文·曲靜 董欣 喬燕

當(dāng)今社會(huì)科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展，隨著各種制度的完善，信息量也越來(lái)越大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲(chǔ)媒介已不能滿足當(dāng)今的需求。隨著“數(shù)字化醫(yī)院”建設(shè)的開(kāi)展，將信息化技術(shù)引入醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理工作，以適應(yīng)社會(huì)信息化的進(jìn)程，是醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案部門(mén)目前的重要任務(wù)。

一、醫(yī)院檔案管理信息化的概念

醫(yī)院檔案管理的信息化，是指應(yīng)用信息化技術(shù)，如網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)等，對(duì)醫(yī)院的檔案信息資源進(jìn)行規(guī)范化的管理和利用，使這些檔案信息的獲取、傳輸、處理和利用數(shù)字化。醫(yī)院檔案管理的信息化，可以利用現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，充分實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的資源共享，提高醫(yī)院檔案的管理水平和利用效率，有利于各醫(yī)院之間的交流合作，形成更具有實(shí)際意義的網(wǎng)絡(luò)檔案館。

二、SWOT分析法的基本理論

SWOT分析法是由美國(guó)舊金山大學(xué)的管理學(xué)教授韋里克（H·Weihrich）于20世紀(jì)80年代初提出來(lái)的，是一種能夠較客觀而準(zhǔn)確地分析和研究一個(gè)單位現(xiàn)實(shí)情況的方法。SWOT是英文Strength（優(yōu)勢(shì)）、Weakness（劣勢(shì)）、Opportunity（機(jī)會(huì)）、Threat（威脅）的縮寫(xiě)。所謂SWOT分析，就是通過(guò)對(duì)組織的優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)、機(jī)會(huì)、威脅的分析，運(yùn)用系統(tǒng)學(xué)原理，把優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)、機(jī)會(huì)、威脅相互匹配起來(lái)再加以分析，由此制定或修改組織的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略，使組織目標(biāo)、管理意識(shí)、經(jīng)營(yíng)方法等方面適應(yīng)組織及其變化。從整體來(lái)看，SWOT可以分為SW和OT兩個(gè)部分，前者主要用來(lái)分析內(nèi)部條件，后者主要用來(lái)分析外部條件。

三、SWOT分析在醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中的應(yīng)用

（一）優(yōu)勢(shì)分析

所謂優(yōu)勢(shì)（Strength）是一個(gè)組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部的自身因素，是在某些方面超越同類的條件或形勢(shì)。醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)是通過(guò)醫(yī)院檔案部門(mén)將現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案工作結(jié)合起來(lái)，利用信息技術(shù)代替原來(lái)的紙質(zhì)介質(zhì)對(duì)檔案進(jìn)行管理和提供相應(yīng)的服務(wù)。其優(yōu)勢(shì)，一是在當(dāng)今世界各種資源緊張的環(huán)境下，醫(yī)院檔案的信息化可以節(jié)省大量的人力、物力和存儲(chǔ)空間，為醫(yī)院節(jié)省了資源；二是在醫(yī)院多方面工作事務(wù)反復(fù)利用檔案的情況下，可以很好地保護(hù)檔案原件，降低檔案的損壞幾率；三是信息化建設(shè)，除基礎(chǔ)的文字記錄外，還提供了視頻、錄音等多媒體數(shù)據(jù)信息，豐富了檔案內(nèi)容；四是醫(yī)院檔案信息化既方便了對(duì)檔案文件和內(nèi)容的查找、歸檔、整理，又避免了因修改需要而造成的重復(fù)勞動(dòng)，可以大大提高檔案工作的工作效率，易于為檔案管理者和使用者接受；五是以互聯(lián)網(wǎng)作為平臺(tái)，消除了時(shí)間和空間的限制，可以實(shí)時(shí)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息間的共享。因此，與原有檔案管理方法相比，醫(yī)院檔案管理信息化可以為管理者和使用者都來(lái)帶來(lái)極大的便利。

