文·杜俊河

近些年來(lái)，城市近郊的農(nóng)村城市化成為中國(guó)發(fā)展的一大特征。青島市嶗山區(qū)原來(lái)全是農(nóng)村，由于城市化發(fā)展迅猛，嶗山區(qū)的金家?guī)X、中韓、沙子口街道辦事處管轄范圍漸漸成為主城區(qū)，近幾年陸續(xù)成立了22個(gè)城市社區(qū)，與原來(lái)的農(nóng)村社區(qū)并存。嶗山區(qū)的農(nóng)村社區(qū)已普遍成立了檔案室，形成年年歸檔的工作機(jī)制，城市社區(qū)作為新生的基層組織，其建檔存在一定的問(wèn)題。嶗山區(qū)檔案局積極調(diào)研、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，在進(jìn)行充分思考的前提下，采取措施開(kāi)展實(shí)踐工作，幫助城市社區(qū)建立起檔案工作網(wǎng)絡(luò)，形成建檔工作機(jī)制，使建檔工作在城市社區(qū)落地開(kāi)花，探索出一套行之有效的工作方法。

一、調(diào)查研究，找準(zhǔn)問(wèn)題

要對(duì)城市社區(qū)檔案工作進(jìn)行有效管理，進(jìn)行調(diào)研、找準(zhǔn)問(wèn)題是工作迅速開(kāi)展的有效途徑。隨著經(jīng)濟(jì)的快迅發(fā)展，農(nóng)村城市化步伐的加快，在婚姻變化、房屋交易、社會(huì)保險(xiǎn)等方面出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，許多人意識(shí)到了檔案的重要性，沒(méi)有檔案，許多問(wèn)題都解決不了。為能讓檔案工作在城市社區(qū)成立之初就走上正軌，嶗山區(qū)檔案局及時(shí)將城市檔案工作列入議事日程，走入城市社區(qū)進(jìn)行調(diào)研和思考，以找準(zhǔn)問(wèn)題。

一是檔案意識(shí)淡薄。城市社區(qū)由于剛成立，大多社區(qū)根本不知道有建檔這項(xiàng)工作要做，不知道這項(xiàng)工作受誰(shuí)領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)，更不知道怎樣開(kāi)展。這使大多數(shù)城市社區(qū)檔案工作處于無(wú)人管的狀態(tài)，或者即使有人管，也管得不到位，造成檔案工作無(wú)法有效地開(kāi)展。

二是普遍缺少檔案室和檔案裝具。城市社區(qū)由于用房緊張，大多沒(méi)檔案室，檔案與辦公場(chǎng)所在一起，根本談不上設(shè)備齊全；即使個(gè)別社區(qū)有檔案室，往往檔案櫥柜陳舊，無(wú)安全防護(hù)措施，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到“九防”要求。主要原因是許多社區(qū)沒(méi)有資金購(gòu)買(mǎi)檔案設(shè)備設(shè)施，有的社區(qū)即使有資金，也不清楚購(gòu)置什么樣的設(shè)備設(shè)施。

三是檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)把握不準(zhǔn)問(wèn)題。由于社區(qū)檔案人員檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)掌握不夠，城市社區(qū)成立以來(lái)檔案未整理，個(gè)別社區(qū)即使整理了，也往往存在整理不規(guī)范、檔號(hào)填寫(xiě)不準(zhǔn)確等許多問(wèn)題，利用起來(lái)很不方便。城市社區(qū)還存在檔案移交、利用、安全管理等制度不健全現(xiàn)象。

這些問(wèn)題的存在，主要是因?yàn)槌鞘猩鐓^(qū)剛成立，沒(méi)有檔案工作這根弦，因此幫助城市社區(qū)建立工作網(wǎng)絡(luò)，形成領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制是最關(guān)建的一環(huán)。同時(shí)，幫助城市社區(qū)解決設(shè)施裝具和提高檔案管理知識(shí)也十分重要，解決了這些問(wèn)題，城市社區(qū)檔案工作也就能夠有效開(kāi)展。

二、因地制宜，對(duì)癥下藥

（一）解決社區(qū)檔案意識(shí)淡泊問(wèn)題。嶗山區(qū)檔案局要求各街道對(duì)各城市社區(qū)下發(fā)通知，明確街道黨辦對(duì)城市社區(qū)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系，要求各城市社區(qū)明確檔案分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，給城市社區(qū)上緊開(kāi)展檔案工作這根弦。通過(guò)這些方式，不僅讓社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)知道有檔案這項(xiàng)工作，更讓他們知道檔案工作是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，城市社區(qū)應(yīng)該每年提前計(jì)劃、及早部署。

（二）通過(guò)政策爭(zhēng)取，幫助社區(qū)解決檔案設(shè)備和裝具等問(wèn)題。嶗山區(qū)金家?guī)X、中韓的社區(qū)由于逐漸融入主城區(qū)，經(jīng)濟(jì)比較發(fā)達(dá)。針對(duì)這種情況，區(qū)檔案局及時(shí)協(xié)調(diào)街道領(lǐng)導(dǎo)，主動(dòng)為城市社區(qū)提供檔案設(shè)備和檔案裝具，各社區(qū)每年需要添置哪些檔案設(shè)備和裝具，只需將需求計(jì)劃報(bào)街道，由街道出資為社區(qū)購(gòu)買(mǎi)，這樣解決了城市社區(qū)的大問(wèn)題。

