文/中興財務云

網上報賬系統(tǒng)作為現(xiàn)代信息技術與會計的融合，顛覆了手工報銷模式，是目前最被企業(yè)認可的財務信息系統(tǒng)工具之一。

通信、網絡的飛速發(fā)展沖擊著企業(yè)的生產作業(yè)方式，給企業(yè)運作帶來革命性的改變，也推動著企業(yè)財務的事務處理和管理模式走向網絡化，網上報賬系統(tǒng)應運而生。傳統(tǒng)的會計信息系統(tǒng)已經實現(xiàn)了從記賬憑證編制到形成會計報表的自動化信息處理，但主要的應用還是基于對手工會計處理過程的高度仿真。網上報賬系統(tǒng)（也被稱作電子報賬系統(tǒng)）作為集成財務系統(tǒng)框架中重要的一環(huán)，將會計信息系統(tǒng)從編制記賬憑證提前到了業(yè)務流程中，將會計信息系統(tǒng)的關注點從記賬憑證轉移到了原始憑證，并大大降低了財務基礎工作量，使得財務處理效率大幅提升。

如果說會計從手工方式轉變?yōu)闀嬰娝慊荌T技術應用于會計的第一次革命，那么，建立集成的網絡財務系統(tǒng)，實現(xiàn)網絡報銷、網上數(shù)據(jù)收集則是會計的再次革命。

傳統(tǒng)報銷模式下，無論是報銷的員工還是審批領導，直至財務處理人員，均會感受到流程的低效。公司與供應商的往來，公司與銀行的交割，公司與員工的內部結算都是基于實物進行的，依賴大量的紙面單據(jù)和手工簽字。這種日常運作方式代表著傳統(tǒng)的財務管理觀念和模式，使得財務管理在空間上限于一地，在時間上無法實時進行，工作效率也處于較低的水平，給員工和財務人員帶來巨大壓力。這種方式已越來越不能適應公司的高速發(fā)展和我們的高效工作方式。以紙質報銷單作為介質的傳統(tǒng)費用報銷模式，使財務人員不得不面對其暴露出的成本高、效率低、意見多、矛盾大等問題。

傳統(tǒng)報銷方式存在著很多缺陷，使得很多大中型企業(yè)費用管理不能滿足需求：

單據(jù)填寫效率低。員工報銷需要手工填寫大量信息，若信息填寫錯誤，又將浪費大量時間重新填寫。

業(yè)務審核效率低。員工需要親自拿著報銷單據(jù)，找各級領導逐級簽字審批。各級領導每天都將要耗費大量的精力和時間進行單據(jù)審批。若遇到審批領導出差、繁忙等情況，員工將陷入漫長等待。

財務審核效率低。會計人員審核時，需要將報銷單據(jù)中的眾多信息手工錄入到系統(tǒng)中，這些操作將使其置身于瑣碎重復勞動。

資金、預算控制力度低。財務部門的審核信息無法及時反饋，費用支出情況存在時滯，無法反映資金的實際使用，得不到有效控制；預算控制也無法得到有效執(zhí)行。

傳統(tǒng)報銷模式如圖1所示。

網上報賬系統(tǒng)的產生，解決了傳統(tǒng)財務報銷模式下所面臨的各項問題。網上報賬模式下，員工填寫報賬系統(tǒng)中的電子報銷單據(jù)，員工的姓名、部門、賬戶等基本信息直接由系統(tǒng)生成，無需拿筆一張張?zhí)顚憟箐N單。填寫后的電子單據(jù)，系統(tǒng)會直接提交到員工的上級領導，在領導以數(shù)字簽名方式進行審批后，報銷單就直接發(fā)送到公司的財務部門，看到領導的簽字和財務審核記錄，財務記賬人員和出納分別完成憑證記賬工作和財務付款工作。網上報賬模式如圖2所示。

圖1 傳統(tǒng)報銷模式圖

圖2 網上報賬模式圖

在財務共享集中模式下，財務信息系統(tǒng)的使用也更趨多樣，除了傳統(tǒng)的會計核算系統(tǒng)以外，應用最為普遍的系統(tǒng)是預算控制及網上報賬系統(tǒng)，其次是影像系統(tǒng)和資金管理系統(tǒng)。由此可見，網上報賬系統(tǒng)作為現(xiàn)代信息技術與會計的融合，顛覆了手工報銷模式，是目前最被企業(yè)認可的財務信息系統(tǒng)工具之一。

網上報賬系統(tǒng)流程

網上報賬系統(tǒng)在整個財務系統(tǒng)中處于核算層的財務運營系統(tǒng)部分。網上報賬系統(tǒng)與企業(yè)已建成或將建設的多個其他核算層財務系統(tǒng)都存在數(shù)據(jù)的交互關系，具體來說：網上報賬系統(tǒng)的前端業(yè)務報賬信息可自動取數(shù)于各前端其他業(yè)務系統(tǒng)；網上報賬系統(tǒng)一般與電子影像系統(tǒng)高度集成，從而依賴電子影像模式傳遞實物單據(jù)信息；網上報賬系統(tǒng)中的報賬信息會導入會計核算系統(tǒng)生成會計憑證，同時會計核算系統(tǒng)也會將后續(xù)狀態(tài)反饋回網上報賬系統(tǒng)。