（二）劣勢(shì)分析

所謂劣勢(shì)（Weakness）是指組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部自身存在的，對(duì)組織發(fā)展不利的因素。醫(yī)院檔案管理信息化的弊端，一是由于國(guó)家或醫(yī)療機(jī)構(gòu)制定管理辦法尚不完善，醫(yī)院和衛(wèi)生部門(mén)對(duì)于檔案信息化的工作重視和支持力度不夠，缺乏統(tǒng)一的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)和相應(yīng)的專業(yè)培訓(xùn)；二是從事醫(yī)院檔案管理的工作人員多不專業(yè)，素質(zhì)參差不齊，尤其對(duì)于大齡工作人員，容易出現(xiàn)對(duì)于現(xiàn)代化工作方式的不適應(yīng)，工作容易做不到位；三是信息化本身也存在一定缺陷，比如信息化的系統(tǒng)不穩(wěn)定，可能會(huì)出現(xiàn)技術(shù)上的故障，還可能遭受病毒或者黑客入侵，存在檔案丟失、損壞或隱私泄露的潛在危險(xiǎn)。

（三）機(jī)會(huì)分析

我國(guó)現(xiàn)有的《中華人民共和國(guó)檔案法》《醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》等檔案管理制度，為醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)提供了基礎(chǔ)依據(jù)。借助國(guó)家新醫(yī)改提出的要求和醫(yī)院等級(jí)評(píng)審的具體指標(biāo)，可以為面向檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)提供政策支持。另外，臨床信息共享與融合已成為構(gòu)建區(qū)域醫(yī)療協(xié)同服務(wù)平臺(tái)的必然趨勢(shì)，而檔案管理信息系統(tǒng)的發(fā)展是順應(yīng)這種趨勢(shì)的。在目前醫(yī)療環(huán)境下，醫(yī)療檔案的真實(shí)與完整性變得日益重要，傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)和管理方式已不能滿足這種需求。因此，隨著信息化的發(fā)展，用于檔案信息化的軟件不斷被開(kāi)發(fā)出來(lái)，相關(guān)技術(shù)的日趨成熟，必定有助于推動(dòng)檔案信息化工作的發(fā)展。

（四）威脅分析

威脅是來(lái)自機(jī)構(gòu)自身以外的因素，正所謂機(jī)會(huì)與威脅同在。任何事件的影響都是相對(duì)的，檔案信息化建設(shè)在迎接巨大機(jī)會(huì)的同時(shí)也將面臨巨大的威脅。譬如，醫(yī)院檔案信息化的相關(guān)法律法規(guī)相對(duì)滯后；醫(yī)院檔案部門(mén)缺乏人才準(zhǔn)入機(jī)制，人才流失的現(xiàn)象也時(shí)有發(fā)生；存儲(chǔ)介質(zhì)存在一定的不穩(wěn)定性；醫(yī)療檔案信息的安全問(wèn)題越來(lái)越突出。

四、醫(yī)院檔案管理信息化SWOT分析的戰(zhàn)略組合分析

SWOT分析作為選擇和制定戰(zhàn)略的一種方法，提供了四種戰(zhàn)略，即SO戰(zhàn)略、WO戰(zhàn)略、ST戰(zhàn)略和WT戰(zhàn)略。

（一）SO戰(zhàn)略

SO戰(zhàn)略就是依靠?jī)?nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)去抓住外部機(jī)會(huì)的戰(zhàn)略，是在整個(gè)戰(zhàn)略分析中想要達(dá)到的最理想的態(tài)勢(shì)。依靠?jī)?nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)去抓住外部機(jī)會(huì)，就是在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，檔案數(shù)據(jù)信息與醫(yī)院其他信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)臨床疾病數(shù)據(jù)資源共享，改善醫(yī)院信息系統(tǒng)建設(shè)中的“信息孤島”和“信息煙囪”現(xiàn)象；基于信息資源的深度融合，極大降低檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高醫(yī)院檔案管理工作效率；醫(yī)務(wù)人員可以基于門(mén)診、住院或護(hù)理等相關(guān)信息系統(tǒng)平臺(tái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)完成每日的病人門(mén)診與住院診療信息錄入；當(dāng)病案室收到病案調(diào)閱需求時(shí)，也可以通過(guò)相關(guān)信息系統(tǒng)平臺(tái)的接口，基于一定的信息安全機(jī)制，對(duì)病案進(jìn)行訪問(wèn)與調(diào)閱；信息深度融合還為檔案數(shù)據(jù)的記錄提供了豐富的多媒體支持。在文字記錄的同時(shí)，提供診療過(guò)程中產(chǎn)生的聲音、圖像、視頻等多媒體數(shù)據(jù)信息的記錄，還可以為病案數(shù)據(jù)的云存儲(chǔ)、個(gè)性化的數(shù)據(jù)查詢和未來(lái)基于移動(dòng)終端的APP應(yīng)用提供快速、可靠的共享服務(wù)。

