楊 芬

（410116 湖南省地質調查院 湖南 長沙）

地質檔案在我國具有重要的地位，所以對其進行良好的保密工作十分重要。但是就目前的情況來看，雖然我國地質檔案已經(jīng)得到了較為完善的保密，但是也因為被良好的保密而限制了對地質檔案的合理利用，在一定程度上不利于我國地質方面的發(fā)展，本文中主要對地質檔案資料的保密和利用工作進行探析，希望能夠為國家日后的地質發(fā)展起到參考作用[1]。

1 強化地質檔案資料信息安全保密責任意識

隨著地質勘探服務領域的擴大和我國經(jīng)濟水平的不斷提高，新時期的地質檔案保密管理工作方面對我們提出了新的要求和挑戰(zhàn)，為了更好的提高地質檔案資料的保密水平，檔案管理相關工作人員的首要任務，就是保障地質檔案資料信息的安全性。

2 對地質檔案資料進行保密的措施

2.1 一般地質檔案資料保密措施

第一，相關部門應該積極提高對檔案安全工作重要性的認識，提高相關工作人員關于檔案管理工作的使命感與責任感；第二，對地質檔案資料管理切實加強領導，將各相關工作人員的職責進行明確，并能夠在地質檔案資料的接收、儲存以及利用等各個環(huán)節(jié)深入貫徹安全責任意識；第三，堅決杜絕存在僥幸心理與麻痹心理，從而起到有效的防微杜漸的作用[2]；第四，對相關工作人員定期進行安全提醒和安全教育，積極強調檔案安全工作的重要性，并與相關工作人員共同對當前信息安全所面臨的嚴峻形式進行分析，同時將出現(xiàn)泄密情況的后果以及危害逐一的、詳細的告知相關工作人員；第五，對于屬于保密范圍之內的地質檔案資料，應該對其保密級別進行明確的標注；第六，持續(xù)將重點檢查與日常監(jiān)管進行結合，定期或不定期的組織相關領導以及管理人員對檔案安全情況進行細致且全面的檢查，對檔案數(shù)量進行認真的清點，對檔案利用中存在的隱患進行及時的發(fā)現(xiàn)和消除，特別是檔案安全管理的薄弱環(huán)節(jié)以及重點的項目，應該對其進行著重檢查，對于進行檢查過程中發(fā)展的隱患以及存在的多種情況，應該進行耐心的、細致的梳理，積極采取有效的措施對其進行解決，堅決避免檔案損毀以及丟失等不良情況[3]；第七，對地質檔案的安全保密制度進行強化，對檔案的安全保密責任機制進行建立、完善和落實；第八，在工作人員工作機制方面對安全防范措施進行有效管理，對檔案的合理利用應該經(jīng)過相關程序予以審批，對地質檔案資料的接觸和利用范圍進行嚴格的限制。

2.2 電子版本地質檔案資料保密措施

隨著信息技術在社會各界的應用越來越廣泛，辦公自動化也得到了廣泛的普及，同時對涉密地質資料的電子存檔文件信息安全要求也越來越高，如何進行安全有效的保密工作也是當今地質檔案資料保密工作的重要內容。

第一，對于已經(jīng)通過驗收的電子版本地質檔案資料，應該根據(jù)相關規(guī)定對其進行相應的組織整理，并對登記表進行詳細的填寫，之后，務必選擇高質量的存儲介質對電子版本地質檔案資料進行存儲；第二，對電子版本地質檔案資料進行質量檢查之后，對于通過檢查的電子版本地質檔案資料應該進行錄制，并且在進行錄制之前應該將無用的文件進行徹底的滲出，避免電子版本地質檔案資料出現(xiàn)混亂的情況[4]；第三，在錄制安全能夠得到保障的情況下，一般應該適應中速兼容的方式進行錄制，同時需要確保電子版本地質檔案資料是真實完整和清晰可讀的；第四，進行錄制之后，應該對電子版本地質檔案資料進行復查，確認無誤之后進行編號和粘貼標簽；第五，對于涉密的電子版本地質檔案資料，應該能夠做到專機專用，并且需要設置不同的密碼；第六，項目的相關負責人應該對電子版本地質檔案資料進行相應的分類和刻錄保存，之后將刻錄資料進行徹底刪除，刻錄盤則使用專柜進行妥善保存[5]；第七，對于存在重要項目的電子版本地質檔案資料，責任人應該對進行制作的專人進行指定，以保障電子版本地質檔案資料的安全和質量；第八，在對重要項目進行輸出時，相關工作人員應該對其進行編號和等級歸檔；第九，對于重要的電子版本地質檔案資料，應該進行異地和異質的雙重備份，以確保電子版本地質檔案資料是能夠長期可讀的，從而為電子版本地質檔案資料的安全提供良好的保障。

3 對地質檔案資料進行利用

因為地質檔案資料具有重要的意義，所以應該對涉密檔案資料的秘密性進行重視，對其開放和利用的范圍進行嚴格的限制，但是如果地質檔案資料的保密觀念過于陳舊，一味的對其進行保密而不注重保密的時效性以及范圍，可能在一定程度上不利于社會經(jīng)濟的建設和發(fā)展。