借助于網上報賬系統(tǒng)可以將企業(yè)的費用支付數(shù)據(jù)完全電子化，利用信息技術再現(xiàn)原始業(yè)務活動，為每筆支出建立了單獨的審計線索。網上報賬系統(tǒng)大都基于電子影像模式，實現(xiàn)報銷流程中影像單據(jù)傳遞代替紙面單據(jù)傳遞，使內控權限下的相關領導審批、財務審核制單、憑證審核等環(huán)節(jié)通過查看單據(jù)影像完成，從而實現(xiàn)審批、審核與核算的無紙化。如圖3所示。

基于影像模式下的網上報賬系統(tǒng)全業(yè)務流程可分為電子流和實物流。電子流下，員工在網上報賬系統(tǒng)界面中填寫并提交標準模板的電子報賬單，相關部門和公司領導即可獲取系統(tǒng)自動推送的報賬信息完成審批，審批通過的報賬單自動流轉至財務人員進行財務審核，審核通過后，系統(tǒng)根據(jù)預置的報賬單信息與會計科目映射關系，自動生成會計憑證和付款信息，而后財務完成付款。實物流下，員工提交電子報賬單后，系統(tǒng)將生成唯一標識的報賬單號，員工連同原始單據(jù)一同傳遞至掃描員進行單據(jù)掃描上傳，其單據(jù)影像將掛接在電子報賬單下進行后續(xù)的電子流傳遞，實物單據(jù)則直接由會計根據(jù)報賬單號與會計憑證編號的對應關系完成憑證歸檔工作。

網上報賬系統(tǒng)優(yōu)勢

相比傳統(tǒng)報銷模式，網上報賬系統(tǒng)有著顯而易見的優(yōu)勢：

（1）信息采集規(guī)范化。網上報賬可以有效地克服基于紙面的數(shù)據(jù)采集方式的種種不足，通過全面、及時、高效地采集信息，使會計信息系統(tǒng)達到支持決策的目的。網上報賬在報賬活動中觸發(fā)了相應的信息記錄過程，不會因為人工收集和其后的會計憑證確認的局限性對信息有較大的取舍，避免了信息的滯后和丟失。網上報賬系統(tǒng)通過對傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)的延伸，不再是通過對原始憑證的匯總整理后才能把數(shù)據(jù)納入會計信息系統(tǒng)，為后續(xù)的實時處理和實時信息反饋創(chuàng)造了基礎。

（2）信息成本節(jié)約化。網上報賬可以大大降低會計信息的處理成本，不僅僅是紙張本身的費用，節(jié)約的企業(yè)管理費用更為可觀。傳統(tǒng)的會計信息系統(tǒng)理論上或許可以通過核算項目的增加來收集關于業(yè)務活動的所有特征，但在實際操作中是不現(xiàn)實的，因為觸發(fā)記錄行為的是脫離業(yè)務過程的會計人員。而網上報賬通過將信息觸發(fā)過程前移到業(yè)務人員和相關的業(yè)務系統(tǒng)，使會計信息系統(tǒng)能夠收集到關于業(yè)務活動的所有信息特征，而不僅僅是價值或者金額方面的信息，從而滿足決策或者管理過程的信息需求。例如，企業(yè)差旅費用信息中，發(fā)生的時間、記錄的相關事件、地點、發(fā)生人、發(fā)生頻率等信息，在傳統(tǒng)的費用確認過程中，經過復式記賬法的處理只能提供一段時間內費用發(fā)生的總額，其他相關信息都消失了。而使用與商旅系統(tǒng)對接的網上報賬系統(tǒng)后，這些信息都會存儲于企業(yè)數(shù)據(jù)庫中，可以實現(xiàn)任何時間、任何維度的匯總分析，大大提升了信息價值。

（3）信息傳遞自動化。網上報賬使會計確認程序化成為可能。傳統(tǒng)的會計信息系統(tǒng)解決了從記賬憑證到會計報表的所有工作，使用財務軟件，財務人員的最大“價值”體現(xiàn)就是從原始憑證到記賬憑證的會計確認和輸入過程。這種價值使得財務人員在低水平的基礎工作上耗費大量時間，同時，會計確認對于會計人員的個人主觀判斷依賴過多，會計信息質量無法保障。在網絡報銷環(huán)境下，記錄過程的標準化和電子化為會計確認的自動化提供了機會。網上報賬系統(tǒng)會根據(jù)既定的規(guī)則生成記賬憑證，會計人員只需要維護相應的分類和匯總機制，實現(xiàn)了從數(shù)據(jù)采集到數(shù)據(jù)輸出全部工作的會計信息系統(tǒng)化，大大減少了會計人員的基礎工作量。

圖3 基于影像模式下的網上報賬系統(tǒng)全業(yè)務流程展示圖

（4）審批流程電子化。通過電子報賬單和相應附件的電子化流轉，以及與企業(yè)辦公系統(tǒng)的待辦事項集成，在保證審批質量的同時加快了審批流程，實現(xiàn)了電子化自動推送的審批模式，從而大大提高審批效率。

（5）財務流程高效化。網上報賬系統(tǒng)可以通過減少紙張流轉，提高共享服務中心內部流程效率，減少會計核算過程中的人為判斷和計算錯誤等來減少企業(yè)的管理費用。

（6）信息展示追蹤化。網絡報銷使得電子審計線索更加便利高效。網上報賬將企業(yè)的費用支付數(shù)據(jù)完全電子化，并建立了賬務系統(tǒng)的單一標識。利用信息技術再現(xiàn)原始業(yè)務活動，從記賬憑證追溯到原始業(yè)務活動的來龍去脈變得更加高效。高度集成的會計信息系統(tǒng)，為每筆支出建立了單獨的審計線索，環(huán)環(huán)相扣的鏈接關系使得原始業(yè)務的再現(xiàn)更為方便易行。