（三）解決社區(qū)檔案員業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)把握不準(zhǔn)問(wèn)題。在初次指導(dǎo)各城市社區(qū)建檔時(shí)，嶗山區(qū)檔案局將全部社區(qū)檔案人員集中在街道辦事處進(jìn)行培訓(xùn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹國(guó)家檔案局和民政部頒布實(shí)施的《城市社區(qū)檔案管理辦法》，講解文書(shū)、照片、實(shí)物、音像、居民、基建、設(shè)備等門(mén)類(lèi)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，使社區(qū)檔案人員逐漸明白了檔案管理的內(nèi)容和方法。培訓(xùn)課程結(jié)束后，設(shè)置了半個(gè)小時(shí)的答疑時(shí)間，針對(duì)大家提出的問(wèn)題進(jìn)行了一一解答，收到了很好的效果。培訓(xùn)班的舉辦，對(duì)于快速推進(jìn)城市社區(qū)檔案工作，培養(yǎng)懂得檔案、愛(ài)惜檔案、整好檔案、管好檔案的檔案人才起到了不可忽視的作用。此后，嶗山區(qū)檔案局將社區(qū)檔案員培訓(xùn)列入每年的工作計(jì)劃，每年4月份組織街道和社區(qū)檔案人員免費(fèi)參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，針對(duì)社區(qū)檔案門(mén)類(lèi)、檔案軟件和建檔過(guò)程中產(chǎn)生的問(wèn)題進(jìn)行集中培訓(xùn)，不僅是提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，更重要的是部署工作，督促社區(qū)把檔案工作作為每年的例行工作來(lái)抓緊抓實(shí)。

在城市社區(qū)的歸檔指導(dǎo)，嶗山區(qū)實(shí)行“扁平化”指導(dǎo)方式，即由區(qū)檔案局直接指導(dǎo)到各個(gè)城市社區(qū)。這樣雖然加大了檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員的工作量，但指導(dǎo)效果十分顯著，解決了街道檔案指導(dǎo)人員業(yè)務(wù)不精的問(wèn)題。

在具體指導(dǎo)過(guò)程中，區(qū)檔案局采取“樹(shù)典型+促全面”的策略，集中干部骨干靠上手把手指導(dǎo)，培育石嶺路社區(qū)建檔示范點(diǎn)，然后引導(dǎo)其他社區(qū)到石嶺現(xiàn)場(chǎng)學(xué)習(xí)，全面推動(dòng)22個(gè)城市社區(qū)開(kāi)展建檔工作。還在有時(shí)間的情況下，鼓勵(lì)典型社區(qū)到結(jié)隊(duì)社區(qū)去幫助其做好建檔工作，在工作中互相取長(zhǎng)補(bǔ)短，共同促進(jìn)提高。榜樣的力量是無(wú)窮的，典型引路使得各社區(qū)直觀樣本，社區(qū)的建檔工作也穩(wěn)步開(kāi)展起來(lái)。

（四）建立社區(qū)檔案工作的長(zhǎng)效機(jī)制。為避免檔案工作在社區(qū)出現(xiàn)“上頭一松，下頭放湯”的現(xiàn)象，嶗山區(qū)檔案局持之以恒地抓社區(qū)檔案工作，在22個(gè)城市社區(qū)全部展開(kāi)立檔工作后，區(qū)檔案局和街道主要通過(guò)兩項(xiàng)措施促使城市社區(qū)保持“常干常新，不能松懈”的勁頭。一是區(qū)檔案局始終將社區(qū)檔案工作列入對(duì)街道的考核，街道將檔案工作列入對(duì)社區(qū)的考核，層層考核促使社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)不放松檔案工作這根弦。二是建立城市社區(qū)檔案工作年檢制度，使歸檔工作成為常態(tài)。每年10月份始，由區(qū)檔案局牽頭，對(duì)城市社區(qū)檔案工作進(jìn)行年檢，街道將檔案年檢情況與社區(qū)考核掛鉤。

三、提供利用，發(fā)揮作用

在日常工作中，許多社區(qū)檔案發(fā)揮的作用就體現(xiàn)出來(lái)。各城市社區(qū)的檔案為工、青、婦考核提供材料證明，每年街道都會(huì)依據(jù)區(qū)工會(huì)、共青團(tuán)區(qū)委、區(qū)婦聯(lián)的要求對(duì)各社區(qū)進(jìn)行考核，各社區(qū)在區(qū)檔案局的指導(dǎo)下將工作中形成的材料全部歸檔，這些檔案在每年年底的考核中發(fā)揮了作用，使各項(xiàng)工作有據(jù)可查，保證考核取得優(yōu)異成績(jī)。

在公安派出所對(duì)社區(qū)居民信息登記過(guò)程中，社區(qū)居民檔案發(fā)揮了應(yīng)有的作用。由于居民檔案中身份證明、居住信息、聯(lián)系電話等登記明確，派出所在登記信息時(shí)及時(shí)與社區(qū)居委會(huì)溝通，采集相關(guān)信息，十分便利地與居民取得了聯(lián)系，核對(duì)了居民信息，確保了信息的正確性和安全性。近年來(lái)，隨著居民法治意識(shí)的增強(qiáng)，檔案的參考和憑證作用越來(lái)越突出，有效利用社區(qū)檔案所取得的成效也越來(lái)越明顯了。

總之，在農(nóng)村城市化進(jìn)程中，檔案是社區(qū)的重要資源。新成立城市社區(qū)的檔案工作要打開(kāi)局面，就要因地制宜找到適合自己的工作方法，使大家嘗到建檔的甜頭，社區(qū)建檔的積極性自然就提高了。