員構(gòu)成，繼而優(yōu)化鑒定主體的知識(shí)結(jié)構(gòu)體系，提高鑒定主體的整體鑒定能力；另一方面可以稀釋分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其任期內(nèi)銷毀檔案的“終身主要責(zé)任”，提高其對(duì)開展鑒定銷毀工作的支持力度。

2.1.3 檔案工作人員要加強(qiáng)對(duì)外交流與學(xué)習(xí)

檔案室作為單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，一般沒(méi)有創(chuàng)收壓力，但相較于生產(chǎn)部門要封閉得多。為適應(yīng)新時(shí)期新變化，更好地服務(wù)于單位內(nèi)的各項(xiàng)管理和生產(chǎn)工作，檔案工作人員必須主動(dòng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)和交流，不斷更新檔案工作特別是鑒定工作的理念和方法。此外，檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性工作，要做好檔案工作，檔案工作人員需要具備較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)；另外，檔案室檔案工作涉及的檔案門類比較多，包括科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、文書檔案等等，因此還需要檔案人員不斷加強(qiáng)對(duì)單位有關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)和了解。

2.2 外部環(huán)境

2.2.1 積極發(fā)展檔案鑒定理論

目前，學(xué)界和業(yè)界在檔案鑒定方面是脫節(jié)的。一般來(lái)說(shuō)，檔案學(xué)者往往沒(méi)有親身經(jīng)歷過(guò)實(shí)際部門的檔案工作，檔案學(xué)者如果不深入實(shí)際部門進(jìn)行調(diào)研，即便有再?gòu)?qiáng)的理論功底也很難把握實(shí)際部門特別是檔案室檔案鑒定工作的要點(diǎn)和難點(diǎn)，很可能導(dǎo)致提出的鑒定理論不契合實(shí)際、不具有“普適性”。因此，要積極發(fā)展檔案鑒定理論，就要?jiǎng)?chuàng)造條件鼓勵(lì)檔案學(xué)者深入實(shí)際部門，特別是深入企事業(yè)單位檔案室進(jìn)行調(diào)研，如通過(guò)“校企合作”的方式邀請(qǐng)檔案學(xué)者深入企業(yè)檔案室調(diào)研企業(yè)檔案鑒定工作。

2.2.2 推進(jìn)檔案鑒定業(yè)務(wù)培訓(xùn)

如前所述，各地區(qū)、各行業(yè)每年舉辦的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)數(shù)量并不算少，但從質(zhì)量上來(lái)看，培訓(xùn)內(nèi)容存在大同小異、棄舊揚(yáng)新的問(wèn)題。其實(shí)，在實(shí)際工作中，檔案工作者對(duì)業(yè)務(wù)培訓(xùn)的需求是多方面的，既有新時(shí)期新問(wèn)題，又有長(zhǎng)期以來(lái)的疑難雜癥；既有宏觀政策方面的問(wèn)題，又有微觀業(yè)務(wù)方面的問(wèn)題。尤其是像檔案鑒定這類疑難問(wèn)題，企事業(yè)單位的學(xué)習(xí)需求是很強(qiáng)烈的，誰(shuí)來(lái)鑒定、如何鑒定、怎么鑒定、鑒定什么等問(wèn)題都是值得探討交流的行業(yè)問(wèn)題。各地區(qū)檔案行政管理部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等組織積極開展檔案鑒定業(yè)務(wù)方面的研究和培訓(xùn)，有助于推動(dòng)企事業(yè)單位檔案室檔案鑒定工作。