3.1 做好地質檔案資料進行開放前的基礎工作

對地質檔案資料進行拓展和深化，可以對科技檔案信息資源進行應用，并從而提高科技檔案工作的經(jīng)濟效益。對地質檔案資料進行開放，必須對進行開放之前的基礎工作進行完善的準備。

首先，對解密檔案的鑒定工作應該根據(jù)地質礦產(chǎn)部門的相關規(guī)定進行嚴格的鑒定，促使開放檔案的內在質量得到提高，并且需要根據(jù)地質檔案資料原有的基礎，對其進行系統(tǒng)的整理，時期能夠達到“科學分類、組卷合理、編目清晰、排列系統(tǒng)”的要求。

其次，應該對地質檔案資料的檔案號進行監(jiān)理和健全，促使其能夠對進行開放后的檢索與管理要求相適應。

再次，對進行檢索的工具進行編制，其一是基礎性的檢索工具，例如《開放檔案目錄》，其二是骨干性的檢索工具，例如《開放檔案卡片目錄》；其三是文字敘述性的檢索工具，一般來說，對開放檔案進行檢索，主要應用的檢索工具是骨干性檢索工具，基礎性檢索工具可為骨干性檢索工具提供良好的輔助作用，并且在必要情況下，敘述性檢索工具能夠為以上二者進行相應的補充，促使地質檔案資料的檢索途徑實現(xiàn)多元化。

接著，對于重要的、珍貴的地質檔案資料，應該對其進行復制，進行復制的途徑可包括照相、復印以及抄錄。

然后，對于電子版本的地質檔案資料，應該對其進行科學、系統(tǒng)的管理，并進行異質和異地的雙重備份，根據(jù)相關規(guī)定對其進行開發(fā)和利用。

最后，相關工作人員應該將檔案的安全作為進行工作的重點、應該采取最先進、最科學、最有效的管理手段，保障電子版本的地質檔案資料能夠持續(xù)的真實有效和可供長期閱讀。

3.2 做好地質成果檔案的開發(fā)利用工作

對地質成果檔案進行開發(fā)和利用，應該根據(jù)檔案資料的具體情況進行相應的分析，如果檔案資料涉及到國家的秘密，在對其進行保護、公開和利用時，應該根據(jù)國家相關的法律法規(guī)對其進行相應的劃分。

第一，需要對檔案的密級進行確認，使相關工作人員能夠根據(jù)檔案的密級不同而采取不同的管理措施，從而促使檔案能夠在相應的范圍內得到最大程度的利用；第二，對于尚處于保護期內的地質檔案資料，只能夠對其資料目錄進行公開，國家出資進行勘察和開發(fā)所取得的地質檔案資料，應該采取有償利用的方式，并根據(jù)國務院地質礦產(chǎn)主管部門的規(guī)定進行適當?shù)睦茫坏谌?，可以對社會各界開放的地質檔案資料，必須以其已經(jīng)達到一定的時限為前提，并且在對其進行開放之前，應該首先對其進行劃密和解密，對于未解密的部分，應該對其進行使用的范圍進行嚴格的控制；第四，對于注有密級的檔案，應該對其進行定期的解密，以避免其對檔案的正常開放和利用產(chǎn)生不利影響；第五，對電子版本的地質檔案資料進行鑒定，應該將其劃分為兩個部分，分別為“開放”和“控制利用”，對于進行開放的部分，應該在第一時間通過專業(yè)服務平臺向社會各界進行有效提供，促使檔案資料實現(xiàn)社會共享；第六，對于地質檔案資料應該做到“掃描一批、利用一批”，而不可只進行掃描而不進行利用，正確的做法是根據(jù)相關的業(yè)務規(guī)范以及技術標準，將可以進行公開的地質檔案資料提供給使用者。

4 結束語

至今為止，我國的地質經(jīng)濟已經(jīng)得到了數(shù)十年的發(fā)展，在此期間，我國的經(jīng)濟體制由單一的計劃經(jīng)濟體制轉變?yōu)榱擞媱澖?jīng)濟與市場經(jīng)濟相結合的良好格局，并且地質勘探的管理體制也處于不斷的變革之中，隨著其不斷的發(fā)展，地質經(jīng)濟已經(jīng)逐漸的融入了社會主義的市場經(jīng)濟潮流之中，與此同時，為社會各界提供了更加便捷、更加可靠的地質檔案資料，也成為了檔案管理服務職能的重要工作之一。

根據(jù)以上情況，相關部門應該對地質檔案資料的利用制度進行進一步的完善，將利用手續(xù)進行簡化，盡可能的向利用者提供其所需的地質檔案資料，并且應該積極強化對地質檔案資料進行鑒定的力度，將可以進行開放的地質檔案資料進行盡可能的開放，對于需要進行保密的地質檔案資料，則應嚴格遵守相關的保密制度，并對進行保密的重要性進行深刻的認識，堅持始終將地質檔案資料的保密工作置于工作內容的首要位置，將相關工作人員的檔案安全保密的思想防線堅決筑牢，從而樹立起全面的地質檔案資料的服務觀念和效益觀念，為我國的經(jīng)濟建設和社會發(fā)展打下堅實的基礎。