（二）WO戰(zhàn)略

WO戰(zhàn)略就是要利用外部的機(jī)會(huì)來(lái)彌補(bǔ)或改進(jìn)內(nèi)部存在的劣勢(shì)，來(lái)達(dá)到提升組織的總體效果。具體戰(zhàn)略，一是爭(zhēng)取資金支持。針對(duì)醫(yī)院檔案管理資金投入不足的內(nèi)部劣勢(shì)，可以利用政府支持信息化進(jìn)程的外部機(jī)遇，爭(zhēng)取更多的資金來(lái)源。二是爭(zhēng)取政策支持。目前，醫(yī)院檔案管理過(guò)程中存在檔案信息化法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的不健全，正好可以利用整個(gè)社會(huì)法律法規(guī)的建立健全大環(huán)境，逐步建立醫(yī)院信息化的法規(guī)，尤其是在醫(yī)院內(nèi)部應(yīng)該可以借助法治社會(huì)發(fā)展的機(jī)會(huì)制作內(nèi)部的檔案信息化管理?xiàng)l例。三是加強(qiáng)安全管理。要加大對(duì)檔案信息安全的審查力度，做好定期檢查，提高工作人員的憂患意識(shí)，確保檔案信息的安全。

（三）ST戰(zhàn)略

ST戰(zhàn)略是利用自身的優(yōu)勢(shì)，去避免或減輕外部威脅的打擊。檔案信息化管理可利用自身的優(yōu)勢(shì)，例如：一是專業(yè)人才優(yōu)勢(shì)。檔案信息化有自身的專業(yè)特點(diǎn)，利用這些特點(diǎn)培訓(xùn)適應(yīng)醫(yī)院檔案管理信息化的復(fù)合型專業(yè)人才。該類型人才的培訓(xùn)需要具備醫(yī)院檔案管理和信息化管理多重專業(yè)知識(shí)，并且熟練掌握病例管理等相關(guān)醫(yī)療知識(shí)。目前由于社會(huì)人才流失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，各個(gè)領(lǐng)域的人才都存在不穩(wěn)定的特點(diǎn)，而專業(yè)人才的長(zhǎng)期穩(wěn)定性直接影響醫(yī)院檔案管理信息化的管理水平，因此依據(jù)自身的專業(yè)優(yōu)勢(shì)，完善醫(yī)院檔案管理人才引入機(jī)制對(duì)于信息化的完善和發(fā)展具有重要的意義和作用。二是檔案信息安全。建立完善的醫(yī)院檔案管理信息化的安全體系，檔案信息安全對(duì)于醫(yī)院管理信息化的順利進(jìn)行具有重要的作用。檔案管理者應(yīng)提高安全防范意識(shí)。檔案管理者要嚴(yán)格規(guī)范個(gè)人行為，務(wù)必保證檔案實(shí)體完好無(wú)損，對(duì)涂改、丟失或擅自銷(xiāo)毀檔案等行為堅(jiān)決預(yù)防和制止。

（四） WT戰(zhàn)略

WT戰(zhàn)略是直接克服內(nèi)部弱點(diǎn)和避免外部威脅的戰(zhàn)略。這也是在遇到困境的過(guò)程中才會(huì)采取的應(yīng)對(duì)危機(jī)的戰(zhàn)略。面對(duì)醫(yī)院檔案管理過(guò)程中服務(wù)方式落后、服務(wù)意識(shí)不到位的內(nèi)部劣勢(shì)和管理模式落后的外部威脅，醫(yī)院檔案管理部門(mén)應(yīng)該從自身出發(fā)改善服務(wù)方式和管理模式。首先，醫(yī)院用于檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施落后以及經(jīng)濟(jì)投入不平衡都對(duì)檔案信息管理造成了很大影響，因此應(yīng)該加大對(duì)醫(yī)院管理信息化的宣傳力度，引起醫(yī)院及衛(wèi)生部門(mén)的重視，進(jìn)而增加對(duì)醫(yī)院檔案信息化的投入，保證檔案管理信息化的順利開(kāi)展。同時(shí)，綜合分析本地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的情況以及對(duì)醫(yī)院管理信息化的需求來(lái)調(diào)整管理策略，滿足本地區(qū)對(duì)醫(yī)院檔案的需求。

根據(jù)分析可知，醫(yī)院應(yīng)該抓住當(dāng)前社會(huì)信息化的發(fā)展機(jī)遇，加快檔案信息化建設(shè)，讓使用者能最大限度獲得最大的信息輸出量，使醫(yī)院檔案管理工作適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的要求。